مدخل البرمجيات المرنة. إنشاء وتعبئة قواعد البيانات في برنامج Microsoft Access

21.06.2020

وزارة التعليم والعلوم في الاتحاد الروسي

المؤسسة التعليمية لميزانية الدولة الفيدرالية للتعليم العالي

التعليم المهني

"أكاديمية خاباروفسك الحكومية للاقتصاد والقانون"

أساسيات العمل مع قاعدة بيانات Microsoft Access 2007

خاباروفسك 2011

أساسيات العمل مع DBMS Microsoft Access 2007: إرشادات لأداء العمل المختبري لطلاب البكالوريوس في السنة الأولى في جميع مجالات الدراسة / الشركات بدوام كامل. إل في سامويلوفا. – خاباروفسك: RIC KhSAEP، 2011. – 32 ص.

المراجع د. في. تيموشينكو، دكتوراه. تقنية. العلوم، أستاذ مشارك، قسم الاحتراق الداخلي، جامعة تومسك الحكومية

تمت الموافقة عليها من قبل مجلس النشر والمكتبات بالأكاديمية كمبادئ توجيهية لطلاب السنة الأولى ليسانس في جميع التخصصات المتفرغة

Lyudmila Viktorovna Samoilova أساسيات العمل مع قواعد البيانات Microsoft Access 2007

المبادئ التوجيهية لأداء العمل المخبري لطلاب السنة الأولى البكالوريوس في جميع مجالات الدراسة بدوام كامل

المحرر ج.س. أودينتسوفا

_____________________________________________________________

وقعت للطباعة تنسيق 60x84/16.

ورقة كتابة. الطباعة الرقمية. مشروط ص. 1.9. الأكاديمي-ed.l. 1.3.

التوزيع 100 نسخة. رقم الطلب __________________

_______________________________________________________________

680042، خاباروفسك، ش. المحيط الهادئ, 134, hgaep, ريتز

© أكاديمية خاباروفسك الحكومية للاقتصاد والقانون، 2011

مفاهيم أساسية

في العالم الحديث، يتعين على الناس التعامل مع كميات هائلة من المعلومات المتجانسة. يجب تنظيم هذه المعلومات بطريقة ما، ومعالجتها باستخدام أساليب مماثلة، ونتيجة لذلك، الحصول على بيانات موجزة أو البحث عن معلومات محددة في الكتلة. قواعد البيانات تخدم هذا الغرض.

تحت قاعدة البياناتمن المعتاد فهم مجموعة من البيانات المنظمة منطقيًا والمترابطة التي تتقاسمها المهام المختلفة في إطار نظام معلومات آلي موحد.

البرنامج الذي يقوم بتنفيذ العمليات على قواعد البيانات يسمى DBMS - نظام إدارة قواعد البيانات. يتيح لك نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) هيكلة وتنظيم وتنظيم البيانات لتخزين الكمبيوتر ومعالجته.

نظام إدارة قواعد البيانات- مجموعة من الأدوات اللغوية والبرمجية المصممة لإنشاء قاعدة بيانات وصيانتها ومشاركتها مع العديد من المستخدمين.

برنامج مايكروسوفت أكسس 2007هو نظام إدارة قواعد البيانات. وهو جزء من Microsoft Office Professional 2007، والذي يضمن اتصاله مع التطبيقات المكتبية الأخرى (محرر اختبار Word، برنامج جداول بيانات Excel). باستخدام Microsoft Access DBMS، يمكنك بسهولة تخزين ومعالجة كميات كبيرة من المعلومات، والتحكم في صحة البيانات في مرحلة إدخالها، واستخراج المعلومات الضرورية من قاعدة البيانات، وإعداد التقارير، وإنشاء نماذج للعمل الأكثر ملاءمة مع البيانات. يمكن للعديد من المستخدمين العمل مع قاعدة البيانات في وقت واحد. يتمتع Microsoft Access بإمكانيات هائلة، وفي الوقت نفسه، للبدء وإنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك، ما عليك سوى إتقان بعض العمليات البسيطة.

برنامج Microsoft Access هو نظام إدارة قواعد البيانات العلائقية (من العلاقة الإنجليزية). وهذا يعني أن قاعدة البيانات في Access تتكون من جداول مترابطة.

جدول قاعدة البيانات هو جدول عادي يتكون من صفوف وأعمدة.

يتم استدعاء أعمدة الجدول الحقول (السمات). يقومون بتخزين سمات الكائن. كل حقل في الجدول له اسم فريد ويحتوي على نوع بيانات محدد بدقة.

يتم استدعاء صفوف الجدول السجلات (الصفوف).يحتوي السجل على عدة خلايا جدول تقوم بتخزين معلومات محددة حول الكائنات. يحتوي كل سجل على معلومات حول كائن واحد. الأسطر مرتبة عشوائيًا ولا تحتوي على أرقام. لا يتم البحث عن السلاسل عن طريق الأرقام، بل عن طريق المعرفات ( مفاتيح).

مفتاح– هذا هو الحقل الذي يتم من خلاله ربط الجداول.

يمكن أن يكون المفتاح بسيطًا أو مركبًا. يتم استدعاء المفتاح المحدد بواسطة حقل جدول واحد بسيط. إذا كان المفتاح يتكون من سمتين أو أكثر، يتم استدعاؤه مركب.

يمكن أن يكون المفتاح أساسيًا أو أجنبيًا. المفتاح الأساسييحدد بشكل فريد كل سجل في الجدول؛ غير مسموح بقيم المفاتيح المكررة. هذا يعنى، يجب أن يحدد المفتاح الأساسي سجلاً واحدًا (صفًا) في الجدول، أي أن يكون فريدًا.

مفتاح خارجيهي سمة لعلاقة ما وهي المفتاح الأساسي لعلاقة أخرى. مفاتيح خارجيةتُستخدم لتنظيم الاتصالات بين جداول قاعدة البيانات (الرئيسية والتابعة) وللحفاظ على قيود التكامل المرجعي.

لملء الجداول بالمعلومات، يمكنك إدخال البيانات يدويًا في وضع تحرير الجدول، وإنشاءها استمارةلإدخال البيانات أو استيراد البيانات من مصادر خارجية. للبحث عن البيانات وتحديدها وفرزها، يمكنك إنشاءها طلبات، وللعرض المرئي للبيانات والطباعة - التقارير.

مدخل البرمجيات المرنة،ارجو ارفاق سيرتك الذاتية مع الرسالة 2013 year هو برنامج مضمن في حزمة Microsoft Office يسمح لك بإدارة قواعد بيانات منفصلة وتغييرها وإنشاءها. بفضل تعدد استخداماته وواجهته البسيطة والبديهية، يستطيع حتى المستخدم عديم الخبرة إتقان البرنامج في وقت قصير.

وأيضًا، في حالة وجود أسئلة أو مشاكل فنية، فهو يأتي مع كتاب مرجعي كامل وشخصية متحركة مدمجة تعمل كمساعد سريع. يتضمن Microsoft Access 2013 قوالب مجانية لإنشاء مستودع معلومات بسيط. نظرًا لأقصى قدر من الأتمتة، لا يحتاج المستخدم إلى معرفة لغة VBA للعمل مع هذا البرنامج.

تنزيل Access 2013 باللغة الروسية مجانًا:

إصدار مايكروسوفت وصولعينة 2013 يختلف العام عن الإصدارات السابقة في مظهره المحسن، بالإضافة إلى القدرة على تعديل قائمة الشريط. كما يمكن إضافة الوظائف الإضافية المكتوبة إلى متجر Office، ويمكن أن يكون توزيع المنتج مجانيًا أو مقابل المال. بالإضافة إلى ذلك، تم تسريع سرعة الاستيراد من الإصدارات السابقة من MS Access.

