العمل مع مشروع VB (12)
التنسيق الشرطي (5)
القوائم والنطاقات (5)
وحدات الماكرو (إجراءات VBA) (63)
متنوعة (39)
الأخطاء ومواطن الخلل في Excel (3)

ملخص من قاعدة بيانات Access

لنفترض أن لديك قاعدة بيانات كبيرة. دعنا نسميها "المنتجات". وأعني بشكل كبير حوالي 3 ملايين سجل (صفوف) أو أكثر. بالتأكيد لن تتناسب هذه الكمية من البيانات بشكل مباشر مع ورقة Excel واحدة. يمكنك بالطبع تخزينها على أوراق مختلفة. ثم يمكنك استخدام المقال جدول محوري من أوراق متعددة. لكن أولاً، هذه الطريقة لا تعمل بثبات كبير وقد تتطلب تغييرات اعتمادًا على إصدار Excel وتتطلب أيضًا إذنًا لتشغيل وحدات الماكرو، وثانيًا، بالنسبة لمثل هذا العدد من السجلات، هذا ليس الحل الأفضل، لأن إن تخزين الكثير من البيانات في مصنفات Excel ليس صحيحًا تمامًا. لذلك، حتى لو كان لديك عدة كتب/أوراق مليئة بالبيانات الضرورية بالكامل وتحتاج إلى دمج هذه البيانات لمزيد من التحليل باستخدام جدول محوري، فإن الحل الأفضل في رأيي هو دمجها من خلال MS Access في جدول واحد ثم لن يكون إنشاء جدول محوري بناءً على الجدول أمرًا صعبًا.

إنشاء قاعدة بيانات في Access من عدة نطاقات
من أجل جمع البيانات بشكل صحيح وغير مؤلم من عدة جداول من Excel إلى Access، تحتاج إلى إعداد هذه الجداول. وهو ليس بهذه الصعوبة. للقيام بذلك، يجب عليك اتباع القواعد التالية:

• يجب أن تحتوي كافة الجداول على نفس عدد الأعمدة برؤوس متطابقة تمامًا
• يجب ألا تحتوي العناوين على فواصل أسطر أو شرطات أو واصلات أو نقاط أو فواصل. من الأفضل التخلي تمامًا عن أي علامات ترقيم ورموز مشكوك فيها - اترك فقط مسافات بين الكلمات (وحتى ذلك الحين من الأفضل استبدالها بشرطات سفلية)
• إذا كانت الجداول تحتوي على بيانات رقمية يجب تلخيصها لاحقًا، فتأكد من أن جميع البيانات رقمية وليست نصية. سيساعد هذا في تجنب أخطاء الاستيراد
• تحتاج إلى التأكد من أن الجداول لا تحتوي على صفوف وأعمدة فارغة، وكذلك الخلايا المدمجة

الآن وبعد أن أصبحت كافة الجداول جاهزة، يمكنك البدء في استيراد البيانات إلى Access. افتح الوصول وحدد خلق جديد إبداع جديد) - قاعدة بيانات جديدة (قاعدة بيانات فارغة). حدد اسم قاعدة البيانات والموقع (المجلد):

بعد إنشاء قاعدة البيانات نمر بعدة خطوات:

الجزء الأول من القاعدة ممتلئ. أنت الآن بحاجة إلى استكمال الجدول الذي تم إنشاؤه في Access ببيانات من أوراق أو مصنفات أخرى. للقيام بذلك، نكرر جميع الخطوات الموضحة أعلاه، ولكن في الخطوة الثانية نختار إلحاق نسخة من السجل بالجدول. ثم ستتم إضافة البيانات إلى الجدول الذي أنشأناه بالفعل من الورقة الأولى، ولن تتم كتابتها في جدول جديد (لا نحتاج إليه).
هذا كل شيء، الآن يمكنك البدء في إنشاء جدول محوري.

إنشاء محور من قاعدة بيانات Access
قبل إنشاء ملخص بناءً على مصادر خارجية، تحتاج إلى إضافة زر إلى لوحة الوصول السريع الذي سيسمح لك بالقيام بذلك:

• اكسل 2010- ملف- خيارات-
• اكسل 2007- زر المكتب- خيارات اكسل- شريط أدوات الوصول السريع

أو مباشرة من شريط أدوات الوصول السريع:

اختر الأوامر من: جميع الأوامر. نحن نبحث هناك معالج PivotTable وPivotChartونقله إلى لوحة الوصول السريع:

انقر الآن على هذا الزر وفي الخطوة الأولى من نافذة المعالج التي تظهر، حدد في مصدر بيانات خارجي:


في الخطوة الثانية اضغط على الزر احصل على البيانات:


في النافذة التي تظهر، يجب عليك تحديد قاعدة بيانات MS Accessأو قاعدة بيانات MS Access.


هناك نقطة مهمة هنا. علامة الاختيار استخدم معالج الاستعلام لإنشاء/تحرير الاستعلاماتيجب تمكينه. انقر نعم.

بعد ذلك، حدد في النافذة اليمنى المجلد الذي توجد به قاعدة البيانات الخاصة بنا. في النافذة اليسرى، حدد ملف قاعدة البيانات نفسه:


قم بتأكيد اختيارك بالضغط على الزر نعم.
بعد ذلك، تحتاج إلى إنشاء استعلام اختيار. بشكل أساسي، يمكنك ببساطة النقر فوق اسم جدول قاعدة البيانات ثم فوق الرمز ">".


