Asmuo, kuris verslo santykiuose stengiasi atrodyti padoriai, visada vadovaujasi susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklėmis. Jis prisimena, kad laiškas neturi suteršti gavėjo, jo atstovaujamos įmonės reputacijos ir verslo įvaizdžio.

Gebėjimas kompetentingai ir glaustai vesti elektroninį susirašinėjimą yra svarbus sėkmingo vadovo įvaizdžio elementas. Šis faktas liudija jo bendrą kultūrinį lygį ir profesionalumą. Pagal tai, kaip žmogus moka formuluoti ir formuluoti savo mintis, galima suprasti, kaip jis yra susijęs su savimi ir kitais. Neatsargiai parašytas el. laiškas gali lengvai sugadinti įspūdį apie jus ir sumenkinti jūsų verslo reputaciją.

Verslo korespondencijos elektroniniu paštu taisyklės

Naudokite savo darbo el. pašto adresą tik su darbu susijusioms užduotims atlikti. Kai siunčiate laišką iš įmonės serverio, jis jame išsaugomas tiek kaip siunčiamas, tiek kaip gaunamas. Jūsų darbdavys visada galės pažvelgti į šiuos laiškus ir suprasti, ką jūs iš tikrųjų darote. Būdami biure el. paštą naudokite tik verslo korespondencijai.

Supraskite, kam adresuojate pranešimą ir kam jame esanti informacija gali būti naudinga.

Kam adresai savo laišką? Į partnerį? Klientui? Kolegos? Prie vadovo? Pavaldiniui? Laukelyje „kam“ turi būti nurodytas adresatas, laukelyje „kopija“ – suinteresuotos šalys. Jokiu būdu negalima siųsti papildomų kopijų, ypač vadovui. Jei laiškas yra susijęs su trečiosiomis šalimis, jie paprastai taip pat įrašomi į lauką „kopija“.

Pats nustatykite pranešimo tikslą. Ko norite pasiekti išsiųsdami laišką? Ką turėtų daryti gavėjas, kai jį perskaito? Kokios reakcijos tikitės? Gavėjas turi iš karto suprasti, ko tiksliai iš jo norite. Iš ko turėtų būti parašytas laiškas?

Tai priklauso nuo konkretaus atvejo:

• jei norite parodyti savo individualų požiūrį į įvykius – nuo ​​pirmo (aš, mes);
• jei jūsų žinutėje yra prašymas ar nurodymas – nuo ​​antrojo (jūs, jūs);
• jei laišką siunčiate kaip pašalinis stebėtojas, norite informuoti adresatą apie tam tikrus įvykius ar įvykdytus faktus – iš trečiosios šalies (jis, ji, jie).

Visada užpildykite „temos“ laukelį. Dauguma žmonių, gaunančių korespondenciją el. paštu, pirmiausia žiūri į temos lauką. Pagal jame esančią informaciją priimamas sprendimas, skaityti laišką ar ne. Jei yra nepatogi frazė, kuri neperteikia jokios informacijos, arba laukas yra visiškai tuščias, yra didelė tikimybė, kad žmogus iš viso neatvers laiško. Nurodykite temą trumpai, konkrečiai ir informatyviai.
Sekite turinį: pasisveikinimą ir kreipimąsi, pagrindinį tekstą, santrauką, parašą ir kontaktus. Privalote laikytis elektroninio verslo bendravimo etiketo.

Nereikėtų praleisti tam tikrų tradicinio turinio dalių teisingai suformatuoti laišką, tai rodo jūsų profesionalumą.

Kreipdamiesi ir sveikindamiesi išreiškiate pagarbą adresatui. Jei įmanoma, kiekvieno laiško pradžioje naudokite asmeninį pasisveikinimą ir pasisveikinimą. Kreipkitės į pašnekovą vardu, tai taip pat yra pagarbos elementas. Jei norite, kad pranešimas atrodytų atsitiktinis, po adreso padėkite kablelį. Jei norite atkreipti dėmesį į jo reikšmę ir formalumą, naudokite šauktuką.

Laikykitės šios taisyklės net su kolegomis, su kuriais dažnai bendraujate.

Išlaikykite trumpumą ir aiškumą. Verslo korespondencijoje turėtų būti mažiausiai žodžių ir daugiausia naudingos informacijos. Pateikite savo mintis konkrečiai, glaustai, nuosekliai ir lengvai suprantamu būdu. Formuokite trumpus sakinius, taip gavėjui bus lengviau suvokti informaciją. Viename laiške apimkite vieną temą.

Jei reikia kalbėti skirtingomis temomis, geriau siųsti kelis laiškus, tai daug geriau nei viena ilga žinutė su skirtingomis idėjomis, kurios niekaip nesusijusios viena su kita.

Neformalaus bendravimo nepaverskite dalykiniu susirašinėjimu. El. laiškuose nereikia naudoti emocijų. Jei norite emociškai pabrėžti tam tikrus savo pranešimo punktus, pabandykite paslėpti emocinę potekstę už ramaus, teisingo, neutralaus pateikimo tono. Tai galima pasiekti ne kalba, o turiniu.
Išlaikykite aiškią laiško korpuso struktūrą.

Paprastai laiškas yra padalintas į tris dalis:

• Rašymo priežastis (priežastis, priežastis). Ši dalis turi būti kuo trumpesnė.
• Nuoseklus esmės atskleidimas.
• Sprendimai, pasiūlymai, išvados, prašymai.

Pranešimas turi būti geros išvaizdos, lengvai suprantamas. Tekste padarykite pastraipas iš 5-6 eilučių. Pastraipas rekomenduojama atskirti tuščia eilute. Naudokite vieną šriftą ir spalvą. Nenaudokite santrumpų, jaustukų, kursyvų elementų ar šauktukų, nebent tai būtina.

Rašykite teisingai. Neraštingai parašytas laiškas rodo autoriaus išsilavinimo stoką. Rašybos klaidos ir klaidos neigiamai veikia jūsų verslo reputaciją. Prieš siunčiant laišką, rekomenduojama jį dar kartą atidžiai perskaityti. Daugelis teksto redaktorių ir el. pašto programų turi skyrybos ir rašybos tikrinimo funkciją, jei randama klaidų, siūlomos taisymo parinktys. Rašydami el. laiškus būtinai pasinaudokite šiomis funkcijomis.

Pagalvokite, kokius dokumentus reikia įtraukti į laišką. Į patį tekstą nereikia įtraukti išsamios informacijos, geriau ją siųsti kaip atskirą failą. Temos eilutėje nurodykite, kad pridėjote failą, kokio formato jis yra ir kas jame yra (trumpai), antraip gavėjas gali jį supainioti su virusu. Prieš siųsdami failą patikrinkite jį antivirusine programa.

