Después de importar datos XML, asignar los datos a celdas de la hoja de cálculo y realizar cambios en los datos, a menudo es necesario exportar o guardar los datos como un archivo XML.

Importante:

Exportar datos XML (máx. 65.536 líneas)

Exportar datos XML (más de 65.536 filas)

Encuentre la diferencia entre el número total de líneas en el archivo y el número 65,537. Denotemos este número como x.

Elimine x filas desde el principio de una hoja de Excel.

Exporte la hoja a un archivo de datos XML (la sección anterior describe el procedimiento).

Clic en el botón Cerca, Pero no guardes hoja. Luego abra la hoja de Excel nuevamente.

Elimine todos los datos después de la x completa y luego expórtelos como un archivo de datos XML (consulte la sección anterior del procedimiento).

Esto evitará que pierdas el resto de datos. En este punto, tiene dos archivos de exportación XML que se pueden combinar para crear un duplicado de la hoja original.

Guardar datos XML en celdas asignadas en un archivo de datos XML

Si necesita mantener la compatibilidad con versiones anteriores de la funcionalidad XML, puede guardar el archivo como un archivo de datos XML en lugar de utilizar el comando Exportar.

Nota: Si la hoja de cálculo contiene títulos o etiquetas que difieren de los nombres de los elementos XML en el mapa XML, Excel usa los nombres de los elementos XML al exportar o guardar los datos XML.

Problemas comunes al exportar datos XML

Pueden aparecer mensajes similares a los siguientes al exportar datos XML.

Este mapa XML se puede exportar, pero algunos elementos necesarios no están asignados

Este mensaje puede aparecer por los siguientes motivos.

El mapa XML asociado con esta tabla XML tiene uno o más elementos obligatorios que no están asignados a él.

La lista jerárquica de elementos en el panel de tareas Fuente XML indica la presencia de elementos requeridos colocando una estrella roja en la esquina superior derecha del icono a la izquierda de cada elemento. Para mapear el elemento que desea, arrástrelo a la hoja donde desea que aparezca.

El elemento representa una estructura recursiva.

Un ejemplo típico de estructura recursiva es una jerarquía de empleados y gerentes, en la que los mismos elementos XML están anidados en varios niveles. Aunque puede hacer coincidir todos los elementos en el panel de tareas Fuente XML, Excel no admite estructuras recursivas que tengan más de un nivel de profundidad, por lo que no puede hacer coincidir todos los elementos.

La tabla XML contiene contenido mixto.

El contenido mixto ocurre cuando un elemento contiene un elemento secundario y texto sin formato fuera del elemento secundario. Este suele ser el caso cuando se utilizan etiquetas de formato (como etiquetas en negrita) para marcar datos dentro de un elemento. El elemento secundario se puede mostrar (si es compatible con Excel), pero el contenido del texto se pierde cuando se importan los datos y no está disponible cuando se exportan, lo que significa que no se utiliza ni en la operación de avance ni de retroceso.

No se pueden exportar mapas XML en un libro de trabajo

El mapa XML no se podrá exportar si no se pueden conservar las relaciones del elemento asignado con otros elementos. Es posible que la relación no sobreviva por las siguientes razones.

La definición de esquema del elemento mapeado está contenida en una secuencia con los siguientes atributos:

• atributo max ocurre no igual a 1;

  la secuencia contiene más de un elemento hijo directo o incluye otro objeto compuesto como tal elemento.

Los elementos hermanos no repetidos con el mismo elemento principal repetido se asignan a diferentes tablas XML.

Se asignan varios elementos duplicados a la misma tabla XML y la repetición no está definida por un antepasado.

Los hijos de diferentes elementos principales se asignan a la misma tabla XML.

Además, no puede exportar un mapa XML si contiene una de las siguientes construcciones de esquema XML.

Lista de listas. Una lista de elementos contiene otra lista de elementos.

Datos no estandarizados. La tabla XML contiene un elemento que, según la definición del esquema, debe aparecer una vez (el atributo max ocurre se le asigna el valor 1). Cuando agrega un elemento de este tipo a una tabla XML, Excel completará la columna de la tabla con varias instancias del mismo.

Elección. El elemento coincidente es parte de la construcción del circuito. .

XML a Excel y viceversa, echemos un vistazo más de cerca a los tipos de estos archivos. Cabe señalar aquí de inmediato que los documentos de Excel tienen muchos formatos, mientras que XML es el formato de archivo. Por tanto, no debes confundir estos dos conceptos.

