الشخص الذي يحاول أن يبدو لائقًا في العلاقات التجارية يستخدم دائمًا قواعد مراسلات البريد الإلكتروني. ويتذكر أن البريد الإلكتروني يجب ألا يشوه المستلم، وسمعة الشركة التي يمثلها، وصورته التجارية.

تعد القدرة على إجراء المراسلات الإلكترونية بكفاءة وإيجاز عنصرًا مهمًا في صورة المدير الناجح. هذه الحقيقة تشهد على مستواه الثقافي العام واحترافه. واستنادا إلى كيفية معرفة الإنسان كيفية صياغة أفكاره وصياغتها، يمكن للمرء أن يفهم كيفية ارتباطه بنفسه وبالآخرين. يمكن أن تؤدي رسالة البريد الإلكتروني المكتوبة بإهمال إلى إفساد انطباعك بسهولة وتقويض سمعة عملك.

قواعد مراسلات البريد الإلكتروني التجارية

استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل حصريًا للمهام المتعلقة بالعمل. عند إرسال خطاب من خادم الشركة، يتم تخزينه عليه، سواءً صادرًا أو واردًا. سيتمكن صاحب العمل دائمًا من الاطلاع على هذه الرسائل وفهم ما تفعله حقًا. أثناء وجودك في المكتب، استخدم البريد الإلكتروني فقط للمراسلات التجارية.

افهم من توجه الرسالة ومن قد يجد المعلومات الواردة فيها مفيدة.

لمن توجه رسالتك؟ إلى شريك؟ إلى العميل؟ زميل؟ إلى مدير؟ إلى مرؤوس؟ يجب الإشارة إلى المرسل إليه في الحقل "إلى"، ويجب الإشارة إلى الأطراف المعنية في حقل "النسخة". لا ينبغي أبدًا إرسال نسخ إضافية، خاصة إلى المشرف. إذا كانت الرسالة تتعلق بأطراف ثالثة، فعادةً ما يتم إدخالها أيضًا في حقل "النسخة".

حدد الغرض من الرسالة بنفسك. ما الذي تريد تحقيقه من خلال إرسال رسالتك؟ وماذا يجب على المتلقي أن يفعل عندما يقرأها؟ ما هو رد الفعل الذي تتوقعه؟ يجب أن يفهم المستلم على الفور ما تريده منه بالضبط. ممن يجب أن تكتب الرسالة؟

يعتمد ذلك على الحالة المحددة:

• إذا كنت تريد إظهار وجهة نظرك الفردية للأحداث - من الأول (أنا، نحن)؛
• إذا كانت رسالتك تحتوي على طلب أو تعليمات - من الثاني (أنت، أنت)؛
• إذا كنت ترسل خطابًا كمراقب خارجي، فأنت تريد إبلاغ المرسل إليه بأحداث معينة أو حقائق منجزة - من طرف ثالث (هو، هي، هم).

قم دائمًا بملء حقل "الموضوع". معظم الأشخاص الذين يتلقون مراسلات عبر البريد الإلكتروني ينظرون أولاً إلى حقل الموضوع. وبناء على المعلومات التي تحتوي عليها، يتم اتخاذ القرار بشأن قراءة الرسالة أم لا. إذا كانت هناك عبارة محرجة لا تنقل أي معلومات، أو كان الحقل فارغًا تمامًا، فهناك احتمال كبير ألا يفتح الشخص الرسالة على الإطلاق. أشر إلى الموضوع بإيجاز وبشكل محدد ومفيد.
اتبع المحتوى: الترحيب والاستئناف والنص الرئيسي والملخص والتوقيع وجهات الاتصال. يجب عليك الالتزام بآداب التواصل التجاري الإلكتروني.

لا يجب عليك تخطي أجزاء معينة من المحتوى التقليدي؛ قم بتنسيق الرسالة بشكل صحيح، فهذا يدل على احترافك.

من خلال المخاطبة والتحية فإنك تعبر عن احترامك للمرسل إليه. إذا أمكن، استخدم تحية شخصية وتحية في بداية كل حرف. خاطب محاورك بالاسم، فهذا أيضًا عنصر من عناصر الاحترام. إذا كنت تريد أن تبدو الرسالة غير رسمية، ضع فاصلة بعد العنوان. إذا كنت تريد ملاحظة أهميتها وشكلياتها، استخدم علامة التعجب.

اتبع هذه القاعدة حتى مع زملائك الذين تتواصل معهم بشكل متكرر.

الحفاظ على الإيجاز والوضوح. يجب أن تحتوي المراسلات التجارية على الحد الأدنى من الكلمات مع الحد الأقصى من المعلومات المفيدة. اعرض أفكارك بشكل محدد وموجز ومتسق وبطريقة يسهل فهمها. قم بتكوين جمل قصيرة، بحيث يسهل على المتلقي فهم المعلومات. تغطية موضوع واحد في حرف واحد.

من الأفضل إرسال عدة رسائل إذا كنت بحاجة للحديث عن مواضيع مختلفة، فهذا أفضل بكثير من رسالة واحدة طويلة تحتوي على أفكار مختلفة لا علاقة لها ببعضها بأي حال من الأحوال.

لا تحول الاتصالات غير الرسمية إلى مراسلات تجارية.ليست هناك حاجة لاستخدام العواطف في رسائل البريد الإلكتروني. إذا كنت ترغب في التركيز عاطفيا على نقاط معينة في رسالتك، فحاول إخفاء النص الفرعي العاطفي خلف نغمة عرض هادئة وصحيحة ومحايدة. ولا يمكن تحقيق ذلك باللغة، بل بالمحتوى.
الحفاظ على بنية جسمية واضحة للرسالة.

عادةً ما يتم تقسيم الرسالة إلى ثلاثة أجزاء:

• سبب الكتابة (السبب، السبب). اجعل هذا الجزء قصيرًا قدر الإمكان.
• الكشف المستمر عن الجوهر.
• الحلول والمقترحات والاستنتاجات والطلبات.

يجب أن تكون الرسالة ذات مظهر جيد، وسهلة الفهم. اجعل فقرات في النص تتكون من 5-6 أسطر. يوصى بفصل الفقرات بسطر فارغ. استخدم خطًا ولونًا واحدًا. ما لم يكن ذلك ضروريًا، لا تستخدم الاختصارات أو الرموز التعبيرية أو العناصر المتصلة أو علامات التعجب.

اكتب بشكل صحيح. تشير الرسالة المكتوبة بشكل أمّي إلى افتقار المؤلف إلى التعليم. الأخطاء المطبعية والأخطاء لها تأثير ضار على سمعة عملك. قبل إرسال الرسالة، يوصى بإعادة قراءتها بعناية. تحتوي العديد من برامج تحرير النصوص وبرامج البريد الإلكتروني على وظيفة للتحقق من علامات الترقيم والتهجئة؛ وفي حالة العثور على أخطاء، يتم تقديم خيارات التصحيح. تأكد من الاستفادة من هذه الميزات عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني.