كيفية تثبيت اكسس 2013

انقر فوق بدء التثبيت

انقر إعدادات.

حدد المكون وصولو مرافق،انقر فوق تثبيت.

في حالة وجود مشكلة في التحميل:

مميزات ومواصفات برنامج مايكروسوفت أكسس 2013

تم تصميم البرنامج لتخزين وتغيير والحفاظ على سلامة البيانات المخزنة في قاعدة البيانات، فضلا عن تنفيذ عمليات مختلفة على مجموعات فردية من السجلات. المكونات الرئيسية هي:

وبناة الجداول ونماذج الشاشة والتقارير المطبوعة؛
منشئ الاستعلام

هذه البيئة قادرة على إنشاء نصوص برمجية في VBA، مما يسمح لك بإعادة كتابة قاعدة البيانات الخاصة بك حرفيًا، بالإضافة إلى البرامج الإضافية، إذا لزم الأمر.

عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة، يجب عليك اختيار أحد خيارات التفاعل الأربعة والبنية التي سيتم تخزين المعلومات وفقًا لها:

الجداول هي الطريقة الرئيسية لتخزين البيانات. وهي متطابقة تقريبًا مع برنامج Excel، مما يجعل الاستيراد من هذه البرامج أسهل.
تسمح لك النماذج بإدخال البيانات الضرورية مباشرةً في قاعدة البيانات؛ وعلى عكس الجداول، توفر النماذج طريقة أكثر وضوحًا لإدخال المعلومات الضرورية.
تُستخدم التقارير بشكل أساسي للطباعة اللاحقة؛ فهي قادرة على حساب جميع البيانات الموجودة في قاعدة البيانات وإظهار نتيجة عامة، على سبيل المثال، مقدار الربح الذي تم الحصول عليه.
باستخدام الاستعلامات، يمكنك إدخال المعلومات المخزنة في الجداول وفرزها وتغييرها. كما أنها تستخدم للبحث عن سجلات محددة.

شروط استخدام البرنامج

حقوق الوصول في قاعدة البيانات هذه مقسمة إلى ثلاثة مستويات: الضيف (يمكنه عرض الجداول فقط)، المؤلف (يمكنه إجراء تغييرات على بيانات النموذج)، المطور (يمكنه تغيير الجداول). يمكن لخادم SQL المحدث زيادة الأداء بشكل ملحوظ. واستخدام برامج مثل SharePoint يجعل من الممكن إنشاء قاعدة بيانات مستقرة على موقع ويب محدد.

اليوم، يعرف أي مستخدم لأنظمة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows أن مجموعة Microsoft Office القياسية تتضمن محررًا فريدًا يسمى Access. سننظر الآن في ماهية هذا البرنامج وكيفية العمل معه. هذه المقالة، بطبيعة الحال، سوف تغطي فقط القضايا الأساسية لكيفية عمل البرنامج. سيستغرق الوصف الكامل لجميع ميزات هذا التطبيق أكثر من صفحة واحدة.

الوصول: ما هو؟

ما هو مايكروسوفت أكسس؟ Access هو برنامج كامل المواصفات مصمم للعمل مع أي نوع من قواعد البيانات. يعتمد البرنامج على نموذج تبادل البيانات الديناميكي مع المنشورات عبر الإنترنت والتطبيقات الأخرى. يوفر هذا البرنامج استخدام الأدوات لأتمتة معالجة أي نوع من المعلومات المقدمة في شكل منظم. من بين أشياء أخرى، يعد Access أيضًا حزمة برامج توفر الدعم لعناصر تحكم ActiveX. يؤدي هذا إلى توسيع إمكانيات البرنامج بشكل كبير، بمعنى أنه لا يمكنه استخدام المكونات النصية والجدولية فحسب، بل يمكنه أيضًا استخدام الكائنات من الإنترنت والوسائط المتعددة. تتيح الاتصالات التي تم إنشاؤها في التطبيق بين قواعد البيانات (DBs) تتبع التغييرات بدقة في أي منها وضبط المعلمات تلقائيًا في القواعد الأخرى.

الوصول: المجالات الرئيسية لاستخدام التطبيق

ليس من المستغرب على الإطلاق أنه في معظم الحالات يتم استخدام Microsoft Access لأتمتة عمليات تحليل البيانات بشكل كامل في الأعمال والمحاسبة وما إلى ذلك. يمكن للبرنامج، بفضل بنيته العالمية، القضاء على ظهور ما يسمى بتكرار البيانات، عندما يكون من الضروري تغيير بعض المعلمات ليس عن طريق إدخال معلمة جديدة، ولكن عن طريق ضبط المعلمة القديمة، وبطريقة تجعل هذا التغيير ينعكس في جميع قواعد البيانات ذات الصلة. يمكن للمؤسسة استخدام Access للاحتفاظ بسجلات الموردين والعملاء والأحداث التي يشاركون فيها. لنفترض أن التفاصيل المصرفية للمورد تغيرت. بعد ذلك سيكون كافيا لتغييرها في قاعدة البيانات، وسيؤثر التعديل التلقائي على قواعد البيانات المتبقية. وفي هذه الحالة، سيتم استبدال البيانات، بدلاً من إدخال معلومات جديدة مع المعلومات الموجودة. سيؤثر هذا التغيير فقط على الأحداث ذات الصلة. بمعنى ما، يتلقى المستخدم أتمتة كاملة. الأمر نفسه ينطبق على محاسبة المستودعات. لنفترض أن مجموعة معينة من البضائع يتم بيعها من خلال القسم المقابل للمؤسسة. ومن ثم سيتم شطب أصناف المنتج تلقائيًا في قاعدة بيانات البضائع المتوفرة في المستودع. ومن الجدير بالذكر أن هذه ليست سوى أبسط الأمثلة. يحتوي التطبيق بالفعل على ميزات أكثر تقدمًا.

مايكروسوفت أكسس: الهيكل

وإذا تحدثنا عن سهولة الاستخدام فيمكن تحقيق ذلك بفضل وجود العناصر الأساسية التي تلعب دورًا مهمًا في تحليل البيانات ومعالجتها. وتشمل العناصر الرئيسية ما يلي:

الجدول هو عنصر يقوم بتخزين المعلومات الأساسية بتنسيق معين (نص، رقمي، رسومي)؛
الاستعلام هو وسيلة للوصول إلى العناصر ذات الصلة أو قواعد البيانات الأخرى أو برامج الطرف الثالث؛
النموذج هو عرض البيانات أو المعلومات بطريقة سهلة الاستخدام؛
التقرير هو مخرجات النتائج المعالجة؛
الماكرو هو عنصر قابل للتنفيذ يسمح، عند وقوع حدث، بتنفيذ إجراءات معينة، وإنشاء تقرير، وإنشاء طلب؛
الوحدة النمطية - هي أداة لغة Visual Basic تسمح لك بتوسيع قدرات البرنامج بشكل كبير بناءً على استخدام العديد من الوظائف وإنشاء الإجراءات؛

Microsoft Access: التواصل مع قواعد البيانات الخارجية والبرامج الأخرى

كما يجب أن يكون واضحًا الآن، فإن Microsoft Access لا يسمح لك فقط باستخدام البيانات الخاصة بك التي أدخلها المستخدم، ولكن أيضًا ربطها معًا. تتيح إمكانيات البرنامج إمكانية استيراد المعلومات من تطبيقات مختلفة، على سبيل المثال، Paradox، وFoxPro، وExcel، وWord، وما إلى ذلك. ولتبسيط الإجراءات، لا يمكن استيراد البيانات، بل يمكن ربطها، ليس فقط مع هذه البرامج، ولكن أيضًا مع المصادر الموجودة على الإنترنت أو بيئة الشبكة. تتم عملية الربط نفسها باستخدام استعلامات مشابهة لكيفية عمل قواعد بيانات SQL. وبالمناسبة، فإن Access يدعمهم أيضًا.