ولكن إذا كنت بحاجة إلى العمل فقط مع بعض الأعمدة من الجدول بأكمله، فيمكنك نقلها بالتتابع إلى الحقل الأيمن (بعد توسيع علامة الجمع الموجودة بجوار اسم الجدول في الحقل الأيسر). يمكنك إزالة الأعمدة غير الضرورية من الحقل الأيمن بالنقر فوق الزر "التالي" في النافذة التالية سيُطلب منك إجراء تحديد بناءً على الشروط (القواعد):


إذا كنت لا تفهم حقًا ما هو ولا تحتاج إليه (وفي هذه الحالة لا تحتاج إليه حقًا) - فما عليك سوى تخطي هذه الخطوة والنقر مرة أخرى إضافي.


نحن أيضًا نتخطى هذه الخطوة (الفرز) - فهي عديمة الفائدة تمامًا بالنسبة لنا، لأن... سنستمر في معالجة البيانات المجمعة. لذلك نضغط مرة أخرى إضافي. والخطوة الأخيرة من معالج الاستعلام:


يختار إعادة البيانات إلى Microsoft Excelوانقر مستعد. وفي نفس الوقت، في نافذة الخطوة الثانية من معالج الجداول المحورية والمخططات البيانية، على يمين الزر للحصول على البياناتيجب أن يظهر النقش تم استرداد حقول البيانات:


إذا رأيت هذا النقش، فلا تتردد في النقر التاليوفي الخطوة الأخيرة من المعالج، حدد الخلية والورقة التي تريد وضع الجدول المحوري فيها:


إما إلى ورقة موجودة (سيتعين عليك تحديد الخلية التي سيتم وضع الصف الأول من البيانات فيها)، أو إلى ورقة جديدة.
انقر ينهي.
هذا كل شيء، ملخصنا جاهز للعمل ويمكنك الآن معالجة ملايين السجلات الخاصة بك بسرعة وسهولة في الواجهة المألوفة للملخص نفسه.

هل ساعد المقال؟ شارك الرابط مع أصدقائك! دروس فيديو

("الشريط السفلي":("textstyle": "static"، "textpositionstatic": "bottom"، "textautohide":true، "textpositionmarginstatic":0، "textpositiondynamic":bottomleft"،"textpositionmarginleft":24،" textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect":"slide",texteffecteasing":"easeOutCubic",texteffectduration":600,"text Effectslidedirection":left",text Effectslidedistance" :30،texteffectdelay":500،textefffectseparate":false،texteffect1":slide"،text Effectslidedirection1":right"،text Effectslidedistance1":120،texteffecteasing1":easeOutCubic"،texteffectduration1":600 "texteffectdelay1":1000"،texteffect2":slide"،text Effectslidedirection2":right"،text Effectslidedistance2":120،texteffecteasing2":easeOutCubic"،texteffectduration2":600،texteffectdelay2":1500،" textcss":"display:block; text-align:left;",textbgcss":"display:absolute:0px; "،"titlecss": "display:block؛ الموقف:نسبي؛ الخط: غامق 14px \"Lucida Sans Unicode\"،\"Lucida Grande\"،sans-serif،Arial؛ اللون:#fff;"،"descriptioncss": "display:block; الموقف:نسبي؛ الخط: 12px \"Lucida Sans Unicode\"،\"Lucida Grande\"،sans-serif،Arial؛ اللون: #ففف؛ الهامش العلوي:8px;,"buttoncss":display:block; الموقف:نسبي؛ هامش أعلى:8px;"،"،texteffect Response":true،"texteffect Responsesize":640، "titlecss Response": "font-size: 12px؛"، "descriptioncss Response": "display:none !important؛"، "buttoncss Response": ""،"،addgooglefonts":false،"googlefonts":"،"،textleftrightpercentforstatic":40))

إنشاء الجداول.

الغرض ونطاق التطبيق.

إنشاء الجداول في EXCEL.

اللغات الخوارزمية (على سبيل المثال، BASIC، Pascal، C) عالمية، مما يسمح لك بحل مجموعة واسعة إلى حد ما من المهام.

حاليًا، تم تطوير حزم برامج التطبيقات المختلفة (APP) المصممة لحل نطاق أضيق من المشكلات، ولكنها أكثر ملاءمة وكفاءة مقارنة باللغات الخوارزمية.

ومن بين مختلف الشراكات بين القطاعين العام والخاص، أصبح ما يسمى بجداول البيانات أو معالجات الجداول واسع الانتشار. تشمل أشهر برامج تكنولوجيا المعلومات Lotus 1-2-3 لنظام التشغيل Windows، وQuattro Pro لنظام التشغيل Windows من Novell وMicrosoft Excel.

الاستخدام الرئيسي لبرنامج Excel هو إجراء العمليات الحسابية. يحول برنامج Excel شاشة الكمبيوتر الخاص بك إلى جدول بيانات قوي يسمح لك بحل مشاكل التخطيط والمحاسبة والمحاسبة الإحصائية والقضايا الاقتصادية وما إلى ذلك. على وجه الخصوص، باستخدام جدول البيانات، يمكنك إجراء الميزانيات العمومية أو كشوف المرتبات أو الأصول المادية وحسابات الضرائب وقوائم المرضى وقوائم الجرد، وكذلك حل المشاكل الأخرى.

يوفر برنامج Excel الميزات التالية:

¨ تحويل جدول بيانات إلى نموذج مناسب لك؛

¨ إجراء أي نوع من الحسابات الجدولية؛

¨ دمج جداول البيانات.

¨ إجراء العمليات الحسابية بسرعة بأعداد كبيرة؛

¨ إنشاء العناوين وإدخال النص دون التدخل في الحسابات؛

¨ طباعة التقارير المصممة بشكل احترافي.

¨ إدراج معلومات التقارير (المجدولة) في المستندات الأخرى؛

¨ بناء المخططات والخرائط والكائنات الرسومية.