فكر في المستندات التي يجب تضمينها في الرسالة. ليست هناك حاجة لتضمين معلومات مفصلة في النص نفسه، فمن الأفضل إرساله كملف منفصل. أشر في سطر الموضوع إلى أنك قمت بإرفاق ملف، وتنسيقه وما هو موجود فيه (لفترة وجيزة)، وإلا فقد يخطئ المستلم في اعتباره فيروسًا. قبل إرسال الملف، تحقق منه باستخدام برنامج مكافحة الفيروسات.

ترك جهات الاتصال الخاصة بك والتوقيع. وهذا مجرد إضافة لسمعتك، فهو يعكس احترافك. لا تقم بعمل توقيع طويل، من خمسة إلى ستة أسطر كحد أقصى. يجب أن يحتوي على اسم الشركة واسمك الكامل ومنصبك. كقاعدة عامة، تشير أيضًا إلى عنوان موقع الويب ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.

يجب ألا تستخدم التذييل دون داعٍ في المراسلات التجارية. يشير وجودها إلى أنك لم تفكر في محتوى الرسالة بشكل كافٍ.

استخدم إيصالات القراءة فقط عند الضرورة القصوى. كقاعدة عامة، تكون هناك حاجة إليها فقط عند التواصل مع المستلمين الخارجيين، وفقط إذا كانت الاستجابة مهمة جدًا.

استخدم أيضًا علامة "الأهمية العالية" فقط عند الضرورة. إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات مهمة جدًا يجب معالجتها بشكل عاجل، حدد هذا المربع. وبفضل هذا، سوف تبرز الرسالة في البريد الوارد. لكن لا ينبغي عليك إساءة استخدام هذه الوظيفة، فقد تبدو متطفلة ومزعجة.

تأكد من قراءة الرسالة قبل إرسالها. تحقق مما إذا كان كل شيء واضحًا ومحددًا وموجزًا، وما إذا كان هناك أي شيء غير ضروري أو غير مناسب، أو أخطاء نحوية. هل أدخلت تفاصيل المستلم بشكل صحيح؟ التحقق من منطق واتساق العرض التقديمي.

الرد على رسائل البريد الإلكتروني الواردة في الوقت المناسب. أبلغ أنك قرأت الرسالة، فهذا سيظهر الاحترام ويظهر حسن الخلق. إذا لم تتمكن في لحظة معينة من الرد على الرسالة المستلمة، فحذر المؤلف من ذلك، ووعد بالرد في أقرب وقت ممكن. أجب عن الأسئلة المطروحة عليك باستمرار. ليست هناك حاجة لبدء ردك كرسالة جديدة.

إذا لم تقم بالرد خلال يومين، فسيعتقد المستلم أنك لم تنتبه لرسالته، أو أنها ضاعت.

عادة يجب على الشخص الذي بدأه إنهاء الحوار الإلكتروني. على الرغم من أن هذه القاعدة قد لا يتم مراعاتها في بعض الأحيان، بناءً على تفاصيل مراسلة معينة.
تذكر جميع قواعد المراسلات الإلكترونية المذكورة أعلاه. اتبعهم دائمًا، وكن حذرًا ومعقولًا.

بهذه الطريقة يمكنك إظهار نفسك كمدير محترف وحديث وكفؤ، ومن الممتع والمريح العمل معه.

لا يوجد مكان في العمل بدون مراسلات تجارية، بغض النظر عما إذا كنت تكتب نيابة عن شركة، أو نيابة عن نفسك كرجل أعمال خاص. أو بالأحرى كيف تتبع قواعدها. سيحكم عليك شركاؤك التجاريون أو عملاؤك المحتملون إلى حد كبير من خلال كيفية تواصلك معهم. يمكن القول أن خطاب العمل هو "وجه" رجل الأعمال. وحتى لا تفقدها، من المهم التعرف على القواعد الذهبية للتواصل بهذا التنسيق.

قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

نظرا لأن البريد الإلكتروني يستخدم الآن في كثير من الأحيان أكثر من البريد العادي، فقد قررنا الانتباه إلى كيفية إجراء المراسلات التجارية بشكل صحيح عبر الإنترنت. فيما يلي بعض التوصيات التي، إذا تم اتباعها، ستمنعك من فقدان ماء الوجه أمام محاورك.

اسم صندوق البريد

أول ما يلفت انتباهنا عندما نفتح رسالة جديدة هو العنوان الذي أرسلت منه. يقلل الكثير من الأشخاص من أهمية هذه النقطة ويرسلون رسائل عمل من حسابات البريد الإلكتروني الشخصية. لا حرج في هذا طالما أن عنوان البريد الإلكتروني يحتوي فقط على اسمك بتنسيق يمكن للإنسان قراءته. ولكن إذا كانت هناك ألقاب مختلفة مثل "kissa1988" أو "pupsik-26"، فإن إرسال رسالة من صندوق البريد هذا أمر غير مقبول بكل بساطة. تخيل ما هي المشاعر التي ستشعر بها الشخص عندما يتلقى عرض عمل من "فاتنة" أو "حبيبة".

كما أن العناوين البريدية التي تبدأ بـ info@ وinbox@ وما شابه ذلك غير مرحب بها في المراسلات التجارية. ببساطة لا يتم أخذها على محمل الجد، وهناك احتمال كبير ألا يتم فتح البريد الإلكتروني. الخيار الأفضل هو إجراء المراسلات التجارية من صندوق البريد [البريد الإلكتروني محمي]، حيث الاسم هو اسمك الأول والأخير، الشركة هي اسم الشركة.

المستلمون

في مراسلات البريد الإلكتروني، من الممكن إرسال خطاب إلى المرسل إليه المباشر ونسخ المستلمين الآخرين. من غير المتوقع أن يستجيب المستلمون الموجودون في نسخة الرسالة لها. إنهم مثل المراقبين المدعوين. لذلك، قبل الإرسال، حدد مقدما من الذي تريد تلقي إجابة منه وترتيب المستلمين بشكل صحيح. ومع ذلك، إذا أمكن، لا تقم بإدراج عدة أشخاص كمستلمين مباشرين لبريدك الإلكتروني. قد يحدث موقف حيث لن يجيبك أي منهم إذا قرر الجميع عقليًا "تحويل" هذه المسؤولية إلى مرسل إليه آخر.

إذا وجدت نفسك في نسخة من خطاب عمل، فكما تفهم بالفعل، فإن المرسل لا ينتظر ردك. لكن إذا أصبح من الضروري الرد عليك بشكل محدد، فيمكنك القيام بذلك، لكن سيكون من الأدب الاعتذار في بداية الرسالة عن “التدخل”.

تنسيق خطاب

أسلوب العمل الرسمي. في المراسلات التجارية، بالطبع، يتم استخدام الأسلوب الرسمي. يفتقر إلى الصفات والمؤهلات والتفاصيل غير الضرورية. فقط التفاصيل والوضوح والمنطق. بعد كتابة رسالة عمل، من المفيد قراءتها مرة أخرى وإزالة جميع العبارات التي لا تحمل أي معنى خاص ولا تغير جوهر ما ورد. فقط عندما تكون متأكدًا من إزالة كل هذه الكلمات والعبارات، يمكنك القول أنه تم اتباع قاعدة كتابة خطاب العمل هذه.

