Une personne qui essaie d'avoir l'air décente dans ses relations commerciales utilise toujours les règles de la correspondance par courrier électronique. Il rappelle que le mail ne doit pas ternir le destinataire, la réputation de l'entreprise qu'il représente et l'image de son entreprise.

La capacité d'effectuer une correspondance électronique de manière compétente et concise est un élément important de l'image d'un manager performant. Ce fait témoigne de son niveau culturel général et de son professionnalisme. Sur la base de la façon dont une personne sait formuler et formuler ses pensées, on peut comprendre comment elle se rapporte à elle-même et aux autres. Un e-mail rédigé avec négligence peut facilement gâcher l’impression que vous avez de vous et nuire à la réputation de votre entreprise.

Règles de correspondance par courrier électronique professionnel

Utilisez votre adresse e-mail professionnelle exclusivement pour des tâches liées au travail. Lorsque vous envoyez une lettre depuis le serveur de l'entreprise, elle y est stockée, à la fois sortante et entrante. Votre employeur pourra toujours consulter ces lettres et comprendre ce que vous faites réellement. Au bureau, utilisez le courrier électronique uniquement pour la correspondance professionnelle.

Comprenez à qui vous adressez le message et qui peut trouver les informations qu'il contient utiles.

A qui adressez-vous votre lettre ? À un partenaire ? Au client ? Collègue? Au directeur? À un subordonné ? Le destinataire doit être indiqué dans le champ « à », les intéressés doivent être indiqués dans le champ « copie ». Des copies supplémentaires ne doivent jamais être envoyées, surtout à un superviseur. Si la lettre concerne des tiers, ceux-ci sont généralement également inscrits dans le champ « copie ».

Déterminez vous-même le but du message. Que souhaitez-vous réaliser en envoyant votre lettre ? Que doit faire le destinataire lorsqu’il le lit ? Quelle réaction attendez-vous ? Le destinataire doit immédiatement comprendre ce que vous attendez exactement de lui. À qui doit-on écrire la lettre ?

Cela dépend du cas particulier :

• si vous souhaitez montrer votre vision individuelle des événements - dès le début (je, nous) ;
• si votre message contient une demande ou une instruction - à partir de la seconde (vous, vous) ;
• si vous envoyez une lettre en tant qu'observateur extérieur, vous souhaitez informer le destinataire de certains événements ou faits accomplis - d'un tiers (il, elle, ils).

Remplissez toujours le champ « sujet ». La plupart des personnes qui reçoivent des courriers électroniques regardent d'abord le champ objet. Sur la base des informations qu'elle contient, une décision est prise de lire ou non la lettre. S'il y a une phrase maladroite qui ne transmet aucune information ou si le champ est complètement vide, il y a de fortes chances que la personne n'ouvre pas du tout la lettre. Indiquez le sujet de manière brève, précise et informative.
Suivez le contenu : salutation et appel, texte principal, résumé, signature et contacts. Vous devez respecter l’étiquette des communications commerciales électroniques.

Vous ne devez pas sauter certaines parties du contenu traditionnel ; formater correctement la lettre, cela démontre votre professionnalisme.

En vous adressant et en saluant, vous exprimez votre respect au destinataire. Si possible, utilisez un message d'accueil personnel et un message d'accueil au début de chaque lettre. Adressez-vous à votre interlocuteur par son nom, c'est aussi un élément de respect. Si vous souhaitez que le message ait l'air décontracté, mettez une virgule après l'adresse. Si vous souhaitez souligner sa signification et sa formalité, utilisez un point d'exclamation.

Suivez cette règle même avec des collègues avec lesquels vous communiquez fréquemment.

Maintenez la brièveté et la clarté. La correspondance commerciale doit contenir un minimum de mots avec un maximum d'informations utiles. Présentez vos réflexions de manière spécifique, concise, cohérente et d’une manière facile à comprendre. Formez des phrases courtes afin qu’il soit plus facile pour le destinataire de percevoir l’information. Couvrez un sujet dans une seule lettre.

Il est préférable d’envoyer plusieurs lettres si vous avez besoin de parler de sujets différents, c’est bien mieux qu’un long message avec des idées différentes qui n’ont aucun rapport les unes avec les autres.

Ne transformez pas la communication informelle en correspondance commerciale. Il n'est pas nécessaire d'utiliser des émotions dans les e-mails. Si vous souhaitez souligner émotionnellement certains points de votre message, essayez de cacher le sous-texte émotionnel derrière un ton de présentation calme, correct et neutre. Cela ne peut pas être réalisé par la langue, mais par le contenu.
Maintenez une structure claire du corps de la lettre.

Généralement, la lettre est divisée en trois parties :

• Raison de l'écriture (raison, raison). Gardez cette partie aussi courte que possible.
• Divulgation cohérente de l'essence.
• Solutions, propositions, conclusions, demandes.

Le message doit avoir une bonne apparence et être facile à comprendre. Créez des paragraphes dans le texte composés de 5 à 6 lignes. Il est recommandé de séparer les paragraphes par une ligne vierge. Utilisez une police et une couleur. Sauf nécessité, n’utilisez pas d’abréviations, d’émoticônes, d’éléments cursifs ou de points d’exclamation.

Écrire correctement. Une lettre écrite de manière analphabète indique le manque d’éducation de l’auteur. Les fautes de frappe et les erreurs ont un effet néfaste sur la réputation de votre entreprise. Avant d'envoyer une lettre, il est recommandé de la relire attentivement. De nombreux éditeurs de texte et programmes de messagerie disposent d'une fonction permettant de vérifier la ponctuation et l'orthographe ; si des erreurs sont détectées, des options de correction sont proposées. Assurez-vous de profiter de ces fonctionnalités lors de la rédaction d’e-mails.

Réfléchissez aux documents qui doivent être inclus dans la lettre. Il n'est pas nécessaire d'inclure des informations détaillées dans le texte lui-même ; il est préférable de l'envoyer dans un fichier séparé. Indiquez dans l'objet que vous avez joint un fichier, quel est son format et ce qu'il contient (brièvement), sinon le destinataire pourrait le prendre pour un virus. Avant d'envoyer le fichier, vérifiez-le avec un programme antivirus.