Palikite savo kontaktus ir parašą. Tai tik privalumas jūsų reputacijai, tai atspindi jūsų profesionalumą. Nerašykite ilgo parašo, daugiausia penkių–šešių eilučių. Jame turėtų būti nurodytas įmonės pavadinimas, visas jūsų vardas ir pareigos. Paprastai jie taip pat nurodo svetainės adresą, telefono numerį ir el. pašto adresą.

Verslo korespondencijoje neturėtumėte be reikalo naudoti postscript. Jo buvimas rodo, kad jūs nepakankamai apgalvojote laiško turinį.

Skaitymo kvitus naudokite tik tada, kai tai tikrai būtina. Paprastai jis reikalingas tik bendraujant su išoriniais gavėjais ir tik tuo atveju, jei atsakymas yra labai svarbus.

Taip pat naudokite „didelės svarbos“ vėliavėlę tik tada, kai reikia. Jei laiške yra tikrai svarbios informacijos, kurią reikia skubiai išspręsti, pažymėkite šį langelį. Dėl to laiškas išsiskirs gautuosiuose. Tačiau neturėtumėte piktnaudžiauti šia funkcija, ji gali atrodyti įkyriai ir erzinanti.

Prieš siųsdami laišką būtinai perskaitykite. Patikrinkite, ar viskas aišku, konkretu, glausta, ar nėra nieko nereikalingo ar netinkamo, ar nėra gramatinių klaidų. Ar teisingai įvedėte gavėjo duomenis? Patikrinkite pateikimo logiką ir nuoseklumą.

Atsakykite į gautus el. laiškus laiku. Praneškite, kad perskaitėte laišką, taip parodysite pagarbą ir parodysite geras manieras. Jei tam tikru momentu negalite atsakyti į gautą laišką, įspėkite apie tai autorių ir pažadėkite atsakyti kuo greičiau. Nuosekliai atsakykite į jums užduotus klausimus. Nereikia pradėti atsakymo kaip naujos žinutės.

Jei neatsakysite per dvi dienas, gavėjas manys, kad neatkreipėte dėmesio į jo laišką arba jis pasimetė.

Paprastai jį inicijavęs asmuo turėtų baigti elektroninį dialogą. Nors šios taisyklės kartais gali ir nesilaikyti, atsižvelgiant į konkretaus susirašinėjimo specifiką.
Prisiminkite visas aukščiau pateiktas elektroninio susirašinėjimo taisykles. Visada jų laikykitės, būkite atsargūs ir protingi.

Taip galite parodyti save kaip profesionalų, šiuolaikišką ir kompetentingą vadovą, su kuriuo malonu ir patogu dirbti.

Versle niekur neapsieinama be dalykinio susirašinėjimo, nesvarbu, ar rašai įmonės vardu, ar savo, kaip privataus verslininko, vardu. Arba, kaip jūs laikotės jo taisyklių. Jūsų potencialūs verslo partneriai ar klientai daugiausia jus vertins pagal tai, kaip su jais bendraujate. Verslo laiškas, galima sakyti, yra verslininko „veidas“. O kad to neprarastumėte, svarbu žinoti auksines šio formato bendravimo taisykles.

Verslo susirašinėjimo el. paštu taisyklės

Kadangi dabar elektroninis paštas naudojamas daug dažniau nei įprastas paštas, nusprendėme atkreipti dėmesį į tai, kaip tinkamai vesti dalykinę korespondenciją internete. Štai kelios rekomendacijos, kurių laikantis neleisite prarasti veido prieš pašnekovą.

Pašto dėžutės pavadinimas

Pirmas dalykas, kuris patraukia mūsų dėmesį atidarius naują žinutę, yra adresas, iš kurio ji buvo išsiųsta. Daugelis žmonių neįvertina šio punkto svarbos ir siunčia verslo laiškus iš asmeninių el. pašto paskyrų. Nėra nieko blogo, kol el. pašto adresu yra tik jūsų vardas žmogui suprantamu formatu. Bet jei yra įvairių slapyvardžių, tokių kaip „kissa1988“ ar „pupsik-26“, tada siųsti žinutę iš tokios pašto dėžutės yra tiesiog nepriimtina. Įsivaizduokite, kokios emocijos užlies žmogų, gavęs verslo pasiūlymą iš „mažylės“ ar „mielaitės“.

Taip pat verslo korespondencijoje nepageidaujami pašto adresai, prasidedantys raidėmis info@, inbox@ ir panašiai. Į juos tiesiog nežiūrima rimtai ir yra didelė tikimybė, kad el. laiškas net nebus atidarytas. Geriausias pasirinkimas yra vesti verslo korespondenciją iš pašto dėžutės [apsaugotas el. paštas], kur vardas yra jūsų vardas ir pavardė, įmonė yra įmonės pavadinimas.

Gavėjai

Susirašinėjant elektroniniu paštu, galima išsiųsti laišką tiesioginiam adresatui ir nukopijuoti kitus gavėjus. Nesitikima, kad pranešimo kopijos gavėjai į jį atsakys. Jie tarsi pakviesti stebėtojai. Todėl prieš siųsdami iš anksto nustatykite, iš ko tiksliai norite gauti atsakymą ir teisingai išdėstykite gavėjus. Tačiau, jei įmanoma, nenurodykite kelių žmonių kaip tiesioginių el. laiškų gavėjų. Gali susiklostyti situacija, kad nė vienas iš jų jums neatsakys, jei visi mintyse nuspręs šią atsakomybę „perkelti“ kitam adresatui.

Jei pats atsidūrėte verslo laiško kopijoje, tada, kaip jau suprantate, siuntėjas jūsų atsakymo nelaukia. Bet jei prireiks konkrečiai jums atsakyti, galite tai padaryti, tačiau būtų mandagu žinutės pradžioje atsiprašyti už „kišimąsi“.

Laiško formatavimas

Oficialus verslo stilius. Verslo korespondencijoje, žinoma, naudojamas formalus stilius. Jame trūksta būdvardžių, nereikalingų kvalifikacijų ir detalių. Tik specifika, aiškumas ir logika. Parašius dalykinę žinutę pravartu dar kartą perskaityti ir pašalinti visas frazes, kurios neturi jokios ypatingos reikšmės ir nekeičia to, kas yra sakoma. Tik įsitikinę, kad visi tokie žodžiai ir frazės buvo pašalinti, galite pasakyti, kad buvo laikomasi šios verslo laiško rašymo taisyklės.