معرفة القراءة والكتابة. إن القول بأنه من المهم كتابة رسالة بشكل صحيح وبدون أخطاء هو نفس القول "يجب أن يكون رجل الثلج مصنوعًا من الثلج". ومع ذلك، لا يمكن تجاهل هذه القاعدة. محو الأمية هو أساس أي مراسلات. من غير المرجح أن يأخذ أي شخص خطابًا تجاريًا يحتوي على أخطاء إملائية على محمل الجد.

موضوع الرسالة. لا بد من كتابته. حاول أن تجعلها قصيرة ولكن موجزة، حتى يتمكن المستلم من فهم موضوع الرسالة على الفور بنظرة واحدة. يجب ألا يتكون الموضوع من كلمة واحدة. "معلومات" و"سؤال" وما إلى ذلك. - موضوعات الرسائل التجارية غير الصحيحة. "اقتراح من الشركة X" هو الموضوع الصحيح. إذا كانت المعلومات الواردة في رسالتك مهمة بشكل خاص، فيمكنك وضع علامة "أهمية" خاصة عليها، والتي تتوفر في جميع خدمات البريد الإلكتروني تقريبًا.

الخط. يجب أن يكون نص الرسالة قابلاً للقراءة أولاً. لذلك، استخدم الخط Arial أو Times New Roman، حدد حجم متوسط ​​(على سبيل المثال، في mail.ru حجم الخط الأمثل هو 3). لا تجرب الخطوط أو الألوان. وهذا غير مناسب في المراسلات التجارية. لا تستخدم Caps Lock أو علامات التعجب أو أي أحرف خاصة (بما في ذلك الرموز التعبيرية). الشيء الوحيد المسموح به هو إبراز بعض العبارات بالخط المائل أو الغامق. لكن حاول استخدام هذا فقط عند الضرورة القصوى.

لسهولة القراءة وتوصيل الأفكار بشكل أفضل، يمكنك استخدام العناوين الفرعية في نص الرسالة. ولكن لا ينبغي أن يكون هناك الكثير منهم - لا يزيد عن 3-4.

يجب ألا تزيد الفقرة الواحدة عن 4 أسطر. عندما نقرأ فقرات طويلة جدًا، يصبح النص غير واضح ويمكن أن تضيع الفكرة الرئيسية.

وينبغي إعداد أي تعدادات وقوائم باستخدام علامات خاصة.

قالب الشركة. سيكون أمرًا رائعًا إذا قمت بتطوير قالب بريد إلكتروني يحمل علامة تجارية بأسلوب شركتك. وسوف ترسل جميع رسائل العمل فقط مع هذا القالب. سيسمح لك ذلك بالتميز عن الآخرين والحفاظ على الشكليات التي تتطلبها رسالة العمل. ومع ذلك، يجب ألا تبالغ في استخدام "العلامة التجارية" - فالإبداع المفرط لن يؤدي إلا إلى الإضرار. ما زلنا نتحدث عن الاتصالات التجارية، وليس الترفيه. لا تنس أيضًا أن المستلمين يمكنهم قراءة رسائلك ليس فقط على جهاز الكمبيوتر، ولكن أيضًا على الأجهزة المحمولة. ولذلك، يجب تحسين القالب لدرجات دقة الشاشة المختلفة.

يجب أن يحتوي الخطاب الواحد على خبر واحد فقط. وبناء على ذلك، ينبغي توقع إجراء مستهدف واحد فقط من المتلقي. يعتبر من غير الصحيح وضع عدة أسئلة أو اقتراحات أو طلبات للمستلم في رسالة واحدة في وقت واحد.

وينبغي تقسيمها إلى الأجزاء التالية:
- مقدمة؛
- الجزء الرئيسي؛
- خاتمة.

اذكر في المقدمة بإيجاز غرض الرسالة وأسباب كتابتها. الجزء الرئيسي هو جوهر الرسالة. في الختام، تحتاج إلى تلخيص ما ورد أعلاه - يمكن أن يكون الاستنتاجات والطلبات والتعليمات والاقتراحات وما إلى ذلك. من غير المرغوب فيه للغاية استخدام أي "ملاحق" في المراسلات التجارية. وتجنب أيضًا الأمثال والاستعارات والأمثال وما إلى ذلك.

إذا كنت بحاجة إلى إرسال صورة رسومية في رسالة، فلا تقم بإدراجها في نص الرسالة نفسها، ولكن قم بإرفاقها كملف منفصل. قد لا يتم عرض الصور بشكل صحيح على أجهزة مختلفة أو قد يتم تعطيلها بالكامل في واجهة برنامج البريد الإلكتروني للمستلم. في النص، عند الضرورة، ما عليك سوى الإشارة إلى "المعلومات موجودة في الملف المرفق". إذا كان هناك العديد من هذه الملفات، فتأكد من كتابة أسمائهم.

إذا كنت تستخدم اختصارات ومختصرات للكلمات، فيجب أن تكون متأكدًا بنسبة 100% من أن المتلقي سيفهم المقصود منها. بشكل عام، من الأفضل التصرف بطريقة آمنة وعدم استخدام مثل هذه الأشياء.

قلة العواطف. يجب ألا تحتوي رسائل العمل على أي إيحاءات عاطفية. على الاطلاق. حتى لو كنت تكتب شكوى وتريد حقًا إظهار ملء سخطك، أو على العكس من ذلك، فأنت تشكر شريكك بصدق على الصفقة الناجحة. يجب أن تكون الرسالة مقيدة وحتى بدم بارد إلى حد ما. كل شخص يقدر شخصيته الفردية، ولكن المراسلات التجارية ليست أفضل وسيلة لإظهار ذلك. يجب أن تكون الرسالة الرسمية من شخص مبتهج أو حزين أو بواب أو مدير تنفيذي هي نفسها.

استخدام المفردات. لربط الجمل في المراسلات التجارية تستخدم التعابير المستقرة التالية:

1. لهذا السبب؛
3. بناء على ما؛
4. بحكم (شيء)؛
5. وفقا لل؛
6. قائم على؛
7. انتبه على؛
8. مع مراعاة؛
9. ما خدم.

وما إلى ذلك وهلم جرا. يُسمح أيضًا في رسائل العمل باستخدام الاختصارات والمختصرات المقبولة عمومًا في الصناعة التي تكتب فيها الرسالة. إذا كنت تشك فيما إذا كان المرسل إليه سيفهم اختصارًا محددًا، فمن الأفضل كتابة العبارة بالكامل.

تحيات. من فضلك لا تستخدم العبارة المبتذلة "يوم جيد". قد يقول المرء أن هذا شكل سيء ليس فقط بالنسبة للمراسلات التجارية، ولكن أيضًا بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني بشكل عام. التحية المثالية هي "مرحبًا، الاسم الأول/الاسم الأوسط". بالمناسبة، من الجيد مخاطبة مستلم الرسالة بالاسم ليس فقط في التحية، ولكن أيضًا على طول النص. إذا كنت تكتب إلى شخص لا تعرفه شخصيًا، فيجب عليك الإشارة في البداية إلى المكان الذي حصلت منه على عنوان المستلم.

