Création et remplissage de bases de données dans Microsoft Access. Travailler avec la base de données Access Travail de base dans ms access

20.09.2023

Dans le monde moderne, nous avons besoin d'outils qui nous permettraient de stocker, d'organiser et de traiter de grandes quantités d'informations difficiles à utiliser dans Excel ou Word.

Ces référentiels sont utilisés pour développer des sites Web d'information, des boutiques en ligne et des modules complémentaires de comptabilité. Les principaux outils qui mettent en œuvre cette approche sont MS SQL et MySQL.

Le produit de Microsoft Office est une version simplifiée en termes de fonctionnalités et est plus compréhensible pour les utilisateurs inexpérimentés. Examinons étape par étape la création d'une base de données dans Access 2007.

Description de MS Access

Microsoft Access 2007 est un système de gestion de base de données (SGBD) qui implémente une interface utilisateur graphique à part entière, le principe de création d'entités et de relations entre elles, ainsi que le langage de requête structurel SQL. Le seul inconvénient de ce SGBD est l'incapacité de fonctionner à l'échelle industrielle. Il n’est pas conçu pour stocker d’énormes quantités de données. Par conséquent, MS Access 2007 est utilisé pour de petits projets et à des fins personnelles et non commerciales.

Mais avant de montrer étape par étape comment créer une base de données, vous devez vous familiariser avec les concepts de base de la théorie des bases de données.

Définitions des concepts de base

Sans connaissances de base sur les contrôles et les objets utilisés lors de la création et de la configuration d'une base de données, il est impossible de bien comprendre le principe et les caractéristiques de la création d'un domaine. Par conséquent, je vais maintenant essayer d'expliquer dans un langage simple l'essence de tous les éléments importants. Alors commençons :

Un domaine est un ensemble de tables créées dans une base de données qui sont interconnectées à l'aide de clés primaires et secondaires.
Une entité est une table de base de données distincte.
Attribut – le titre d'une colonne distincte du tableau.
Un tuple est une chaîne qui prend la valeur de tous les attributs.
Une clé primaire est une valeur unique (id) attribuée à chaque tuple.
La clé secondaire du tableau « B » est une valeur unique du tableau « A » utilisée dans le tableau « B ».
Une requête SQL est une expression spéciale qui effectue une action spécifique avec la base de données : ajout, modification, suppression de champs, création de sélections.

Maintenant que nous avons une idée générale de ce avec quoi nous allons travailler, nous pouvons commencer à créer la base de données.

Création d'une base de données

Pour plus de clarté de l'ensemble de la théorie, nous créerons une base de données de formation « Étudiants-Examens », qui contiendra 2 tableaux : « Étudiants » et « Examens ». La clé principale sera le champ « Numéro d'enregistrement », car ce paramètre est unique pour chaque élève. Les champs restants sont destinés à des informations plus complètes sur les étudiants.

Alors procédez comme suit :

Ça y est, il ne reste plus qu'à créer, remplir et lier les tableaux. Passez au point suivant.

Création et remplissage de tables

Après avoir créé avec succès la base de données, un tableau vide apparaîtra à l'écran. Pour former sa structure et la remplir, procédez comme suit :

Conseil! Pour affiner le format des données, allez dans l'onglet « Mode Tableau » sur le ruban et faites attention au bloc « Formatage et type de données ». Là, vous pouvez personnaliser le format des données affichées.

Création et modification de schémas de données

Avant de commencer à relier deux entités, par analogie avec le paragraphe précédent, vous devez créer et remplir le tableau « Examens ». Il possède les attributs suivants : « Numéro d'enregistrement », « Examen1 », « Examen2 », « Examen3 ».

Pour exécuter des requêtes, nous devons lier nos tables. En d’autres termes, il s’agit d’une sorte de dépendance implémentée à l’aide de champs clés. Pour ce faire, vous avez besoin de :

Le constructeur doit créer automatiquement la relation, en fonction du contexte. Si cela ne se produit pas, alors :

Exécuter des requêtes

Que devons-nous faire si nous avons besoin d’étudiants qui étudient uniquement à Moscou ? Oui, il n'y a que 6 personnes dans notre base de données, mais que se passe-t-il s'il y en a 6000 ? Sans outils supplémentaires, il sera difficile de le savoir.

C'est dans cette situation que les requêtes SQL nous viennent en aide, permettant d'extraire uniquement les informations nécessaires.

Types de demandes

La syntaxe SQL implémente le principe CRUD (abrégé de l'anglais create, read, update, delete - « create, read, update, delete »). Ceux. avec des requêtes, vous pouvez implémenter toutes ces fonctions.

Pour l'échantillonnage

Dans ce cas, le principe de « lecture » entre en jeu. Par exemple, nous devons trouver tous les étudiants qui étudient à Kharkov. Pour ce faire, vous avez besoin de :

Que devons-nous faire si nous sommes intéressés par des étudiants de Kharkov qui ont plus de 1000 bourses ? Notre requête ressemblera alors à ceci :

SELECT * FROM Etudiants OÙ Adresse = « Kharkov » ET Bourse > 1000 ;

et le tableau résultant ressemblera à ceci :

Pour créer une entité

En plus d'ajouter une table à l'aide du constructeur intégré, vous devrez parfois effectuer cette opération à l'aide d'une requête SQL. Dans la plupart des cas, cela est nécessaire lors de travaux de laboratoire ou de cours dans le cadre d'un cours universitaire, car dans la vraie vie, cela n'est pas nécessaire. À moins, bien sûr, que vous soyez engagé dans le développement d’applications professionnelles. Ainsi, pour créer une demande, vous avez besoin de :

Allez dans l'onglet "Création".
Cliquez sur le bouton « Query Builder » dans le bloc « Autre ».
Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton SQL, puis saisissez la commande dans le champ de texte :

CRÉER UNE TABLE Enseignants
(Code enseignant INT CLÉ PRIMAIRE,
Nom de famille CHAR(20),
Nom CHAR(15),
Deuxième prénom CHAR (15),
Sexe CHAR (1),
Date de naissance DATE,
sujet_main CHAR(200));

où "CREATE TABLE" signifie créer la table "Enseignants", et "CHAR", "DATE" et "INT" sont les types de données pour les valeurs correspondantes.

Attention! Chaque demande doit avoir un « ; » à la fin. Sans cela, l'exécution du script entraînera une erreur.

Pour ajouter, supprimer, modifier

Tout est beaucoup plus simple ici. Accédez à nouveau au champ Créer une demande et entrez les commandes suivantes :

Création d'un formulaire

Avec un grand nombre de champs dans le tableau, remplir la base de données devient difficile. Vous pouvez accidentellement omettre une valeur, en saisir une incorrecte ou en saisir un autre type. Dans cette situation, les formulaires viennent à la rescousse, à l'aide desquels vous pouvez remplir rapidement les entités, et le risque de commettre une erreur est minimisé. Cela nécessitera les étapes suivantes :

Nous avons déjà couvert toutes les fonctions de base de MS Access 2007. Il reste un dernier élément important : la génération de rapports.