Microsoft Excel es un potente programa de cálculo con muchas funciones útiles

Microsoft Excel es una utilidad especial diseñada para crear y editar tablas. Con ellos ya puedes hacer lo que quieras: crear bases de datos, gráficos, fórmulas y otro tipo de datos. Esta es una herramienta muy poderosa, por lo que no discutiremos todas sus capacidades. Hoy nuestro objetivo es algo diferente y no nos desviaremos del tema de discusión de hoy.

Los archivos XML, para una mejor comprensión, están diseñados para almacenar e intercambiar diversos datos entre utilidades. Este lenguaje de marcado se utiliza especialmente al transmitir información a través de Internet. Y cuando necesite transferir datos tabulares de Excel a un sitio web, por ejemplo, deberá transformar su documento para que se muestre correctamente. Por tanto, no retrasemos la hora de la verdad y comencemos inmediatamente la operación.

Cómo convertir Excel a XML

Queridos amigos, de hecho, convertir archivos es una tarea bastante sencilla. Sin embargo, algunos usuarios pueden tener problemas para transferir datos, por lo que hoy veremos varias formas de implementar nuestro plan. Por ello, debemos tener paciencia y pasar a la acción:

1. El método más sencillo, que puede no funcionar en algunos casos, es guardar el archivo en el formato deseado en el propio Microsoft Excel. Para hacer esto, abra el documento requerido en esta aplicación. Luego haga clic en el botón "Archivo" (discutido usando Office 2013 como ejemplo, en otras versiones el proceso de guardado puede ser ligeramente diferente) en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel, luego "Guardar como", luego seleccione la ubicación para guardar el documento, asígnele un nombre y en la pestaña Especifique el tipo de archivo como “datos XML”. Después de eso, verifique si todo funcionó correctamente para usted. Si no es así, pruebe los siguientes métodos.
2. Entonces, si ocurre el error en el caso anterior, entonces quizás su copia del programa no brinde soporte y los complementos correspondientes. Para instalarlos, vaya al sitio web de Microsoft http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?displaylang=en&id=3108, descargue e instale este archivo en su computadora o computadora portátil. A continuación, inicie Microsoft Excel y haga clic en el botón grande de color en la esquina superior izquierda de la ventana de la aplicación (aquí ya estamos viendo un ejemplo de la versión 2007). En el bloque que aparece, haga clic en los parámetros a la izquierda de salir de la utilidad. Ahora vaya al elemento de complementos y haga clic en el botón "Ir" frente al elemento "Administrar". Aparecerá un cuadro de diálogo donde deberá hacer clic en la revisión y buscar el documento que descargó anteriormente del sitio web de Microsoft. Ahora haga clic en Aceptar y vaya a la ventana principal del programa, donde ahora tiene la pestaña Herramientas XML; con ella puede crear fácilmente un archivo XML a partir de una tabla existente. Debes guardarlo de la misma forma que el punto anterior.
3. Si realmente no desea cargar ni usted ni su computadora con dicha información, puede recurrir a la ayuda de utilidades de conversión especiales o versiones en línea de estos programas. Por ejemplo, puedes descargar la aplicación Format Factory, que te permitirá realizar todas las acciones necesarias. Pero vale la pena recordar que los archivos guardados y convertidos de esta manera no siempre funcionan en el futuro. Es decir, durante la operación, es posible que se dañen sectores o áreas en la memoria del documento, lo que lo afectará negativamente; es posible que simplemente no se abra en un editor XML, por ejemplo. Por lo tanto, se recomienda utilizar programas profesionales o el propio Microsoft Excel.

Cómo traducir XML a Excel

Antes de poder traducir XML a Excel, primero debe abrirlo. Veamos todo este breve proceso a continuación. Entonces empecemos:

1. Inicie el programa usando un acceso directo en su escritorio o mediante el menú del Explorador.
2. Haga clic en "Abrir más libros" en la parte inferior de la página de inicio si está utilizando Office. El proceso puede ser ligeramente diferente en otras versiones.
3. Luego, haga clic en "Computadora" u otra ubicación donde se encuentre su archivo XML, luego haga clic en "Examinar" y cambie el tipo de datos a "Archivos XML" en la ventana que aparece.
4. Ahora buscamos el archivo requerido y lo abrimos en nuestro programa usando el botón del mismo nombre.
5. A continuación, discutiremos cómo transformar nuestro documento. Vaya a la pestaña de desarrollador, luego haga clic en el botón importar.
6. En la ventana que se abre, deberá buscar y seleccionar nuevamente el documento en el que desea realizar la acción y luego hacer clic en el botón "Importar".
7. Luego, personaliza todo usted mismo: el área de importación, la ubicación de guardado y otros parámetros. Después de lo cual recibirá una tabla, que luego podrá guardar en el formato que necesite. Como puedes ver, no hay nada complicado.