حجم الحرف. هذا ليس عملاً فنياً وليس أفكارك الشخصية "حول الموضوع". يجب أن تكون الرسالة قصيرة قدر الإمكان لنقل جميع المعلومات الموجودة فيها. من الأفضل أن يتناسب نص الرسالة مع "شاشة" واحدة. قراءة الرسائل الطويلة أمر متعب، ويجدها الكثير من الناس مزعجة.

الردود على الرسائل. عند الرد على رسالة تتلقاها، انقر دائمًا على زر الرد، وليس على زر الكتابة. باستخدام الخيار الأول، سيتم تضمين سجل مراسلاتك بالكامل تلقائيًا في ردك. هذا صحيح، لأن الشخص قد لا يتذكر على الفور من أنت وماذا تريد منه إذا لم ير قصة الخلفية. خاصة إذا مر أكثر من خمسة أيام على آخر مراسلة. لا تتردد في اقتباس محاورك أثناء الرد على رسالته. سيعطيه هذا فرصة لتذكر ما تحدثت عنه من قبل.

اشكر دائمًا الشخص الآخر عند الاقتضاء. على سبيل المثال، يمكنك كتابة "فلاديمير، شكرًا لك على رسالتك" أو "إيرينا ألكسيفنا، شكرًا لك على هذا الرد السريع". ستظهر هذه الفروق الدقيقة احترامك للمحاور وتخفف من مزاج التواصل الإلكتروني.

إذا أرسل لك المحاور رسالة عبر فيها عن عدم رضاه أو حتى كان وقحًا معك بشكل علني، فحاول ألا ترد عليه بنفس الطريقة، مهما كنت ترغب في ذلك. تختلف المواقف، لكن استجب دائمًا بأدب وضبط النفس.

وبطبيعة الحال، كلما كان الرد أسرع، كلما كان ذلك أفضل. إنه لأمر رائع أن تتمكن من الرد في غضون ساعات قليلة. هذه الفترة هي الأمثل. ولكن لنفترض أننا حصلنا على رد في غضون أيام قليلة. يقول علماء النفس إن الوقت المريح الذي ينتظر فيه الشخص الرد على رسالة البريد الإلكتروني هو 48 ساعة، أي يومين. إذا كان عليك الانتظار لفترة أطول، فقد يُنظر إلى ذلك على أنه عدم احترام أو جهل. إذا كان السؤال المطروح في الرسالة يتطلب منك مزيدًا من الوقت للرد، فتأكد من كتابة أنك تلقيت الرسالة وقبلتها للنظر فيها وسوف ترد عليها في أقرب وقت ممكن. بهذه الطريقة لن يشعر المرسل على الأقل بالتجاهل.

اختتام الرسالة. لا تكتب عبارات يمكن اعتبارها محاولة للتلاعب: "آمل حقًا أن يكون هناك تعاون مربح"، "شكرًا مقدمًا على إجابتك"، وما إلى ذلك. من الأفضل أن نقول وداعًا في مراسلات البريد الإلكتروني بعبارات "مع احترامي" و"تمنياتي الصادقة" وما شابه. نعم، مثل هذه العبارات مبتذلة، لكنها مناسبة تماما للاتصالات التجارية. في التوقيع، اكتب اسمك الأول واسم العائلة والمنصب واسم الشركة. اترك أيضًا تفاصيل الاتصال حيث يمكن الاتصال بك، بخلاف البريد الإلكتروني.

وقت الإرسال. بالطبع، رسائل البريد الإلكتروني لا تعني أنه يجب قراءتها فور استلامها. ولكن في أخلاقيات العمل عبر البريد الإلكتروني، يعتبر من غير المناسب إرسال رسائل البريد الإلكتروني في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات أو في وقت متأخر من المساء أو في الليل. حاول الالتزام بساعات العمل القياسية.

وبالطبع، قبل النقر على زر "إرسال"، تحقق بعناية من كتابة اسم المستلم وعنوان بريده الإلكتروني. أعد قراءة نص الرسالة بالكامل وتحقق من وجود أخطاء إملائية أو عبارات غير صحيحة.

يجب أن تكون قواعد المراسلات التجارية والعديد من المناورات الصعبة لإقامة علاقات جيدة باستخدام الرسائل معروفة ليس فقط لأولئك الذين يفيض بريدهم الإلكتروني بالمراسلات الواردة كل يوم عمل، والذين تتضمن خططهم العديد من المراسلات والرسائل، والتي يجب أن تكون أنت البادئ بها . إن إتقان سحر الزان مفيد لكل امرأة عصرية. سيكون هذا مفيدًا، على الأقل، عند البحث عن وظيفة - إرسال السيرة الذاتية، والرسائل التعريفية، ومعلومات إضافية عن نفسك عند الطلب ومهام الاختبار، بالإضافة إلى إرسال رسائل لتنسيق وقت المقابلة.

محو الأمية هو أساس المراسلات التجارية ووجهك

حقيقة أن المدونين الذين يعانون من عسر القراءة يمكن أن يكونوا مشهورين على الإنترنت لا ينبغي أن تكون عذرًا لأخطائك وزلاتك. لا تعزي نفسك بحقيقة أن الأمور لم تسير على ما يرام مع اللغة الروسية في المدرسة (حان الوقت لتحسين قواعد كتابة كلمة "لا" في أجزاء مختلفة من الكلام). كن متطلبًا من نفسك قدر الإمكان. من المسيء بشكل خاص عند إجراء مراسلات تجارية كتابة كلمات من مجالك المهني بشكل غير صحيح. قد يشك المحاور في كفاءتك.

1. احتفظ بموقع gramota.ru في الإشارات المرجعية لمتصفح الإنترنت لديك.

2. لا تستخدم كلمات لا يمكنك تقديم تعريف دقيق لها (على الأقل راجع ويكيبيديا).

3. ضع في اعتبارك أن الكلمات النادرة والمحددة التي قد لا تكون مألوفة لدى المحاور ستربكه أو قد يساء تفسيرها. إذا كان المحاور بحاجة إلى التعرف على المصطلحات الخاصة بك، فطبقًا لقواعد الآداب، قم بتقديم شرح للمصطلحات والاختصارات المستخدمة.

4. حاول ألا تجعل الجمل طويلة جدًا. اترك التصاميم المعقدة والمزخرفة لكتابة الرواية، وليس لإجراء المراسلات التجارية.

5. نوصي بشدة بكتابة الرسالة ليس على الفور في نص الرسالة، ولكن أولاً في ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أولاً، سيساعدك التهجئة وعلامات الترقيم المضمنة في الكلمة. ثانيًا، سوف تتخلص من الموقف غير السار المتمثل في إرسال خطاب عمل عن طريق الخطأ قبل الأوان أو فقدانه بسبب إغلاق المتصفح، وما إلى ذلك (عند كتابة نص في Word، اعتد على النقر على أيقونة "حفظ" في كثير من الأحيان وقم بتعيين تلقائي -حفظ على فترات قصيرة في الإعدادات). تذكر أن الكتابة التنبؤية على الأجهزة اللوحية والأجهزة المحمولة يمكن أن توفر بعض التصحيحات غير المتوقعة لكلماتك.