Générer un rapport

Un rapport est une fonction spéciale de MS Access qui vous permet de formater et de préparer les données d'une base de données pour l'impression. Ceci est principalement utilisé pour créer des bons de livraison, des rapports comptables et d’autres documents de bureau.

Si vous n'avez jamais rencontré une telle fonction, il est recommandé d'utiliser l'« Assistant de rapport » intégré. Pour ce faire, procédez comme suit :

Allez dans l'onglet "Création".
Cliquez sur le bouton « Assistant de rapport » dans le bloc « Rapports ».
Sélectionnez le tableau qui vous intéresse et les champs que vous devez imprimer.
Ajoutez le niveau de regroupement requis.
Sélectionnez le type de tri pour chaque champ.
Personnalisez la vue de mise en page du rapport.

Conclusion
Nous pouvons donc affirmer avec certitude que nous avons complètement analysé la création d'une base de données dans MS Access 2007. Vous connaissez désormais toutes les fonctions de base d'un SGBD : de la création et du remplissage des tables à l'écriture de requêtes de sélection et à la création de rapports. Ces connaissances sont suffisantes pour effectuer des travaux simples en laboratoire dans le cadre d'un programme universitaire ou pour être utilisées dans de petits projets personnels.
Pour concevoir des bases de données plus complexes, vous devez comprendre la programmation orientée objet et étudier les SGBD tels que MS SQL et MySQL. Et pour ceux qui ont besoin de s'entraîner à écrire des requêtes, je recommande de visiter le site Web SQL-EX, où vous trouverez de nombreux problèmes pratiques et divertissants.
Bonne chance dans la maîtrise du nouveau matériel et si vous avez des questions, laissez un commentaire !

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Travailler avec la base de données ACCESS

Le SGBD (système de gestion de base de données) Microsoft Access pour Windows (ci-après simplement Access) est un SGBD de type relationnel (tabulaire) et fait partie du package Microsoft Office intégré. La base de données stocke des informations. Le SGBD Access peut créer plusieurs types d'objets : Tables, Formulaires, Requêtes, Rapports, Macros et Modules. L'objet principal est le Tableau. Les tableaux, formulaires, requêtes, rapports sont liés les uns aux autres par une tâche commune et sont des composants d'une base de données (DB). Le nom de la base de données a toujours une extension. mdb. Les informations de la base de données peuvent être saisies, modifiées, visualisées et imprimées.

Access accepte les types de données suivants :

texte : contient tous les caractères du clavier
Champ Mémo : champ associé au fichier notes
numérique : accepte les chiffres et les signes "," "-" "+"
date/heure : peut accepter la date et l'heure dans des formats standard
monétaire : dans la valeur numérique, les 2 derniers chiffres sont séparés par une virgule, le séparateur des milliers est utilisé
compteur : insère automatiquement des nombres séquentiels par incréments de 1, en commençant par 1
logique : contient l'une des deux valeurs suivantes : OUI/NON ou VRAI/FAUX
Le champ objet OLE est utilisé pour les objets créés dans d'autres applications et intégrés/liés à la base de données.

Tableau contient un ensemble d'informations d'une certaine catégorie, ces informations se trouvent dans des enregistrements. Un enregistrement est constitué de champs. Chaque champ a un nom et un type de données spécifique. Le champ est constitué de caractères individuels - c'est l'unité d'information minimale.

Formulaire– un analogue électronique d'un formulaire papier. Il est principalement destiné à travailler avec des informations à l'écran, bien qu'il puisse également être imprimé. Le formulaire contient des étiquettes et des champs, l'étiquette contient le nom du champ correspondant. Vous pouvez utiliser des formulaires pour saisir, modifier et afficher des informations, et vous pouvez également créer des champs calculés contenant des données basées sur les valeurs d'autres champs. Ces champs n'existeront que sur le formulaire.

Rapport utilisé pour imprimer des informations à partir d'une base de données, effectuer des calculs et calculer des totaux pour une grande quantité de données.

Les formulaires et les rapports constituent deux manières d'afficher les tableaux.

Demande– c'est la question avec laquelle l'utilisateur aborde la table.

Donc, base de données relationnelle - une base de données qui stocke les données dans des tables. Pour définir les relations entre les tables dans les bases de données relationnelles, les colonnes de différentes tables correspondent les unes aux autres. Généralement, dans les bases de données relationnelles, chaque type de données est contenu à un seul endroit.

Après avoir créé des tables distinctes pour chaque sujet dans la base de données Microsoft Access il faut choisir la méthode dans laquelleMicrosoft Accéderfusionnera à nouveau les informations des tableaux. Vous devez d'abord définir les relations entre les tables. Ce n'est qu'alors que vous pourrez créer des requêtes, des formulaires et des rapports pour afficher simultanément les informations de plusieurs tables.

Les champs des tableaux doivent être coordonnés de manière à afficher des informations sur le même objet. Cette coordination est réalisée en établissant des relations entre les tables. Une relation de table établit des relations entre les valeurs correspondantes dans les champs clés, généralement entre les champs portant le même nom dans les deux tables. Dans la plupart des cas, le champ clé d'une table, qui constitue l'identifiant unique de chaque enregistrement, est associé à une clé étrangère dans une autre table. Le champ clé identifie de manière unique chaque enregistrement de la table ; le champ clé de la table est attribué à un champ à la discrétion du développeur de la base de données. Le champ clé d’une table utilisé pour établir une relation avec une autre table est appelé clé étrangère.

Relation un-à-plusieurs

Une relation un-à-plusieurs est le type de relation le plus couramment utilisé entre les tables. Une relation un-à-plusieurs pour chaque entrée du tableau UN DANS, mais l'entrée de la table DANS ne peut pas avoir plus d'une entrée correspondante dans le tableau UN.

Relation plusieurs-à-plusieurs

Dans une relation plusieurs-à-plusieurs d'un enregistrement dans une table UN plusieurs enregistrements dans la table peuvent correspondre DANS, et un enregistrement dans la table DANS plusieurs enregistrements dans une table UN. Ce type de relation n'est possible qu'à l'aide d'une troisième table (lien) dont la clé primaire est constituée de deux champs qui sont les clés étrangères des tables UN Et DANS. Une relation plusieurs-à-plusieurs est essentiellement deux relations un-à-plusieurs avec une troisième table. Par exemple, une relation plusieurs-à-plusieurs entre les tables Commandes et Produits est définie en créant deux relations un-à-plusieurs avec la table Commandé. Il peut y avoir plusieurs articles dans une seule commande et chaque article peut apparaître dans plusieurs commandes.

Relation individuelle

Dans une relation un-à-un, chaque entrée du tableau UN peut avoir au plus un enregistrement associé dans une table DANS et vice versa. Ce type de relation n'est pas très souvent utilisé car la plupart des informations ainsi liées peuvent être placées dans un seul tableau. Une relation un-à-un peut être utilisée pour partitionner des tables contenant de nombreux champs, pour séparer une partie d'une table pour des raisons de sécurité et pour stocker des informations relatives à un sous-ensemble d'enregistrements dans la table principale. Par exemple, vous pouvez créer une feuille de calcul pour suivre la participation des employés à des événements sportifs caritatifs. Chaque joueur du tableau « Footballeurs » doit correspondre à une entrée du tableau « Employés ».