Laissez vos contacts et votre signature. Ce n’est qu’un plus pour votre réputation ; cela reflète votre professionnalisme. Ne faites pas une longue signature, cinq à six lignes maximum. Il doit contenir le nom de l'entreprise, votre nom complet et votre fonction. En règle générale, ils indiquent également l'adresse du site Web, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.

Vous ne devez pas utiliser inutilement PostScript dans votre correspondance commerciale. Sa présence indique que vous n'avez pas suffisamment réfléchi au contenu de la lettre.

N'utilisez les confirmations de lecture que lorsque cela est absolument nécessaire. En règle générale, cela n'est nécessaire que lors de la communication avec des destinataires externes et uniquement si la réponse est très importante.

Utilisez également l’indicateur « haute importance » uniquement lorsque cela est nécessaire. Si la lettre contient des informations vraiment importantes qui doivent être traitées de toute urgence, cochez cette case. Grâce à cela, la lettre ressortira dans la boîte de réception. Mais il ne faut pas abuser de cette fonction, elle peut paraître intrusive et irritante.

Assurez-vous de lire la lettre avant de l'envoyer. Vérifiez si tout est clair, précis, concis, s'il y a quelque chose de superflu ou d'inapproprié, ou des erreurs grammaticales. Avez-vous correctement saisi les coordonnées du destinataire ? Vérifiez la logique et la cohérence de la présentation.

Répondez aux courriels reçus dans les meilleurs délais. Prévenez que vous avez lu la lettre, cela fera preuve de respect et de bonnes manières. Si à un moment donné vous ne pouvez pas répondre à une lettre reçue, prévenez l'auteur et promettez-lui de répondre dans les plus brefs délais. Répondez de manière cohérente aux questions qui vous sont posées. Il n'est pas nécessaire de commencer votre réponse par un nouveau message.

Si vous ne répondez pas dans les deux jours, le destinataire pensera que vous n'avez pas prêté attention à sa lettre, ou qu'elle s'est perdue.

Habituellement, la personne qui l'a initié doit mettre fin au dialogue électronique. Bien que cette règle puisse parfois ne pas être respectée, en fonction des spécificités d'une correspondance particulière.
N'oubliez pas toutes les règles de correspondance électronique ci-dessus. Suivez-les toujours, soyez prudent et raisonnable.

Vous pourrez ainsi vous montrer comme un manager professionnel, moderne et compétent avec qui il est agréable et confortable de travailler.

Il n'y a nulle part dans les affaires sans correspondance commerciale, que vous écriviez au nom d'une entreprise ou en votre nom en tant qu'entrepreneur privé. Ou plutôt, comment suivre ses règles. Vos partenaires commerciaux ou clients potentiels vous jugeront en grande partie sur la manière dont vous communiquez avec eux. Une lettre commerciale est, pourrait-on dire, le « visage » d'un homme d'affaires. Et pour ne pas le perdre, il est important de connaître les règles d’or de la communication sous ce format.

Règles de correspondance commerciale par courrier électronique

Étant donné que le courrier électronique est désormais utilisé beaucoup plus souvent que le courrier ordinaire, nous avons décidé de prêter attention à la manière de mener correctement la correspondance commerciale en ligne. Voici quelques recommandations qui, si elles sont suivies, vous éviteront de perdre la face devant votre interlocuteur.

Nom de la boîte aux lettres

La première chose qui attire notre attention lorsque nous ouvrons un nouveau message est l’adresse à partir de laquelle il a été envoyé. De nombreuses personnes sous-estiment l’importance de ce point et envoient des lettres professionnelles à partir de comptes de messagerie personnels. Il n'y a rien de mal à cela tant que l'adresse e-mail contient uniquement votre nom dans un format lisible par l'homme. Mais s'il existe différents surnoms comme « kissa1988 » ou « pupsik-26 », alors envoyer un message depuis une telle boîte aux lettres est tout simplement inacceptable. Imaginez quelles émotions une personne éprouvera lorsqu'elle recevra une proposition commerciale d'un « bébé » ou d'un « chéri ».

De plus, les adresses postales commençant par info@, inbox@, etc. ne sont pas les bienvenues dans la correspondance commerciale. Ils ne sont tout simplement pas pris au sérieux et il y a de fortes chances que l'e-mail ne soit même pas ouvert. La meilleure option est d'effectuer une correspondance commerciale à partir d'une boîte aux lettres [email protégé], où nom correspond à votre nom et prénom, société est le nom de l'entreprise.

Destinataires

Dans la correspondance électronique, il est possible d'envoyer une lettre à un destinataire direct et d'en copier d'autres destinataires. Les destinataires de la copie du message ne sont pas censés y répondre. Ils sont comme des observateurs invités. Par conséquent, avant d'envoyer, déterminez à l'avance de qui exactement vous souhaitez recevoir une réponse et organisez correctement les destinataires. Cependant, si possible, ne répertoriez pas plusieurs personnes comme destinataires directs de votre e-mail. Il peut arriver qu'aucun d'entre eux ne vous réponde si tout le monde décide mentalement de « transférer » cette responsabilité sur un autre destinataire.

Si vous vous retrouvez vous-même dans une copie d'une lettre commerciale, alors, comme vous le comprenez déjà, l'expéditeur n'attend pas votre réponse. Mais s'il devient nécessaire de vous répondre spécifiquement, vous pouvez le faire, mais il serait poli de vous excuser au début du message pour « ingérence ».

Formater une lettre

Style commercial officiel. Dans la correspondance commerciale, bien entendu, le style formel est utilisé. Il manque d’adjectifs, de qualifications et de détails inutiles. Seulement des détails, de la clarté et de la logique. Après avoir rédigé un message commercial, il est utile de le relire et de supprimer toutes les phrases qui n'ont pas de signification particulière et ne changent pas l'essence de ce qui est déclaré. Ce n'est que lorsque vous êtes sûr que tous ces mots et expressions ont été supprimés que vous pouvez alors dire que cette règle de rédaction d'une lettre commerciale a été suivie.