كيفية إنشاء قواعد البيانات على أساس القوالب؟

في Microsoft Access، العنصر الرئيسي هو الجدول. يشبه هذا المكون جداول Excel بشكل كبير، ولكنه يتمتع بقدرات أكثر تقدمًا. ومبدأ العمل مع هذه العناصر له سماته المميزة. ومع ذلك، فإن إنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك عند بدء التشغيل أمر بسيط للغاية. بعد ظهور نافذة الترحيب، يُتاح للمستخدم اختيار القوالب، التي سيتم على أساسها إنشاء بنية قاعدة البيانات المستقبلية في شكل جدول. يُطلق على هذا العرض اسم Backstage. هنا يمكنك أيضًا العثور على القوالب المضمنة التي ستحتاجها لتنفيذ مهام محددة. إذا لم يلبي أي من الفراغات المقدمة متطلبات المستخدم، وهو أمر غير مرجح، فيمكنك البحث في مورد Microsoft الرسمي. بمجرد تحديد القالب الذي تريده، سوف تحتاج إلى حفظه كملف، مع تحديد الاسم والموقع. سيقوم التطبيق تلقائيًا بإنشاء بنية الجدول المطلوبة.

كيفية إنشاء قاعدة بيانات من الصفر؟

هناك عدد من القيود التي يجب مراعاتها في هذا الشأن. على سبيل المثال، لا تدعم قواعد بيانات سطح المكتب النشر عبر الإنترنت. لا تتوافق قواعد بيانات الويب مع بعض الميزات السابقة. بمجرد إنشاء الجدول الأولي، يمكنك المتابعة لإدخال المعلومات. يجدر الانتباه بشكل خاص إلى حقيقة أنه لا يمكن إدخال البيانات إلا في الصفوف والأعمدة المجاورة. ويجب أيضًا عدم إضافة خلايا فارغة بينها، كما هو الحال في برنامج Excel. والشرط الأكثر أهمية هو أن يحتوي كل عمود على نوع واحد فقط من البيانات. ولذلك، إذا تم تصميم التنسيق أصلاً لاستخدام التاريخ والوقت، فلن يتم التعرف على المعلومات التي تم إدخالها في العمود باستخدام الحسابات المستندة إلى الأس. إذا كان ذلك ممكنا، يجب عليك تخطيط الجدول من هذا المنظور. لتسهيل الأمور، يمكنك استخدام وضع تصميم خاص.

مميزات استيراد البيانات وربطها مع المصادر الأخرى

إذا كنا نتحدث عن استيراد البيانات، فإن برنامج Microsoft Access لديه إمكانيات غير محدودة تقريبا. الشرط الرئيسي هو أنه يجب تقسيم البيانات المستوردة إلى أنواع جدولية، كما هو الحال في Word أو Excel. إذا تم الاستيراد، على سبيل المثال، في الإصدار النصي لبرنامج "المفكرة"، فيمكنك استخدام مفتاح "Tab" لإنشاء مثل هذا الهيكل. من الممكن أيضًا استخدام قوائم Share Point وربط البيانات لتبسيط العمل. ولهذا الغرض، يتم استخدام أمر خاص في علامة تبويب البيانات الخارجية الموجودة في مجموعة الارتباط والاستيراد. يتم تقديم الحلول الجاهزة هنا أيضًا (Word وExcel وما إلى ذلك). إذا قمت بالتحديد، كل ما عليك فعله هو الإشارة إلى موقع الملف المطلوب، وموقع التخزين في قاعدة البيانات الحالية، ثم تأكيد اختيارك.

خاتمة

هذا ما يبدو عليه تطبيق Access. في الوقت الحالي، يحظى هذا البرنامج بشعبية كبيرة بين مجموعة واسعة من المستخدمين، حيث حاول مطوروه الجمع بين إمكانيات البرامج الأخرى من هذا النوع. هذا سمح لنا بجعل هذا التطبيق مرنًا للغاية في أتمتة معظم الوظائف والتخصيصات الضرورية. لا يمكننا إلا أن نضيف أن Microsoft Access هو منتج برمجي قوي لمعالجة البيانات. يسهل Access إنشاء قواعد البيانات وإدارتها. منتج البرنامج هذا مناسب لكل من المشاريع الصغيرة والشركات الكبيرة. يعد Access مساعدًا ممتازًا لتخزين أنواع مختلفة من المعلومات.

تطبيق برنامج مايكروسوفت أكسس 2007مصممة لخلق قاعدة البيانات. يستخدم Access 2007 الجداول المرتبطة منطقياً. نظام إدارة قواعد البيانات مايكروسوفت أكسس 2007يوفر إدارة مريحة وموثوقة للبيانات المخزنة في الجداول.

جوهر إنشاء قاعدة بيانات في Microsoft Access 2007 هو أنك تحتاج أولاً إلى إنشاء بنية قاعدة البيانات (إنشاء بنية الجداول وإقامة العلاقات بينها)، ثم تحتاج إلى ملء جداول قاعدة البيانات الجديدة.

بالإضافة إلى ذلك، من المستحسن إنشاء نماذجلإدخال البيانات في الجداول، طلباتللبحث عن المعلومات في قاعدة البيانات و التقاريرلعرض المعلومات الضرورية من قاعدة البيانات بشكل مناسب على الشاشة أو الطباعة أو الملف.

يمكن إنشاء قاعدة البيانات إما يدويًا (قاعدة بيانات فارغة جديدة) أو بناءً على القوالب. لا تتوافق القوالب دائمًا مع قاعدة البيانات المطلوبة، ولكن بمساعدتها يمكنك إنشاء قاعدة بيانات قريبة مما هو مطلوب بسرعة، ومن ثم يمكنك تغييرها وملؤها ببياناتك.

عند تشغيل تطبيق Access 2007، ستشاهد صفحة البداية الجديدة لبدء استخدام Microsoft Access 2007، كما هو موضح في الشكل 1. 1.

أرز. 1. الصفحة الرئيسية الجديدة

عندما تقوم بإنشاء قاعدة بيانات من القوالب، يمكنك تحديد القالب الذي تريده من صفحة بدء استخدام Microsoft Access 2007 من فئات القوالب أو من قوالب Microsoft Office Online. عندما تحدد، على سبيل المثال، قالب الكلية في فئة القوالب المحلية، سيظهر وصف لقاعدة البيانات على الجانب الأيمن من نافذة التطبيق. يُشار أدناه في حقل النص إلى اسم الملف: College.accdb وأيقونة المجلد التي يمكنك من خلالها حفظ الملف في الدليل المطلوب (يتم تحديد مجلد المستندات بشكل افتراضي).

يمكن تغيير اسم الملف ودليل تخزين الملفات. ثم تحتاج إلى النقر فوق الزر "إنشاء". ونتيجة لذلك، ستظهر نافذة قاعدة بيانات الكلية: قاعدة البيانات (Access 2007) - Microsoft Access. ستعرض منطقة التحرير قائمة أعضاء هيئة التدريس التي يجب تعبئتها. إذا كان جزء التنقل مغلقًا، فيجب عليك فتحه بالضغط على F11 أو النقر فوق الزر "فتح/إغلاق حدود جزء التنقل".

جامعة موسكو الحكومية لهندسة الآلات وعلوم المعلومات

عمل الدورة

وفقا للقرصوخط:

"نظم المعلومات في الاقتصاد"

حول موضوع: “ مايكروسوفتوصول”

لقد أنجزت العمل

طالب مسائي

السنة الثالثة تخصص 080105

المجموعة EF4-0515v

زابينا أ.

تم فحص العمل بواسطة:

شيفيريفا إي.