Définir des relations entre les tables

Le type de relation dans une relation créée par Microsoft Access dépend de la façon dont vous définissez les champs associés.

Une relation un-à-plusieurs est créée lorsqu'un seul des champs est un champ de clé primaire ou d'index unique.
Une relation un-à-un est créée lorsque les deux champs liés sont des champs clés ou ont des index uniques.
Une relation plusieurs-à-plusieurs est en fait deux relations un-à-un avec une troisième table dont la clé primaire est constituée des champs de clé étrangère des deux autres tables.

Définir une relation avec une relation un-à-un ou un-à-plusieurs

5 sélectionnez un champ dans une table et faites-le glisser vers le champ correspondant dans la deuxième table ;

Définition d'une relation plusieurs-à-plusieurs

Pour déterminer la connexion dont vous avez besoin :

Créez deux tables qui auront une relation plusieurs-à-plusieurs ;
Créez une troisième table de liaison et ajoutez-y des champs dont les descriptions correspondent aux descriptions des champs de clé primaire dans chacune des deux tables liées. Dans une table de liaison, les champs clés agissent comme des clés étrangères. D'autres champs peuvent être ajoutés à la table de liaison sans restrictions ;
Définissez une clé primaire dans la table de liaison qui contient tous les champs clés des deux tables liées. Par exemple, dans la table de liaison « Commandé », la clé est constituée des champs « Code commande » et « Code produit » ;
Entre chacune des deux tables principales et la table de liaison, définissez une relation un-à-plusieurs.

Lancer ACCESS

Démarrez votre séance de travail avec le bouton COMMENCER sur le bureau, sélectionnez l'élément de menu Programmes -Microsoft Office - Microsoft Accéder.

Création de base de données

Après avoir lancé Access, le panneau permettant de créer une nouvelle base de données ou d'ouvrir une base de données existante s'ouvrira au premier plan. Dans ce panneau, sélectionnez le mode Nouvelle base de données, précisez le nom du fichier dans lequel la base de données sera stockée ou acceptez le nom proposé et cliquez sur le bouton Créer. À l'avenir, pour créer une nouvelle base de données, utilisez l'élément de menu Fichier – Créer une base de données. Une nouvelle base de données (actuellement vide) s'ouvre à l'écran.

Création de tables dans la base de données

Mode tableau

Les tables - Objet d’accès de base. Sans table, vous ne pouvez pas créer ou travailler dans la base de données avec un formulaire, un rapport ou tout autre objet.

L'assistant de table propose un ensemble fixe d'options pour construire des tables. Il ne peut être utilisé que si les structures de table proposées et requises correspondent. Si ce panneau n'est pas nécessaire, il peut être supprimé en appuyant sur Echap.

Examinons les options de création de tables.

Cliquez sur la colonne vertébrale TABLES – Créer – Mode Table – OK.

Créez le tableau suivant, en renommant d'abord les noms de champs. Pour renommer les noms de champs, double-cliquez sur le nom du champ (Champ1, Champ2, etc.) et saisissez un nouveau nom (Nom, Ville, etc.) ou sélectionnez la colonne, cliquez avec le bouton droit et exécutez la commande Renommez une colonne.

NOM DE FAMILLE		L'ANNÉE EST NÉE.	NATION
Ivanov	Kazan	1994	Russie	m
Valeev	Kazan	1994	Tat	m
Petrov	Chelny	1992	Russie	m
Sidorov	Élabuga	1994	Russie	m
Galeva	Kazan	1992	Tat	et
Gabduline	Kazan	1993	Tat	et
Kirov	Chelny	1992	Russie	et
Panaïev	Élabuga	1994	Russie	m
Zabirov	Kazan	1993	Tat	m

Cliquez sur l'icône Fermer, D'ACCORD.À la question - réponse Oui. Double-cliquez sur le nom de la table créée, affichez son contenu et ajoutez une nouvelle entrée :

Garaïev

Kazan

1993

Tat

Mode constructeur

Cliquez sur la colonne vertébrale TABLES – Créer – Constructeur – OK.

Pour chaque champ, indiquez le nom et le type de données de leur liste de types de données :

TYPE DE DONNÉES NOM DU CHAMP

Texte du nom de famille

École des nombres

Faculté de Numérique

Cliquez sur l'icône Fermer, acceptez le nom de la table proposé pour la sauvegarde (ou donnez le vôtre), cliquez sur D'ACCORD.À la question Créer un champ clé maintenant ?- répondre Oui. Double-cliquez sur le nom de la table créée, saisissez les entrées suivantes :

Nom de famille	École	Fak-tet
Ivanov	5	4
Valeev	18	5
Petrov	5	4
Sidorov	5	5
Galeva	18	5
Gabduline	19	3
Kirov	3	3
Panaïev	42	4
Zabirov	42	4

Fermez le tableau. Ouvrez à nouveau ce tableau et ajoutez une nouvelle entrée :

Établir une relation entre les tables

Établissez une connexion entre le Tableau 1 et le Tableau 2. Pour cela, ouvrez la base de données, cliquez sur le bouton Schéma de données(troisième bouton en partant de la droite sur la barre d'outils). Si la boîte de dialogue Ajouter un tableau n'apparaît pas, cliquez sur le bouton Ajouter un tableau(clic droit sur la boîte de dialogue). Double-cliquez sur les tableaux souhaités, puis cliquez sur le bouton Fermer. Dans la liste des champs du tableau 1, placez le pointeur sur FIELD1 (Nom de famille), cliquez et faites glisser le pointeur vers le champ Nom de famille du tableau2. Cliquez sur le bouton Créer.

Pour supprimer une relation entre tables, cliquez sur la ligne reliant les tables, cliquez sur Del.

Création d'un formulaire dans la base de données

Mode Assistant de formulaire

Cliquez sur le dos de la base de données Formulaires – Créer – Assistant de formulaire. Une boîte de dialogue s'ouvrira devant vous. Sélectionnez le tableau 1 dans la liste des tableaux suggérés. Utilisez l'icône >> pour tout déplacer Champs disponibles en partie Champs sélectionnés. Avancez en répondant aux questions et en utilisant le bouton Plus loin. Ainsi, sélectionnez la disposition du formulaire dans une colonne, style – Nuages, définissez le nom du formulaire, ouvrez le formulaire pour afficher ou saisir des données. Cliquez sur le bouton Prêt. Vérifiez toutes les entrées du formulaire et fermez le formulaire.

Disposition du formulaire

L'utilisateur peut modifier la mise en page créé formes.