6. قبل إرسال الرسالة، أعد قراءتها عدة مرات. إذا كان الوقت ينفد (بالمناسبة، أحد القواعد الأساسية المهمة للمراسلات التجارية هو عدم تأخير المواعيد النهائية، لذلك من الأفضل عدم البدء في الكتابة في اللحظة الأخيرة)، ثم أعد قراءة النص الذي كتبته بعد مرور بعض الوقت الكتابة - بعد نصف ساعة أو ساعة، قم بالتبديل لبعض الأعمال الأخرى.

المراسلات التجارية المختصة. تفاصيل مهمة

الاهتمام بالتفاصيل عند إجراء وتنفيذ المراسلات التجارية يظهر الاحترام ويوفر الوقت

7. لا تهمل ملء حقل “الموضوع” في الرسالة . إذا كنت ترسل أول بريد إلكتروني بارد لك، فقد يكون سطر الموضوع ملفتًا للنظر وفريدًا ومثيرًا للاهتمام. ولكن إذا كانت رسالتك متوقعة بالفعل أو كنت تتواصل مع المستلم لبعض الوقت، فيجب ذكر الموضوع بإيجاز ووضوح وإيجاز. سيسمح لك ذلك بالعثور بسرعة على رسالتك (لك وللمستلم) في البريد إذا لزم الأمر.

8. السلاسل الطويلة من "Re: Re: Re:" تعطي انطباعًا بالقمامة. لا تخف من بدء سلسلة جديدة مع محاورك، واقتبس فقط الرسائل السابقة ذات الصلة بالمسألة (ونعم، يجب "متابعة هذه الرسائل" إذا كنت، على سبيل المثال، تناقش تفاصيل مشروع معين ، الاتفاق على الميزانية/الأسعار/حزم الخدمات وما إلى ذلك - في هذه الحالة، يكون عرض الأسعار مناسبًا ومطلوبًا بموجب آداب العمل).

9. إذا كانت الرسالة الواردة تحتوي على عدة أسئلة لك، فقم بالإجابة عليها، مع اقتباس كل منها على حدة. إذا كنت ترسل رسالة تحتوي على عدة أسئلة، فاستخدم الترقيم وقسم النص إلى فقرات. التمسك بهيكل واضح.

10. قم بالتعليق في متن الرسالة على جميع مرفقات الرسالة. قم بتوقيع كافة الملفات التي قمت بإرفاقها حتى يتمكن المستلم من تلقي معلومات حول محتوياتها على الفور .

11. التوقيع تفصيل مهم جداً خطاب عمل. في إعدادات خدمات البريد الإلكتروني، يمكنك عادةً تعيين توقيع تلقائي لجميع رسائلك. التوقيع المكتوب جيدًا يعادل طباعة بطاقات العمل، وبطاقات العمل الجيدة. بالإضافة إلى اسمك الأول والأخير، استخدم تعيين منصبك ومعلومات الاتصال (الهاتف، سكايب)، وشعار الشركة في توقيعك. تمامًا كما تعتبر بطاقات العمل ذات الصلة بالإبداع (التي لا تُنسى والمرتبطة بالشخص أو الشركة التي يعملون بها) هي الأفضل، يمكن أن يكون التوقيع "مع لمسة" يشير إلى ارتباطك بالشركة أو يتحدث عن حبك للعمل أنت تفعل. على سبيل المثال، يستخدم بعض موظفي دار النشر Mann وIvanov وFerber الجملة الإضافية "الآن أنا أقرأ..." في توقيعهم (وأدخل اسم المنتج الجديد لدار النشر). يمكن لممثلي الشركات في صناعة المواد الغذائية إنهاء رسائلهم بتمنيات "يوم لذيذ"، وما إلى ذلك. في بعض الأحيان يجب الاتفاق على تنسيق المراسلات التجارية مع الإدارة.

12. بالنسبة للمراسلات التجارية، توصي NameWoman بشدة بإنشاء عنوان بريدي منفصل. ومن المستحسن أن يعكس اسم الشركة أو نطاق الموقع الإلكتروني للشركة، واسمك (الكامل، بدون أشكال تصغير) واسمك الأخير. لا تستخدم أرقامًا في اسم بريدك الإلكتروني تشير إلى عمرك أو سنة ميلادك. يعد عرض منصبك في عنوان البريد الإلكتروني أمرًا مقبولًا تمامًا، لكن بعض الأشخاص يتجنبون ذلك لأنهم يخططون لعدم تغيير عنوان بريدهم الإلكتروني أثناء صعودهم في السلم الوظيفي.

يجب عليك أيضًا تجنب استخدام عناوين البريد الإلكتروني المرحة أو الإبداعية بشكل مفرط عند إرسال السيرة الذاتية ورسائل العمل المماثلة. خاصة إذا كنت مرشحًا لمنصب جاد في شركة كبيرة.

آداب المراسلات التجارية

13. لا يجب أن يكون أسلوب المراسلات التجارية جافًا. لكن الجدية وصرامة التصميمات هي قاعدة إلزامية. تجنب اللواحق التصغيرية والتعبيرات العامية والعامية.

14. يمكن أن تصبح الرموز التعبيرية مزالق. من حيث المبدأ، لا ينبغي أن يكونوا في الحروف الأولى من أحد معارف الأعمال. مع الاتصال الراسخ، لا تزال الأقواس المبتسمة مقبولة، لكن لا تبالغ في ذلك ولا تصبح البادئ بمثل هذه "الزخارف اللطيفة" للرسالة. يُحظر تمامًا استخدام الرموز التعبيرية الحزينة وأي رموز متحركة إبداعية عند إجراء مراسلات تجارية (وخاصة في المواقف التي تكون فيها "من الأسفل").

15. تأكد من استخدام تحية محترمة وعنوان بالاسم والاسم الأول والعائلي في بداية الرسالة وفي جميع أنحاء النص، إذا كان ذلك مناسبًا. وهذا لا تقتضيه أخلاقيات المراسلات التجارية فحسب، بل يسمح لك بزيادة اهتمام المحاور برسالتك وولاءه لها. يكون المستلمون دائمًا أكثر انتباهاً للرسائل الموجهة، لذا حاول أن تعرف مقدمًا اسم الشخص الذي يجب أن تكتب إليه ونوع العنوان الذي يفضله (بالاسم الأول أو الاسم الأول والعائلي).

وفقًا لقواعد المراسلات التجارية، في الحالات العادية، يجب إرسال الرد خلال يومي عمل، بحد أقصى يومين. إذا تلقيت خطابًا في الساعات الأخيرة من يوم العمل قبل عطلة نهاية أسبوع طويلة أو إجازة، فلن يُطلب منك تقديم رد تفصيلي على خطاب غير عاجل. ومع ذلك، وفقًا لآداب المراسلات التجارية، سيكون من المعقول إرسال رد قصير يفيد بأنك قد تلقيت الرسالة والتعليق بأنك غائب حاليًا وسيتم الرد بالتفصيل بعد هذا التاريخ أو في موعد لا يتجاوز تلك الفترة . ويجب عليك أن تفعل الشيء نفسه إذا كنت تحتاج، من أجل الإجابة، إلى توضيح أي معلومات يجب عليك الحصول عليها من طرف ثالث أو بعد إجراء عمل شامل على جمع البيانات وإعداد المواد.