موسكو 2008

مقدمة 3

1. وصف قاعدة بيانات Microsoft Access 4

2. العمل مع الجداول 10

3. تحليل محتويات الجداول لإنشاء العلاقات 13

4. إنشاء وطباعة التقارير 14

5. اختيار وفرز السجلات باستخدام الاستعلامات 17

6. وحدات الماكرو 20

الاستنتاج 22

قائمة المصادر المستخدمة 23

مقدمة

تم تضمين ACCESS في مجموعة Microsoft Office الأكثر استخدامًا. هذا البرنامج عالمي في نوعه. وفي الوقت نفسه، البرنامج سهل الاستخدام ويمكن للمستخدم العادي الوصول إليه. والواجهة هي المسؤولة عن كل هذا. في عملية تحسين هذا البرنامج، تم تقديم ميزات فريدة من نوعها. يمكن تقديم البيانات في شكل جداول أو رسوم بيانية. وإذا أخذنا في الاعتبار أن هذا البرنامج يمكن استخدامه من قبل أي مستخدم (من المبتدئ إلى المطور المحترف)، فلا شك أنه يمكننا القول أن ACCESS من شركة Microsoft Corporation هي أفضل أداة لحل المشكلات بأي تعقيد.

يعد نظام إدارة قواعد البيانات Microsoft Access أحد التطبيقات الأكثر شيوعًا في عائلة أنظمة إدارة قواعد البيانات لسطح المكتب. تحتوي جميع إصدارات Access في ترسانتها على أدوات تعمل على تبسيط إدخال البيانات ومعالجتها بشكل كبير والبحث عن البيانات وتوفير المعلومات في شكل جداول ورسوم بيانية وتقارير. بدءًا من Access 2000، كانت هناك أيضًا صفحات ويب للوصول إلى البيانات يمكن للمستخدم عرضها باستخدام Internet Explorer. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك Access استخدام جداول البيانات والجداول من قواعد بيانات سطح المكتب والخادم الأخرى لتخزين المعلومات التي يحتاجها تطبيقك. من خلال الانضمام إلى الجداول الخارجية، سيعمل مستخدم Access مع قواعد البيانات الموجودة في تلك الجداول كما لو كانت جداول Access. وفي الوقت نفسه، يمكن للمستخدمين الآخرين الاستمرار في العمل مع هذه البيانات في البيئة التي تم إنشاؤها فيها.

وصف قاعدة بيانات مايكروسوفت أكسس

قاعدة بيانات Access هي ملف له الامتداد mdb. لا يمكن أن يحتوي هذا الملف على كافة الجداول فحسب، بل يمكن أن يحتوي أيضًا على كائنات تطبيق Access الأخرى - الاستعلامات والنماذج والتقارير وصفحات الوصول إلى البيانات ووحدات الماكرو والوحدات النمطية.

أحد الأهداف الرئيسية لإنشاء قواعد البيانات واستخدامها هو تزويد المستخدمين بالمعلومات التي يحتاجونها بناءً على البيانات الموجودة. في Access، تم تصميم النماذج والتقارير لهذا الغرض.

عند بدء تشغيل Access، تظهر نافذة Microsoft Access الرئيسية.

لفتح قاعدة بيانات موجودة، يمكنك استخدام إحدى الطرق الثلاث. حدد الملف المطلوب من القائمة "ملف" من قائمة الملفات المفتوحة مسبقًا.

إذا لم تكن هناك قائمة من هذا القبيل في قائمة "ملف"، فأنت بحاجة إلى استخدام الأمر "أدوات" و"خيارات" لفتح مربع الحوار "خيارات"، وفتح علامة التبويب "عام" وتحديد خانة الاختيار "تذكر قائمة الملفات (قائمة الملفات المستخدمة مؤخرًا)". حدد ملفًا من القائمة الموجودة في منطقة المهمة، الموجودة على الجانب الأيمن من نافذة التطبيق. حدد الأمر فتح من القائمة ملف، ثم حدد الملف المطلوب في مربع الحوار فتح ملف قاعدة البيانات.

في الحالة الأخيرة، يعرض مربع الحوار عادةً محتويات المجلد "المستندات" أو "الشخصي" بشكل افتراضي (اعتمادًا على نظام التشغيل المثبت على الكمبيوتر). بعد العثور على قاعدة البيانات المطلوبة في القائمة، تحتاج إلى تحديد الملف والنقر فوق الزر "فتح" أو النقر نقرًا مزدوجًا فوق عنصر القائمة. ستظهر نافذة قاعدة البيانات المحددة في نافذة Microsoft Access الرئيسية.

في الإصدار الجديد من Access، يمكنك فتح ملفات قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها في Access 2000 والتعامل معها بنفس الطريقة السابقة.

يمكن تحديد الملفات بالإضافة إلى القائمة التي تظهر في مربع الحوار فتح ملف قاعدة البيانات عند فتحه. يمكنك تحديد المجلد المطلوب إما من القائمة المنسدلة "بحث في"، أو استخدام الاختصارات الموجودة على شريط العناوين المزعوم على اليسار. عند تحديد اختصار "المحفوظات"، تظهر قائمة بالاختصارات للملفات والمجلدات التي تم فتحها مؤخرًا. عند تحديد اختصار سطح المكتب، تظهر قائمة في مربع الحوار تحتوي على اختصارات للمجلدات والملفات الموجودة حاليًا على سطح مكتب Windows. يتم تحديد نوع الملف من القائمة المنسدلة "ملف النوع" الموجودة أسفل النافذة. في مجلد المفضلة، يمكنك عرض الاختصارات لتلك المجلدات والملفات التي يتم استخدامها في أغلب الأحيان. تسمح لك العديد من البرامج بإضافة اختصارات إلى مجلد المفضلة، بما في ذلك ما يمكن القيام به مباشرة في نافذة فتح ملف قاعدة البيانات. للقيام بذلك، حدد الملف المطلوب في القائمة، وانقر فوق الزر "أدوات" الموجود على شريط الأدوات أعلى النافذة وحدد الأمر "إضافة إلى المفضلة" من القائمة.

يمكنك فتح ملف قاعدة بيانات موجود على محرك أقراص الشبكة. لتعيين محرك أقراص الشبكة، يجب عليك تنفيذ أمر Map Network Drive من قائمة الأوامر الموجودة على الزر "أدوات".

إذا كان من المستحيل العثور على ملف قاعدة البيانات المطلوبة، فيمكنك العثور عليه عن طريق تحديد معايير البحث في مربع حوار خاص يظهر إذا قمت بالنقر فوق الزر "أدوات" وتحديد أمر "بحث" من القائمة.

هناك نافذة خاصة في Access هي نافذة قاعدة البيانات، والتي تتيح لك الوصول إلى كافة كائنات قاعدة البيانات وتحديد وضع العمل مع الكائن. توجد على الجانب الأيسر من النافذة لوحة كائنات تحتوي على اختصارات لكل كائن من كائنات Access: الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير والصفحات ووحدات الماكرو والوحدات النمطية).

من خلال النقر على الاختصار بالماوس، في الجزء الأيمن من النافذة، ستفتح قائمة بالكائنات المقابلة. يمكن تقديم قائمة الكائنات بأربع طرق مختلفة (شائعة في مجلدات نظام التشغيل Windows): - في شكل أيقونات صغيرة؛

على شكل أيقونات كبيرة؛

على شكل قائمة؛

على شكل جدول.

يتم التبديل بين أوضاع العرض هذه باستخدام الأزرار الأربعة اليمنى الموجودة على شريط الأدوات الموجود على طول الحافة العلوية للنافذة.