Cliquez sur la colonne vertébrale Formes, sur le formulaire et le bouton créés dans l'assistant Constructeur. Cliquer sur Titre du formulaire, utilisez votre souris pour agrandir la fenêtre de titre du formulaire, cliquez sur le bouton Sélection d'objets(en haut à gauche sur la barre d'outils de gauche) et sur le bouton Ahh(une inscription). Allez à la fenêtre Titre du formulaire, faites glisser le cadre avec la souris et écrivez FORME 1 dedans. Sélectionnez l'objet en cliquant. Entrer, et travaillez avec : positionnez l'inscription au centre, changez la taille de la police, la couleur du champ et de l'inscription, etc.

Cliquez sur le titre Zone de données. Mise en surbrillance avec une clé Entrer objets de la zone de données, modifier l'affichage des champs de la zone de données, leur taille, etc. (lorsqu'un champ est sélectionné, deux champs du même nom sont déplacés simultanément dans le champ de travail). Placez les champs dans l'ordre suivant :

Champ de code 1 (nom de famille)

Champ 2 (Ville) Champ 3 (Année de naissance)

Champ 4 (Nationalité) Champ 5 (Sexe)

Création de requêtes

Demande simple

Sélectionnez un onglet Requêtes – Créer – Requête simple – OK. Lors de l'utilisation du menu Demande simple Les champs de table spécifiés seront affichés à l'écran. Sélectionnez Tableau 1 dans la liste des tableaux. Utilisation de l'icône > , passer d'une partie Tous les champs disponibles en partie Champs sélectionnés Codez et les trois premiers champs, puis parcourez le dialogue en répondant aux questions. Lorsque la demande est prête, les valeurs des champs sélectionnés seront affichées à l'écran.

Création d'une requête à l'aide du constructeur.

Sélectionnez un onglet Requêtes – Créer – Constructeur – OK.

Double-cliquez sur la table souhaitée et cliquez sur le bouton Requête. Double-cliquez sur les noms de champs nécessaires à la requête. DANS mot Conditions de sélection préciser les conditions de sélection des enregistrements. À titre de comparaison, utilisez les opérateurs,=,=,AND,OR,BETWEEN…AND. Fermez et enregistrez votre demande. Visualisez le résultat d'une requête en double-cliquant sur son nom. Utiliser le mode Constructeur, créez une demande pour afficher les enregistrements du tableau 1 de la liste des hommes vivant à Kazan et nés après 1993.

Suppression

Pour supprimer un tableau, un formulaire, un état, etc., sélectionnez l'objet et donnez la commande Modifier - Couper.

Pour supprimer une entrée, sélectionnez l'entrée et appuyez sur la touche Suppr, ou utilisez la commande Modifier - Couper.

Ajouter des champs à une table

Ajout de champs à un tableau créé en mode Tableau.

Ouvrez le tableau 1, placez le curseur dans le champ devant lequel vous souhaitez placer le nouveau champ, faites un clic droit, sélectionnez Insérer une colonne et entrez vos coordonnées.

Ajoutez deux champs à la fin du tableau 1 : Taille et Poids, remplissez les champs en cm et en kg. Pour renommer un champ, double-cliquez sur le nom du champ et saisissez un nouveau nom.

Ajout de champs à une table créée en mode Conception.

Ouvrez le dos de la table. Cliquez sur le nom du Tableau 2 et sur le bouton Constructeur ou ouvrez le tableau et cliquez sur le bouton le plus à gauche de la barre d'outils.

Ajoutez deux champs au tableau 2 : examen de mathématiques et examen de physique, spécifiez un type de données pour chaque champ. Fermez le mode Conception, ouvrez le tableau 2 et remplissez les nouveaux champs en utilisant le système en cinq points.

Générer des rapports

Création de rapports en mode Assistant de rapport

Cliquez sur la colonne vertébrale Rapports – Créer – Assistant de rapport – OK.

Sélectionnez tous les champs du tableau 1. Ajoutez tous les champs du tableau 2 à l'exception du champ Nom de famille. Continuez à créer le rapport en mode dialogue.

Créez des requêtes sur les tables 1 et 2 :

afficher une liste de personnes ayant réussi les mathématiques avec un 5 et la physique avec un 5 ou un 4
afficher une liste de personnes vivant à Kazan, diplômées de la même école, étudiants de la même faculté
afficher une liste de femmes vivant à Kazan
affichant une liste d'habitants masculins de Kazan, étudiants de la même faculté, qui ont réussi les mathématiques avec 5 ou 4 points.

Exercice 1

Créer une base RH section sport

La base de données doit être composée de quatre tables : "Athlète", "Sol", "Sport", "Titre". Nom de la base de données - "Sport».

Les instructions pour créer des tableaux se trouvent sous les tableaux.

Nom de domaine	Taper	Contenu des informations
Tableau "Athlète"
Code	Comptoir	Champ clé
Nom de famille	Texte	Nom, prénom, patronyme du sportif
date	Numérique	Année de naissance
Poids	Numérique	Poids de l'athlète
Hauteur	Numérique	Taille de l'athlète
CodeGenre	Numérique	Lien vers le tableau "Sol"(assistant de substitution)
Type de code	Numérique	Lien vers le tableau "Sport"(assistant de substitution)
TitreCode	Numérique	Lien vers le tableau "Titre"(assistant de substitution)
Tableau "Genre"
Code	Comptoir	Champ clé
Sol	Texte	Sexe de l'athlète
Tableau "Sports"
Code	Comptoir	Champ clé
Voir	Texte	Genre de sport
Tableau "Titre"
Code	Comptoir	Champ clé
Titre	Texte	Titre sportif

Créez une base de données Sports vide. Les tableaux Genre, Sport et Titre sont créés à l'aide de l'assistant en suivant les instructions ci-dessous.

Note

appuie sur le bouton Créer sur la barre d'outils.
Dans la zone de tâches Création d'un fichier sélectionner dans le groupe Création lien Nouvelle base de données.
Dans la boîte de dialogue Déposer nouvelle base de données entrez le nom de la base de données "Sport".
appuie sur le bouton Créer.

Créez une table Genre à l'aide de l'assistant.

Note

Accédez à la fenêtre de la base de données.
Sélectionner un article les tables sur la liste Objets.
appuie sur le bouton Créer sur la barre d'outils.
Dans la fenêtre Nouveau tableau sélectionner un article Assistant de table et appuyez sur la touche D'accord.
Dans la boîte de dialogue Création de tableaux définir les options Personnel.
Sur la liste Exemples de tableaux sélectionner un échantillon Les types.
Cliquez sur le bouton à double flèche pour transférer tous les champs de l'échantillon vers la table créée.
Inscrivez-vous sur la liste Des champs nouvelle table sur le terrain Type de code et appuyez sur le bouton Renommer le champ.
Entrez le nom du champ Code et appuyez sur D'accord.
Inscrivez-vous sur la liste Nouveaux champs de table sur le terrain Tapez le nom et appuyez sur le bouton Renommer le champ.
Entrez le nom du champ Sol et appuyez sur D'accord.
appuie sur le bouton Plus loin.
Sur le terrain Définir un nom entrez un nom pour la nouvelle table Sol et appuyez sur le bouton Plus loin.
Attention! Les tableaux ne doivent pas être liés les uns aux autres. Par conséquent, si l'assistant signale des liens vers d'autres tables, cliquez sur le bouton Liens et sélectionnez la commande qui rompt ces liens.
Définir les options Changer la structure du tableau et appuyez sur le bouton Prêt.
Dans le concepteur de table, placez-vous sur le terrain Sol et précisez la taille du champ 2 .

