V sodobnem svetu potrebujemo orodja, ki bi nam omogočala shranjevanje, organiziranje in obdelavo velikih količin informacij, s katerimi je težko delati v Excelu ali Wordu.

Takšni repozitoriji se uporabljajo za razvoj informacijskih spletnih mest, spletnih trgovin in računovodskih dodatkov. Glavni orodji, ki izvajata ta pristop, sta MS SQL in MySQL.

Izdelek Microsoft Office je poenostavljena različica v smislu funkcionalnosti in je bolj razumljiv za neizkušene uporabnike. Oglejmo si korak za korakom ustvarjanje baze podatkov v programu Access 2007.

Opis MS Access

Microsoft Access 2007 je sistem za upravljanje podatkovnih baz (DBMS), ki izvaja popoln grafični uporabniški vmesnik, princip ustvarjanja entitet in odnosov med njimi ter strukturni jezik poizvedb SQL. Edina pomanjkljivost tega DBMS je nezmožnost dela v industrijskem obsegu. Ni zasnovan za shranjevanje ogromnih količin podatkov. Zato se MS Access 2007 uporablja za majhne projekte in za osebne, nekomercialne namene.

Toda preden pokažete korak za korakom, kako ustvariti bazo podatkov, se morate seznaniti z osnovnimi koncepti teorije baz podatkov.

Opredelitve osnovnih pojmov

Brez osnovnega znanja o kontrolnikih in objektih, ki se uporabljajo pri ustvarjanju in konfiguriranju baze podatkov, je nemogoče uspešno razumeti princip in značilnosti postavljanja predmetnega področja. Zato bom zdaj poskušal v preprostem jeziku razložiti bistvo vseh pomembnih elementov. Torej, začnimo:

1. Predmetno področje je niz ustvarjenih tabel v bazi podatkov, ki so med seboj povezane s primarnimi in sekundarnimi ključi.
2. Entiteta je ločena tabela zbirke podatkov.
3. Atribut – naslov ločenega stolpca v tabeli.
4. Tuple je niz, ki prevzame vrednost vseh atributov.
5. Primarni ključ je edinstvena vrednost (id), ki je dodeljena vsaki torki.
6. Sekundarni ključ tabele "B" je edinstvena vrednost iz tabele "A", ki se uporablja v tabeli "B".
7. Poizvedba SQL je poseben izraz, ki izvede določeno dejanje z bazo podatkov: dodajanje, urejanje, brisanje polj, ustvarjanje izbir.

Zdaj, ko imamo splošno predstavo o tem, s čim bomo delali, lahko začnemo ustvarjati bazo podatkov.

Ustvarjanje baze podatkov

Za jasnost celotne teorije bomo ustvarili bazo podatkov za usposabljanje "Študenti-izpiti", ki bo vsebovala 2 tabeli: "Študenti" in "Izpiti". Glavni ključ bo polje »Številka zapisa«, ker ta parameter je edinstven za vsakega študenta. Preostala polja so namenjena popolnejšim informacijam o študentih.

Torej naredite naslednje:

To je to, zdaj ostane le še ustvarjanje, polnjenje in povezovanje tabel. Nadaljujte na naslednjo točko.

Ustvarjanje in polnjenje tabel

Po uspešni izdelavi podatkovne baze se na zaslonu pojavi prazna tabela. Če želite oblikovati njegovo strukturo in jo izpolniti, naredite naslednje:

Nasvet! Če želite natančno prilagoditi obliko podatkov, pojdite na zavihek »Način tabele« na traku in bodite pozorni na blok »Oblikovanje in vrsta podatkov«. Tam lahko prilagodite obliko prikazanih podatkov.

Ustvarjanje in urejanje podatkovnih shem

Preden začnete povezovati dve entiteti, morate po analogiji s prejšnjim odstavkom ustvariti in izpolniti tabelo »Izpiti«. Ima naslednje atribute: “Številka zapisa”, “Izpit1”, “Izpit2”, “Izpit3”.

Za izvajanje poizvedb moramo naše tabele povezati. Z drugimi besedami, to je neke vrste odvisnost, ki se izvaja z uporabo ključnih polj. Za to potrebujete:

Konstruktor mora samodejno ustvariti razmerje, odvisno od konteksta. Če se to ne zgodi, potem:

Izvajanje poizvedb

Kaj naj storimo, če potrebujemo študente, ki študirajo samo v Moskvi? Da, v naši bazi podatkov je samo 6 ljudi, kaj pa, če jih je 6000? Brez dodatnih orodij bo težko ugotoviti.