في المقابل، إذا كنت بحاجة إلى خطاب رد من محاورك، فيمكنك تكرار طلبك خلال 3 أيام عمل. إذا كنت بحاجة إلى إجابة عاجلة، فاكتب عن ذلك بشكل صحيح في رسالتك الأولى (مع شرح الأسباب، إن أمكن)، واطلب أيضًا تأكيد استلامها. بالمناسبة: تحقق من مجلد الرسائل غير المرغوب فيها بانتظام (كل ثلاثة أيام).

وأكثر من ذلك بقليل حول الشكل الذي تبدو عليه رسالة العمل الجميلة. تنسيق المراسلات التجارية

يجب أن تكون الرسالة سهلة القراءة والفهم. الجمل القصيرة، والحد الأدنى من العبارات التشاركية والظرفية - الإنشاءات البسيطة - هي أساس المراسلات التجارية. ما الذي سيساعدك أيضًا على تقديم نموذج الرسالة المثالي وفقًا لجميع القواعد؟

16. يجب ألا تزيد الفقرات في مراسلاتك عن 7-10 أسطر.

17. سيتم النظر إلى نص خطاب العمل بشكل أفضل ويبدو أكثر أناقة إذا كانت التباعد بين الفقرات أكبر من التباعد بين الأسطر في فقرة واحدة.

19. يُنظر إلى الكلمات، وحتى العبارات والجمل بأكملها، المكتوبة بأحرف كبيرة، على أنها صراخ وضغط وعدم احترام. هذا النمط غير مناسب للمراسلات التجارية. لا تسمح لنفسك بالقيام بذلك حتى لو كنت رئيسًا غير راضٍ عن مرؤوسه.

المجاملة التجارية وتقنيات التواصل

20. اسمح لمحاورك بالموافقة على اقتراحك أو التعبير عن رأيه أو تقديم النصيحة لك أو ترك تعليق أو طرح سؤال. أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام العبارات في الرسالة "ما رأيك في هذا؟"، "إذا كان لديك أي أسئلة، سأحاول الإجابة عليها"، "اكتب لي عن قرارك".

21. انتبه للإشارات القادمة من المتلقي. انتبه إلى أسلوب كتابة محاورك وكيف يخاطبك. تذكر القاعدة النفسية للمرآة. إنه لأمر رائع أن تعكس رسالتك أسلوبه (ولكن ليس بها أخطاء إملائية بالطبع). إذا ذكر بعض المعلومات الشخصية، لاحظ ذلك. كن مهذباً وصحيحاً يعكس الفرح والتعاطف والمشاركة والتهنئة بالأعياد.

22. الحديث عن العطلات. إذا كانت مراسلاتك التجارية تتم في أيام العطلات الرسمية، فقم بتهنئة محاورك في العطلات الماضية/المقبلة. يجب تهنئة العملاء المهمين وأولئك الذين تقيم معهم مراسلات تجارية طويلة الأمد، وفقًا لقواعد الآداب، برسالة منفصلة. سيكون من المفيد معرفة موعد عيد ميلاد محاورك - عادةً ما يكون من السهل الحصول على هذه المعلومات من الشبكات الاجتماعية.

حافظ على قاعدة عملائك الفردية وقاعدة بيانات جهات الاتصال المهنية. بالإضافة إلى الأسماء الأخيرة والأسماء الأولى والمناصب وأرقام الهواتف، وروابط الحسابات على الشبكات الاجتماعية والبريد الإلكتروني، قم بتدوين البيانات الشخصية، ووضع علامة على المشاريع والقضايا التي عبرت مساراتها بالفعل في المراسلات التجارية.

23. تقول أخلاقيات المراسلات التجارية والأدب الأساسي: لا تنسى كلمات الامتنان. للحصول على التهاني والنصائح والتوضيحات والدعوات والشهادات الإعلامية والاستجابة السريعة من مراسل عملك.

ميلينا فقط

يستخدم دائمًا أي شخص يسعى جاهداً ليبدو لائقًا في دوائر الأعمال. ويتذكر دائمًا الشيء الرئيسي - يجب ألا يشوه البريد الإلكتروني المرسل إليه أو سمعة الشركة التي يمثلها أو الصورة التجارية.

تعد القدرة على إجراء المراسلات الإلكترونية التجارية بشكل صحيح وكفء هو المكون الرئيسي لصورة المدير الحديث. يعد هذا علامة على المستوى الثقافي العام ومؤشرًا على الاحتراف الشخصي. وفقًا لكيفية قدرة الشخص على صياغة أفكاره وإضفاء الطابع الرسمي عليها، يمكن للمرء أن يحكم بثقة على موقفه تجاه الآخرين وتجاه نفسه شخصيًا. يمكن أن تؤدي رسالة البريد الإلكتروني المكتوبة بإهمال إلى تدمير السمعة التجارية للمؤلف بسهولة في أعين الشركاء والزملاء.

قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

1. استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل لأغراض العمل فقط. إذا قمت بإرسال خطاب من خادم العمل أثناء العمل، فسيتم حفظه، سواء البريد الصادر أو الوارد. يمكن لصاحب العمل قراءة الرسالة في أي وقت. قم بإجراء المراسلات التجارية فقط داخل جدران المكاتب.

2. افهم بوضوح الجهة التي توجه إليها رسالتك ولمن قد تكون المعلومات الواردة فيها مفيدة. لمن توجه رسالتك؟ إلى العميل؟ إلى شريك؟ زميل؟ إلى مرؤوس؟ إلى الرئيس؟ يُشار إلى المرسل إليه في العمود "إلى"، ويُشار إلى المهتمين في "النسخة". لا ترسل نسخًا إضافية أبدًا، خاصة إلى رئيسك في العمل. إذا تم ذكر أطراف ثالثة في البريد الإلكتروني، فعادةً ما يتم تضمينها أيضًا في عمود "النسخة".

3. قم بصياغة الغرض من الرسالة لنفسك. ما الهدف الذي حددته لنفسك: ما الذي تسعى إلى تحقيقه من قارئ رسالتك؟ ما هو رد الفعل الذي تتوقعه؟ يجب على المستلم، بعد قراءة رسالتك، أن يفهم على الفور ما تحتاجه منه. قواعد إجراء المراسلات الإلكترونية:

إذا كنت تريد تقديم منظور فردي للأحداث - من أول شخص (نحن، أنا)
إذا كانت رسالتك ذات طبيعة استفسارية أو تعليمية - من الشخص الثاني (أنت، أنت)
إذا كنت تكتب رسالة كمراقب خارجي وترغب في إبلاغ المرسل إليه بالحقائق أو الأحداث المنجزة - بصيغة الغائب (هم، هي، هو).

4. لا تترك حقل "الموضوع" فارغاً. يبدأ معظم الأشخاص الذين يتلقون بريدًا إلكترونيًا بفحص المراسلات من خلال النظر في حقل الموضوع. يتخذ الشخص قرارًا بقراءة الرسالة في بضع ثوانٍ، لذلك يجب أن ينعكس محتوى الرسالة في سطر الموضوع. يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ومحددًا وغنيًا بالمعلومات.