L'alphabétisation. Dire qu’il est important d’écrire un message correctement et sans erreurs revient à dire « un bonhomme de neige doit être fait de neige ». Cependant, cette règle ne peut être ignorée. L'alphabétisation est la base de toute correspondance. Il est peu probable qu’une personne écrivant une lettre commerciale contenant des fautes d’orthographe soit prise au sérieux par qui que ce soit.

Sujet de la lettre. Il est indispensable de l'écrire. Essayez de la rendre courte mais succincte, afin que le destinataire puisse immédiatement comprendre d'un seul coup d'œil le sujet de la lettre. Le sujet ne doit pas consister en un seul mot. « Informations », « Question », etc. – sujets de lettres commerciales incorrects. « Proposition de l'entreprise X » est le bon sujet. Si les informations contenues dans votre lettre sont particulièrement importantes, vous pouvez les marquer avec un indicateur « importance » spécial, disponible dans presque tous les services de messagerie.

Police de caractère. Le texte du message doit avant tout être lisible. Par conséquent, utilisez la police Arial ou Times New Roman, sélectionnez une taille moyenne (par exemple, dans mail.ru, la taille de police optimale est 3). N'expérimentez pas avec les polices ou les couleurs. Ceci est inapproprié dans la correspondance commerciale. N'utilisez pas le verrouillage des majuscules, des points d'exclamation ou tout autre caractère spécial (y compris les émoticônes). La seule chose autorisée est de surligner certaines phrases en italique ou en gras. Mais essayez de ne l’utiliser qu’en cas d’absolue nécessité.

Pour faciliter la lecture et une meilleure communication des idées, vous pouvez utiliser des sous-titres dans tout le texte de la lettre. Mais il ne devrait pas y en avoir trop - pas plus de 3-4.

Un paragraphe ne doit pas dépasser 4 lignes. Lorsque nous lisons de très longs paragraphes, le texte se brouille et l’idée principale peut être perdue.

Toutes les énumérations et listes doivent être dressées à l'aide de marqueurs spéciaux.

Modèle d'entreprise. Ce serait formidable si vous développiez un modèle d’e-mail de marque dans le style de votre entreprise. Et vous enverrez tous les messages professionnels uniquement avec ce modèle. Cela vous permettra de vous démarquer des autres et de conserver la formalité requise par un message commercial. Cependant, il ne faut pas en faire trop avec le « branding » - une créativité excessive ne fera que nuire. Pourtant, nous parlons de communication d’entreprise et non de divertissement. N'oubliez pas non plus que les destinataires peuvent lire vos messages non seulement sur un ordinateur, mais également sur des appareils mobiles. Par conséquent, le modèle doit être optimisé pour différentes résolutions d'écran.

Une lettre ne doit contenir qu’une seule nouvelle. Et par conséquent, une seule action ciblée doit être attendue de la part du destinataire. Il est considéré comme incorrect de poser plusieurs questions, suggestions ou demandes au destinataire dans un seul message à la fois.

Il doit être décomposé selon les parties suivantes :
- introduction;
- partie principale;
- conclusion.

Dans l’introduction, indiquez brièvement le but du message et les raisons pour lesquelles il a été rédigé. L’essentiel est l’essence même de la lettre. En conclusion, vous devez résumer ce qui précède - il peut s'agir de conclusions, de demandes, d'instructions, de suggestions, etc. Il est hautement déconseillé d'utiliser des « post-scriptums » dans la correspondance commerciale. Évitez également les aphorismes, les métaphores, les proverbes, etc.

Si vous devez soumettre une image graphique dans une lettre, ne l'insérez pas dans le texte du message lui-même, mais joignez-la dans un fichier séparé. Les images peuvent ne pas s'afficher correctement sur différents appareils ou être complètement désactivées dans l'interface du programme de messagerie du destinataire. Dans le texte, si nécessaire, indiquez simplement « les informations sont dans le fichier joint ». S'il existe plusieurs fichiers de ce type, assurez-vous d'écrire leurs noms.

Si vous utilisez des abréviations et des abréviations de mots, vous devez être sûr à 100 % que le destinataire comprendra ce que cela signifie. En général, il est préférable de jouer la sécurité et de ne pas utiliser de telles choses.

Manque d'émotions. Les lettres commerciales ne doivent contenir aucune connotation émotionnelle. Du tout. Même si vous rédigez une plainte et que vous souhaitez vraiment montrer toute votre indignation, ou, au contraire, vous remerciez sincèrement votre partenaire pour la réussite de la transaction. Le message doit être sobre et même quelque peu froid. Chaque personne valorise son individualité, mais la correspondance commerciale n'est pas le meilleur moyen de la montrer. Une lettre officielle d'une personne joyeuse ou triste, d'un concierge ou d'un PDG devrait être la même.

Utilisation du vocabulaire. Pour relier des phrases dans la correspondance commerciale, les expressions stables suivantes sont utilisées :

1. pour cette raison;
3. basé sur quoi ;
4. en vertu de (quelque chose);
5. conformément à;
6. basé;
7. faire attention à;
8. considérant;
9. ce qui a servi.

Et ainsi de suite. Également dans les lettres commerciales, il est permis d'utiliser des abréviations et des abréviations généralement acceptées dans le secteur dans lequel le message est rédigé. Si vous doutez que le destinataire comprenne une abréviation spécifique, il est préférable d'écrire la phrase dans son intégralité.

Salutations. S'il vous plaît, n'utilisez jamais le cliché « Bonne journée ». Ceci, pourrait-on dire, est une mauvaise forme non seulement pour la correspondance commerciale, mais aussi pour les courriers électroniques en général. Le message d'accueil optimal est « Bonjour, prénom/deuxième prénom ». À propos, il est bon de s’adresser au destinataire du message par son nom non seulement dans le message de salutation, mais aussi plus loin dans le texte. Si vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas personnellement, vous devez indiquer dès le début d’où vous avez obtenu l’adresse du destinataire.

Format lettre. Il ne s’agit pas d’une œuvre d’art ni de vos réflexions personnelles « sur le sujet ». Le message doit être aussi court que possible pour transmettre toutes les informations qu'il contient. Il est optimal que le texte de la lettre s'inscrive dans un seul « écran ». Lire de longues lettres est fatiguant et beaucoup de gens trouvent cela ennuyeux.