كل جدول في EXCEL له اسم كتاب 1(2، 3...) وثلاثة ليزت. تشير الأعمدة الأفقية لهذا الجدول إلى أسماء الأعمدة (أ، ب، ج، د...)، والصفوف الرأسية توضح ترقيم الصفوف

في EXCEL (كما هو الحال في قاعدة البيانات)، يمكنك حذف الأعمدة ونسخها ولصقها عن طريق تحديدها والنقر بزر الماوس الأيمن عليها، ثم تحديدها أو في قائمة السياق يمسح ، أو إدراج ، أو ينسخ (حسب الإجراءات التي نحتاجها). لنسخ البيانات أو نقلها أو حذفها من خلايا متعددة مرة واحدة، يجب عليك أولاً تحديد تلك الخلايا. يمكنك بعد ذلك تنفيذ الإجراءات المحددة عليها.

طرق اختيار الخلايا:

¨ يتم تحديد أي خلية عن طريق النقر على زر الفأرة الأيسر؛

¨ يتم تحديد الخلايا المجاورة (النطاق) عن طريق النقر فوق الخلية العلوية اليسرى في المجموعة المحددة وسحب مؤشر الماوس نحو الخلية اليمنى السفلية؛

¨ لتحديد خلايا غير متجاورة، اضغط على مفتاح Ctrl، وأثناء الضغط عليه، انقر فوق جميع الخلايا المحددة؛

¨ لتحديد صف كامل أو عمود كامل من الخلايا، انقر فوق رأس الصف أو العمود المحدد؛

¨ يتم تحديد الصفوف أو الأعمدة المتجاورة عن طريق سحب مؤشر الماوس فوق عناوينها؛

¨ لتحديد صفوف أو أعمدة غير متجاورة، اضغط على كنترول وانقر فوق كل عنوان للأعمدة أو الصفوف المحددة.

يتم ضبط الخلايا تلقائيًا رقميو نصالإدخالات (بالنسبة للإدخالات الرقمية فهي على الجانب الأيمن، وبالنسبة للإدخالات النصية - على اليسار).

ترتيب إدراج الصفوف والأعمدة:

1. لإدراج صف واحد أو عمود واحد، حدد الخلية التي تريد إدراج عمود على يسارها أو التي تريد إدراج صف فوقها.

لإدراج صفوف أو أعمدة متعددة، يتعين عليك تحديد العدد الذي تريد إدراجه من الأعمدة أو الصفوف. لإدراج أعمدة، اسحب مؤشر الماوس عبر أحرف الأعمدة الموجودة أعلى ورقة العمل. لإدراج خطوط، اسحب مؤشر الماوس عبر أرقام الأسطر. على سبيل المثال، قم بتمييز حرفين عموديين أو رقمين صفين لإدراج صفين أو عمودين.

2. افتح القائمة إدراج .

3. حدد فريقًا خط أو الأمر عمود .

سيقوم Excel بإدراج صفوف أو أعمدة ويحرك الصفوف المجاورة لأسفل والأعمدة المجاورة إلى اليمين.

لحذف صف أو عمود:

1. انقر فوق رقم الصف أو حرف العمود الذي تريد حذفه. يمكنك تحديد صفوف أو أعمدة متعددة عن طريق سحب مؤشر الماوس عبر أرقام الصفوف أو أحرف الأعمدة.

2. افتح القائمة يحرر.

3. حدد فريقًا يمسح .

سيقوم Excel بحذف الصفوف والأعمدة وإعادة تسمية الصفوف والأعمدة المتبقية بالتسلسل. سيتم تغيير كافة مراجع الخلايا في الصيغ والأسماء في الصيغ وفقًا لذلك.

لإصلاح عناوين الأعمدة والصفوف، قم بتنفيذ الخطوات التالية:

1. انقر فوق الخلية الموجودة على يمين رأس الصف و/أو أسفل رأس العمود الذي تريد تجميده. سيتم تسليط الضوء على الخلية.

2. افتح القائمة نافذة او شباك واختيار فريق لإصلاح المناطق .

من خلال تحريك المؤشر حول المستند، تأكد من بقاء عناوين الصفوف و/أو الأعمدة في مكانها. يمنحك هذا الفرصة لعرض البيانات في أجزاء أخرى من ورقة العمل دون إغفال ما تمثله البيانات المثبتة.

لإزالة التثبيت، افتح القائمة مرة أخرى نافذة او شباك واختيار فريق فتح المناطق.

العلاقة بين ACCESS وEXCEL هي أنه يمكنك نقل الجداول (أو نسخها) من قاعدة البيانات إلى EXCEL. يعد هذا ضروريًا للغاية، لأننا لن نكون قادرين على حساب الكميات والوظائف الأخرى في قاعدة البيانات (سيتعين علينا إنشاء جدول بيانات جديد في EXCEL، وهذا سيضيع وقتًا إضافيًا).

من أجل التحرك لدينا الجدول 1من قاعدة البيانات إلى كتاب 1، قم بما يلي: انقر بزر الماوس الأيمن على الجدول 1، في قائمة السياق حدد ينسخ ، افتح واحدة نظيفة ملزمةكتابنا وحدد أيضًا في قائمة السياق إدراج .

وبعد ذلك نقوم بإدخال لدينا الجدول 1في خلايا ورقتنا. بالطبع، سيبدو هذا الجدول قبيحًا (بمعنى أنه لا يتناسب مع حجم الخلايا)، لذا سنحتاج إلى تعديله باستخدام الطرق المذكورة أعلاه (انظر 4).

القسم 6: طرق نقل جدول من Access إلى Excel.

أثناء عملك، غالبًا ما تحتاج إلى نقل البيانات من Access إلى Excel. هناك طريقتان للنقل:

الطريقة الأولى:

1. افتح قاعدة البيانات المطلوبة – “Natural Sheet”.

2. حدد علامة التبويب "الجداول" ثم حدد الجدول المطلوب - "ورقة كاملة".

3. حدد بالتسلسل: الأدوات → اتصالات المكتب → التحليل في MS Excel.