Créez une table de sports à l'aide de l'assistant.

Créez une table "Titre" à l'aide de l'assistant.
Créez la table Athlète en mode Création.

Lors de la création d'une table pour les champs CodeGender, CodeType, CodeTitle, définissez le type de données sur Substitution Wizard. L'assistant de substitution établira étape par étape une connexion entre un champ de la table Athlète et un champ de l'une des tables CodeGender, CodeType, CodeTitle. A l'étape de sélection Champs disponibles, dans les trois cas, sélectionnez uniquement le champ Code. Si tout est fait correctement, le diagramme de données (relation entre les tables) ressemblera à celui de la Fig. 1.

Question : Quel type de connexion sera établie entre les tables dans ce cas ?

Saisissez les entrées dans le tableau « Genre », « Sport », « Titre » avec les informations suivantes :

La valeur dans le champ Code est saisie automatiquement et peut différer de celle indiquée, utilisez vos propres valeurs comme guide.

Entrez les informations suivantes dans le tableau Athlète :

Code	Nom de famille	date	Poids	Hauteur	CodeGenre	Type de code	TitreCode
1	IvanovIvan	1988	60	175	3	5	6
2	Petrov Pierre	1987	75	180	3	5	5
3	Sidorova Olia	1990	55	168	4	8	4
4	Arkhipova Léna	1994	47	158	4	6	4
5	Connexion Sergueï	1993	90	190	3	4	5
6	Fedorov Fedor	1989	75	182	3	4	6
7	Semenov Semyon	1992	56	178	3	8	6

Note

Ouvrez la fenêtre de la base de données.
Sélectionner dans la liste Objets un objet Tableau.
appuie sur le bouton Ouvrir dans la barre d'outils de la fenêtre de la base de données.
Entrez les informations requises dans les champs Nom de famille, date, Poids, Hauteur.
Entrez les informations dans le champ CodeGenre, en prenant la valeur du champ Code de la table Sol.
Entrez les informations dans le champ Type de code, en prenant la valeur du champ Code du tableau « Sports ».
Entrez les informations dans le champ TitreCode, en prenant la valeur du champ Code du tableau "Titre".

Tâche 2

Trouvez les athlètes portant le nom de famille Arkhipova dans la base de données.

Note

Ouvrez la fenêtre de la base de données.
Sélectionner dans la liste Objets un objet Tableau.
Sélectionnez le champ (colonne) que vous souhaitez rechercher.
appuie sur le bouton Trouver sur la barre d'outils.
Entrez dans le champ Échantillon signification Arkhipova(Fig.2).
Définir sur le champ Coïncidence option Dès le début du terrain.
appuie sur le bouton Trouvez ensuite.

Retrouvez tous les maîtres du sport dans la base de données.

Note

Ouvrez la fenêtre de la base de données.
Sélectionner dans la liste Objets un objet Tableau.
Double-cliquez sur le tableau « Titre ».
Mémoriser la valeur du champ Code pour un enregistrement contenant une valeur Maître du sport dans le champ "Titre".
Fermez le tableau « Titre ».
Double-cliquez sur le tableau Athlète.
Cliquez sur une colonne TitreCode.
appuie sur le bouton Trouver sur la barre d'outils.

9. Entrez dans le champ Échantillon valeur stockée du champ Code.

10. Définir sur le champ Coïncidence option Des champs entièrement.

Trouvez un athlète mesurant 180 dans la base de données.
Triez la base de données des athlètes par taille.

Note

Ouvrez la fenêtre de la base de données.
Sélectionner dans la liste Objets un objet Tableau.
Double-cliquez sur le tableau Athlète.
Cliquez sur une colonne Hauteur.
appuie sur le bouton Trier par ordre croissant sur la barre d'outils.
Triez la base de données des athlètes par poids.
Sélectionnez un athlète mesurant 182 dans la base de données.

Note

Retirez le filtre installé.

Note

Sélectionnez dans la base de données tous les athlètes pesant 75 kg.

Note

Ouvrez la fenêtre de la base de données.
Sélectionner dans la liste Objets un objet Tableau.
Double-cliquez sur le tableau Athlète.
Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule du champ Poids et entrez la valeur 75 dans le champ Filtrer pour.
appuyez sur la touche Entrer.

Note

Ouvrez la fenêtre de la base de données.
Sélectionner dans la liste Objets un objet Tableau.
Double-cliquez sur le tableau Athlète.
Faites un clic droit et sélectionnez la commande Retirez le filtre.
Sélectionnez dans la base de données des athlètes de 1987-1988. naissance.

Note

Ouvrez la fenêtre de la base de données.
Sélectionner dans la liste Objets un objet Tableau.
Double-cliquez sur le tableau Athlète.
Sélectionner dans le menu Des posteséquipe Filtre, un puis - la commande. Filtre avancé.
Sélectionnez dans la première colonne du champ Champ signification Date de.
En cellule Condition de sélection indiquer la valeur >=1987.
Sélectionnez dans la deuxième colonne du champ Champ signification Date de.
En cellule Condition sélection indiquer la valeur
appuie sur le bouton Appliquer un filtre sur la barre d'outils.

Retirez le filtre installé.

Note

Ouvrez la fenêtre de la base de données.
Sélectionner dans la liste Objets un objet Tableau.
Double-cliquez sur le tableau Athlète.
Passez à la fenêtre de filtre avancé.
Sélectionnez la commande dans le menu contextuel RMB Effacez le formulaire.
appuie sur le bouton Appliquer un filtre sur la barre d'outils.

Tâche 3

Créez une requête pour sélectionner les valeurs suivantes dans la base de données : nom de famille, sexe et année de naissance de l'athlète.

Note

Créez une demande de sélection dans une base de données d'athlètes ayant le titre de maître des sports. Les données doivent contenir les informations suivantes : nom, année de naissance, grade, sexe.

Changez le poids de tous les athlètes de 1 kg.

Note

Dans la fenêtre de la base de données dans la liste Objets sélectionner un article Demandes.
Créer une demande en mode conception.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un tableau sélectionner l'onglet Les tables.
Double-cliquez sur le tableau Athlète.
appuie sur le bouton Fermer.
Ajouter un champ Poidsà la ligne Champ dans le formulaire de demande.
Type de demande Mise à jour.
Entrer dans la cellule Mise à jour expression [Poids]+1.
appuie sur le bouton Lancement
Oui.
Attribuez à tous les athlètes qui ont le titre de débutant un nouveau titre - candidat maître des sports.