Réponses aux lettres. Lorsque vous répondez à un message que vous recevez, cliquez toujours sur le bouton Répondre et non sur le bouton Écrire. Avec la première option, l’intégralité de votre historique de correspondance sera automatiquement incluse dans votre réponse. C'est exact, car une personne peut ne pas se rappeler immédiatement qui vous êtes et ce que vous attendez d'elle si elle ne voit pas l'histoire de fond. Surtout si plus de cinq jours se sont écoulés depuis la dernière correspondance. N'hésitez pas à citer votre interlocuteur en répondant à son message. Cela lui donnera l'occasion de se souvenir de ce dont vous avez parlé auparavant.

Remerciez toujours l’autre personne lorsque cela est approprié. Par exemple, vous pouvez écrire « Vladimir, merci pour votre lettre » ou « Irina Alekseevna, merci pour une réponse si rapide ». De telles nuances montreront votre respect pour l'interlocuteur et adouciront l'ambiance de la communication électronique.

Si l'interlocuteur vous a envoyé un message dans lequel il exprime son mécontentement ou même s'est montré ouvertement impoli avec vous, essayez de ne pas lui répondre de la même manière, peu importe à quel point vous le souhaiteriez. Les situations varient, mais réagissez toujours avec politesse et retenue.

Bien entendu, plus tôt vous répondrez, mieux ce sera. C'est formidable si vous pouvez répondre dans quelques heures. Cette période est optimale. Mais disons que nous obtenons une réponse dans quelques jours. Les psychologues disent qu'un délai confortable pour qu'une personne attende une réponse à un e-mail est de 48 heures, soit deux jours. Si vous devez attendre plus longtemps, cela peut déjà être perçu comme un manque de respect ou de l'ignorance. Si la question soulevée dans le message nécessite plus de temps pour répondre, assurez-vous d'écrire que vous avez reçu la lettre, que vous l'avez acceptée pour examen et que vous y répondrez dès que possible. De cette façon, l’expéditeur ne se sentira au moins pas ignoré.

Conclusion de la lettre. Il ne faut pas écrire de phrases qui pourraient être perçues comme une tentative de manipulation : « J'espère vraiment une coopération fructueuse », « Merci d'avance pour votre réponse », etc. Il est préférable de dire au revoir par courrier électronique avec les phrases « Avec respect », « Mes vœux les plus sincères », etc. Oui, de telles expressions sont clichées, mais elles conviennent parfaitement à la communication professionnelle. Dans la signature, inscrivez votre prénom, votre nom, votre fonction et le nom de votre entreprise. Laissez également les coordonnées où vous pouvez être contacté, autre que l'e-mail.

Délai d'expédition. Bien entendu, les e-mails ne signifient pas qu’ils doivent être lus immédiatement dès leur réception. Mais dans l'éthique des affaires de courrier électronique, il est considéré comme inapproprié d'envoyer des messages électroniques le week-end, les jours fériés, tard le soir ou la nuit. Essayez de respecter les horaires de travail standards.

Et bien sûr, avant de cliquer sur le bouton « envoyer », vérifiez soigneusement l’orthographe du nom et de l’adresse email du destinataire. Relisez l'intégralité du texte du message et vérifiez s'il y a des fautes de frappe ou des phrases incorrectes.

Les règles de la correspondance commerciale et plusieurs manœuvres délicates pour établir de bonnes relations à l'aide de lettres doivent être connues non seulement par ceux dont le courrier électronique regorge de correspondance entrante chaque jour ouvrable, et dont les plans comprennent plusieurs correspondances et messages dont l'initiateur devrait être vous. . Maîtriser la magie des hêtres est utile à chaque femme moderne. Cela sera utile, au minimum, lors de la recherche d'un emploi - envoi de curriculum vitae, de lettres de motivation, d'informations supplémentaires sur vous-même sur demande et de tâches de test, ainsi que l'envoi de messages pour coordonner l'heure d'un entretien.

L'alphabétisation est la base de la correspondance commerciale et de votre visage

Le fait que les blogueurs dyslexiques puissent être populaires sur Internet ne devrait pas être une excuse pour vos erreurs et vos dérapages. Ne vous consolez pas du fait que les choses n'ont pas fonctionné avec la langue russe à l'école (il est grand temps d'améliorer les règles pour écrire « non » avec différentes parties du discours). Soyez le plus exigeant possible envers vous-même. Il est particulièrement offensant, lors de la correspondance commerciale, d'écrire de manière incorrecte des mots issus de votre domaine professionnel. L'interlocuteur peut douter de votre compétence.

1. Conservez le site Web gramota.ru dans les favoris de votre navigateur Internet.

2. N'utilisez pas de mots pour lesquels vous ne pouvez pas donner une définition exacte (consultez au moins Wikipédia).

3. Gardez à l’esprit que des mots rares et spécifiques qui peuvent ne pas être familiers à l’interlocuteur le confondront ou pourront être mal interprétés. Si l'interlocuteur a besoin d'être initié à votre terminologie, alors, selon les règles de l'étiquette, expliquez les termes et abréviations utilisés.

4. Essayez de ne pas faire de phrases trop longues. Laissez les dessins complexes et ornés pour écrire un roman, pas pour mener une correspondance commerciale.

5. Nous vous recommandons fortement de saisir le message non pas immédiatement dans le corps de la lettre, mais d'abord dans un fichier sur votre ordinateur. Tout d’abord, l’orthographe et la ponctuation intégrées du mot vous aideront. Deuxièmement, vous éliminerez la situation désagréable d'envoyer accidentellement une lettre commerciale prématurément ou de la perdre en raison de la fermeture du navigateur, etc. (lors de la saisie de texte dans Word, prenez l'habitude de cliquer plus souvent sur l'icône « enregistrer » et de définir l'option automatique. -enregistrer à intervalles rapprochés dans les paramètres) . N'oubliez pas que la saisie prédictive sur les tablettes et les appareils mobiles peut apporter des corrections inattendues à vos mots.