4. بعد ذلك، يقوم الكمبيوتر تلقائيًا بتشغيل برنامج Excel وإدراج الجدول.

الطريقة الثانية:

1. افتح قاعدة البيانات المطلوبة - "الورقة الطبيعية".

2. حدد جدول "الورقة الطبيعية".

3. افتح الطاولة.

4. انسخ إلى الحافظة.

5. افتح برنامج إكسل.

6. الصق الجدول الموجود هناك في ورقة جديدة من الحافظة.

ونتيجة لذلك، نرى الجدول النهائي في ورقة Excel جديدة

القسم 7. تسلسل تحرير NL في Excel.

يجب تحرير الجدول الذي تم نقله من حزمة تطبيق Access إلى حزمة تطبيق Excel.

لإدراج الأسطر المفقودة، أحدد السطر الذي أريد إدراج سطر آخر قبله وانقر بزر الماوس الأيمن على السطر. قمت بتحديد "إضافة خلايا". لذلك أضفت أسطرًا لإنشاء رأس "الورقة الطبيعية".

للاحتفاظ بالنص في منتصف رؤوس أعمدة الجدول، قمت بتحديد الخلية وفي مربع الحوار تنسيق الخلايا، قمت بالنقر فوق علامة التبويب محاذاة. من جدول التنسيق، قمت بتحديد "محاذاة المركز".

لقد قمت أيضًا بتحديد Word Wrap للتأكد من أن النص الموجود في العناوين يتناسب تمامًا مع الخلية.

لملاءمة النص في رؤوس الأعمدة والبيانات الموجودة بداخلها، قمت بتحديد دمج الخلايا. يتيح لك ذلك إنشاء واحدة من عدة خلايا تناسب البيانات.

لتغيير محتويات خلية، أنقر نقرًا مزدوجًا فوق الخلية التي أريد تغيير محتوياتها. أقوم بتغيير البيانات واضغط على مفتاح Enter. لإلغاء التغييرات، اضغط على مفتاح "Esc".

لإضفاء مظهر الجدول على البيانات المنقولة من Access، يتعين عليك تحديد الحدود. للقيام بذلك، قمت بتحديد المنطقة التي أريد تعيين الحدود فيها وفي القائمة "تنسيق" → "خلايا..."، حدد علامة التبويب "الحدود". هناك أختار لون وسمك الحدود الخارجية والداخلية.

لتحرير محتويات الخلية، قمت بالنقر عليها وكتبت النص المطلوب. يمكنني إجراء تغييرات على النص الموجود من خلال النقر على الجزء الذي يحتاج إلى التغيير وتحديده.

لحذف البيانات بسرعة من خلية، أضع المؤشر عليها، ثم انقر بزر الماوس الأيمن وحدد خيار مسح المحتويات. تقوم هذه التقنية بإزالة البيانات مع ترك أبعاد الخلية كما هي.

7.1 شروط مهمة معالجة ورقة واسعة النطاق في Excel:

من أجل حساب عدد الحشوات في التركيبة، أقوم بتحديد خلية سيتم حساب الكمية فيها. ثم على شريط الأدوات أنقر فوق الزر. بعد ذلك، تظهر نافذة "معالج الوظائف - الخطوة 1 من 2". في هذه النافذة قمت بتحديد الوظيفة - COUNT → OK. بعد النقر فوق موافق، تظهر نافذة وسيطات الوظيفة. في صف "القيمة 1"، أقوم بإدخال كافة الخلايا المقابلة للعمود.

ثم أنقر على "موافق" وسيظهر عدد الحشوات في التركيبة في الخلية التي حددتها.

لكي تعرض ورقة Excel الصيغة التي حسبت بها عدد الأختام، أفتح قائمة "الأدوات" ← "الخيارات" ← "الصيغ"، ونتيجة لذلك تظهر الصيغة في الخلية بعدد الأختام الأختام: "=COUNT(J4: J23)"

2. تحديد الكتلة الإجمالية للبضائع كبيرة الحجم.

لحساب الكتلة الإجمالية للحمل كبير الحجم، أقوم أولاً بتحديد الخلية التي أحتاج إلى الحصول على النتيجة فيها. ثم على شريط الأدوات أنقر فوق الزر. بعد ذلك، تظهر نافذة "معالج الوظائف - الخطوة 1 من 2". في هذه النافذة قمت بتحديد الوظيفة - SUM → OK.

بعد النقر فوق موافق، تظهر نافذة وسيطات الوظيفة. في الصف "رقم 1"، أقوم بإدخال جميع الخلايا المقابلة للعمود.

وقمت بالنقر فوق "موافق"، وبعد ذلك قمت بحساب كتلة الحمولة.

لكي تعرض ورقة Excel الصيغة التي حسبت بها الكتلة الإجمالية للبضائع كبيرة الحجم، أفتح قائمة "الأدوات" ← "الخيارات" ← "الصيغ"، ونتيجة لذلك تظهر الصيغة في الخلية مع العلامة الحد الأقصى للقيمة: "=SUM(D4:D23)"

3. أضف عمودًا للطول الشرطي للسيارة وأوجد الطول الشرطي للقطار.

بعد إضافة الطول الشرطي لعمود السيارة وملؤه، أقوم أولاً بتحديد الخلية التي أحتاج إلى الحصول على النتيجة فيها. ثم على شريط الأدوات أنقر فوق الزر. بعد ذلك، تظهر نافذة "معالج الوظائف - الخطوة 1 من 2". في هذه النافذة، قمت بتحديد فئة الوظيفة - الإحصائية → SUM → OK. بعد النقر فوق موافق، تظهر نافذة وسيطات الوظيفة. في الصف "رقم 1"، أقوم بإدخال جميع الخلايا المقابلة للعمود. ثم أنقر فوق "موافق" وسيظهر الطول الشرطي للقطار في الخلية التي حددتها.