5. حافظ على وضوح المحتوى: العنوان والتحية، الجزء الرئيسي، الملخص، التوقيع، جهات الاتصال. يجب أن يحتوي أي حرف آداب البريد الإلكتروني. لا تتكاسل ولا تتخطى أي جزء من المحتوى المقبول؛ فالحرف المنسق بشكل صحيح هو مؤشر على احترافك.

6. مخاطبة المرسل إليه وتحيته مؤشر على احترامك له. إذا أمكن، ابدأ كل حرف برسالة شخصية وتحية. علامة المداراة هي مخاطبة محاورك بالاسم. بعد العنوان، ضع فاصلة إذا كنت تريد إعطاء الرسالة طابعًا يوميًا. وإذا كنت تريد التأكيد على الشكلية والأهمية، فاستخدم علامة التعجب، حتى لو كانت هذه الرسالة موجهة إلى زميل تتواصل معه غالبًا.

7. الالتزام بمبدأ: قصير وواضح (KY). إحدى القواعد الرئيسية لمراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل هي "الحد الأدنى من الكلمات - الحد الأقصى من المعلومات". اعرض أفكارك بشكل محدد (بشكل واضح)، ومتسق، وإيجاز، وبطريقة يسهل فهمها. يجب أن تكون الجمل قصيرة، مما يسهل على المرسل إليه نقل المعلومات اللازمة. هناك واحد القاعدة الذهبية لرسائل البريد الإلكتروني– مقسمة، موضوع واحد – حرف واحد. من الأفضل إرسال عدة رسائل بريد إلكتروني (كل منها تحتوي على موضوع واحد) بدلاً من إرسال رسالة واحدة كبيرة تحتوي على عدة أفكار غير مرتبطة.

8. لا تحول التواصل غير الرسمي إلى مراسلات عمل. ليس هناك عاطفة في البريد الإلكتروني! إذا كنت تريد التأكيد على النقاط الواردة في رسالة البريد الإلكتروني عاطفيًا، فيجب إخفاء النص الضمني العاطفي خلف نغمة عرض محايدة وهادئة وصحيحة من الخارج. يتم تحقيقه بالمحتوى وليس باللغة.

9. الالتزام ببنية واضحة للنص الرئيسي للرسالة. في أغلب الأحيان، تتكون الرسالة من ثلاثة أجزاء:

سبب كتابة الرسالة (السبب، الأسباب). عادة ما يكون هذا الجزء قصيرًا قدر الإمكان
العرض المتسق لجوهر القضية
الحلول والطلبات والمقترحات والاستنتاجات

10. يجب أن يكون مظهر الرسالة سهل الفهم للغاية. قسم النص إلى فقرات لا ينبغي أن تحتوي على أكثر من خمسة إلى ستة أسطر. ومن الأفضل فصل الفقرات عن بعضها البعض بسطر فارغ. اختر لونًا واحدًا وخطًا واحدًا، حتى يتم فهم النص بشكل أفضل. ومن الأفضل عدم استخدام علامات التعجب أو الرموز التعبيرية أو الاختصارات أو العناصر المتصلة إلا في حالة الضرورة القصوى.

11. اكتب بشكل صحيح. الكتابة الأمية تشير إلى أن المؤلف ليس متعلما بما فيه الكفاية. لقد فقدت سمعتك التجارية مصداقيتها بسبب الأخطاء المطبعية والأخطاء في النص. قبل إرسال الرسالة، آداب البريد الإلكترونيتوصي بإعادة قراءة الرسالة بعناية. يمكن للعديد من برامج البريد الإلكتروني ومحرري النصوص التحقق من علامات الترقيم والتهجئة، وإذا تم العثور على أخطاء، فإنها توفر خيارات التصحيح. هذه الخدمة مطلوبة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني.

12. فكر في الوثائق التي يجب تضمينها في المرفقات. لا يجب عليك تضمين معلومات مفصلة في نص الرسالة، ومن الأفضل إرسالها كملف منفصل. في موضوع البريد الإلكتروني، تأكد من الإشارة إلى الملف الذي تقوم بإدراجه، وإلا فقد يعتبره المستلم فيروسًا. يجب فحص جميع الملفات باستخدام برنامج مكافحة الفيروسات قبل إرسالها.

13. قم دائمًا بكتابة معلومات الاتصال والاشتراك. سيظهر لك هذا الجانب الجيد ويظهر صفاتك المهنية. ألا يزيد التوقيع عن خمسة أو ستة أسطر. يجب أن يتكون من اسم الشركة واسمك الأول والأخير ومنصبك. عادةً، بالنسبة للمستلمين الخارجيين، تتم الإشارة أيضًا إلى عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وعنوان موقع الشركة على الويب.

14. نادرًا ما يتم استخدام التذييل في المراسلات التجارية. إذا استخدمت حاشية في رسالتك، فهذا مؤشر على أنك لم تفكر بما فيه الكفاية في محتوى الرسالة.

15. يتم تقديم إيصال بالقراءة فقط في حالات خاصة. عادةً، يجب تعيين إيصال القراءة فقط للمستلمين الخارجيين وفقط عندما يكون الرد متوقعًا من المستلم.

16. استخدم مربع الاختيار "أهمية عالية" فقط عندما يكون ذلك ضروريًا حقًا. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتوي على معلومات مهمة تحتاج إلى اهتمام عاجل، فاضبط الأهمية على "عالية". سيؤدي هذا إلى إبراز بريدك الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. ولكن لا ينصح بإساءة استخدام هذه الوظيفة دون داع.

17. أعد قراءة الرسالة قبل إرسالها. هل كل شيء موجز ومحدد ومفهوم وهل هناك أي معلومات غير مناسبة أو أخطاء نحوية؟ هل تفاصيل المستلم صحيحة؟ التحقق من تسلسل ومنطق العرض.

18. الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور. يعتبر إشعار استلام الرسالة علامة على احترام الزملاء أو الشركاء، علامة على حسن الخلق. إذا لم تتمكن في الوقت الحالي من الرد على الرسالة، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المؤلف والوعد بأنك ستجيب على الفور في أول فرصة. الإجابة على جميع الأسئلة المطروحة باستمرار. لا تبدأ ردك كرسالة جديدة. إذا لم يتم الرد على الرسالة خلال 48 ساعة، فقد يعتقد المستلم أن رسالته تم تجاهلها أو فقدها.

19. من بادر بالمراسلة ينهي الحوار الإلكتروني.

20. تذكر ذلك قواعد المراسلات الإلكترونيةأو بالأحرى امتثالهم هو مؤشر لمدير محترف حديث.

خطاب العمل هو نوع من الصورة النفسية للمرسل، وبطاقة عمله، وكذلك جزء من صورة الشركة وسمعتها. كيف تحمي نفسك من احتمالية التخلي عن كل هذا في مقالتنا.

تاتيانا نيكولاييفا,

خبير رائد في آداب الأعمال في مركز التدريب على التفاوض في موسكو

قواعد المراسلات الإلكترونيةبالنسبة لرجال الأعمال، فهي نوع من الأدوات التي تتيح لك "الحفاظ على وجه" الشركة وتعكس صورتها في التواصل مع الشركاء. ما هي القواعد الأساسية لمراسلات البريد الإلكتروني التجارية التي يجب على التجار مراعاتها؟ دعونا نلقي نظرة فاحصة، لأن هذا يلعب دورًا كبيرًا حقًا.