6. Avant d'envoyer une lettre, relisez-la plusieurs fois. Si le temps presse (d'ailleurs, l'une des règles de base importantes de la correspondance commerciale est de ne pas retarder les délais, il vaut donc mieux ne pas commencer à écrire au tout dernier moment), alors relisez le texte que vous avez tapé quelque temps après taper - après une demi-heure ou une heure, passer à une autre activité.

Correspondance commerciale compétente. Détails importants

Le souci du détail lors de la conduite et de l'exécution de la correspondance commerciale fait preuve de respect et permet de gagner du temps.

7. Ne négligez pas de remplir le champ « objet » de la lettre . Si vous envoyez votre premier e-mail à froid, la ligne d'objet peut être accrocheuse, unique et intrigante. Mais si votre lettre est déjà attendue ou si vous êtes en correspondance avec le destinataire depuis un certain temps, le sujet doit être énoncé de manière brève, claire et succincte. Cela vous permettra de retrouver rapidement votre lettre (tant pour vous que pour le destinataire) dans le courrier si nécessaire.

8. De longues chaînes de « Re : Re : Re : » donnent l’impression d’un détritus. N'ayez pas peur de démarrer une nouvelle chaîne avec votre interlocuteur, citez uniquement les messages précédents qui sont pertinents par rapport au problème (et oui, il faut les « entraîner » si vous discutez, par exemple, des détails d'un projet spécifique. , convenir d'un budget/prix/forfaits de services, etc. - dans ce cas, la soumission est pratique et requise par l'étiquette des affaires).

9. Si le message entrant contient plusieurs questions, répondez-y en citant chacune séparément. Si vous envoyez une lettre contenant plusieurs questions, utilisez la numérotation et divisez le texte en paragraphes. Tenez-vous-en à une structure claire.

10. Dans le corps de la lettre, commentez toutes les pièces jointes au message. Signez tous les fichiers que vous joignez afin que le destinataire puisse recevoir immédiatement des informations sur leur contenu .

11. La signature est un détail très important lettre d'affaires. Dans les paramètres des services de messagerie, vous pouvez généralement définir une signature automatique pour toutes vos lettres. Une signature bien écrite équivaut à imprimer des cartes de visite, de bonnes cartes de visite. En plus de votre nom et prénom, utilisez la désignation de votre poste, vos coordonnées (téléphone, skype) et le logo de l'entreprise dans votre signature. Tout comme les cartes de visite créativement pertinentes (mémorables et associées à la personne ou à l'entreprise pour laquelle elles travaillent) sont considérées comme les meilleures, une signature peut être « avec une touche » qui indique votre lien avec l'entreprise ou parle de votre amour pour l'entreprise. tu fais. Par exemple, certains employés des éditions Mann, Ivanov et Ferber utilisent la phrase supplémentaire «Maintenant, je lis…» dans leur signature (et insèrent le nom du nouveau produit de la maison d'édition). Les représentants des entreprises de l'industrie alimentaire peuvent terminer leurs lettres par des vœux pour une « journée délicieuse », etc. Parfois, ce formatage de la correspondance commerciale doit être convenu avec la direction.

12. Pour la correspondance commerciale, NameWoman recommande fortement de créer une adresse postale distincte. Il est conseillé qu’il reflète le nom de l’entreprise ou le domaine du site Internet de l’entreprise, votre nom (complet, sans diminutif) et votre nom de famille. N'utilisez pas de chiffres dans votre nom de courrier électronique indiquant votre âge ou votre année de naissance. Afficher votre poste dans le titre de l’e-mail est parfaitement acceptable, mais certaines personnes l’évitent car elles envisagent de ne pas changer d’adresse e-mail au fur et à mesure de leur progression dans leur carrière.

Vous devez également éviter d’utiliser des adresses e-mail ludiques ou trop créatives lors de l’envoi de CV et de lettres commerciales similaires. Surtout si vous êtes candidat à un poste sérieux dans une grande entreprise.

Étiquette de correspondance commerciale

13. Le style de la correspondance commerciale ne doit pas nécessairement être sec. Mais le sérieux et une certaine rigueur des conceptions sont une règle impérative. Évitez les suffixes diminutifs, l’argot et les expressions familières.

14. Les émoticônes peuvent devenir des pièges. En principe, ils ne devraient pas figurer dans les premières lettres d’une connaissance professionnelle. Avec un contact établi, les parenthèses souriantes sont toujours acceptables, mais n'en faites pas trop et ne devenez pas l'initiatrice de telles « jolies décorations » de la lettre. Les émoticônes animées tristes et créatives lors de la correspondance commerciale (et surtout dans les situations où vous êtes « d'en bas ») sont strictement interdites.

15. Veillez à utiliser une salutation et une adresse respectueuses par nom, prénom et patronyme au début de la lettre et plus loin tout au long du texte, le cas échéant. Ceci n’est pas seulement exigé par l’éthique de la correspondance commerciale, cela permet d’augmenter l’intérêt et la fidélité de l’interlocuteur à votre message. Les destinataires sont toujours plus attentifs aux lettres adressées, essayez donc de connaître à l'avance le nom de la personne à qui vous devez écrire, et quel type d'adresse elle préfère (par prénom ou prénom et patronyme).

Selon les règles de la correspondance commerciale, dans les cas normaux, la réponse doit être envoyée dans un délai de deux jours ouvrables, au maximum. Si vous recevez une lettre dans les dernières heures de la journée de travail avant un long week-end ou des vacances, vous n'êtes pas tenu de fournir une réponse détaillée à une lettre non urgente. Cependant, selon l'étiquette de la correspondance commerciale, il serait raisonnable d'envoyer une courte réponse indiquant que vous avez reçu la lettre et un commentaire indiquant que vous êtes actuellement absent et que vous répondrez en détail après telle ou telle date ou au plus tard à telle période. . Vous devez faire de même si, pour répondre, vous avez besoin de précisions sur des informations que vous devez obtenir d'un tiers ou après avoir effectué un travail approfondi de collecte de données et de préparation du matériel.