4. تحديد الكتلة الإجمالية للقطار

للعثور على الكتلة الإجمالية للقطار، أقوم أولاً بتحديد الخلية التي أحتاج إلى الحصول على النتيجة فيها. ثم على شريط الأدوات أنقر فوق الزر. بعد ذلك، تظهر نافذة "معالج الوظائف - الخطوة 1 من 2". في هذه النافذة قمت بتحديد الوظيفة - SUM → OK. بعد النقر فوق موافق، تظهر نافذة وسيطات الوظيفة. في السطر "رقم 1"، أدخل جميع الخلايا المقابلة لعمود كتلة التحميل. وفي السطر "رقم 2" أدخل الخلايا المقابلة لعمود تعبئة السيارة.

ثم أنقر فوق "موافق" وستظهر الكتلة الإجمالية للقطار في الخلية التي حددتها.

لكي تعرض ورقة Excel الصيغة التي حسبت بها الحد الأقصى لوزن الحمولة، أفتح قائمة "الأدوات" ← "الخيارات" ← "الصيغ"، ونتيجة لذلك تظهر الصيغة في الخلية ذات الإجمالي الوزن: "=SUM(N4 :N23;O4:O23)"

خاتمة:

خلال دراستي، تعلمت كيفية إنشاء الجداول (قاعدة البيانات) في برنامج ACCESS وجداول البيانات في برنامج EXCEL.

في برنامج ACCESS تعلمت كيفية إنشاء التقارير والاستعلامات بمختلف أنواعها. لقد لاحظت أي الأنواع أفضل وأكثر ملاءمة للاستخدام وأيها ليست كذلك. تعلمت نسخ وحذف ولصق وإعادة تسمية الحقول في الجداول.

في برنامج EXCEL، بالإضافة إلى إنشاء الجداول، تعلمت كيفية حساب الكميات والوظائف المختلفة في الجداول، وتعلمت العديد من التفاصيل الدقيقة في تحرير الخلايا وتنسيقها. لقد تعلمت كيفية إجراء العمليات المختلفة بسهولة قدر الإمكان. تمامًا كما هو الحال في برنامج ACCESS، تعلمت نسخ الأعمدة والصفوف وحذفها ولصقها.

لقد تعلمت العلاقة بين ACCESS وEXCEL: تعلمت كيفية نقل الجداول من قاعدة البيانات إلى الكتاب. وأيضا تقديم كل هذا العمل للطباعة.

قائمة الأدب المستخدم.

1. يو أ. كوسوريجا "التعليمات المنهجية".

2. V. A. Rykov "التعليمات المنهجية".

3. فيرونيكا ميخيفا، إيرينا خاريتونوفا "Microsoft Access 2003"، BHV-Petersburg، 2004.

4. جو هابراكين "Microsoft Office 2003. الكل في واحد."

Access 2010 هو برنامج لإنشاء وإدارة قواعد البيانات. لفهم Access، يجب عليك أولاً فهم قواعد البيانات.

في هذه المقالة سوف تتعرف على قواعد البيانات وكيفية استخدامها. سوف تتعلم الاختلافات بين إدارة البيانات في Access وMicrosoft Excel.

ما هي قاعدة البيانات؟

قاعدة البيانات هي مجموعة من البيانات المخزنة في نظام الكمبيوتر. تسمح قواعد البيانات لمستخدميها بإدخال بياناتهم والوصول إليها وتحليلها بسرعة وسهولة. إنها أداة مفيدة يمكنك رؤيتها طوال الوقت. هل سبق لك أن انتظرت بينما يقوم موظف استقبال الطبيب بإدخال معلوماتك الشخصية إلى جهاز كمبيوتر أو شاهدت موظفًا في المتجر يستخدم جهاز كمبيوتر لمعرفة ما إذا كان هناك عنصر ما في المخزون؟ ثم رأيت قاعدة البيانات قيد التنفيذ.

أسهل طريقة لفهم ماهية قاعدة البيانات هي اعتبارها مجموعة من القوائم. فكر في إحدى قواعد البيانات المذكورة أعلاه: قاعدة بيانات المرضى في عيادة الطبيب. ما هي القوائم الموجودة في قاعدة البيانات هذه؟ حسنًا، كبداية، هناك قائمة بأسماء المرضى. ثم هناك قائمة بالمواعيد السابقة، وقائمة بالتاريخ الطبي لكل مريض، وقائمة بمعلومات الاتصال، وما إلى ذلك.

وهذا ينطبق على جميع قواعد البيانات - من الأبسط إلى الأكثر تعقيدًا. على سبيل المثال، إذا كنت تريد خبز ملفات تعريف الارتباط، فيمكنك الاحتفاظ بقاعدة بيانات تحتوي على وصفات تعرف كيفية إعدادها والأصدقاء الذين تقدم لهم هذه الوصفات. هذه هي واحدة من أبسط قواعد البيانات. يحتوي على قائمتين: قائمة بأصدقائك وقائمة بوصفات خبز البسكويت.

ومع ذلك، إذا كنت خبازًا محترفًا، فسيكون لديك العديد من القوائم التي يجب عليك تتبعها: قائمة العملاء، وقائمة المنتجات المباعة، وقائمة الأسعار، وقائمة الطلبات... والقائمة تطول. كلما زاد عدد القوائم التي تضيفها، زادت تعقيد قاعدة البيانات.

تعد القوائم في Access أكثر تعقيدًا قليلاً من تلك التي تكتبها على الورق. يقوم Access بتخزين قوائم البيانات الخاصة به في جداول، مما يسمح لك بتخزين معلومات أكثر تفصيلاً. في الجدول أدناه، تم توسيع قائمة الأشخاص في قاعدة بيانات الخبازين الهواة لتشمل معلومات أخرى ذات صلة بالأصدقاء.