Resumámoslo

Estimados lectores, hoy aprendimos no solo cómo convertir archivos XML a Excel y viceversa, sino también cómo crearlos y abrirlos si las versiones son incompatibles. Esperamos que todo te haya salido bien y no queden más dudas. No olvides compartir tu opinión y experiencia en los comentarios: quizás conozcas un método de conversión sencillo. Informe a otros usuarios si logró traducir un tipo de documento. Si funcionó, comparta qué método utilizó.

Veamos el procedimiento para convertir un objeto de base de datos al formato XML:

1. En la ventana de la base de datos, seleccione el objeto requerido haciendo clic izquierdo y seleccione el comando Archivo, Exportar(Archivo, Exportar) o haga clic derecho en el objeto y seleccione el comando en el menú contextual Exportar(Exportar).
2. Un cuadro de diálogo aparecerá Exportar un objeto(Exportar a). En la lista desplegable Tipos(Guardar como tipo) seleccione el elemento Documentos XML(Documentos XML). en el campo Nombre del archivo(Nombre de archivo) ingrese el nombre del documento HTML y haga clic en el botón Exportar(Exportar).
3. Un cuadro de diálogo aparecerá Exportación XML(Exportar XML) (Fig. 12.9).
4. Este cuadro de diálogo contiene tres casillas de verificación para los tres componentes de un documento XML: datos, esquema de datos y presentación de datos. (Para obtener más información, consulte la sección “Formato XML en Microsoft Office 2002” de este capítulo). Seleccione las casillas de verificación de las partes del documento XML que desea exportar. Por ejemplo, si selecciona las casillas de verificación simultáneamente datos (XML)(Datos (XML)) y esquema de datos(Esquema de los datos), el esquema de datos se exportará y guardará por separado del archivo de datos XML, en un archivo XSD. Para las tablas, puede exportar solo los datos o su estructura, o los datos y la estructura juntos y no exportar la vista de la tabla como una página web: casilla de verificación presentación de datos(XSL) (Presentación de tus datos (XSL)) se puede eliminar.

Arroz. 12.9. Ventana de diálogo Exportación XML

Comentario

Debe desactivar la casilla de verificación Datos (XML) solo si desea exportar solo la nueva representación del objeto de la base de datos y los datos se exportaron previamente a un archivo XML. De lo contrario, cuando abra la página web resultante, recibirá un mensaje sobre un error al conectarse a la fuente de datos y la página en sí estará casi vacía.

1. Para configurar opciones de conversión adicionales, haga clic en el botón Además(Avanzado) (Fig. 12.10).

Arroz. 12.10. Pestaña Datos caja de diálogo Exportación XML

1. Además, este cuadro de diálogo contiene dos pestañas más para los dos componentes restantes del documento XML: esquema de datos y representación de datos. En cada una de estas pestañas, puede seleccionar una casilla de verificación que le permite exportar la parte correspondiente del documento XML, especificar la ruta y el nombre del archivo en el que se guardará esta parte del documento y establecer algunos parámetros adicionales:
   • en la pestaña Datos(Datos) usando la lista desplegable Codificación(Codificación) puede seleccionar la codificación para guardar el contenido de la página;
   • en la pestaña Esquema(Esquema) puede utilizar los botones de opción para elegir si desea exportar la estructura de datos a un archivo XSD separado o incrustarla en un archivo XML junto con los datos;

Arroz. 12.11. Informe de cuenta abierto en la base de datos.

• en la pestaña Presentación(Presentación) utilizando los interruptores, puede seleccionar el formato de presentación de la página web: HTML procesado en el lado del cliente o en el lado del servidor ASP. Si el objeto exportado contiene imágenes que desea incluir en el documento resultante, puede especificar el nombre de la carpeta en la que se encuentran. En la misma pestaña hay un campo para ingresar el nombre del archivo XSL con una descripción del diseño de la página. Si el archivo especificado no existe, Access 2002 creará un archivo XSL que describe la representación externa del documento (el desarrollador puede utilizarlo posteriormente como base para desarrollar un archivo XSLT para convertir el documento XML a otro formato).

Si necesita más información sobre cómo representar datos en formato XML, haga clic en el botón Referencia(Ayuda). Puede encontrar información sobre el desarrollo y la conversión de documentos XML en el sitio web para desarrolladores de Microsoft: http://msdn.microsoft.com/.