Note

Table ouverte Titre et rappelez-vous les valeurs des champs Code pour le rang Débutant et candidat au Master des Sports.
Dans la fenêtre de la base de données dans la liste Objets sélectionner un article Demandes.
Dans la fenêtre de la base de données, sélectionnez la commande Créer une demande en mode conception.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un tableau sélectionner l'onglet Les tables.
Double-cliquez sur le tableau Athlète.
appuie sur le bouton Fermer.
Ajouter un champ TitreCodeà la ligne Champ dans le formulaire de demande.
Cliquez sur la flèche à côté du bouton Type de demande dans la barre d'outils et sélectionnez la commande Mise à jour.
Entrer dans la cellule Mise à jour Candidat Master des Sports.
Entrer dans la cellule Condition de sélection valeur stockée du champ Code pour le rang Débutant.
appuie sur le bouton Lancement dans la barre d'outils pour mettre à jour les entrées.

Confirmez la mise à jour en cliquant sur le bouton Oui.
Fermez la demande et affichez le résultat dans le tableau Athlète.

En raison de la fermeture de la section natation, supprimez tous les nageurs de la base de données.

Note

Ouvrez le tableau « Sports » et mémorisez les valeurs des champs Code pour la section Natation.
Créer une demande, contenant le tableau « Athlète ».
En mode création de requête, dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche à côté du bouton Taper demande et sélectionnez une équipe Supprimer.
Champ de glisser Type de code dans le formulaire de demande.
Entrer dans la cellule Condition de sélection valeur du champ stocké Code du tableau « Sports ».
appuie sur le bouton Lancement sur la barre d'outils.
Confirmez la mise à jour en cliquant sur le bouton Oui.

8. Fermez la demande, affichez le résultat dans le tableau Athlète.
Créer un rapport à l'aide de l'assistant

L'assistant pose des questions détaillées sur les sources d'enregistrement, les champs, la mise en page, les formats requis et génère un rapport basé sur les réponses.

Pour créer un rapport, vous avez besoin de :

Pour ajouter des champs de plusieurs tables ou requêtes à un rapport, ne cliquez pas sur les boutons Plus loin ou Prêt après avoir sélectionné les champs de la première table ou requête dans l'Assistant Rapport .

Répétez les étapes nécessaires pour sélectionner une table ou une requête et spécifier des champs jusqu'à ce que tous les champs souhaités soient inclus dans le rapport.

sélectionnez le type de regroupement de données dans le rapport et cliquez sur le bouton Suivant(Fig. 4) ;
si nécessaire, ajoutez des niveaux de regroupement au rapport et cliquez sur le bouton Plus loin(Fig.5);

si vous devez résumer les champs, cliquez sur le bouton Résultats, sinon appuyez sur le bouton Plus loin. Dans la fenêtre qui apparaît Résultats sélectionnez les valeurs totales requises pour les champs obligatoires (Fig. 6) :

Somme- calcule le montant pour le champ sélectionné ;

Moy.- calcule la valeur moyenne pour le champ sélectionné ;

Min.- calcule la valeur minimale pour le champ sélectionné ;

Max.- calcule la valeur maximale pour le champ sélectionné ;

Tâche 4

Créez un formulaire qui comprend toutes les informations sur l'athlète.

Créez un rapport comprenant toutes les données des athlètes, regroupées par sport et triées par nom de famille.

Note

Travail indépendant

Créez votre base de données, qui doit contenir trois tables :

la première table doit avoir cinq champs
les deuxième et troisième tables doivent avoir quatre champs chacune

Remplissez tous les tableaux avec des enregistrements (15 enregistrements dans chaque tableau) afin que les tableaux contiennent diverses informations liées aux mêmes sujets (par exemple, les étudiants de votre groupe, une liste de partenaires commerciaux, une liste de marchandises dans l'entrepôt, etc.)
Établir des relations entre les tables.
Créez un formulaire en utilisant le premier tableau.
Créez un formulaire qui inclut les informations des deux premières tables et deux champs de la troisième table.
Créez un rapport simple sur le premier tableau.
Créez un rapport sur deux tables quelconques.
Créez une requête simple sur la première table.
Créez une requête pour les deux premières tables, la requête doit contenir trois conditions de sélection et au moins deux enregistrements doivent correspondre à cette requête.
Créez une requête sur les deuxième et troisième tables, la requête doit contenir trois conditions de sélection et au moins deux enregistrements doivent correspondre à la requête.

Questions de contrôle

Quelle est la base d’une base de données relationnelle ?
Qu'est-ce que la forme ?
A quoi servent les rapports ?
Qu'est-ce qu'un enregistrement ?
Qu'est-ce qu'un champ ?
Par quoi se caractérise le domaine ?
Un enregistrement peut-il être composé de différents types de données ?
Un champ peut-il contenir différents types de données ?
Quels types de données sont utilisés dans le tableau ?
Quels sont les modes de création de tables ?
Dans quels cas le Constructeur est-il utilisé lors de la création d'un formulaire ?
Pouvez-vous créer un formulaire, un rapport ou une requête en utilisant les données de plusieurs tables ?
Qu'est-ce qu'un domaine clé ?
Pourquoi les relations entre les tables sont-elles établies ?
Qu'est-ce qu'une simple demande ?
Dans quels cas est-il nécessaire de créer une requête à l’aide du Constructeur ?
Un formulaire ou une requête peut-il contenir des champs qui ne figurent pas dans le tableau ?
Comment et de quelle manière créer un champ calculé ?
Quels types de relations existent entre les tables ?
Comment utiliser la fonction Filtre ?

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Les bases de données Access sur votre ordinateur vous aident à stocker et à suivre pratiquement tout type de données, telles que l'inventaire, les contacts ou les processus métier. Détaillons les chemins que vous pouvez emprunter pour créer une base de données Access, y ajouter des données, puis explorer les prochaines étapes vers la configuration et l'utilisation de votre nouvelle base de données.

Dans cet article

Sélectionnez un modèle

Les modèles Access sont livrés avec des tableaux, des requêtes, des formulaires et des rapports intégrés prêts à l'emploi. Les modèles disponibles sont la première chose que vous voyez lorsque vous lancez Access et vous pouvez télécharger des options supplémentaires sur Internet.

Dans l'onglet Accès Déposer choisis une équipe Créer.

Sélectionnez un modèle de base de données de bureau et entrez un nom dans le champ Nom de fichier. Base de données (Si tu ne vois pasmodèle qui fonctionnera pour vous, utiliserRechercher des modèles sur Internetchamp.)

Nom de fichier

Cliquez sur le bouton Créer.

Selon le modèle que vous choisissez, vous devrez peut-être effectuer l'une des étapes suivantes avant de commencer.

Si Access affiche une boîte de dialogue Entrée avec une liste vide d'utilisateurs :

Cliquez sur le bouton nouvel utilisateur.

Remplir le formulaire Informations de l'utilisateur.

Sélectionnez le nom d'utilisateur que vous venez de saisir et cliquez sur entrée.

Si Access affiche le message Avertissement de sécurité dans la barre de messages, ainsi qu'un modèle provenant d'une source fiable, cliquez sur Inclure du contenu. Si la base de données nécessite une connexion, connectez-vous.