Raštingumas. Pasakyti, kad svarbu parašyti pranešimą teisingai ir be klaidų, yra tas pats, kas sakyti „sniego senis turi būti iš sniego“. Tačiau šios taisyklės negalima ignoruoti. Raštingumas yra bet kokio susirašinėjimo pagrindas. Į asmenį, rašantį verslo laišką su rašybos klaidomis, vargu ar kas nors žiūrės rimtai.

Laiško tema. Jį parašyti būtina. Stenkitės parašyti trumpai, bet glaustai, kad gavėjas iš karto suprastų, apie ką bus laiškas. Tema neturėtų būti sudaryta iš vieno žodžio. „Informacija“, „Klausimas“ ir kt. – neteisingos verslo laiškų temos. „X įmonės pasiūlymas“ yra tinkama tema. Jeigu Jūsų laiške esanti informacija itin svarbi, tuomet ją galite pažymėti specialia „svarbumo“ vėliavėle, kuri yra beveik visose el.

Šriftas. Pranešimo tekstas, visų pirma, turi būti įskaitomas. Todėl naudokite šriftą Arial arba Times New Roman, pasirinkite vidutinį dydį (pavyzdžiui, mail.ru optimalus šrifto dydis yra 3). Neeksperimentuokite su šriftais ar spalvomis. Tai netinka verslo susirašinėjimui. Nenaudokite Caps Lock, šauktukų ar specialių simbolių (įskaitant jaustukus). Vienintelis dalykas, kuris leidžiamas, yra kai kurias frazes paryškinti kursyvu arba pusjuodžiu šriftu. Tačiau pabandykite tai naudoti tik tada, kai tai tikrai būtina.

Kad būtų lengviau skaityti ir geriau perteikti mintis, visame laiško tekste galite naudoti paantraštes. Tačiau jų neturėtų būti per daug – ne daugiau kaip 3-4.

Viena pastraipa neturi būti ilgesnė nei 4 eilutės. Kai skaitome labai ilgas pastraipas, tekstas susilieja ir pagrindinė mintis gali pasimesti.

Visi sąrašai ir sąrašai turi būti sudaryti naudojant specialius žymeklius.

Įmonės šablonas. Būtų puiku, jei sukurtumėte firminį el. pašto šabloną savo įmonės stiliumi. Ir visas verslo žinutes išsiųsite tik naudodami šį šabloną. Tai leis jums išsiskirti iš kitų ir išlaikyti formalumą, kurio reikalauja verslo žinutė. Tačiau nereikėtų persistengti su „prekės ženklu“ - per didelis kūrybiškumas tik pakenks. Visgi kalbame apie dalykinį bendravimą, o ne pramogas. Taip pat nepamirškite, kad gavėjai gali skaityti jūsų pranešimus ne tik kompiuteryje, bet ir mobiliuosiuose įrenginiuose. Todėl šablonas turi būti optimizuotas skirtingoms ekrano skyroms.

Viename laiške turi būti tik viena naujiena. Ir atitinkamai iš gavėjo reikėtų tikėtis tik vieno tikslinio veiksmo. Laikoma, kad neteisinga vienoje žinutėje vienu metu pateikti kelis klausimus, pasiūlymus ar prašymus gavėjui.

Jis turėtų būti suskirstytas į šias dalis:
- įvadas;
- Pagrindinė dalis;
- išvada.

Įžangoje trumpai nurodykite pranešimo tikslą ir parašymo priežastis. Pagrindinė dalis yra pati laiško esmė. Apibendrinant reikia apibendrinti tai, kas išdėstyta aukščiau – tai gali būti išvados, prašymai, nurodymai, pasiūlymai ir pan. Labai nepageidautina verslo korespondencijoje naudoti „postscript“. Taip pat venkite aforizmų, metaforų, patarlių ir pan.

Jei laiške reikia pateikti grafinį vaizdą, jo neįterpkite į patį laiško tekstą, o pridėkite kaip atskirą failą. Vaizdai gali būti netinkamai rodomi skirtinguose įrenginiuose arba gali būti visiškai išjungti gavėjo el. pašto programos sąsajoje. Tekste, jei reikia, tiesiog nurodykite „informacija yra pridėtame faile“. Jei tokių failų yra keli, būtinai parašykite jų pavadinimus.

Jei naudojate žodžių santrumpas ir santrumpas, turite būti 100% tikri, kad gavėjas supras, ką jie turi omenyje. Apskritai geriau žaisti saugiai ir nenaudoti tokių dalykų.

Emocijų trūkumas. Verslo laiškuose neturėtų būti jokių emocinių poteksčių. Iš viso. Net jei rašote skundą ir tikrai norite parodyti savo pasipiktinimo pilnatvę arba, priešingai, nuoširdžiai dėkojate savo partneriui už sėkmingą sandorį. Pranešimas turėtų būti santūrus ir netgi šiek tiek šaltakraujiškas. Kiekvienas žmogus vertina savo individualumą, tačiau dalykinė korespondencija nėra geriausias būdas tai parodyti. Oficialus linksmo ar liūdno žmogaus, kiemsargio ar generalinio direktoriaus laiškas turėtų būti toks pat.

Žodyno vartojimas. Norėdami susieti sakinius verslo korespondencijoje, naudojamos šios stabilios išraiškos:

1. dėl šios priežasties;
3. remiantis kuo;
4. dėl (kažko);
5. pagal;
6. pagrįstas;
7. atkreipti dėmesį;
8. svarsto;
9. kas tarnavo.

Ir taip toliau. Taip pat verslo laiškuose leidžiama naudoti santrumpas ir santrumpas, kurios yra visuotinai priimtos pramonėje, kurioje rašomas pranešimas. Jei abejojate, ar adresatas supras konkrečią santrumpą, geriau parašyti visą frazę.

Sveikinimai. Niekada nenaudokite klišės „Laba diena“. Tai, galima sakyti, bloga forma ne tik dalykiniam susirašinėjimui, bet ir apskritai el. Optimalus pasisveikinimas yra „Sveiki, Vardas / Vidurinis vardas“. Beje, pravartu kreiptis į žinutės gavėją vardu ne tik sveikinime, bet ir toliau tekste. Jei rašote asmeniui, kurio asmeniškai nepažįstate, pačioje pradžioje turite nurodyti, iš kur gavote gavėjo adresą.

Raidės dydis. Tai nėra meno kūrinys ir ne jūsų asmeninės mintys „tema“. Pranešimas turi būti kuo trumpesnis, kad perteiktų visą jame esančią informaciją. Optimalu, jei laiško tekstas telpa į vieną „ekraną“. Ilgų laiškų skaitymas vargina, o daugelį žmonių tai erzina.