عندما يتم تمثيل الكائنات كأيقونات، يمكن سحب هذه الرموز بالماوس ووضعها داخل نافذة قاعدة البيانات بأي طريقة مرغوبة. إذا كنت تريد ترتيب الرموز بحيث تكون بجوار بعضها البعض، فستحتاج إلى النقر بزر الماوس الأيمن على أي منطقة خالية من نافذة قاعدة البيانات. من قائمة السياق، حدد أمر Line Up Icons.

إن تقديم قائمة الكائنات في شكل قائمة لا يسمح بترتيب الرموز بشكل تعسفي في نافذة قاعدة البيانات، ولكن يمكن "سحبها" خارج نافذة قاعدة البيانات (هذه إحدى طرق تنشيط الكائن، على سبيل المثال، لفتح الجدول). يتيح لك عرض الجدول عرض اسم كل كائن ليس فقط، بل أيضًا وصفه (عمود الوصف)، وتاريخ ووقت آخر تغيير (العمود المعدل)، وتاريخ ووقت الإنشاء (عمود الإنشاء). ، وكذلك نوع الكائن. عند استخدام أي نوع من تمثيل الكائنات في نافذة قاعدة البيانات، يمكنك تنظيمها حسب الاسم والنوع وتاريخ الإنشاء وتاريخ التعديل. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على أي منطقة خالية من نافذة قاعدة البيانات. من قائمة السياق، حدد أمر ترتيب الأيقونات. من القائمة المنسدلة، حدد طريقة الطلب: حسب الاسم، حسب النوع، حسب الإنشاء، حسب التعديل.

لكي يتم فرز الكائنات الموجودة في نافذة قاعدة البيانات تلقائيًا، يجب عليك ذلك

انقر بزر الماوس الأيمن على أي منطقة خالية من نافذة قاعدة البيانات. من قائمة السياق، حدد أمر ترتيب الأيقونات. حدد أمر الترتيب التلقائي من القائمة المنسدلة. ستظهر علامة اختيار أمام الأمر تشير إلى تمكين الطلب التلقائي.

لإلغاء الترتيب التلقائي، يجب عليك تحديد الترتيب التلقائي مرة أخرى من قائمة ترتيب الأيقونات. تتم إزالة تسمية الأمر ويتم إيقاف تشغيل وضع الترتيب التلقائي.

يمكن عمل كل كائن قاعدة بيانات في وضعين. دعنا نطلق على الوضع الأول وضع التنفيذ (تقليديًا، نظرًا لأنه يختلف إلى حد ما باختلاف أنواع الكائنات):

بالنسبة للجداول والاستعلامات والنماذج وصفحات الوصول إلى البيانات، يعني هذا الوضع فتح الكائن المقابل ويسمى، على التوالي، وضع الجداول (للجداول والاستعلامات)، ووضع النماذج، ووضع الصفحات؛

بالنسبة للتقرير، هذا هو وضع المعاينة؛

بالنسبة للماكرو، هذا هو وضع التنفيذ حقًا؛

تم تعطيل هذا الوضع للوحدة.

الوضع الثاني هو وضع المصمم. ينطبق هذا الوضع على جميع أنواع الكائنات وهو مخصص لإنشاء الكائنات وتعديلها.

يمكنك تحديد الوضع المطلوب باستخدام الأزرار الموجودة على الجانب الأيسر من شريط الأدوات في نافذة قاعدة البيانات، أو باستخدام أوامر قائمة العرض، أو باستخدام الأزرار الموجودة على شريط أدوات Access.

توجد ثلاثة أزرار رئيسية على شريط أدوات نافذة قاعدة البيانات على اليسار: الزر الأول له اسم متغير، اعتمادًا على الكائن المحدد. عند تحديد جدول أو استعلام أو نموذج أو صفحة أو مجموعة مفضلة، يتغير الزر إلى فتح. إذا تم تحديد تقرير - معاينة، إذا تم تحديد ماكرو أو وحدة نمطية - تشغيل. ويتغير الرمز الموجود بجوار الاسم وفقًا لذلك. يعكس اسم هذا الزر في كل خيار الغرض منه بوضوح. الزر الثاني، التصميم، ثابت لجميع الكائنات وهو مخصص لتحرير كائن تم إنشاؤه مسبقًا. الزر الثالث، جديد، له اسم ثابت، لكن الرموز الموجودة عليه تتغير وفقًا لنوع الكائن.

لإنشاء كائنات جديدة، يمكنك أيضًا استخدام الاختصارات الخاصة المضمنة في قائمة الكائنات من كل نوع.

يمكنك استخدام برامج النسخ/اللصق القياسية لنسخ كائن أو نقله. على سبيل المثال، لنسخ جدول إلى الحافظة، يتعين عليك القيام بأحد الإجراءين التاليين: حدد الجدول المطلوب في القائمة وانقر فوق الزر نسخ الموجود على شريط أدوات قاعدة البيانات القياسي. يتم عرض هذه اللوحة على الشاشة عندما تكون نافذة قاعدة البيانات نشطة.

لعرض خصائص كائن ما، يجب عليك القيام بإحدى العمليات التالية: انقر بزر الماوس الأيمن على اسم الكائن وحدد أمر الخصائص من قائمة السياق؛ حدد كائنًا من القائمة الموجودة في نافذة قاعدة البيانات وحدد أمر العرض والخصائص من قائمة Access الرئيسية.

ويعكس المعلومات التالية:

النوع (النوع) - نوع الكائن (في هذه الحالة، الجدول)؛

الوصف - وصف الجدول المحدد من قبل المستخدم؛

تم الإنشاء - تاريخ إنشاء الجدول؛

تم التعديل - تاريخ التعديل الأخير للجدول؛

المالك - مالك (منشئ) الجدول؛

السمات: مخفي - يسمح لك بإخفاء الجدول من نافذة قاعدة البيانات، منسوخ - يسمح لك بالتحكم في النسخ المتماثل لكائن ما (راجع قسم "النسخ المتماثل لقاعدة البيانات" الفصل 15).

يمكن للمستخدم فقط تغيير وصف الجدول وقيم سماته في نافذة الخصائص.

يمكنك أيضًا وضع المجلدات في لوحة الكائنات التي تحتوي على اختصارات لكائنات قاعدة البيانات المختلفة. بهذه الطريقة، يمكنك دمج أنواع مختلفة من الكائنات في مجموعات. افتراضيًا، يحتوي هذا الجزء من لوحة الكائنات على مجلد واحد - المفضلة. من خلال النقر على مجلد، يمكنك رؤية قائمة بالكائنات المضمنة في هذه المجموعة.

لإضافة مجلد جديد إلى لوحة الكائن، تحتاج إلى: النقر بزر الماوس الأيمن على لوحة الكائن وتحديد أمر New Group من قائمة السياق. في مربع الحوار مجموعة جديدة، أدخل اسم المجلد الذي تريد إنشاؤه ثم انقر فوق موافق.

أسهل طريقة لإضافة اختصار كائن إلى مجموعة هي كما يلي. تحتاج إلى توسيع قائمة الكائنات من هذا النوع، والعثور على الكائن المطلوب فيها واسحبه بالماوس إلى المجلد المناسب في لوحة الكائنات. هناك طريقة أخرى لإضافة كائن إلى مجموعة وهي فتح قائمة الكائنات من النوع المطلوب في نافذة قاعدة البيانات. انقر بزر الماوس الأيمن على الكائن المطلوب وحدد إضافة إلى المجموعة من قائمة السياق. حدد المجلد المطلوب من القائمة المنسدلة أو قم بإنشاء مجلد جديد باستخدام أمر New Group.

تمامًا مثل كائنات قاعدة البيانات الفردية، يمكن حذف المجموعات وإعادة تسميتها. يمكن أيضًا حذف الاختصارات الموجودة في المجموعة أو إعادة تسميتها أو نسخها. يتم ذلك باستخدام الأوامر المقابلة لقائمة السياق، والتي تظهر إذا نقرت بزر الماوس الأيمن على الكائن الذي تريد حذفه أو إعادة تسميته أو نسخه.