Informations Complémentaires: .

Créer une base de données à partir de zéro

Si aucun des modèles ne vous convient, vous pouvez commencer avec une base de données vide sur votre ordinateur.

Dans Access, sélectionnez la commande Créer, puis - élément Base de données de bureau vide.

Entrez le nom de la base de données dans le champ Nom de fichier.

Vous pouvez utiliser l'emplacement par défaut indiqué sous le champ Nom de fichier, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur l'icône du dossier.

Cliquez sur le bouton Créer.

Ajout de tableaux

Dans une base de données, les données sont stockées dans plusieurs tables liées. Pour créer un tableau :

Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, vous verrez un tableau vide en mode Feuille de données dans lequel vous pourrez ajouter des données. Pour ajouter un autre tableau, allez dans l'onglet Créer > Tableau. Vous pouvez commencer à saisir des données dans un champ (cellule) vide ou insérer des données provenant d'une autre source, telle qu'un classeur Excel.

Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur son en-tête et saisissez un nouveau nom.

Pour ajouter plus de champs, commencez à taper dans la colonne Cliquez pour ajouter.

Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur l'en-tête et faites-la glisser vers l'emplacement souhaité. Vous pouvez effectuer cette opération avec plusieurs colonnes adjacentes.

Copier et coller des données

Vous pouvez copier des données à partir d'un autre programme, tel qu'Excel ou Word, et les coller dans un tableau Access. Il est préférable qu'ils soient organisés en colonnes. Si les données se trouvent dans un traitement de texte tel que Word, délimitez les colonnes de données par des tabulations ou convertissez les données en tableau avant de les copier.

Si les données doivent être modifiées, par exemple en scindant les noms complets en prénom et nom, faites-le dans le programme source.

Ouvrez la source et copiez les données (CTRL+C).

Ouvrez la table Access à laquelle vous souhaitez ajouter des données en mode Feuille de données et collez les données (CTRL+V).

Double-cliquez sur chaque en-tête de colonne et fournissez des noms significatifs.

Note: En fonction des données que vous insérez dans la première ligne d'une colonne, Access attribue un type de données à chaque champ. Assurez-vous que les données des lignes restantes sont du même type.

Importer ou lier des données

Vous pouvez importer des données à partir d'autres sources ou lier des données depuis Access sans déplacer les informations à partir desquelles elles sont stockées. La liaison peut être une bonne option si vous avez plusieurs utilisateurs, mettez à jour des données et souhaitez vous assurer de voir la dernière version, ou si vous souhaitez économiser de l'espace disque. Vous pouvez décider si vous souhaitez créer un lien vers ou importer des données pour la plupart des formats. En savoir plus sur l’importation ou la liaison de données à partir d’une autre base de données Access.

Le processus varie légèrement en fonction de la source de données, mais commence toujours par la procédure ci-dessous.

Sur Données externes Cliquez sur le bouton Format des données que vous souhaitez importer ou auquel vous souhaitez créer un lien. Si vous ne voyez pas le format dont vous avez besoin, cliquez sur le bouton Supplémentaire.

Note: Si vous n'en avez toujours pas, vous devrez peut-être d'abord exporter les données vers un format de fichier pris en charge par Access (comme un fichier texte délimité).

Suivez les instructions dans la boîte de dialogue de l'article " Données externes ».

Lorsqu'ils sont liés, certains formats sont en lecture seule. Les éléments suivants sont des sources externes dont les données peuvent être importées ou liées.

Organisez vos données à l'aide de l'assistant d'analyse de table

L'assistant d'analyse de table vous aide à identifier rapidement les données redondantes. Il peut ensuite être utilisé pour séparer ces données dans des tableaux distincts. Access enregistrera la table originale en tant que copie de sauvegarde.

Ouvrez la base de données Access avec la table que vous souhaitez analyser.

Cliquez sur Travailler avec des bases de données > Analyse du tableau.

Les deux premières pages de l'assistant contiennent un didacticiel rapide avec des exemples. Si vous voyez une case à cocher, sélectionnez-la et cliquez deux fois sur le bouton Dos pour voir l'introduction. Pour ne plus afficher les pages d'introduction, décochez Afficher les pages avec des explications ?

Actions supplémentaires

Vos prochaines étapes dépendent de vos objectifs. Vous souhaiterez peut-être créer des requêtes, des formulaires, des rapports et des macros. Les articles suivants vous y aideront.

Programme d'application MicrosoftAccès 2007 conçu pour créer Base de données. Access 2007 utilise des tables logiquement liées. SGBD MicrosoftAccès 2007 fournit une gestion pratique et fiable des données stockées dans des tables.

L'essence de la création d'une base de données dans Microsoft Access 2007 est que vous devez d'abord créer une structure de base de données (créer une structure de tables et établir des relations entre elles), puis remplir les tables de la nouvelle base de données.

De plus, il est conseillé de créer formes pour saisir des données dans des tableaux, demandes rechercher des informations dans la base de données et rapports pour afficher les informations nécessaires de la base de données sous une forme pratique sur l'écran, l'impression ou le fichier.

La base de données peut être créée soit manuellement (une nouvelle base de données vide), soit sur la base de modèles. Les modèles ne correspondent pas toujours à la base de données requise, mais avec leur aide, vous pouvez créer rapidement une base de données proche de ce qui est requis, puis la modifier et la remplir avec vos données.

Lorsque vous lancez une application Access 2007, vous verrez la nouvelle page de démarrage Mise en route avec Microsoft Access 2007, illustrée dans la figure 1. 1.

Riz. 1. Nouvelle page d'accueil

Lorsque vous créez une base de données à partir de modèles, vous pouvez sélectionner le modèle souhaité sur la page Mise en route avec Microsoft Access 2007, dans les catégories de modèles ou dans les modèles À partir de Microsoft Office Online. Lorsque vous sélectionnez, par exemple, le modèle Faculté dans la catégorie Modèles locaux, une description de la base de données apparaîtra sur le côté droit de la fenêtre de l'application. Ci-dessous, dans le champ de texte, le nom du fichier est indiqué : Faculté.accdb et une icône de dossier avec laquelle vous pouvez enregistrer le fichier dans le répertoire souhaité (par défaut, le dossier Mes documents est spécifié).

Le nom du fichier et le répertoire de stockage des fichiers peuvent être modifiés. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton Créer. En conséquence, la fenêtre de la base de données de la Faculté apparaîtra : base de données (Access 2007) - Microsoft Access. La zone d'édition affichera la liste des professeurs qui doit être remplie. Si le volet de navigation est fermé, vous devez l'ouvrir en appuyant sur F11 ou en cliquant sur le bouton « Ouvrir/Fermer la bordure du volet de navigation ».

Tout utilisateur de systèmes informatiques basés sur Windows sait que le progiciel Microsoft Office standard, quelle que soit sa version, comprend un éditeur Access unique. De quel type de programme il s'agit et comment l'utiliser sera maintenant discuté. Naturellement, seules les bases initiales seront données ici, puisqu'une description d'absolument toutes les capacités de l'application prendra plus d'une page.