Atsakymai į laiškus. Kai atsakote į gautą pranešimą, visada spustelėkite mygtuką Atsakyti, o ne mygtuką Rašyti. Pasirinkus pirmąją parinktį, visa susirašinėjimo istorija bus automatiškai įtraukta į atsakymą. Tai teisinga, nes žmogus gali ne iš karto prisiminti, kas tu esi ir ko iš jo nori, jei nemato fono istorijos. Ypač jei nuo paskutinio susirašinėjimo praėjo daugiau nei penkios dienos. Atsakydami į jo žinutę drąsiai cituokite savo pašnekovą. Tai suteiks jam galimybę prisiminti, apie ką kalbėjote anksčiau.

Jei reikia, visada padėkokite kitam asmeniui. Pavyzdžiui, galite parašyti „Vladimirai, ačiū už laišką“ arba „Irina Alekseevna, ačiū už tokį greitą atsakymą“. Tokie niuansai parodys jūsų pagarbą pašnekovui ir sušvelnins elektroninio bendravimo nuotaiką.

Jei pašnekovas atsiuntė jums žinutę, kurioje išreiškė savo nepasitenkinimą ar net buvo atvirai nemandagus jūsų atžvilgiu, pasistenkite neatsakyti jam tuo pačiu, kad ir kaip to norėtumėte. Situacijų yra įvairių, tačiau visada reaguokite mandagiai ir santūriai.

Žinoma, kuo anksčiau atsakysite, tuo geriau. Puiku, jei galite atsakyti per kelias valandas. Šis laikotarpis yra optimalus. Bet tarkime, kad atsakymą sulauksime per kelias dienas. Psichologai teigia, kad žmogui patogus laikas laukti atsakymo į elektroninį laišką yra 48 valandos, tai yra dvi dienos. Jei teks laukti ilgiau, tai jau gali būti suvokiama kaip nepagarba ar nežinojimas. Jei žinutėje iškeltas klausimas reikalauja daugiau laiko atsakyti, tuomet būtinai parašykite, kad laišką gavote, priėmėte svarstyti ir atsakysite kaip tik galėsite. Taip siuntėjas bent jau nesijaus ignoruojamas.

Laiško išvada. Nereikėtų rašyti frazių, kurios gali būti suvokiamos kaip bandymas manipuliuoti: „Labai tikiuosi pelningo bendradarbiavimo“, „Iš anksto dėkoju už atsakymą“ ir pan. Geriau atsisveikinti susirašinėjant el. paštu frazėmis „Su pagarba“, „Mano nuoširdūs linkėjimai“ ir panašiai. Taip, tokios frazės yra klišinės, bet puikiai tinka dalykiniam bendravimui. Paraše įrašykite savo vardą, pavardę, pareigas ir įmonės pavadinimą. Taip pat palikite kontaktinius duomenis, kur būtų galima su jumis susisiekti, išskyrus el.

Išsiuntimo laikas. Žinoma, el. laiškai nereiškia, kad juos reikia perskaityti iškart gavus. Tačiau elektroninio pašto verslo etikoje manoma, kad nedera siųsti el. pašto žinutes savaitgaliais, švenčių dienomis, vėlai vakare ar naktį. Stenkitės laikytis įprastų darbo valandų.

Ir, žinoma, prieš paspausdami mygtuką „siųsti“, atidžiai patikrinkite gavėjo vardo ir el. pašto adreso rašybą. Dar kartą perskaitykite visą pranešimo tekstą ir patikrinkite, ar jame nėra rašybos klaidų ar neteisingų frazių.

Verslo susirašinėjimo taisykles ir kelis keblius manevrus geriems santykiams užmegzti laiškais turi žinoti ne tik tie, kurių elektroninis paštas kiekvieną darbo dieną perpildytas gaunamos korespondencijos ir kurių planuose yra keletas susirašinėjimų ir žinučių, kurių iniciatoriumi turėtumėte būti jūs. . Įvaldyti bukų magiją naudinga kiekvienai šiuolaikinei moteriai. Tai pravers bent jau ieškant darbo – CV, motyvacinius laiškus, papildomos informacijos apie save siuntimas pagal pageidavimą ir testines užduotis, taip pat žinučių siuntimas pokalbio laikui derinti.

Raštingumas yra verslo korespondencijos ir jūsų veido pagrindas

Tai, kad disleksija sergantys tinklaraštininkai gali būti populiarūs internete, neturėtų būti jūsų klaidų ir paslydimų pasiteisinimas. Neguodė savęs tuo, kad dar mokykloje ne viskas susiklostė su rusų kalba (jau pats laikas patobulinti taisykles, kaip rašyti „ne“ su skirtingomis kalbos dalimis). Būkite kiek įmanoma reiklesnis sau. Ypatingai įžeidžiama vedant dalykinę korespondenciją neteisingai parašyti žodžius iš savo profesinės srities. Pašnekovas gali suabejoti jūsų kompetencija.

1. Išsaugokite svetainę gramota.ru savo interneto naršyklės žymėse.

2. Nevartokite žodžių, kurių negalite tiksliai apibrėžti (bent jau patikrinkite Vikipediją).

3. Nepamirškite, kad reti ir konkretūs žodžiai, kurie pašnekovui gali būti nepažįstami, jį suklaidins arba gali būti neteisingai interpretuojami. Jei pašnekovą reikia supažindinti su jūsų terminologija, tuomet pagal etiketo taisykles paaiškinkite vartojamus terminus ir santrumpas.

4. Stenkitės nedaryti per ilgų sakinių. Sudėtingus ir puošnius dizainus palikite romanui rašyti, o ne verslo korespondencijai vesti.

5. Primygtinai rekomenduojame rašyti pranešimą ne iš karto į laiško turinį, o pirmiausia į failą kompiuteryje. Pirma, jums padės įtaisyta žodžio rašyba ir skyrybos ženklai. Antra, pašalinsite nemalonią situaciją, kai netyčia per anksti išsiųsite verslo laišką arba pametate jį dėl naršyklės uždarymo ir pan. (rašydami tekstą Word programoje, įpraskite dažniau spustelėti „išsaugoti“ piktogramą ir nustatyti automatinį režimą). -išsaugokite trumpais intervalais nustatymuose). Atminkite, kad nuspėjamasis rašymas planšetiniuose kompiuteriuose ir mobiliuosiuose įrenginiuose gali netikėtai pakoreguoti jūsų žodžius.