عند العمل مع أي تطبيق لمعالجة البيانات، يكون السؤال ذو الصلة دائمًا هو كيفية استخدام البيانات التي تم تجميعها مسبقًا بواسطة برامج أخرى، وبالتالي، لها تنسيق مختلف. يتيح لك Access 2002 حل هذه المشكلة بطريقة قياسية - عن طريق استيراد جدول قاعدة بيانات موجود أو ورقة عمل جدول بيانات أو ملف نصي تم إنشاؤه بواسطة تطبيقات MS-DOS أو Windows إلى تنسيق قاعدة البيانات الداخلية (MDB) في Access. وبطبيعة الحال، يستطيع Access 2002 أيضًا تصدير البيانات من جداول قاعدة البيانات بتنسيق MDB إلى أي تنسيق يمكن استيراد البيانات منه. ومع ذلك، يعد Access فريدًا بهذا المعنى لأنه يحتوي على طريقة أخرى لاستخدام البيانات المخزنة بتنسيقات أخرى. يسمح لك النظام بإرفاق جداول من قواعد بيانات ذات تنسيقات أخرى إلى قاعدة بيانات Access والعمل معها بتنسيقها الأصلي. بعد إنشاء اتصال قاعدة بيانات بجدول خارجي، يمكنك عرض الجدول المرفق وتغيير محتوياته، أي العمل معه كما هو الحال مع جدول داخلي لقاعدة بيانات Access. ومع ذلك، يمكن للمستخدمين الآخرين استخدام ملف الجدول في تطبيقاتهم.

بالإضافة إلى ملفات قاعدة البيانات، يمكن لـ Access العمل مباشرةً مع ملفات جداول البيانات أو الملفات النصية أو مستندات HTML أو دفاتر العناوين أو استيراد البيانات من هذه الملفات ومستندات XML.

أنواع الملفات التي يمكن استيراد البيانات منها إلى قاعدة بيانات Access أو التي يمكن ربطها بقاعدة بيانات Access. يمكنك رؤيتها إذا قمت بتحديد "بيانات خارجية"، و"استيراد" من قائمة "ملف"، ثم النقر فوق ملحق حقل "الملفات من النوع" في مربع الحوار "استيراد". التنسيقات التي يمكنك تصدير البيانات إليها من قاعدة بيانات Access. يمكن رؤيتها إذا قمت بتحديد "تصدير" من قائمة "ملف" ثم النقر فوق ملحق حقل "الملفات من النوع".

2. العمل مع الجداول

الجداول هي الهدف الرئيسي لبرنامج Access. تظهر قائمة الجداول التي تشكل قاعدة بيانات التطبيق في نافذة قاعدة البيانات عند فتح التطبيق لأول مرة. بالإضافة إلى ذلك، يقوم Access بإنشاء جداول النظام التي تخزن معلومات حول كافة كائنات التطبيق، ويمكن أيضًا عرض هذه الجداول في نافذة قاعدة البيانات إذا لزم الأمر.

يحتوي الإصدار الجديد من Microsoft Access على أربعة أوضاع للعمل مع الجداول: عرض ورقة البيانات، وعرض التصميم، وعرض PivotTable، وعرض PivotChart.

في وضع الجدول، تعمل مع البيانات الموجودة في الجدول: العرض، والتحرير، والإضافة، والفرز، وما إلى ذلك. وفي وضع التصميم، يتم إنشاء بنية الجدول أو تعديلها، أي يتم كتابة أسماء حقول الجدول وأنواعها المحددة، يتم وصف الحقول، وخصائصها. تعمل أوضاع PivotTable وPivotChart على تسهيل تحليل البيانات عن طريق تغيير طريقة تقديمها ديناميكيًا. يوجد أيضًا وضع إضافي - وضع المعاينة، والذي يسمح لك برؤية موقع البيانات على الورقة قبل طباعة الجدول. للتبديل بسرعة من وضع إلى آخر، استخدم الزر "عرض" الموجود على أشرطة الأدوات "ورقة بيانات الجدول" و"تصميم الجدول" و"PivotTable" و"PivotChart". للتبديل من وضع إلى آخر، فقط اضغط على هذا الزر.

هناك عدة طرق لفتح جدول في وضع الجداول:

· انقر نقراً مزدوجاً فوق اسم الجدول في قائمة الجداول في نافذة قاعدة البيانات.

· حدد الجدول من قائمة الجداول في نافذة قاعدة البيانات ثم انقر فوق الزر فتح الموجود أعلى نافذة قاعدة البيانات؛

· انقر بزر الماوس الأيمن على اسم الجدول وحدد فتح من قائمة السياق.

في الجزء العلوي من الجدول توجد أسماء الحقول (الخلايا الموجودة في نفس عمود الجدول)، تليها السجلات (صفوف الجدول) التي تم إدخال البيانات فيها. أحد السجلات هو دائمًا السجل الحالي، وبجانبه يوجد مؤشر للسجل الحالي (سهم في حقل التحديد على الجانب الأيسر من النافذة). توجد في الجزء السفلي من النافذة أزرار تنقل تسمح لك بتحريك مؤشر السجل الحالي حول الجدول (إلى السجل الأول، إلى السجل السابق، إلى السجل التالي، إلى السجل الأخير). يوجد أيضًا حقل لرقم السجل الحالي، وزر لإنشاء سجل جديد، ومؤشر لإجمالي عدد السجلات في الجدول. يتم أيضًا استخدام الصف الأخير من الجدول، المحدد في حقل التحديد بعلامة النجمة، لإنشاء سجل جديد.

يتيح لك شريط التمرير الأفقي لحقول الجدول رؤية حقول الجدول التي لا تتناسب مع نافذة الجدول. وبالمثل، يتيح لك شريط التمرير الرأسي لإدخالات الجدول رؤية الإدخالات خارج النافذة.

أرز. 1.1. إنشاء جدول في طريقة عرض التصميم

الشكل 1.2. هواتف الطاولة

3. تحليل محتويات الجداول لإنشاء العلاقات

يحدد المحلل البيانات المكررة ويساعدك على نسخها إلى جدول جديد ذي صلة. لن تكون هناك حاجة إلى تعديل كل جدول، ولكن لا يضر إجراء التحليل مرة أخرى. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين الذين ليسوا واثقين بعد من معرفتهم وقدراتهم أن يثقوا بالمحلل لإنشاء الجداول المرتبة. من أجل تحليل الجدول، يجب عليك تنفيذ الخطوات التالية.

1. حدد أمر الأدوات>التحليل>الجدول.

2. توفر النافذة الأولى للمعالج خيارات لوصف المشكلات المرتبطة بالتكرار المحتمل للبيانات. قم بمراجعة الأمثلة المقدمة هناك وانقر فوق "التالي".

3. تعرض النافذة التالية أمثلة على تقسيم الجدول بواسطة المحلل. قم بمراجعة أي مثال وانقر فوق "التالي".

4. حدد الجدول لتحليله وانقر فوق الزر التالي.

5. بالطبع، أود أن يقوم السيد بنصيب الأسد من العمل بنفسه. لذلك، دعه يختار الحقول التي سيتم نقلها إلى الجدول الجديد عن طريق تفعيل المفتاح نعم، يتم فصل الحقول بواسطة المعالج. انقر فوق الزر التالي.

6. في النافذة التالية، يتم عرض مخطط تقسيم الجدول الذي اقترحه المعالج. في هذه اللحظة الجداول ليست مرتبطة ببعضها البعض.

7. يمكنك إكمال المهمة، ولكن من المنطقي الاستمرار في التعرف على المحلل. قاعدة البيانات لها بنية عادية - الشيء الوحيد المفقود هو الاتصال بين الجدولين.