V tej situaciji nam na pomoč priskočijo poizvedbe SQL, ki nam pomagajo pridobiti le potrebne informacije.

Vrste zahtevkov

Sintaksa SQL izvaja načelo CRUD (skrajšano iz angleškega ustvarjanja, branja, posodobitve, brisanja - "ustvari, preberi, posodobi, izbriši"). Tisti. s poizvedbami lahko implementirate vse te funkcije.

Za vzorčenje

V tem primeru pride v poštev načelo »beri«. Na primer, najti moramo vse študente, ki študirajo v Harkovu. Za to potrebujete:

Kaj naj naredimo, če nas zanimajo študenti iz Harkova, ki imajo več kot 1000 štipendij? Potem bo naša poizvedba videti takole:

SELECT * FROM Students WHERE Naslov = “Kharkov” IN Štipendija > 1000;

in končna tabela bo videti takole:

Če želite ustvariti entiteto

Poleg dodajanja tabele s pomočjo vgrajenega konstruktorja boste včasih morda morali izvesti to operacijo s poizvedbo SQL. V večini primerov je to potrebno med laboratorijskimi ali tečajnimi vajami v okviru univerzitetnega predmeta, ker v resničnem življenju to ni potrebno. Razen seveda, če se ukvarjate s profesionalnim razvojem aplikacij. Torej, za ustvarjanje zahteve potrebujete:

1. Pojdite na zavihek »Ustvarjanje«.
2. V bloku »Drugo« kliknite gumb »Gradnik poizvedb«.
3. V novem oknu kliknite na gumb SQL, nato pa v besedilno polje vnesite ukaz:

CREATE TABLE Učitelji
(Koda učitelja INT PRIMARY KEY,
Priimek CHAR(20),
Ime CHAR(15),
srednje ime CHAR (15),
Spol CHAR (1),
Datum rojstva DATE,
glavni_predmet CHAR(200));

kjer "CREATE TABLE" pomeni ustvarjanje tabele "Teachers", "CHAR", "DATE" in "INT" pa so tipi podatkov za ustrezne vrednosti.

Pozor! Vsaka zahteva mora imeti na koncu ";". Brez tega bo izvajanje skripta povzročilo napako.

Za dodajanje, brisanje, urejanje

Tukaj je vse veliko preprostejše. Ponovno pojdite v polje Ustvari zahtevo in vnesite naslednje ukaze:

Ustvarjanje obrazca

Z ogromnim številom polj v tabeli postane polnjenje baze podatkov oteženo. Lahko pomotoma izpustite vrednost, vnesete napačno ali vnesete drugo vrsto. V tej situaciji na pomoč priskočijo obrazci, s pomočjo katerih lahko hitro izpolnite entitete in verjetnost napake je zmanjšana. To bo zahtevalo naslednje korake:

Pokrili smo že vse osnovne funkcije MS Access 2007. Ostala je še zadnja pomembna komponenta – ustvarjanje poročil.

Ustvarjanje poročila

Poročilo je posebna funkcija MS Access, ki omogoča formatiranje in pripravo podatkov iz podatkovne baze za tisk. Uporablja se predvsem za izdelavo dobavnic, računovodskih poročil in druge pisarniške dokumentacije.

Če še nikoli niste naleteli na takšno funkcijo, je priporočljivo, da uporabite vgrajeni "Čarovnik za poročila". Če želite to narediti, naredite naslednje:

1. Pojdite na zavihek "Ustvarjanje".
2. V bloku »Poročila« kliknite gumb »Čarovnik za poročila«.
   
   
3. Izberite zanimivo tabelo in polja, ki jih morate natisniti.
   
   
4. Dodajte zahtevano raven združevanja.
   
   
5. Za vsako polje izberite vrsto razvrščanja.
   
   
6. Prilagodite pogled postavitve za poročilo.
   
   

   Zaključek

   Tako lahko z gotovostjo rečemo, da smo v celoti analizirali ustvarjanje baze podatkov v MS Access 2007. Zdaj poznate vse osnovne funkcije DBMS: od ustvarjanja in izpolnjevanja tabel do pisanja izbirnih poizvedb in ustvarjanja poročil. To znanje je dovolj za opravljanje enostavnega laboratorijskega dela v okviru univerzitetnega programa ali uporabo v manjših osebnih projektih.