A votre tour, si vous avez besoin d'une lettre de réponse de votre interlocuteur, vous pouvez alors dupliquer votre demande en 3 jours ouvrés. Si vous avez besoin d'une réponse urgente, écrivez-le correctement dans votre première lettre (en expliquant les raisons, si possible), en demandant également confirmation de sa réception. Au fait : vérifiez régulièrement votre dossier spam (tous les trois jours).

Et un peu plus sur ce à quoi ressemble une belle lettre commerciale. Formatage de la correspondance commerciale

La lettre doit être facile à lire et à comprendre. Des phrases courtes, un minimum de phrases participatives et adverbiales - des constructions simples - constituent la base de la correspondance commerciale. Qu'est-ce qui vous aidera à présenter l'échantillon de lettre parfait selon toutes les règles ?

16. Les paragraphes de votre correspondance ne doivent pas dépasser 7 à 10 lignes.

17. Le texte d'une lettre commerciale sera mieux perçu et paraîtra plus net si l'espacement entre les paragraphes est plus grand que l'espacement entre les lignes d'un paragraphe.

19. Les mots, et plus encore les phrases et les phrases entières, écrits en majuscules, sont perçus comme des cris, de la pression et un manque de respect. Ce style est inapproprié pour la correspondance commerciale. Ne vous permettez pas de faire cela même si vous êtes un patron insatisfait de son subordonné.

Courtoisie commerciale et techniques de réseautage

20. Permettez à votre interlocuteur d'accepter votre proposition, de refléter son avis, de vous donner des conseils, de laisser un commentaire ou de poser une question. Le moyen le plus simple de le faire est d'utiliser dans une lettre les expressions « qu'en pensez-vous ? », « si vous avez des questions, j'essaierai d'y répondre », « écrivez-moi au sujet de votre décision ».

21. Soyez attentif aux signaux provenant du destinataire. Faites attention au style d'écriture de votre interlocuteur et à la façon dont il s'adresse à vous. Rappelez-vous la règle psychologique du miroir. C'est formidable si votre lettre reflète son style (mais pas mal orthographiée, bien sûr). S’il mentionne certaines informations personnelles, prenez-en note. Soyez poli et correct, reflétant la joie, la sympathie, la participation et les félicitations pour les vacances.

22. En parlant de vacances. Si votre correspondance commerciale a lieu aux alentours des jours fériés officiels, félicitez votre interlocuteur pour les jours fériés passés/à venir. Les clients importants et ceux avec qui vous entretenez une correspondance commerciale à long terme, selon les règles de l'étiquette, doivent être félicités dans une lettre séparée. Il sera utile de savoir quand est l'anniversaire de votre interlocuteur - cette information est généralement facile à obtenir sur les réseaux sociaux.

Maintenez votre clientèle individuelle et votre base de données de contacts professionnels. En plus des noms et prénoms, fonctions et numéros de téléphone, des liens vers des comptes sur les réseaux sociaux et la messagerie électronique, notez les données personnelles, marquez les projets et les problématiques sur lesquels vous vous êtes déjà croisés dans la correspondance commerciale.

23. L'éthique de la correspondance commerciale et la politesse de base disent : n'oubliez pas les mots de gratitude. Pour des félicitations, des conseils, des précisions, des invitations, des attestations d'information, une réponse rapide de votre correspondant commercial.

Milena Juste

Quiconque s'efforce d'avoir l'air décent dans les milieux d'affaires en utilise toujours. Et il se souvient toujours de l'essentiel : l'e-mail ne doit ternir ni le destinataire, ni la réputation de l'entreprise dont il est le représentant, ni l'image de l'entreprise.

La capacité d'effectuer correctement et avec compétence la correspondance électronique commerciale est l'élément principal de l'image d'un manager moderne. C'est à la fois un signe de niveau culturel général et un indicateur de professionnalisme personnel. Conformément à la façon dont une personne est capable de formuler et de formaliser ses pensées, on peut juger avec confiance de son attitude envers les autres et envers elle-même personnellement. Un e-mail rédigé avec négligence peut facilement ruiner la réputation commerciale de l’auteur aux yeux de ses partenaires et collègues.

Règles de correspondance commerciale par courrier électronique

1. Utilisez votre adresse e-mail professionnelle uniquement à des fins professionnelles. Si vous envoyez une lettre depuis un serveur de travail pendant que vous êtes au travail, elle est enregistrée, à la fois le courrier sortant et le courrier entrant. Votre employeur peut lire la lettre à tout moment. N'effectuez de correspondance commerciale qu'à l'intérieur des murs du bureau.

2. Comprenez clairement à qui votre message est adressé et à qui les informations qu'il contient peuvent être utiles. A qui est adressée votre lettre ? Au client ? À un partenaire ? Collègue? À un subordonné ? Au patron ? Le destinataire est indiqué dans la colonne « à », les personnes intéressées sont indiquées dans la colonne « copie ». N'envoyez jamais de copies supplémentaires, surtout à votre patron. Si des tiers sont mentionnés dans l’e-mail, ils sont également généralement inclus dans la colonne « copie ».

3. Formulez vous-même le but du message. Quel objectif vous fixez-vous : que vous efforcez-vous d'obtenir du lecteur de votre lettre ? Quelle réaction attendez-vous ? Le destinataire, après avoir lu votre message, doit immédiatement comprendre ce que vous attendez de lui. Règles de conduite de la correspondance électronique :

Si vous souhaitez apporter une perspective individuelle aux événements - de la première personne (nous, je)
Si votre message est de nature interrogative ou pédagogique - de la 2ème personne (vous, vous)
Si vous écrivez une lettre en tant qu'observateur extérieur et souhaitez informer le destinataire de faits ou d'événements accomplis - à la 3ème personne (ils, elle, il).

4. Ne laissez pas le champ « sujet » vide. La plupart des personnes qui reçoivent un e-mail commencent à examiner la correspondance en regardant le champ objet. Une personne prend la décision de lire une lettre en quelques secondes, le contenu de la lettre doit donc être reflété dans la ligne d'objet. Le sujet doit être court, spécifique et informatif.

5. Gardez le contenu clair : adresse et salutation, partie principale, résumé, signature, contacts. Toute lettre doit contenir étiquette de courrier électronique. Ne soyez pas paresseux et ne sautez aucune partie du contenu accepté ; une lettre correctement formatée est un indicateur de votre professionnalisme.