8. تحتاج إلى فتح نافذة الجداول والنقر فوق الزر "إعادة تسمية الجدول" الموجود بها. أدخل اسمًا وانقر على زر موافق.

9. أعد تسمية نافذة الجدول، ثم انقر فوق الزر التالي.

10. أصبح من الممكن الآن ضبط المفتاح الأساسي مرة أخرى. سيطالبك المعالج بإضافة حقل رمز سجل فريد معين تلقائيًا إلى الجدول واستخدامه كمفتاح أساسي. ومع ذلك، لا يحتوي الجدول على مفتاح أساسي، لذا سيتعين عليك القيام بذلك بنفسك. حدد حقل الاسم من القائمة وانقر فوق زر Key Field. سيظهر رمز المفتاح بجوار الحقل. انقر فوق الزر التالي.

11. في النافذة الأخيرة، يطالبك المعالج بإنشاء طلب. يجب عليك تحديد زر الاختيار "لا"، ولن تحتاج إلى إنشاء طلب. يمكنك أيضًا إلغاء تحديد خانة الاختيار إظهار التعليمات للعمل مع جدول أو استعلام جديد، وإلا فسيتعين عليك إغلاق نافذة أخرى. انقر على زر إنهاء.

أرز. 1.3. النماذج (الرئيسية والفرعية)

4. إنشاء وطباعة التقارير

أحد الأهداف الرئيسية لإنشاء قواعد البيانات واستخدامها هو تزويد المستخدمين بالمعلومات التي يحتاجونها بناءً على البيانات الموجودة. يوفر Access 2002 نماذج وتقارير لهذا الغرض. تتيح لك التقارير إمكانية تحديد المعلومات التي يطلبها المستخدم من قاعدة البيانات وترتيبها على شكل مستندات يمكن الاطلاع عليها وطباعتها. يمكن أن يكون مصدر البيانات للتقرير جدولاً أو استعلاماً. بالإضافة إلى البيانات التي يتم الحصول عليها من الجداول، يمكن للتقرير عرض القيم المحسوبة من البيانات المصدر، مثل الإجماليات.

هناك الكثير من القواسم المشتركة بين تقارير الوصول والنماذج. ومع ذلك، على عكس النماذج، فإن التقارير ليست مخصصة لإدخال البيانات وتحريرها في الجداول. إنها تسمح لك فقط بعرض البيانات وطباعتها. لا يمكن تغيير البيانات المصدر في التقرير باستخدام عناصر التحكم، كما هو الحال مع النماذج. على الرغم من أنه يمكن للتقارير استخدام نفس عناصر التحكم للإشارة إلى حالة أزرار الاختيار وخانات الاختيار ومربعات القائمة.

يمكن إنشاء تقرير، مثل النموذج، باستخدام المعالج. تشبه مقاطع التقرير مقاطع النموذج وتتضمن عنوان تقرير وملاحظة ومنطقة بيانات ورأس وتذييل. غالبًا ما يتم وضع الحقول ذات القيم الإجمالية في ملاحظات التقرير. يمكن إضافة عناصر التحكم إلى تقرير باستخدام Toolbox، وهو مماثل لتلك المستخدمة في وضع Form Builder. تشبه عناصر التحكم في التنسيق والتجميع في التقرير عناصر التحكم في التنسيق والتجميع في النموذج. يمكن أن تحتوي النماذج على نماذج فرعية، ويمكن أن تحتوي التقارير على تقارير فرعية.

يوفر Access عدة طرق لإنشاء التقارير. أبسطها هو استخدام أدوات إنشاء التقارير التلقائية. يُطلق على التقرير الذي يتم إنشاؤه تلقائيًا استنادًا إلى جدول أو استعلام اسم التقرير التلقائي. يتيح لك Access إمكانية إنشاء التقارير تلقائيًا بتنسيقين: العمود والشريط.

لإنشاء تقرير تلقائي:

· في لوحة الكائنات في نافذة قاعدة البيانات، انقر فوق اختصار التقارير ثم انقر فوق الزر جديد. يظهر مربع الحوار تقرير جديد.

· في قائمة مربع حوار التقرير الجديد، حدد أحد العناصر: تقرير تلقائي: عمودي أو تقرير تلقائي: جدولي.

· يحتوي مربع التحرير والسرد الموجود أسفل مربع حوار التقرير الجديد على أسماء كافة جداول قاعدة البيانات والاستعلامات التي يمكن استخدامها كمصدر بيانات للتقرير. انقر بزر الماوس الأيسر على زر السهم لفتح القائمة، ثم قم بتمييز العنصر المطلوب في القائمة.

· انقر فوق موافق.

ونتيجة لذلك، سيقوم Access تلقائيًا بإنشاء تقرير استنادًا إلى مصدر البيانات المحدد، باستخدام تنسيق الشريط أو العمود. يقوم تنسيق الشريط بترتيب حقول سجلات الإخراج في سطر. يقوم تنسيق العمود بترتيب حقول سجلات الإخراج في عمود. سيتضمن التقرير التلقائي الذي تم إنشاؤه باستخدام أي من هذين التنسيقين كافة الحقول والسجلات الموجودة في مصدر البيانات المحدد.

لكي يتم استخدام التقرير الذي تم إنشاؤه في المستقبل، يجب حفظه. للقيام بذلك، حدد الأمر "ملف" أو "حفظ" أو انقر فوق الزر "حفظ" الموجود على شريط الأدوات. بعد ذلك، في حقل النص بمربع الحوار "حفظ باسم" الذي يظهر، أدخل اسمًا للتقرير الجديد (على سبيل المثال: تقريري) وانقر فوق "موافق".

هناك خيار آخر لحفظ التقرير: باستخدام أمر القائمة "ملف"، ثم "حفظ باسم". يعرض هذا الأمر مربع الحوار حفظ باسم. أدخل اسمًا للتقرير، وقبل النقر فوق "موافق"، تأكد من تحديد التقرير من القائمة المنسدلة باسم في هذه النافذة. يحدد العنصر المحدد كيفية حفظ التقرير الجديد، وبشكل أكثر دقة، ككائن في قاعدة بيانات Access. والحقيقة هي أنه في الإصدار الجديد من Access 2002 أصبح من الممكن حفظ تقرير ككائن قاعدة بيانات آخر - صفحة وصول إلى البيانات. عنصر آخر من القائمة المنسدلة كيف يسمح لك بذلك - عنصر صفحة الوصول إلى البيانات.

أرز. 1.4. مثال لبناء التقرير

5. اختيار وفرز السجلات باستخدام الاستعلامات

أحد كائنات Microsoft Access القياسية السبعة هو الاستعلام. تُستخدم الاستعلامات لعرض البيانات وتحليلها وتعديلها في جدول واحد أو أكثر. على سبيل المثال، يمكنك استخدام استعلام لعرض البيانات من جدول واحد أو أكثر وفرزها بترتيب معين، أو إجراء عمليات حسابية على مجموعة من السجلات، أو الاختيار من جدول بناءً على شروط معينة. يمكن أن تكون الاستعلامات بمثابة مصدر بيانات لنماذج وتقارير Microsoft Access. الاستعلام نفسه لا يحتوي على بيانات، ولكنه يسمح لك بتحديد البيانات من الجداول وإجراء عدد من العمليات عليها. هناك عدة أنواع من الاستعلامات في Microsoft Access: استعلامات الخادم، والتي تُستخدم لاسترداد البيانات من الخادم؛ طلبات الاستبدال التلقائي التي تملأ الحقول تلقائيًا لسجل جديد؛ حدد الاستعلامات التي تسترد البيانات من الجداول؛ طلبات التغيير، التي تتيح تعديل البيانات في الجداول (بما في ذلك حذف السجلات وتحديثها وإضافتها)؛ إنشاء استعلامات جدول تقوم بإنشاء جدول جديد بناءً على بيانات من جدول موجود واحد أو أكثر، بالإضافة إلى أنواع الاستعلامات الأخرى.