6. Prieš siųsdami laišką, perskaitykite jį kelis kartus. Jei laikas bėga (beje, viena iš svarbių pagrindinių dalykinio susirašinėjimo taisyklių – neatidėlioti terminų, todėl geriau nepradėkite rašyti paskutinę akimirką), tuomet po kurio laiko perskaitykite įvestą tekstą iš naujo. spausdinimas - po pusvalandžio ar valandos, pereinant prie kito reikalo.

Kompetentinga dalykinė korespondencija. Svarbi informacija

Dėmesys detalėms vedant ir vykdant verslo korespondenciją rodo pagarbą ir taupo laiką

7. Nepamirškite užpildyti laiško „temos“ lauko . Jei siunčiate pirmąjį šaltą el. laišką, temos eilutė gali būti akį traukianti, unikali ir intriguojanti. Bet jei jūsų laiško jau laukiama arba jau kurį laiką susirašinėjote su gavėju, temą reikėtų išdėstyti trumpai, aiškiai ir glaustai. Tai leis jums greitai rasti savo laišką (tiek jums, tiek gavėjui), jei reikia.

8. Ilgos „Re: Re: Re:“ grandinėlės sukuria šiukšlių įspūdį. Nebijokite užmegzti naujos grandinės su pašnekovu, cituokite tik ankstesnes žinutes, kurios yra aktualios šiai problemai (ir taip, jas reikia „traukti kartu“, jei, pavyzdžiui, diskutuojate apie konkretaus projekto detales , susitarus dėl biudžeto/kainų/paslaugų paketų ir pan. – tokiu atveju cituoti patogu ir to reikalauja verslo etiketas).

9. Jei gaunamoje žinutėje yra keli klausimai jums, atsakykite į juos, cituodami kiekvieną atskirai. Jei siunčiate laišką su keliais klausimais, naudokite numeraciją ir suskaidykite tekstą į pastraipas. Laikykitės aiškios struktūros.

10. Laiško tekste pakomentuokite visus laiško priedus. Pasirašykite visus pridėtus failus, kad gavėjas galėtų iš karto gauti informaciją apie jų turinį .

11. Parašas yra labai svarbi detalė verslo laiškas. Pašto paslaugų nustatymuose dažniausiai galite nustatyti automatinį visų savo laiškų parašą. Gerai parašytas parašas prilygsta vizitinių kortelių, gerų vizitinių kortelių spausdinimui. Be savo vardo ir pavardės, savo paraše naudokite savo pareigų pavadinimą, kontaktinę informaciją (telefonas, skype) ir įmonės logotipą. Kaip geriausiomis laikomos kūrybiškai svarbios vizitinės kortelės (įsimintinos ir susijusios su asmeniu ar įmone, kurioje jie dirba), parašas gali būti „su posūkiu“, nurodantis jūsų ryšį su įmone arba apie jūsų meilę verslui. tu darai. Pavyzdžiui, kai kurie leidyklos „Mann, Ivanov and Ferber“ darbuotojai savo paraše naudoja papildomą sakinį „Dabar aš skaitau...“ (ir įterpia leidyklos naujo produkto pavadinimą). Maisto pramonės įmonių atstovai savo laiškus gali baigti palinkėjimais „skanios dienos“ ir pan. Kartais dėl tokio dalykinio susirašinėjimo formatavimo reikėtų susitarti su vadovybe.

12. Verslo korespondencijai NameWoman primygtinai rekomenduoja sukurti atskirą pašto adresą. Patartina, kad jame būtų nurodytas įmonės pavadinimas arba įmonės interneto svetainės domenas, Jūsų vardas (pilnas, be mažybinių formų) ir Jūsų pavardė. El. pašto pavadinime nenaudokite skaičių, nurodančių jūsų amžių ar gimimo metus. El. pašto pavadinime rodyti savo poziciją yra visiškai priimtina, tačiau kai kurie žmonės to vengia, nes kildami karjeros laiptais planuoja nekeisti savo el. pašto adreso.

Siųsdami gyvenimo aprašymus ir panašius verslo laiškus taip pat turėtumėte vengti naudoti žaismingus ar pernelyg kūrybiškus el. pašto adresus. Ypač jei kandidatuoji į rimtas pareigas didelėje įmonėje.

Verslo susirašinėjimo etiketas

13. Verslo susirašinėjimo stilius neturi būti sausas. Tačiau rimtumas ir tam tikras dizaino griežtumas yra privaloma taisyklė. Venkite mažybinių priesagų, slengo ir šnekamosios kalbos posakių.

14. Jaustukai gali tapti spąstais. Iš principo jie neturėtų būti verslo pažinties pirmose raidėse. Esant užmegztam kontaktui, šypsosi skliaustai vis dar priimtini, tačiau nepersistenkite ir netapkite tokių „mielų laiško puošmenų“ iniciatorėmis. Liūdnos ir bet kokios kūrybingos animuotos šypsenėlės vedant verslo korespondenciją (ypač tais atvejais, kai esate „iš apačios“) yra griežtai draudžiami.

15. Laiško pradžioje ir, jei reikia, toliau visame tekste būtinai naudokite pagarbų pasisveikinimą ir kreipimąsi į vardą, vardą ir patronimą. To reikalauja ne tik dalykinio susirašinėjimo etika, tai leidžia padidinti pašnekovo susidomėjimą Jūsų žinute ir lojalumą jai. Gavėjai visada atidesni adresuojamiems laiškams, todėl pasistenkite iš anksto išsiaiškinti asmens, kuriam turėtumėte rašyti, vardą ir pavardę bei kokį adresą jis pageidauja (pagal vardą ar vardą ir patronimą).

Pagal dalykinio susirašinėjimo taisykles įprastais atvejais atsakymas turi būti išsiųstas per darbo dienas, daugiausiai per dvi dienas. Jeigu laišką gaunate paskutinėmis darbo dienos valandomis prieš ilgąjį savaitgalį ar atostogas, tuomet į neskubų laišką detalaus atsakymo pateikti neprivalote. Tačiau pagal dalykinio susirašinėjimo etiketą būtų tikslinga atsiųsti trumpą atsakymą, kuriame būtų nurodyta, kad laišką gavote ir komentarą, kad šiuo metu esate išvykęs ir detaliai atsakysite po tokios ir tokios datos arba ne vėliau kaip per tokį laikotarpį. . Tą patį turėtumėte padaryti, jei, norėdami atsakyti, jums reikia paaiškinti bet kokią informaciją, kurią turite gauti iš trečiosios šalies, arba atlikę išsamų duomenų rinkimo ir medžiagos ruošimo darbą.

Savo ruožtu, jei jums reikia pašnekovo atsakymo laiško, per 3 darbo dienas galite pakartoti savo prašymą. Jei jums reikia skubaus atsakymo, teisingai parašykite apie tai pirmame laiške (jei įmanoma, paaiškinkite priežastis), taip pat prašydami patvirtinti jo gavimą. Beje: reguliariai (kas tris dienas) tikrinkite savo šlamšto aplanką.