القاعدة 1: حدد موضوع البريد الإلكتروني

وبهذا المعيار يقرر الشخص المشغول أي حرف سيفتح أولاً. بالإضافة إلى ذلك، تسمح قاعدة المراسلات الإلكترونية هذه للمحاور بالعثور على الحرف المطلوب بين تدفق المراسلات. على سبيل المثال، من الملائم تلقي رسائل البريد الإلكتروني التي تعكس سطور موضوعاتها جوانب تنظيمية مختلفة لنفس العملية.

على سبيل المثال: "حزمة مستندات المشاركين"، "فاتورة الدفع للمشاركة في المعرض"، "مذكرة للمشارك في المعرض"، "مخطط تخطيطي لأجنحة المعرض"، وما إلى ذلك. إذا تم إجراء جميع المراسلات بموضوع "المشاركة في المعرض" المعرض"، والعثور على الرسالة المطلوبة في مراسلات مكثفة سيكون أكثر صعوبة.

القاعدة 2. لا تنسى العنوان والتحية

هذا هو المكان الذي يجب أن تبدأ فيه الرسالة. ومن الأفضل أن يتم ذلك بالشكل التالي: "مساء الخير، الاسم الأول (العائلي) للمرسل إليه". التصميم الضخم لـ "يوم جيد!" من الأفضل عدم استخدامه. ومن غير الصحيح أيضًا الإشارة إلى الصياغة التالية: "مرحبًا سيد إيفانوف". في بيئة الأعمال، لا يتحدثون عن الصحة. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مجموعة من الأشخاص، فيمكنك استخدام كلمة جماعية: “أيها السادة الأعزاء!” أو "الزملاء!" لا يمكنك الاستغناء عن الاتصال إلا في حالة المراسلات المكثفة في وضع الأسئلة والأجوبة، كما هو الحال عند التواصل عبر Skype.

عبارات لا ينبغي استخدامها في المراسلات

إذا كان البريد الإلكتروني هو قناة جذب عملاء محتملين مهمة لمؤسستك، فإليك 11 عبارةوهو ما يوصي محررو مجلة «المدير التجاري» بالتخلص منه بشكل عاجل.

القاعدة 3. تذكر أن الإيجاز هو أخت الموهبة

إذا كان موضوع الرسالة يتطلب شرحًا وتفصيلاً، فوضح المعلمات الضرورية. ومع ذلك، لا تصب الكثير من الماء على هذا، اكتب على وجه التحديد. سيكون الخيار المثالي هو خطاب قصير تتفق فيه مع المرسل إليه حول محادثة هاتفية أو اجتماع يمكنك من خلاله مناقشة جميع التفاصيل.

القاعدة 4. أسلوب الكتابة – عمل، لهجة – محايدة

على عكس الاتصالات وجهًا لوجه والمحادثات الهاتفية، حيث يكون لديك نص، فإن المتلقي لا يراك فحسب، بل لا يسمعك أيضًا. لا يمكنك استكمال كلماتك بتعبيرات الوجه أو نغمة الصوت أو الإشارات غير اللفظية الأخرى. لذلك، عليك التقيد الصارم بقاعدة مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. على سبيل المثال، في المحادثة، عبارة "ماذا تحتاج مني؟"، وضوحا مع تجويد معين، سوف تعبر عن الرغبة في معرفة القائمة الكاملة للمسؤوليات أو الإجراءات. وفي شكل مكتوب يمكن قراءته على النحو التالي: "كم يمكنك تحميلي به؟ فليكن لديك ضمير!

لذلك، إذا كنت مستعدًا لمزيد من الإجراءات، فمن الأفضل دائمًا استخدام قاعدة مراسلات البريد الإلكتروني هذه. اكتبها على هذا النحو: "كيف يمكنني أن أكون مفيدًا/مفيدًا؟" إذا لم تكن لديك رغبة في المشاركة في العملية الإضافية، فعليك أن تقول ذلك بشكل صحيح. على سبيل المثال، مثل هذا: "أيها الزملاء، نظرًا لعبء العمل الكبير الذي أتحمله في مشروع آخر، سأكون ممتنًا لو ..." ثم صف رغباتك: "حررني من المزيد من العمل في هذا المشروع"، "صف لي" مجموعة كاملة من المسؤوليات حتى أتمكن من التخطيط لعملي." في الوقت نفسه، من المهم أن تأخذ في الاعتبار التبعية: إذا كنت تتوافق مع مديرك، تحقق معه من أولوية هذا العمل.

القاعدة 5. حدد عدد الرموز التعبيرية في النص

هذه قاعدة أساسية للمراسلات الإلكترونية بين رجال الأعمال. بعض الشركات تحظر بشكل صارم استخدام الرموز التعبيرية. إذا لم تكن مؤسستك واحدة منها، فاستخدم هذه الرموز، ولكن بحذر شديد. بعد كل شيء، "الرموز" هي رموز العواطف التي تحتاج إلى جرعات في بيئة الأعمال. رمز واحد في الرسالة يكفي للسماح للمحاور بفهم مشاعرك. تنطبق هذه القاعدة الخاصة بمراسلات البريد الإلكتروني أيضًا على اتصالات الأعمال على Skype وICQ.

القاعدة 6. لا تنس التوقيع الإلكتروني

في نهاية أي خطاب (وليس فقط الأول) يجب أن يكون هناك توقيع يحتوي على اسم المرسل ومنصبه وجهات اتصال عمله وشعار الشركة. وهذا شكل جيد ومؤشر على وجود ثقافة الشركة.

القاعدة 7. أعد قراءة الرسالة قبل إرسالها. تصحيح الأخطاء والأخطاء المطبعية

الإهمال ليس أفضل نوعية لرجل الأعمال.

القاعدة 8. الرد على المراسلات خلال 24 ساعة

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت، فيجب عليك الكتابة عنها خلال 24 ساعة. بعد الإرسال، سيكون من الجيد الاتصال بمستلم الرسالة والتأكد من استلامه لها ومتى تتوقع الرد منه.

القاعدة 9. تأكيد استلام رسائل البريد الإلكتروني مع المرفقات

تحقق مما إذا كانت تفتح بشكل صحيح. يرجى ملاحظة أنه لا يجوز للمديرين التنفيذيين للشركة إرسال أي عروض ترويجية أو روابط لهم (ما لم تكن موضوع المناقشة).

من الأفضل إرسال مثل هذه الرسائل نيابة عن مدير المبيعات مع الإشعار المناسب في نص الرسالة.

القاعدة 10. تنتهي المراسلات مع من بدأها

يتم إرسال الرسالة الأخيرة من قبل بادئ المراسلات. حتى لو تمت مناقشة جميع القضايا بالفعل، اكتب لشريكك كلمات الامتنان للتعاون الفعال والاستجابات السريعة. وفي النهاية، يمكنك أن تتمنى لك مزاجًا جيدًا وأسبوعًا مثمرًا. ومع ذلك، فقط إذا كانت لديك علاقة وثيقة وطويلة الأمد مع المتلقي. وفي جميع الحالات الأخرى الأفضل الإشارة إلى: "مع أطيب التمنيات".