6. S'adresser et saluer le destinataire est un indicateur de votre respect pour lui. Si possible, commencez chaque lettre par un message personnel et une salutation. Un signe de politesse est de s'adresser à votre interlocuteur par son nom. Après l'adresse, mettez une virgule si vous souhaitez donner au message un caractère quotidien. Et si vous souhaitez mettre l'accent sur la formalité et le sens, utilisez un point d'exclamation, même si cette lettre est adressée à un collègue avec qui vous communiquez souvent.

7. Adhérez au principe : court et clair (KY). L'une des principales règles de la correspondance professionnelle par courrier électronique est « un minimum de mots - un maximum d'informations ». Présentez vos pensées de manière spécifique (clairement), cohérente, concise et d’une manière facile à comprendre. Les phrases doivent être courtes, cela permet au destinataire de transmettre plus facilement les informations nécessaires. Il existe une La règle d'or des emails– en portions, un sujet – une lettre. Il est préférable d’envoyer plusieurs e-mails (chacun avec un sujet) plutôt qu’un seul gros message contenant plusieurs idées sans rapport.

8. Ne transformez pas la communication informelle en correspondance commerciale. Il n’y a aucune émotion dans l’email ! Si vous souhaitez souligner émotionnellement les points exposés dans votre message électronique, le sous-texte émotionnel doit être caché derrière un ton de présentation neutre, extérieurement calme et correct. Cela passe par le contenu et non par le langage.

9. Adhérez à une structure claire du texte principal de la lettre. Le plus souvent, une lettre se compose de trois parties :

Le motif de la rédaction de la lettre (raison, motifs). Cette partie est généralement la plus courte possible
Présentation cohérente de l'essence du problème
Solutions, demandes, propositions, conclusions

10. L’apparence du message doit être extrêmement facile à comprendre. Divisez le texte en paragraphes, qui ne doivent pas contenir plus de cinq à six lignes. Il est préférable de séparer les paragraphes les uns des autres par une ligne vierge. Choisissez une couleur et une police pour que le texte soit mieux perçu. Il est préférable de ne pas utiliser de points d’exclamation, d’émoticônes, d’abréviations ou d’éléments cursifs sauf en cas d’absolue nécessité.

11. Écrivez correctement. Une écriture analphabète indique que l'auteur n'est pas suffisamment instruit. La réputation de votre entreprise est discréditée par des fautes de frappe et des erreurs dans le texte. Avant d'envoyer une lettre, étiquette de courrier électronique vous recommande de relire attentivement la lettre. De nombreux programmes de messagerie et éditeurs de texte peuvent vérifier la ponctuation et l’orthographe et, si des erreurs sont détectées, ils proposent des options de correction. Ce service est requis pour rédiger des e-mails.

12. Réfléchissez à la documentation qui doit être incluse dans les pièces jointes. Vous ne devez pas inclure d’informations détaillées dans le corps de la lettre ; il est préférable de l’envoyer dans un fichier séparé. Dans l'objet de l'e-mail, veillez à indiquer quel fichier vous insérez, sinon le destinataire pourrait le considérer comme un virus. Tous les fichiers doivent être analysés avec un logiciel antivirus avant l'envoi.

13. Écrivez toujours vos coordonnées et abonnez-vous. Cela vous montrera le bon côté et démontrera vos qualités professionnelles. La signature ne doit pas dépasser cinq ou six lignes. Il doit être composé du nom de l’entreprise, de vos nom et prénom ainsi que de votre fonction. Généralement, pour les destinataires externes, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et l'adresse du site Web de votre entreprise sont également indiqués.

14. Le post-scriptum est extrêmement rarement utilisé dans la correspondance commerciale. Si vous utilisez un post-scriptum dans votre message, cela indique que vous n'avez pas suffisamment réfléchi au contenu de la lettre.

15. Ce n'est que dans des cas particuliers qu'un accusé de lecture est donné. En règle générale, une confirmation de lecture doit être définie uniquement pour les destinataires externes et uniquement lorsqu'une réponse est attendue de la part du destinataire.

16. Cochez la case « haute importance » uniquement lorsque cela est vraiment nécessaire. Si l'e-mail contient des informations importantes qui nécessitent une attention urgente, définissez l'importance sur « élevée ». Cela mettra en évidence votre e-mail dans votre boîte de réception. Mais il n’est pas recommandé d’abuser inutilement de cette fonction.

17. Relisez la lettre avant de l'envoyer. Tout est-il concis, spécifique, compréhensible et y a-t-il des informations inappropriées ou des erreurs grammaticales ? Les coordonnées du destinataire sont-elles correctes ? Vérifiez la séquence et la logique de la présentation.

18. Répondez rapidement aux e-mails. L'avis de réception d'une lettre est un signe de respect envers les collègues ou partenaires, un signe de bonnes manières. Si pour le moment vous ne pouvez pas répondre à la lettre, vous devez en informer l'auteur et promettre que vous répondrez immédiatement à la première occasion. Répondez à toutes les questions posées de manière cohérente. Ne commencez pas votre réponse par une nouvelle lettre. Si une lettre ne reçoit pas de réponse dans les 48 heures, le destinataire peut penser que sa lettre a été ignorée ou perdue.

19. Celui qui a initié la correspondance met fin au dialogue électronique.

20. N'oubliez pas que Règles de correspondance par courrier électronique, ou plutôt leur conformité est un indicateur d'un manager professionnel moderne.

Une lettre commerciale est une sorte de portrait psychologique de l’expéditeur, de sa carte de visite, ainsi qu’une partie de l’image et de la réputation de l’entreprise. Comment vous protéger de la perspective d’abandonner tout cela est dans notre article.

Tatiana Nikolaïeva,

expert de premier plan en étiquette des affaires au Centre de formation en négociation de Moscou

Règles de correspondance par courrier électronique pour les hommes d'affaires, c'est une sorte d'outil qui permet de « tenir le visage » de l'entreprise et de refléter son image dans la communication avec les partenaires. Quelles sont les règles clés de la correspondance électronique professionnelle que les commerçants doivent prendre en compte ? Regardons de plus près, car cela joue vraiment un rôle énorme.