إذا كنت معتادًا على البرامج الأخرى في مجموعة Microsoft Office، فقد يذكرك هذا ببرنامج Excel، الذي يسمح لك بتنظيم البيانات بطريقة مماثلة. في الواقع، يمكنك إنشاء جدول مماثل في Excel.

لماذا استخدام قاعدة البيانات؟

إذا كانت قاعدة البيانات عبارة عن مجموعة من القوائم المخزنة في الجداول، ويمكنك إنشاء جداول في Excel، فلماذا تحتاج إلى قاعدة بيانات حقيقية؟ في حين أن برنامج Excel رائع في تخزين الأرقام وتنظيمها، فإن برنامج Access أكثر كفاءة في التعامل مع البيانات غير الرقمية مثل الأسماء والأوصاف. تلعب البيانات غير الرقمية دورًا مهمًا في أي قاعدة بيانات تقريبًا، ومن المهم أن تكون قادرًا على فرزها وتحليلها.

ومع ذلك، فإن ما تفعله قواعد البيانات حقًا، بالإضافة إلى أي طريقة أخرى لتخزين البيانات، هو الاتصال. نحن نطلق على قاعدة بيانات مثل تلك التي ستعمل معها في Access قاعدة بيانات علائقية. يمكن لقاعدة البيانات العلائقية أن تفهم كيفية ارتباط القوائم والكائنات الموجودة بداخلها ببعضها البعض. لاستكشاف هذه الفكرة، دعنا نعود إلى قاعدة بيانات بسيطة تحتوي على قائمتين: أسماء أصدقائك ووصفات ملفات تعريف الارتباط التي تعرف كيفية إعدادها. قررت إنشاء قائمة ثالثة لتتبع مجموعات ملفات تعريف الارتباط التي تقوم بإنشائها والجهة التي تستهدفها. نظرًا لأنك تقوم بإعدادها للتو، فأنت تعرف الوصفة، وتقوم فقط بتمريرها إلى أصدقائك، وستحصل هذه القائمة الجديدة على جميع معلوماتها من القوائم التي قمت بإنشائها مسبقًا.

انظر كيف تستخدم القائمة الثالثة الكلمات التي ظهرت في القائمتين الأوليين؟ قاعدة البيانات قادرة على فهم أن إيفان إيفانوفيتش وملفات تعريف الارتباط Sour Cream في القائمة هي نفس الأشياء مثل Ivan Ivanovich وSour Cream Cookies في القائمتين الأوليين. تبدو هذه العلاقة واضحة وسيفهمها الشخص على الفور. ومع ذلك، لا يمكن لمصنف Excel.

الفرق بين الأكسس والإكسل

سيتعامل Excel مع كل هذه الأشياء كمعلومات منفصلة وغير مرتبطة. في Excel، ستحتاج إلى إدخال كل المعلومات المتعلقة بشخص أو نوع ملف تعريف الارتباط في كل مرة تذكرها لأن قاعدة البيانات هذه لن تكون نسبية مثل قاعدة بيانات Access. ببساطة، يمكن لقواعد البيانات العلائقية التعرف على ما يمكن أن يفعله الشخص: إذا ظهرت نفس الكلمات في قوائم متعددة، فإنها تشير إلى نفس الشيء.

حقيقة أن قواعد البيانات العلائقية يمكنها معالجة المعلومات بهذه الطريقة تسمح لك بإدخال البيانات والبحث فيها وتحليلها في أكثر من جدول في نفس الوقت. قد يكون من الصعب القيام بكل هذه الأشياء في Excel، ولكن في Access، يمكن تبسيط المهام المعقدة وجعلها سهلة الاستخدام تمامًا.

هل تواجه مشكلة في الاختيار بين Access وExcel؟ ليس من المستغرب. للوهلة الأولى، تبدو هذه البرامج متشابهة مع بعضها البعض. بعد كل شيء، يتم استخدامها لتخزين البيانات، ويمكنك إدخال البيانات في شبكة من الخلايا. كيفية اتخاذ القرار الصحيح؟ تتمثل إحدى الطرق في الإجابة على بعض الأسئلة البسيطة حول الطريقة التي تريد بها تنظيم بياناتك، بالإضافة إلى الأسئلة ذات الصلة، مثل مقدار البيانات التي تحتاج إلى تخزينها ومعالجتها.

يمكن أن تساعدك الإجابة على هذه الأسئلة في تحقيق المزيد في وقت أقل، لذا فإن الأمر يستحق المحاولة.

سؤال مهم: كيف ننظم البيانات؟

إذا كنت تواجه مشكلة في الاختيار بين Access وExcel، فحاول الإجابة على سؤال مهم: هل يجب تنظيم البيانات في بنية علائقية أم في بنية مسطحة؟ هذه مصطلحات غامضة جدًا، لكن لا تخاف منها. اختيار نوع الهيكل ليس بالأمر الصعب. ستصف الأقسام التالية كل نوع من أنواع هياكل البيانات هذه وستوفر إرشادات للاختيار بينها.

في الوقت الحالي، تذكر أن Access مصمم للعمل مع البيانات الارتباطية، في حين أن Excel أكثر ملاءمة للعمل مع البيانات في بنية مسطحة.

"العلائقية" هي البيانات المخزنة في جداول متعددة.

في الهياكل العلائقية، يتم تقسيم البيانات إلى أجزاء مرتبطة ببعضها البعض. في البنية العلائقية، يتم تقسيم البيانات منطقيًا إلى أجزاء، ويتم وضع كل منها في جدول منفصل. وهذا ليس بالأمر الصعب على الإطلاق، على سبيل المثال، في قاعدة بيانات المبيعات، عادةً ما يتم تخزين المعلومات المتعلقة بالعملاء - الأسماء والعناوين والبيانات المهمة الأخرى - في جدول واحد، ويتم تخزين المعلومات حول ما يشتريه هؤلاء العملاء في جدول آخر بهذه الطريقة تضمن تخزينه بكفاءة.