   Če želite oblikovati kompleksnejše zbirke podatkov, morate razumeti objektno usmerjeno programiranje in preučiti DBMS, kot sta MS SQL in MySQL. Tistim, ki potrebujejo prakso pri pisanju poizvedb, priporočam obisk spletnega mesta SQL-EX, kjer boste našli veliko praktičnih in zabavnih problemov.

   Vso srečo pri obvladovanju novega materiala in če imate kakršna koli vprašanja, pustite komentar!

stran 1

Delo z bazo podatkov ACCESS

DBMS (sistem za upravljanje baz podatkov) Microsoft Access for Windows (v nadaljevanju samo Access) je relacijski (tabelarni) tip DBMS in je del integriranega paketa Microsoft Office. Baza podatkov shranjuje informacije. Access DBMS lahko ustvari več vrst objektov: tabele, obrazce, poizvedbe, poročila, makre in module. Glavni objekt so tabele, obrazci, poizvedbe, poročila, ki so med seboj povezani s skupno nalogo in so sestavni deli baze podatkov (DB). Ime baze podatkov ima vedno končnico. mdb. Podatke v bazi lahko vnašate, urejate, pregledujete in tiskate.

Access sprejema naslednje vrste podatkov:

• 
  besedilo: vsebuje vse znake na tipkovnici
• 
  Memo field: polje, povezano z datoteko opomb
• 
  numerično: sprejema številke in znake "," "-" "+"
• 
  datum/čas: lahko sprejme datum in čas v standardnih formatih
• 
  denarno: v številski vrednosti sta zadnji 2 števki ločeni z vejico, uporablja se ločilo tisočic
• 
  števec: samodejno vstavi zaporedne številke v korakih po 1, začenši z 1
• 
  logično: vsebuje eno od dveh vrednosti - DA/NE ali TRUE/FALSE
• 
  Polje predmeta OLE se uporablja za objekte, ustvarjene v drugih aplikacijah in vdelane/povezane z bazo podatkov.

Tabela vsebuje nabor informacij določene kategorije, te informacije se nahajajo v evidencah. Zapis je sestavljen iz polj. Vsako polje ima ime in določen tip podatkov. Polje je sestavljeno iz posameznih znakov - to je najmanjša enota informacij.

Oblika– elektronski analog papirnega obrazca. Namenjen je predvsem delu z informacijami na ekranu, lahko pa ga tudi natisnemo. Obrazec vsebuje oznake in polja, oznaka vsebuje ime pripadajočega polja. Z obrazci lahko vnašate, urejate in si ogledujete informacije, ustvarite pa lahko tudi izračunana polja, ki vsebujejo podatke na podlagi vrednosti drugih polj. Takšna polja bodo obstajala samo na obrazcu.

Poročilo uporablja se za tiskanje informacij iz baze podatkov, izračune in izračune skupnih vrednosti za veliko količino podatkov.

Obrazci in poročila sta dva načina za ogled tabel.

Prošnja– to je vprašanje, s katerim se uporabnik obrne k mizi.

Torej, relacijska baza podatkov - zbirka podatkov, ki shranjuje podatke v tabelah. Za definiranje odnosov med tabelami v relacijskih zbirkah podatkov se stolpci iz različnih tabel ujemajo drug z drugim. Običajno je v relacijskih zbirkah podatkov vsak tip podatkov vsebovan le na enem mestu.

Po ustvarjanju ločenih tabel za vsako temo v zbirki podatkov Microsoft Access je treba izbrati način, pri kateremMicrosoft Dostopbo ponovno združil podatke iz tabel. Najprej morate določiti relacije med tabelami. Šele takrat lahko ustvarite poizvedbe, obrazce in poročila za prikaz informacij iz več tabel hkrati.