Règle 1 : Indiquez l'objet de l'email

C'est selon ce critère qu'une personne occupée décide quelle lettre ouvrir en premier. De plus, cette règle de correspondance électronique permet à l'interlocuteur de trouver la lettre souhaitée parmi le flux de correspondance. Par exemple, il est pratique de recevoir des e-mails dont l’objet reflète différents aspects organisationnels d’un même processus.

Par exemple : « Paquet de documents du participant », « Facture de paiement pour la participation à l'exposition », « Mémo au participant à l'exposition », « Schéma d'implantation des pavillons d'exposition », etc. Si toute la correspondance a été effectuée avec le sujet « Participation à l'exposition», trouver la lettre requise dans une correspondance abondante serait beaucoup plus difficile.

Règle 2. N'oubliez pas l'adresse et le message d'accueil

C'est par là que la lettre doit commencer. Il est préférable de le faire sous la forme suivante : « Bonjour, prénom (patronyme) du destinataire. » Le design volumineux de « Bonne journée ! » Il vaut mieux ne pas l'utiliser. Il est également incorrect d'indiquer la formulation suivante : « Bonjour, M. Ivanov ». Dans le monde des affaires, on ne parle pas de santé. Si la lettre est adressée à un groupe de personnes, vous pouvez utiliser un mot collectif : « Chers messieurs ! ou « Collègues ! Vous ne pouvez vous passer de contact qu'en cas de correspondance intensive en mode questions-réponses, comme lors d'une communication sur Skype.

Phrases à ne pas utiliser dans la correspondance

Si le courrier électronique est un canal de génération de leads important pour votre organisation, voici 11 phrases, dont les rédacteurs du magazine « Commercial Director » recommandent de se débarrasser d’urgence.

Règle 3. N'oubliez pas que la brièveté est la sœur du talent

Si le sujet de la lettre nécessite des explications et des détails, indiquez les paramètres nécessaires. Cependant, ne versez pas trop d’eau dessus ; L'option idéale serait une courte lettre dans laquelle vous convenez avec le destinataire d'une conversation téléphonique ou d'une réunion au cours de laquelle vous pourrez discuter de tous les détails.

Règle 4. Style d’écriture – business, ton – neutre

Contrairement aux communications en face à face et aux conversations téléphoniques, où vous avez un script, non seulement votre destinataire ne vous voit pas, mais il ne vous entend pas non plus. Vous ne pouvez pas compléter vos mots avec des expressions faciales, une intonation ou d'autres signaux non verbaux. Par conséquent, respectez strictement cette règle de correspondance par courrier électronique professionnel. Par exemple, dans une conversation, la phrase « de quoi d'autre as-tu besoin de moi ? », prononcée avec une certaine intonation, exprimera le désir de connaître la liste complète des responsabilités ou des actions. Et sous forme écrite, cela peut se lire ainsi : « De combien pouvez-vous me charger ? Ayez une conscience !

Par conséquent, si vous êtes prêt à entreprendre d'autres actions, il est préférable de toujours utiliser cette règle de correspondance par courrier électronique. Écrivez-le comme ceci : « Comment puis-je être utile ? » Si vous ne souhaitez pas participer à la suite du processus, vous devez le dire correctement. Par exemple, comme ceci : « Chers collègues, compte tenu de ma charge de travail élevée sur un autre projet, je vous serais reconnaissant... » puis décrivez vos souhaits : « me libérer de tout travail ultérieur sur ce projet », « décrivez-moi l'ensemble des responsabilités afin que je puisse planifier mon travail. Parallèlement, il est important de prendre en compte la subordination : si vous correspondez avec votre manager, vérifiez avec lui la priorité de ce travail.

Règle 5. Dosez le nombre d'émoticônes dans le texte

Il s’agit d’une règle fondamentale de la correspondance électronique entre hommes d’affaires. Certaines entreprises interdisent strictement l'utilisation d'émoticônes. Si votre organisation n’en fait pas partie, utilisez ces icônes, mais avec beaucoup de prudence. Après tout, les « émoticônes » sont des symboles d’émotions qui doivent être dosées dans un environnement professionnel. Une icône dans une lettre suffit pour permettre à l'interlocuteur de comprendre vos émotions. Cette règle pour la correspondance par courrier électronique s'applique également aux communications professionnelles sur Skype et ICQ.

Règle 6. N'oubliez pas la signature électronique

À la fin de toute lettre (pas seulement la première), il doit y avoir une signature contenant le nom et la fonction de l'expéditeur, ses contacts professionnels et le logo de l'entreprise. C'est une bonne forme et un indicateur de la présence d'une culture d'entreprise.

Règle 7. Relisez la lettre avant de l'envoyer. Corriger les erreurs et les fautes de frappe

L'insouciance n'est pas la meilleure qualité pour un homme d'affaires.

Règle 8. Répondre à la correspondance dans les 24 heures

Si vous avez besoin de plus de temps, vous devez en parler dans les 24 heures. Après l'envoi, ce serait une bonne idée de contacter le destinataire de la lettre et de vous assurer qu'il l'a reçue et quand attendre une réponse de sa part.

Règle 9. Confirmer la réception des e-mails avec pièces jointes

Vérifiez s'ils s'ouvrent correctement. Veuillez noter que les dirigeants de l’entreprise ne doivent pas leur envoyer d’offres promotionnelles ni de liens (sauf s’ils font l’objet de la discussion).

Il est préférable d'envoyer ces lettres au nom du directeur commercial avec la notification appropriée dans le corps de la lettre.

Règle 10. La correspondance se termine par celui qui l'a commencée

La dernière lettre est envoyée par l'initiateur de la correspondance. Même si toutes les questions ont déjà été discutées, écrivez à votre partenaire des mots de gratitude pour sa coopération efficace et ses réponses rapides. A la fin, vous pouvez vous souhaiter de la bonne humeur et une semaine productive. Cependant, seulement si vous entretenez une relation étroite et à long terme avec le destinataire. Dans tous les autres cas, il est préférable d’indiquer : « Avec mes meilleurs vœux ».