فوائد الهياكل العلائقية

تتمتع بنية البيانات العلائقية بالعديد من المزايا.

• يمكن أن يساعدك ذلك في الإجابة على أسئلة العمل المهمة، مثل من اشترى أكبر عدد (أو أقل) من العناصر في الأسبوع الماضي. الصورة أعلاه توضح كيف يمكن القيام بذلك.
• علاوة على ذلك، فإن استخدام جداول منفصلة يسهل التعامل مع البيانات لأن كل جدول يخزن جزءًا فقط من البيانات.
• وأخيرًا، تدعم البنية العلائقية دقة البيانات عن طريق منع المستخدمين من إدخال البيانات في الجدول الخطأ.

في البنية المسطحة، يتم تخزين جميع البيانات معًا

توجد البيانات العادية (المسطحة) في جدول واحد، على عكس بنية البيانات العلائقية، فإن البنية المسطحة هي قائمة بسيطة غير مرتبطة ببيانات أخرى. على سبيل المثال، قائمة البقالة، مثل قائمة الأصدقاء والعائلة لشخص ما، هي ملف ثابت. من السهل إنشاء بنية بيانات مسطحة. كما أن الحفاظ على مثل هذا الهيكل ليس بالأمر الصعب، ولكن فقط في حالة عدم وجود الكثير من البيانات.

يعد Excel رائعًا للعمل مع القوائم البسيطة. تم تصميم هذا البرنامج بالفعل لإنشاء الملفات الثابتة والحفاظ عليها. ويمكن ملاحظة أن كل جدول في البنية العلائقية هو أيضًا ملف ثابت. على سبيل المثال، في قاعدة بيانات المبيعات النموذجية، يحتوي جدول واحد على قائمة العملاء ويحتوي جدول آخر على قائمة الطلبات.

والفرق الرئيسي الوحيد بين أنواع البنية هو أنه عند استخدام بنية مسطحة، لا تحتاج إلى ربط البيانات في قائمة واحدة بالبيانات الموجودة في قائمة أخرى. كل قائمة مفيدة في حد ذاتها.

لربط أم لا لربط؟

تتطلب الإجراءات والبيانات المتكررة بنية علائقية.

العميل كيريلوف أنطون...

وأمر آخر في 10 يوليو. عميل واحد - العديد من الإجراءات. يتطلب هذا النوع من التكرار بنية علائقية.

المزيد من الأسئلة، مزيد من الوضوح

أسباب استخدام كل برنامج.

على الرغم من أهمية نوع بنية البيانات، إلا أنه ليس الأساس الوحيد للاختيار بين Access وExcel. لاتخاذ القرار الصحيح، فمن المنطقي النظر في عدة أسئلة إضافية.

• أولاً، هل تحتاج إلى تخزين البيانات وإدارتها أو تحليلها؟ إذا كانت المهمة الرئيسية هي تخزين البيانات، فيجب عليك استخدام Access، وللتحليل ستحتاج إلى Excel.
• ثانيا هل حجم البيانات كبير؟ على سبيل المثال، هل أصبح جدول بيانات Excel الخاص بك كبيرًا جدًا بحيث أصبح من الصعب التعامل معه؟ إذا كانت هذه هي الحالة، حتى عند العمل باستخدام البيانات الثابتة في Access، فسيكون من الأسهل العثور على المعلومات التي تحتاجها.
• هل معظم البيانات نصية أم رقمية؟ يمكن لـ Access تخزين كميات كبيرة من النص - تصل إلى 2 غيغابايت - في قاعدة بيانات واحدة، بينما تم تصميم Excel لتخزين الأرقام وإجراء العمليات الحسابية المعقدة.

Access يجعل من السهل الوصول إلى البيانات

فيما يلي بعض الأسباب الإضافية لاستخدام تطبيق Access.

• الحاجة إلى تبسيط إدخال بيانات المستخدم. على سبيل المثال، يجد بعض المستخدمين صعوبة كبيرة في إدخال البيانات في شبكة من الخلايا. يمكن لـ Access حل هذه المشكلة عن طريق إنشاء نماذج إدخال البيانات التي تسهل إدخال البيانات بدقة.
• الحاجة إلى تقارير للمستخدمين. يمكنك إنشاء تقارير في Access يمكن للمستخدمين تشغيلها في أي وقت.
• بالإضافة إلى ذلك، من الأفضل اختيار برنامج Access في الحالات التي يكون فيها ذلك ضروريا لضمان القدرة على العمل في وقت واحد مع البيانات من العديد من المستخدمين. في Access، يتم تأمين السجل فقط عندما يقوم المستخدم بتغييره، بحيث يمكن لعدة مستخدمين العمل على نفس البيانات في نفس الوقت. يمكنك مشاركة مصنف Excel مع عدة أشخاص، ولكن من الأفضل أن تجعل المستخدمين يغيرون البيانات في Excel في أوقات مختلفة.
• إذا كنت تريد الاتصال بمصادر بيانات متعددة وتعديل البيانات مباشرةً ضمن تلك المصادر، فيجب عليك اختيار Access. في Excel، يمكنك عرض البيانات الخارجية، لكن لا يمكنك تغييرها.

لتحليل البيانات والعمل مع الأرقام، يجب عليك اختيار Excel

لا غنى عن برنامج Excel عند العمل مع الأرقام. فهو يتيح لك إنشاء نماذج "ماذا لو" معقدة وإجراء تحليلات التكلفة والعائد غير الممكنة في Access.

هل تخطط لاستخدام تقارير PivotTable؟ هذه هي جداول تفاعلية يمكنك من خلالها تبديل الصفوف والأعمدة وعرض بيانات تلخيصية مختلفة. يُسهل برنامج Excel العمل مع تقارير PivotTable، بالإضافة إلى تقارير PivotChart، وهي عبارة عن مخططات تعتمد على تلك الجداول.