Qu’est-ce que l’accès ?

Quel est ce programme ? Access est un système complet permettant de travailler avec n'importe quel type basé sur un modèle relationnel avec la possibilité d'échanger dynamiquement des données avec d'autres applications ou publications Internet. Cela implique l'utilisation d'outils pour automatiser le traitement d'informations de tout type, présentées sous une forme structurée.

De plus, Access est également un package qui prend en charge les contrôles ActiveX, ce qui étend considérablement les capacités du programme dans la mesure où il peut utiliser non seulement des composants tabulaires ou textuels, mais également du multimédia et des objets sur Internet. Les connexions entre eux établies dans l'application permettent un suivi précis des modifications de chacun d'entre eux avec un ajustement automatique des paramètres dans les autres.

Principales orientations d'utilisation de l'application

Il n'est pas surprenant que dans la plupart des cas, il soit utilisé pour automatiser complètement l'analyse de certains processus comptables, commerciaux, etc. Grâce à sa structure universelle, le programme peut éliminer l'apparition de ce que l'on appelle la redondance des données, lorsqu'il est nécessaire de changer un paramètre sans en saisir un nouveau, mais en corrigeant l'ancien, et pour que sa modification soit reflétée dans toutes les bases de données associées.

Par exemple, une entreprise utilise Access pour conserver des enregistrements des fournisseurs, des clients et des événements dans lesquels ils sont impliqués. Les coordonnées bancaires d'un fournisseur changent. Il suffit de les modifier et l'ajustement automatique affectera toutes les autres bases de données. Les données seront remplacées, plutôt que de nouvelles saisies en plus des données existantes. Et ce changement affectera les mêmes activités connexes. Autrement dit, dans un sens, l'utilisateur bénéficie d'une automatisation complète.

Il en va de même, par exemple, lorsqu'un certain groupe de marchandises est vendu par l'intermédiaire de la division correspondante de l'entreprise, les articles du produit sont automatiquement radiés dans la base de données des marchandises disponibles dans l'entrepôt. Mais ce sont les exemples les plus simples. En fait, l’application a des capacités beaucoup plus larges.

Structure Microsoft Access

Quant à la facilité d'utilisation, elle est obtenue grâce à la présence d'éléments de base qui jouent un rôle essentiel dans l'analyse et le traitement des données de la base de données. Parmi les principaux éléments figurent les suivants :

tableau - un élément qui stocke des informations de base dans un format spécifique (numérique, texte, graphique, etc.) ;
requête - un moyen d'accéder à des éléments associés, à d'autres bases de données ou à des programmes tiers ;
formulaire - présentation d'informations ou de données sous une forme conviviale ;
rapport - sortie des résultats traités ;
macro - un élément exécutable qui vous permet d'effectuer certaines actions lorsqu'un événement se produit, de créer une demande, de générer un rapport ;
module - Outils du langage Visual Basic qui vous permettent d'étendre considérablement les capacités du programme en créant des procédures et en utilisant de nombreuses fonctions.

Communication avec d'autres programmes et bases de données externes

Comme cela est déjà clair, Access est un programme qui vous permet non seulement d'utiliser vos propres données saisies par l'utilisateur, mais également de les connecter entre elles. Les capacités de l'application sont telles que les informations peuvent être importées depuis d'autres applications (FoxPro, Paradox, Excel, Word, etc.). Pour simplifier les procédures, les données ne peuvent pas être importées, mais liées non seulement avec les programmes spécifiés, mais également avec des sources dans un environnement réseau ou sur Internet.

Le processus de liaison lui-même est effectué sur la base de requêtes similaires au fonctionnement des bases de données SQL (Access les prend également en charge).

Création basée sur un modèle

Dans Access, la table est l’élément principal. En apparence, ce composant est très similaire aux tableaux Excel, mais les capacités d'Access sont beaucoup plus larges et les principes de travail avec de tels éléments ont leurs propres caractéristiques.

Cependant, vous pouvez créer votre propre base de données au démarrage du programme tout simplement. Après l'apparition de la fenêtre de bienvenue, l'utilisateur dispose d'un choix de modèles, sur la base desquels la future structure de la base de données sera créée sous la forme d'un tableau. C'est ce qu'on appelle la vue Backstage. Vous pouvez trouver ici des modèles intégrés utiles pour effectuer des tâches spécifiques, ou effectuer une recherche sur la ressource officielle de Microsoft si aucun d'entre eux dans la liste ne répond aux besoins de l'utilisateur (bien que cela soit peu probable).

Base de données à partir de zéro

Si rien ne convient à l'utilisateur et qu'il souhaite créer lui-même une base de données, lors de la création d'un nouveau fichier, vous devez sélectionner une base de données vide dans le menu correspondant. Il y a certaines limites à considérer ici. Par exemple, les bases de données de bureau ne prennent pas en charge la publication en ligne et les bases de données Web ne prennent pas en charge certaines fonctionnalités des précédentes.

Après avoir créé le tableau initial, vous pouvez procéder à la saisie des données. Veuillez noter que les données ne peuvent être saisies que dans des colonnes et des lignes adjacentes. De plus, vous ne devez pas ajouter de cellules vides entre elles comme vous le faites dans Excel. De plus, l'exigence la plus importante est que chaque colonne ne doit contenir qu'un seul type de données, ce qui signifie que si le format d'origine est la date et l'heure, les informations basées sur les exposants saisies dans la colonne ne seront pas reconnues. Donc, si possible, vous devez planifier la table dans cette perspective. Pour simplifier le travail, vous pouvez également utiliser un mode de conception spécial.

Nuances d'importation et de liaison de données avec d'autres sources

Quant à l'importation de données, les capacités du programme sont pratiquement illimitées. La condition principale est que les données importées soient divisées en types tabulaires (comme les tableaux dans Excel ou Word). Si l'import est réalisé par exemple en version texte depuis le Bloc-notes, vous pouvez créer une structure similaire à l'aide d'une tabulation (touche Tab).

Vous pouvez utiliser des listes SharePoint et également lier des données pour faciliter votre travail. Pour ce faire, utilisez une commande spéciale sur l'onglet Données externes, situé dans le groupe d'importation et de liaison. Des solutions toutes faites sont proposées ici (Excel, Word, etc.). Lors de la sélection, il vous suffit d'indiquer l'emplacement du fichier souhaité, où il sera enregistré dans la base de données actuelle, et de confirmer votre choix.

Conclusion

Ceci est une application Access. Le programme est très populaire parmi un large éventail d'utilisateurs, car ses développeurs ont essayé de combiner autant que possible les capacités d'autres produits logiciels de ce type. Et c'est ce qui a rendu cette application très flexible dans la configuration et l'application automatique de la plupart des fonctions. Il reste à ajouter qu'Access est un outil de traitement de données très puissant, même si seules les informations les plus élémentaires sur l'application ont été abordées ici.