يحتوي استعلام التحديد على شروط تحديد البيانات ويقوم بإرجاع تحديد يطابق الشروط المحددة دون تغيير البيانات التي تم إرجاعها. في Microsoft Access، يوجد أيضًا مفهوم عامل التصفية، والذي بدوره عبارة عن مجموعة من الشروط التي تسمح لك بتحديد مجموعة فرعية من السجلات أو فرزها. التشابه بين استعلامات التحديد وعوامل التصفية هو أن كلاهما يسترد مجموعة فرعية من السجلات من الجدول أو الاستعلام الأساسي. ومع ذلك، هناك اختلافات بينهما يجب فهمها من أجل اتخاذ الاختيار الصحيح، وفي أي حالة يتم استخدام الاستعلام وفي أي حالة يتم استخدام عامل التصفية.

أسهل طريقة لإنشاء استعلام هي استخدام معالج الاستعلام. لإنشاء استعلام بسيط باستخدام معالج الاستعلام:

· في نافذة قاعدة البيانات، في لوحة الكائنات، حدد اختصار الاستعلامات.

· في قائمة الاستعلامات، انقر نقرًا مزدوجًا بزر الفأرة الأيسر على إنشاء استعلام باستخدام اختصار المعالج أو انقر فوق الزر جديد في نافذة قاعدة البيانات وفي مربع الحوار استعلام جديد الذي يظهر، حدد استعلام بسيط ( معالج استعلام بسيط ) ثم انقر فوق موافق.

· في نافذة معالج إنشاء استعلام بسيط التي تظهر، في مربع التحرير والسرد الجداول/الاستعلامات، حدد الجدول أو الاستعلام الذي سيكون بمثابة مصدر البيانات للاستعلام الذي يتم إنشاؤه.

· باستخدام السهمين لليمين واليسار، انتقل من قائمة الحقول المتاحة إلى قائمة الحقول المحددة تلك الحقول المطلوبة في الاستعلام الذي يتم إنشاؤه. في هذه الحالة، سيتوافق ترتيب الحقول في الطلب مع ترتيب الحقول في قائمة الحقول المحددة. إذا كنت تريد تضمين كافة الحقول في الاستعلام الخاص بك، فيمكنك استخدام الزر الذي يحتوي على سهمين لليمين.

· سيكون مربع الحوار التالي هو الأخير. تحتاج فيه إلى إدخال اسم الاستعلام الذي تقوم بإنشائه في الحقل. حدد اسم الاستعلام (ما هو العنوان الذي تريده لاستعلامك؟) وحدد المزيد من الإجراءات: افتح الاستعلام لعرض المعلومات أو قم بتعديل تصميم الاستعلام ).

· إذا لزم الأمر، يمكنك تحديد خانة الاختيار إظهار المساعدة للتعامل مع الطلب؟ (عرض التعليمات عند التعامل مع الاستعلام) لعرض معلومات المساعدة حول التعامل مع الاستعلامات.

· انقر على زر إنهاء.

في نهاية معالج الاستعلام البسيط، اعتمادًا على اختيار كيفية العمل بشكل أكبر مع الاستعلام، سيتم فتح إما نافذة استعلام في وضع العرض أو نافذة منشئ الاستعلام، حيث يمكنك تعديل الاستعلام.

الشكل 1.5. بناء استعلام

6 . وحدات الماكرو

وبمساعدتهم، يمكن لوحدات الماكرو توسيع وظائف التطبيق الذي تقوم بإنشائه بشكل كبير وتخصيصه وفقًا لاحتياجات مستخدمين محددين.

باستخدام وحدات الماكرو، يمكنك تنفيذ جميع الإجراءات تقريبًا على كائنات Access التي تم وصفها في الفصول السابقة.

الماكرو في Access عبارة عن بنية تتكون من أمر ماكرو واحد أو أكثر يتم تنفيذها إما بالتسلسل أو بترتيب محدد بواسطة شروط معينة. مجموعة أوامر الماكرو في Access واسعة جدًا؛ وبمساعدة وحدات الماكرو، يمكنك تنفيذ الكثير مما يمكن أن تفعله الإجراءات في VBA. يحتوي كل ماكرو على اسم محدد وربما وسيطة واحدة أو أكثر يحددها المستخدم. على سبيل المثال، عند استخدام أمر الماكرو OpenForm، يجب عليك تحديد اسم النموذج الذي سيتم فتحه والوضع لعرضه على الشاشة كوسيطات.

يتم تبرير استخدام وحدات الماكرو بحقيقة أنها سهلة الإنشاء ولا تتطلب تعلم بناء جملة لغة البرمجة. لإنشاء ماكرو، ما عليك سوى معرفة التقنيات الأساسية للعمل في Microsoft Access وWindows، مثل سحب الكائنات من نافذة قاعدة البيانات إلى نافذة خاصة - تصميم الماكرو، واختيار إجراء من القائمة وإدخال التعبيرات كوسيطات إلى دقيق. لذلك، إذا كنت لا ترغب حقًا في تعلم بناء جملة لغة VBA أو يبدو الأمر صعبًا للغاية، فلا تتردد في استخدام وحدات الماكرو وستحصل على تطبيق عملي إلى حد ما.

الغرض الرئيسي من وحدات الماكرو هو إنشاء واجهة تطبيق ملائمة: بحيث يتم فتح النماذج والتقارير عند النقر فوق الأزرار الموجودة في النموذج أو على شريط الأدوات، أو ببساطة عن طريق تحديد أمر القائمة؛ بحيث أنه عند فتح التطبيق، لا يرى المستخدم على الشاشة نافذة قاعدة بيانات مليئة بالعديد من الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير، ولكن بعض النماذج الواضحة التي يمكن للمرء من خلالها تنفيذ الإجراءات المطلوبة على الفور، وما إلى ذلك.

أرز. 1.6. ضبط خيارات بدء التشغيل

خاتمة

يعد Access في جوهره مجرد أداة. إن استخدامه، بالطبع، يجعل عملنا، وبالتالي حياتنا، أسهل قليلاً. لذلك، يجب أن نتذكر أن قاعدة البيانات يجب أن تعمل على أداء مهام محددة بوضوح - فقط في ظل هذه الحالة ستساعد في تحسين كفاءة العمل، بغض النظر عن نوع النشاط الذي نتحدث عنه.

ومع ذلك، فإن إمكانيات قاعدة البيانات لا تقتصر على تخزين المعلومات. تتيح لك قاعدة البيانات المطورة بشكل احترافي الحفاظ على موثوقية البيانات وتوفير وصول فعال وسريع ومريح إليها. في قاعدة البيانات هذه لن يكون هناك مجال للفوضى والارتباك.

المبدأ الأساسي الذي تقوم عليه أنظمة قواعد البيانات العلائقية هو إنشاء العلاقات بين الجداول. تساعدك العلاقات في العثور على البيانات من جدول واحد باستخدام جدول آخر، كما يساعد تكامل البيانات على منع تغيير البيانات أو حذفها عن طريق الخطأ.

يمكن أن يمثل تصميم بنية قاعدة البيانات تحديًا كبيرًا يحاول العديد من المستخدمين تجنبه وينتهي بهم الأمر بالندم لاحقًا. فقط بعض المتخصصين الأكثر موهبة وموهبة يتخطون هذه المرحلة، ويتمكنون من إنشاء تطبيقات قواعد بيانات فعالة. حتى لو لم تجد المعلومات الواردة في هذا الفصل مثيرة للاهتمام، تذكر أن تصميم بنية قاعدة البيانات يعد مهمة بالغة الأهمية.