Ir dar šiek tiek apie tai, kaip atrodo gražus verslo laiškas. Verslo korespondencijos formatavimas

Laiškas turi būti lengvai skaitomas ir suprantamas. Trumpi sakiniai, minimalus dalyvio ir prieveiksmio posakis – paprastos konstrukcijos – yra dalykinės korespondencijos pagrindas. Kas dar padės pateikti tobulą laiško pavyzdį pagal visas taisykles?

16. Jūsų korespondencijos pastraipos neturėtų būti ilgesnės nei 7–10 eilučių.

17. Verslo laiško tekstas bus suvokiamas geriau ir atrodys tvarkingiau, jei tarpai tarp pastraipų yra didesni nei tarpai tarp eilučių vienoje pastraipoje.

19. Žodžiai, o juo labiau frazės ir ištisi sakiniai, parašyti didžiosiomis raidėmis, suvokiami kaip šaukimas, spaudimas ir nepagarba. Šis stilius netinkamas verslo korespondencijai. Neleiskite sau to daryti, net jei esate viršininkas, nepatenkintas savo pavaldiniu.

Verslo mandagumo ir tinklų kūrimo būdai

20. Leiskite pašnekovui sutikti su jūsų pasiūlymu, išreikšti jo nuomonę, patarti, palikti komentarą ar užduoti klausimą. Lengviausias būdas tai padaryti – laiške naudoti frazes „ką apie tai manote?“, „jei kils klausimų, pasistengsiu į juos atsakyti“, „parašyk man apie savo sprendimą“.

21. Būkite dėmesingi iš gavėjo gaunamiems signalams. Atkreipkite dėmesį į pašnekovo rašymo stilių ir tai, kaip jis į jus kreipiasi. Prisiminkite psichologinę veidrodžio taisyklę. Puiku, jei jūsų laiškas atspindi jo stilių (bet, žinoma, neparašytas). Jei jis pamini kokią nors asmeninę informaciją, atkreipkite dėmesį į tai. Būkite mandagūs ir korektiški, atspindėdami džiaugsmą, užuojautą, dalyvavimą ir sveikinimus švenčių proga.

22. Kalbant apie šventes. Jei jūsų verslo susirašinėjimas vyksta oficialių švenčių dienomis, pasveikinkite savo pašnekovą su praėjusiomis / artėjančiomis šventėmis. Svarbius klientus ir tuos, su kuriais palaikote ilgalaikį dalykinį susirašinėjimą, pagal etiketo taisykles reikia pasveikinti atskiru laišku. Pravers pasidomėti, kada tavo pašnekovo gimtadienis – šią informaciją dažniausiai nesunku gauti iš socialinių tinklų.

Tvarkykite savo individualią klientų bazę ir profesionalių kontaktų duomenų bazę. Be pavardžių ir vardų, pareigų ir telefono numerių, nuorodų į paskyras socialiniuose tinkluose ir el. paštu, užsirašykite asmeninius duomenis, pažymėkite projektus ir problemas, dėl kurių jau susikirto verslo susirašinėjimo keliai.

23. Verslo susirašinėjimo etika ir elementarus mandagumas sako: nepamirškite padėkos žodžių. Už sveikinimus, patarimus, paaiškinimus, kvietimus, informacinius sertifikatus, greitą verslo korespondento atsakymą.

Milena Just

Kiekvienas, kuris stengiasi atrodyti padoriai verslo sluoksniuose, visada naudojasi. Ir jis visada atsimena pagrindinį dalyką – laiškas neturi suteršti nei adresato, nei įmonės, kurios atstovas yra, reputacijos ar verslo įvaizdžio.

Gebėjimas teisingai ir kompetentingai vesti verslo elektroninį susirašinėjimą yra pagrindinis šiuolaikinio vadovo įvaizdžio komponentas. Tai ir bendro kultūrinio lygio požymis, ir asmeninio profesionalumo rodiklis. Pagal tai, kaip žmogus sugeba suformuluoti ir įforminti savo mintis, galima drąsiai spręsti apie jo požiūrį į kitus ir į save patį. Neatsargiai parašytas elektroninis laiškas gali lengvai sugadinti autoriaus dalykinę reputaciją partnerių ir kolegų akyse.

Verslo susirašinėjimo el. paštu taisyklės

1. Darbo el. pašto adresą naudokite tik verslo tikslais. Jei darbo metu siunčiate laišką iš darbo serverio, jis išsaugomas, tiek siunčiamas, tiek gaunamas paštas. Jūsų darbdavys gali bet kada perskaityti laišką. Verslo korespondenciją veskite tik tarp biuro sienų.

2. Aiškiai supraskite, kam skirtas jūsų pranešimas ir kam jame esanti informacija gali būti naudinga. Kam skirtas tavo laiškas? Klientui? Į partnerį? Kolegos? Pavaldiniui? Prie boso? Adresatas nurodomas skiltyje „kam“, suinteresuotieji – „kopijoje“. Niekada nesiųskite papildomų kopijų, ypač savo viršininkui. Jei el. laiške minimos trečiosios šalys, jos taip pat paprastai įtraukiamos į stulpelį „kopija“.

3. Suformuluokite sau pranešimo tikslą. Kokį tikslą keliate sau: ko siekiate iš savo laiško skaitytojo? Kokios reakcijos tikitės? Gavėjas, perskaitęs jūsų pranešimą, turėtų iš karto suprasti, ko jums iš jo reikia. Elektroninės korespondencijos vedimo taisyklės:

Jei norite į įvykius įnešti individualios perspektyvos – nuo ​​pirmojo asmens (mes, aš)
Jei jūsų žinutė yra užklausos ar mokomojo pobūdžio – nuo ​​2-ojo asmens (jūs, jūs)
Jei rašote laišką kaip pašalinis stebėtojas ir norite informuoti adresatą apie įvykdytus faktus ar įvykius – 3 asmeniu (jie, ji, jis).

4. Nepalikite „temos“ lauko tuščio. Dauguma žmonių, gavę el. laišką, pradeda nagrinėti susirašinėjimą žiūrėdami į temos lauką. Sprendimą perskaityti laišką žmogus priima per kelias sekundes, todėl laiško turinys turėtų atsispindėti temos eilutėje. Tema turi būti trumpa, konkreti ir informatyvi.