إذا كنت بحاجة إلى تمثيل مرئي للبيانات باستخدام المخططات أو الرسوم البيانية الشريطية، فإن برنامج Excel هو الخيار الأفضل.

وأخيرًا، ليس لدى الجميع حق الوصول، ولا يعرف الجميع كيفية استخدامه. قد يفضل موظفيك برنامج Excel.

الاختيار بين هياكل البيانات العلائقية والمسطحة

• هل حجم البيانات كبير؟ حتى لو كانت البيانات ثابتة، يمكن أن يسهل Access استخدامها وإدارتها.
• هل البيانات في الغالب نصية أم أرقام؟ يستطيع Access تخزين كميات كبيرة من النص ويجعل العمل مع هذه البيانات أسهل بكثير. يسهل برنامج Excel تخزين البيانات الرقمية واستخدامها في بنية مسطحة.

أسباب وجيهة لاستخدام كل برنامج

فوائد الوصول	فوائد برنامج الاكسل
إدخال بيانات.	تخزين الأرقام.
التقارير التي يمكن للمستخدمين تشغيلها في أي وقت.	تقارير PivotTable هي تقارير جدول تفاعلية يمكنك من خلالها تبديل الصفوف والأعمدة لعرض بيانات تلخيصية مختلفة.
الاتصال بقواعد البيانات الخارجية وتغيير البيانات فيها.	المخططات والتنسيق الشرطي والرسوم البيانية الملونة وطرق أخرى لتمثيل البيانات بشكل مرئي.
إمكانية العمل المتزامن لعدة مستخدمين بنفس البيانات.	استخدام واسع. معظم الناس يستخدمون برنامج Excel وليس برنامج Access.

لقد فكرت طويلا وصعبا قبل أن أبدأ هذا القسم. من ناحية موقع عن الاكسل ما علاقة Access به؟ من ناحية أخرى، يوفر استخدامها المشترك مزايا لا يمكن إنكارها عند معالجة البيانات:

القدرة على معالجة قواعد البيانات مع عدد من السجلات أكبر بكثير من 65536 (حدود Excel)؛
- القدرة على إنشاء جداول مرتبطة، وهو ما لا يسمح به برنامج Excel؛
- يتم الحفاظ على بساطة ومرونة برنامج Excel أثناء المعالجة.

هناك العديد من المواقف التي تكون فيها المشاركة مبررة:

1. حجم قاعدة البيانات يتجاوز قدرات برنامج Excel أو أن قاعدة البيانات عبارة عن مجموعة من الجداول المرتبطة، على سبيل المثال بتنسيق DBF. في هذه الحالة، يكون الأمر أكثر ملاءمة لمعالجة قاعدة البيانات هذه أولاً في Access، وإنشاء الجدول المطلوب من خلال استعلام، ثم تصديره إلى Excel، وإذا لزم الأمر، متابعة المعالجة هناك.

2. من الصعب تنفيذ التقرير الذي تم إنشاؤه في Access؛ ببساطة ليس لديك ما يكفي من العقول أو أن إعداده طويل ومضجر. يمكنك أيضًا تصدير البيانات إلى Excel ومحاولة جعلها أسهل وأسرع هناك، أو إنشاء جدول في Excel واستقبال البيانات من Access من خلال الاستعلامات.

3. القضية الأكثر أهمية بالنسبة لي على الأقل. لنفترض أن لديك نوعًا من البرامج المتخصصة التي تسمح لك بمعالجة البيانات وإنشاء بعض التقارير. ومع ذلك، فإن الحياة لا تقف مكتوفة الأيدي، وتظهر متطلبات جديدة، وأشكال جديدة من التقارير التي يجب تنفيذها في هذا البرنامج. من الجيد أن تدفع أموالًا إلى الشركة المصنعة للبرنامج للحصول على الدعم ولا تتقاضى رسومًا كبيرة مقابل نموذج تقرير جديد. ماذا لو لم يكن هناك المال؟ ثم قم بلفها بنفسك كما تريد، إما أن تفعل ذلك يدويًا أو تخترعه. يقوم جهاز الإنقاذ الخاص بك بتنزيل البيانات بتنسيقات يدعمها Access. إذا كان لديك هذا، فأنت على القمة! يمكنك تنزيل البيانات من برامج متخصصة، وإنشاء اتصال مع الجداول التي تم تنزيلها، ثم استخدام الاستعلامات لإنشاء التقرير المطلوب لنموذج جديد. إذا لم تكن قاعدة بيانات البرامج المتخصصة عبارة عن مكعب بيانات من نوع ذاكرة التخزين المؤقت، ولكنها ملفات منفصلة، ​​فليست هناك حاجة لتنزيل أي شيء. ما عليك سوى إنشاء اتصال بتلك الملفات التي تحتوي على البيانات الضرورية. كيفية العثور على مثل هذه الملفات هو السؤال الثاني.

لفهم ما نتحدث عنه بشكل أفضل، دعونا ننظر في عدة أمثلة على التوالي.

لنبدأ بإنشاء اتصال بالبيانات الخارجية في Access. هذا هو بالضبط ما نتحدث عنه اتصالات مع البيانات الخارجيةليس عن استيراد البيانات الخارجيةوهذا هو السبب. عند استيراد البيانات الخارجية، يتم استيراد اللوحة إلى Access وإذا تم تحديث البيانات الخارجية، فيجب إعادة استيرادها، وهذا أمر غير مريح، ويمكنك حتى نسيانها. إذا تم إنشاء اتصال بجدول بيانات خارجي، فعند تحديثه، يتم أيضًا تحديث البيانات الموجودة في Access، وهو أمر أكثر ملاءمة.