Arroz. 12.12. El informe de factura, cuyos datos se convierten al formato XML, abierto en Internet Explorer

1. Haga clic en Aceptar.
2. Si los parámetros de transformación propuestos no se han modificado, se crearán tres archivos como resultado: XML - con datos, XSL - con estilos y HTM - con una representación del objeto convertido. Para abrir la página web resultante, debe abrir un archivo HTM o ASP en Internet Explorer, según el formato de presentación que haya seleccionado.

Lamentablemente, los subformularios, informes y gráficos asociados no se agregarán al documento XML obtenido del objeto de base de datos. Sin embargo, los objetos simples con gráficos incrustados exportados a XML tendrán casi exactamente el mismo aspecto que los originales en Access. Puede verificar esto comparando, por ejemplo, el informe de factura original y el convertido al formato XML de la base de datos Northwind (Figuras 12.11 y 12.12).

Si hay muchos datos en la fuente de datos del objeto seleccionado, cargar la página web en el navegador de Internet puede llevar una cantidad de tiempo significativa.

Comentario

Dado que los datos contenidos en dicho documento web se almacenan íntegramente en el archivo XML, no es necesario acceder a la base de datos de la que se tomaron originalmente los datos (como, por ejemplo, es el caso al convertir un informe al formato XML). Esto significa que para proporcionar acceso a dicho documento, es suficiente colocar solo el conjunto de archivos mencionado que contiene una descripción de este documento en el servidor web. Por otro lado, esto significa que se deben cambiar los datos en dicho documento. Sólo es posible utilizando aplicaciones que tengan acceso al archivo XML y sean capaces de percibirlo.

Aquellos que poseen el maravilloso programa TextKit, o al menos han oído hablar de él (los que no lo han hecho, urgentemente) deberían haber notado entre sus capacidades la conversión de documentos XML en cualquier plantilla. Es decir, si tenemos un documento XML, podemos crear fácilmente un sitio web usando TextKit.

Queda un pequeño problema: cómo obtener este XML. De hecho, para crear un sitio web, puede utilizar documentos ya preparados de varios programas de afiliados, como MixMarket u Ozone. Pero sobre ellos en otro momento. Te diré cómo obtener XML de una tabla XLS normal. De hecho, es un formato de MS Excel.

La posesión de estos conocimientos nos permitirá crear sitios web utilizando TextKit desde cualquier base de datos en Excel. Trabajaremos en la oficina de 2007.

1) Descargue el complemento para trabajar con XML desde aquí.

2) Ir al menú principal de Excel, parámetros.

3) En el menú que se abre, seleccione "Complemento". Buscamos el elemento "Administrar", seleccionamos "Complementos de Excel" y hacemos clic en "Ir":

4) En la ventana que se abre, use "Examinar" para seleccionar el archivo que necesitamos XMLTools.xla, agréguelo al panel y actívelo marcando la casilla al lado.

De forma predeterminada, este archivo se almacena en la siguiente carpeta de su disco duro:
\Ejemplos de Office\OfficeExcel2003XMLToolsAddin.

5) Si hizo todo correctamente, en las "Opciones" de la sección "Complementos" verá la extensión instalada:

Ahora tomamos nuestros datos para crear un documento XML y trabajar con él.

1) Haga clic en el botón del panel. Seleccione el primer elemento:

2) En la ventana que aparece seleccionamos sí/no si nuestros datos contienen/no contienen encabezado, en mi caso lo contiene, así que cambio el checkbox a sí. Aquí mantenemos presionado el pequeño botón “pip” para seleccionar celdas con datos:

3) Arrastrando, seleccione los datos para crear un documento XML. Presione el botón y haga clic en Aceptar.

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Formato de archivo de documento XML

Creado como un formato para almacenar datos de texto, XML es un documento que entienden no sólo los humanos sino también las máquinas. XML es un lenguaje independiente de la plataforma que se creó para almacenar varios tipos de datos. Al ser simple y fácil de usar, este lenguaje no es inferior en popularidad al lenguaje HTML. También es bastante común en Internet. El hecho de que los archivos XML se puedan editar fácilmente con editores de texto simples no hace más que aumentar su popularidad.

Información técnica sobre archivos XML

Un documento XML es una secuencia de caracteres en la que cada carácter Unicode se puede encontrar en cada documento individual. Este código de caracteres Unicode que conforma un documento XML se divide en tokens y contenido de texto según reglas de sintaxis simples. Este formato tiene una ventaja importante sobre HTML: XML admite la colocación arbitraria de etiquetas para definir claramente los datos que cubren dichas etiquetas.

Información adicional sobre el formato XML

Extensión de archivo	.xml
Categoría de archivo
Archivo de ejemplo	(252,17 KiB)
Programas relacionados	Microsoft Visual Studio 2013 JAPISoft EditiX Escritor XML de Wattle MacroMates TextMate