5. Turinys turi būti aiškus: adresas ir pasisveikinimas, pagrindinė dalis, santrauka, parašas, kontaktai. Bet kuriame laiške turi būti pašto etiketas. Nebūkite tingūs ir nepraleiskite jokios priimto turinio dalies, teisingai suformatuotas laiškas yra jūsų profesionalumo rodiklis.

6. Kreipimasis į adresatą ir jo pasisveikinimas yra jūsų pagarbos jam rodiklis. Jei įmanoma, kiekvieną laišką pradėkite asmenine žinute ir sveikinimu. Mandagumo ženklas – kreiptis į pašnekovą vardu. Po adreso dėkite kablelį, jei norite žinutei suteikti kasdienybės. O jei norite pabrėžti formalumą ir reikšmingumą, naudokite šauktuką, net jei šis laiškas skirtas kolegai, su kuriuo dažnai bendraujate.

7. Laikykitės principo: trumpai ir aiškiai (KY). Viena iš pagrindinių verslo el. pašto korespondencijos taisyklių yra „minimalus žodžių kiekis – maksimali informacija“. Pateikite savo mintis konkrečiai (aiškiai), nuosekliai, glaustai ir lengvai suprantamai. Sakiniai turi būti trumpi, todėl adresatui lengviau perteikti reikiamą informaciją. Yra vienas Auksinė el. laiškų taisyklė– porcijomis, viena tema – viena raidė. Geriau siųsti kelis laiškus (kiekvieną su viena tema), nei vieną didelę žinutę su keliomis nesusijusiomis idėjomis.

8. Neformalaus bendravimo nepaverskite dalykiniu susirašinėjimu. El. laiške nėra emocijų! Jei norite emociškai pabrėžti el. laiške išdėstytus dalykus, emocinė potekstė turi būti paslėpta už neutralaus, išoriškai ramaus ir teisingo pateikimo tono. Tai pasiekiama turiniu, o ne kalba.

9. Laikykitės aiškios pagrindinio laiško teksto struktūros. Dažniausiai laiškas susideda iš trijų dalių:

Laiško parašymo priežastis (priežastis, pagrindas). Ši dalis paprastai yra kuo trumpesnė
Nuoseklus klausimo esmės pristatymas
Sprendimai, prašymai, pasiūlymai, išvados

10. Pranešimo išvaizda turi būti labai lengvai suprantama. Padalinkite tekstą į pastraipas, kuriose turi būti ne daugiau kaip nuo penkių iki šešių eilučių. Geriau atskirkite pastraipas vieną nuo kitos tuščia eilute. Pasirinkite vieną spalvą ir vieną šriftą, kad tekstas būtų geriau suvokiamas. Geriau nenaudoti šauktukų, jaustukų, santrumpų ar kursyvų elementų, nebent tai absoliučiai būtina.

11. Rašykite taisyklingai. Neraštingas rašymas rodo, kad autorius nėra pakankamai išsilavinęs. Jūsų verslo reputaciją diskredituoja rašybos klaidos ir klaidos tekste. Prieš išsiųsdamas laišką, pašto etiketas rekomenduoja dar kartą atidžiai perskaityti laišką. Daugelis el. pašto programų ir teksto rengyklės gali patikrinti skyrybos ženklus ir rašybą, o jei randama klaidų, siūlo taisymo parinktis. Ši paslauga reikalinga norint rašyti el.

12. Apsvarstykite, kokius dokumentus reikia įtraukti į priedus. Neturėtumėte įtraukti išsamios informacijos į laiško turinį, geriau jį siųsti kaip atskirą failą. Laiško temoje būtinai nurodykite, kurį failą įdedate, kitaip gavėjas gali jį laikyti virusu. Prieš siunčiant visus failus reikia nuskaityti antivirusine programine įranga.

13. Visada rašykite kontaktinę informaciją ir užsiprenumeruokite. Tai parodys jus iš gerosios pusės ir parodys jūsų profesines savybes. Parašas neturėtų būti ilgesnis nei penkios ar šešios eilutės. Jį turėtų sudaryti įmonės pavadinimas, jūsų vardas ir pavardė bei pareigos. Paprastai išoriniams gavėjams taip pat nurodomas jūsų el. pašto adresas, telefono numeris ir įmonės svetainės adresas.

14. Postscript itin retai naudojamas verslo susirašinėjime. Jei savo žinutėje naudojate postscript, tai rodo, kad nepakankamai galvojote apie laiško turinį.

15. Tik ypatingais atvejais išduodamas skaitymo kvitas. Paprastai skaitymo kvitas turėtų būti nustatytas tik išoriniams gavėjams ir tik tada, kai tikimasi atsakymo iš gavėjo.

16. Pažymėkite „didelės svarbos“ langelį tik tada, kai tai tikrai būtina. Jei el. laiške yra svarbios informacijos, kuriai reikia skubiai atkreipti dėmesį, nustatykite svarbą į „didelė“. Tai paryškins jūsų el. laišką gautuosiuose. Tačiau nerekomenduojama be reikalo piktnaudžiauti šia funkcija.

17. Prieš išsiųsdami laišką dar kartą perskaitykite. Ar viskas glausta, konkretu, suprantama, ar nėra netinkamos informacijos ar gramatinių klaidų? Ar teisingi gavėjo duomenys? Patikrinkite pateikimo seką ir logiką.

18. Nedelsdami atsakykite į el. Pranešimas apie laiško gavimą yra pagarbos kolegoms ar partneriams ženklas, gerų manierų ženklas. Jei šiuo metu negalite atsakyti į laišką, turite apie tai pranešti autoriui ir pažadėti, kad atsakysite iš karto, kai tik bus galimybė. Nuosekliai atsakykite į visus pateiktus klausimus. Nepradėkite atsakymo kaip naujo laiško. Jei į laišką neatsakoma per 48 valandas, gavėjas gali manyti, kad jo laiškas buvo ignoruotas arba pamestas.

19. Elektroninį dialogą užbaigia tas, kuris inicijavo susirašinėjimą.

20. Prisiminkite tai Susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės, o tiksliau jų atitikimas yra šiuolaikinio profesionalaus vadovo rodiklis.

Verslo laiškas – tai savotiškas psichologinis siuntėjo portretas, jo vizitinė kortelė, taip pat įmonės įvaizdžio ir reputacijos dalis. Kaip apsisaugoti nuo perspektyvos viso to atsisakyti – mūsų straipsnyje.

Tatjana Nikolajeva,

vadovaujanti verslo etiketo ekspertė Derybų mokymo centre Maskvoje

Susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės verslo žmonėms tai savotiškas įrankis, leidžiantis „išlaikyti“ įmonės veidą ir atspindėti jos įvaizdį bendraujant su partneriais. Kokios yra pagrindinės verslo el. pašto susirašinėjimo taisyklės, į kurias turi atsižvelgti prekybininkai? Pažvelkime atidžiau, nes tai tikrai vaidina didžiulį vaidmenį.

1 taisyklė: nurodykite el. laiško temą

Būtent pagal šį kriterijų užimtas žmogus nusprendžia, kurį laišką atversti pirmiausia. Be to, ši elektroninio susirašinėjimo taisyklė leidžia pašnekovui rasti norimą laišką tarp susirašinėjimo srauto. Pavyzdžiui, patogu gauti el. laiškus, kurių temos eilutės atspindi skirtingus to paties proceso organizacinius aspektus.

Pvz.: „Dalyvio dokumentų paketas“, „Sąskaita apmokėjimui už dalyvavimą parodoje“, „Atmintinė parodos dalyviui“, „Parodos paviljonų išdėstymo schema“ ir tt Jei visa korespondencija vyko tema „Dalyvavimas parodoje“. parodą“, gausiame susirašinėjime rasti reikiamą laišką būtų daug sunkiau.

2 taisyklė. Nepamirškite adreso ir pasisveikinimo

Čia turėtų prasidėti laiškas. Tai geriau padaryti tokia forma: „Laba diena, adresato vardas (patronimas). Didelis dizainas „Laba diena! Geriau jo nenaudoti. Taip pat neteisinga nurodyti tokią formuluotę: „Sveiki, pone Ivanova“. Verslo aplinkoje apie sveikatą nekalbama. Jei laiškas skirtas grupei žmonių, galite naudoti bendrinį žodį: „Gerbiami ponai! arba „Kolegos! Be susisiekimo galite apsieiti tik esant intensyviam susirašinėjimui klausimų-atsakymų režimu, kaip bendraujant Skype.

Frazės, kurių nereikėtų vartoti susirašinėjant

Jei el. paštas yra svarbus jūsų organizacijos potencialių klientų generavimo kanalas, štai 11 frazių, kurio žurnalo „Komercijos direktorius“ redaktoriai rekomenduoja skubiai atsikratyti.

3 taisyklė. Atminkite, kad trumpumas yra talento sesuo

Jei laiško temą reikia paaiškinti ir detalizuoti, nurodykite reikiamus parametrus. Tačiau nepilkite ant to per daug vandens; Idealus variantas būtų trumpas laiškas, kuriame susitariate su adresatu dėl pokalbio telefonu arba susitikimo, kuriame galėsite aptarti visas smulkmenas.

Taisyklė 4. Rašymo stilius – dalykiškas, tonas – neutralus

Skirtingai nuo bendravimo akis į akį ir pokalbių telefonu, kai turite scenarijų, jūsų gavėjas jūsų ne tik nemato, bet ir negirdi. Negalite savo žodžių papildyti veido išraiškomis, intonacija ar kitais neverbaliniais signalais. Todėl griežtai laikykitės šios verslo el. pašto korespondencijos taisyklės. Pavyzdžiui, pokalbyje tam tikra intonacija tariama frazė „ko tau dar reikia iš manęs?“ išreikš norą sužinoti visą pareigų ar veiksmų sąrašą. O rašytinėje formoje galima perskaityti taip: „Kiek gali man pakrauti? Turėkite sąžinės!"

Todėl, jei esate pasiruošę tolesniems veiksmams, geriau visada vadovaukitės šia susirašinėjimo el. paštu taisykle. Parašykite taip: "kaip dar galiu būti naudingas/naudingas?" Jei nenorite dalyvauti tolimesniame procese, turite tai pasakyti teisingai. Pavyzdžiui: „Kolegos, atsižvelgdami į mano didelį darbo krūvį kitam projektui, būčiau dėkingas, jei jūs...“ ir apibūdinkite savo norus: „išlaisvinkite mane nuo tolesnio darbo su šiuo projektu“, „apibūdinkite man visas pareigas, kad galėčiau planuoti savo darbą“. Kartu svarbu atsižvelgti ir į pavaldumą: jei susirašinėjate su savo vadovu, pasitikrinkite su juo šio darbo prioritetą.

5 taisyklė. Dozuokite jaustukų skaičių tekste

Tai pagrindinė verslo žmonių elektroninio susirašinėjimo taisyklė. Kai kurios įmonės griežtai draudžia naudoti jaustukus. Jei jūsų organizacija nėra viena iš jų, naudokite šias piktogramas, tačiau labai atsargiai. Juk „jaustukai“ yra emocijų simboliai, kuriuos reikia dozuoti verslo aplinkoje. Pakanka vienos piktogramos laiške, kad pašnekovas suprastų jūsų emocijas. Ši el. pašto korespondencijos taisyklė taip pat taikoma verslo komunikacijai Skype ir ICQ.

6 taisyklė. Nepamirškite apie elektroninį parašą

Bet kurio (ne tik pirmojo) laiško pabaigoje turi būti parašas su siuntėjo pavarde ir pareigomis, jo darbo kontaktais ir įmonės logotipu. Tai gera forma ir įmonės kultūros buvimo rodiklis.

7 taisyklė. Prieš siųsdami laišką dar kartą perskaitykite. Ištaisykite klaidas ir rašybos klaidas

Neatsargumas nėra pati geriausia verslo žmogaus savybė.

8 taisyklė. Atsakykite į korespondenciją per 24 valandas

Jei jums reikia daugiau laiko, turėtumėte apie tai parašyti per 24 valandas. Išsiuntus, vertėtų susisiekti su laiško gavėju ir įsitikinti, ar jis jį gavo ir kada iš jo tikėtis atsakymo.

9 taisyklė. Patvirtinkite el. laiškų su priedais gavimą

Patikrinkite, ar jie tinkamai atsidaro. Atkreipkite dėmesį, kad įmonių vadovai neturėtų siųsti jiems jokių reklaminių pasiūlymų ar nuorodų (nebent jie yra diskusijos objektas).

Geriau tokius laiškus siųsti pardavimų vadybininko vardu su atitinkamu pranešimu laiško tekste.

10 taisyklė. Susirašinėjimas baigiamas tuo, kuris jį pradėjo

Paskutinį laišką siunčia susirašinėjimo iniciatorius. Net jei visi klausimai jau buvo aptarti, parašykite savo partneriui padėkos žodžius už efektyvų bendradarbiavimą ir greitus atsakymus. Pabaigoje galite palinkėti geros nuotaikos ir produktyvios savaitės. Tačiau tik tuo atveju, jei su gavėju palaikote artimus ir ilgalaikius santykius. Visais kitais atvejais geriau nurodyti: „Su geriausiais linkėjimais“.