Polja v tabelah morajo biti usklajena tako, da prikazujejo informacije o istem objektu. To usklajevanje se doseže z vzpostavljanjem odnosov med tabelami. Razmerje tabele vzpostavlja razmerja med ujemajočimi se vrednostmi v ključnih poljih, običajno med polji, ki imajo isto ime v obeh tabelah. V večini primerov je ključno polje v eni tabeli, ki je enolični identifikator za vsak zapis, povezano s tujim ključem v drugi tabeli. Ključno polje enolično identificira vsak zapis v tabeli; ključno polje tabele je dodeljeno polju po presoji razvijalca baze podatkov. Ključno polje tabele, ki se uporablja za vzpostavitev razmerja z drugo tabelo, se imenuje tuji ključ.

Razmerje ena proti mnogo

Razmerje ena proti mnogo je najpogosteje uporabljena vrsta razmerja med tabelami. Razmerje ena proti mnogo za vsak vnos v tabeli A IN, ampak vnos v tabelo IN ne more imeti več kot enega ustreznega vnosa v tabeli A.

Razmerje mnogo proti mnogo

V razmerju veliko proti mnogo enega zapisa v tabeli A več zapisov v tabeli se lahko ujema IN, in en zapis v tabeli IN več zapisov v tabeli A. Ta vrsta relacije je možna le z uporabo tretje (povezavne) tabele, katere primarni ključ je sestavljen iz dveh polj, ki sta tuja ključa tabel A in IN. Razmerje veliko proti mnogo sta v bistvu dve razmerji ena proti mnogo s tretjo tabelo. Na primer, razmerje veliko proti mnogo med tabelama Naročila in Izdelki je definirano z ustvarjanjem dveh odnosov ena proti mnogo s tabelo Naročeno. V enem naročilu je lahko veliko elementov in vsak element se lahko prikaže v več naročilih.

Odnos ena proti ena

V razmerju ena proti ena vsak vnos v tabeli A ima lahko največ en povezan zapis v tabeli IN in obratno. Ta vrsta relacije se ne uporablja zelo pogosto, ker je večino informacij, povezanih na ta način, mogoče postaviti v eno samo tabelo. Razmerje ena proti ena se lahko uporablja za razdelitev tabel, ki vsebujejo veliko polj, za ločevanje dela tabele iz varnostnih razlogov in za shranjevanje informacij, povezanih s podnaborom zapisov v glavni tabeli. Ustvarite lahko na primer preglednico za spremljanje udeležbe zaposlenih na dobrodelnih športnih dogodkih. Vsak igralec v tabeli "Nogometaši" mora ustrezati enemu vnosu v tabeli "Zaposleni".

Določitev odnosov med tabelami

Vrsta razmerja v razmerju, ki ga ustvari Microsoft Access, je odvisno od tega, kako definirate povezana polja.

1. 
   Razmerje ena proti mnogo se ustvari, ko je samo eno od polj primarni ključ ali polje edinstvenega indeksa.
2. 
   Razmerje ena proti ena se ustvari, ko sta obe povezani polji ključni polji ali imata edinstvena indeksa.
3. 
   Razmerje veliko proti mnogo sta pravzaprav dve razmerji ena proti ena s tretjo tabelo, katere primarni ključ je sestavljen iz polj tujih ključev drugih dveh tabel.

Definiranje razmerja z razmerjem ena proti ena ali ena proti mnogo

5 izberite polje v eni tabeli in ga povlecite v ustrezno polje v drugi tabeli;

Opredelitev odnosa veliko proti mnogo

Za določitev povezave potrebujete:

1. 
   Ustvarite dve tabeli, ki bosta imeli razmerje veliko proti mnogo;
2. 
   Ustvarite tretjo povezovalno tabelo in ji dodajte polja, katerih opisi se ujemajo z opisi polj primarnega ključa v vsaki od dveh povezanih tabel. V povezovalni tabeli ključna polja delujejo kot tuji ključi. V povezovalno tabelo lahko brez omejitev dodajate druga polja;
3. 
   V povezovalni tabeli definirajte primarni ključ, ki vsebuje vsa ključna polja dveh povezanih tabel. Na primer, v povezovalni tabeli »Naročeno« je ključ sestavljen iz polj »Order Code« in »Product Code«;
4. 
   Med obema glavnima tabelama in povezovalno tabelo definirajte razmerje ena proti mnogo.

Zaženite ACCESS

Začnite delovno sejo z gumbom START na namizju izberite element menija Programi -Microsoft Office - Microsoft Dostop.

Izdelava baze podatkov

Ko zaženete Access, se v ospredju odpre plošča za ustvarjanje nove ali odpiranje obstoječe baze podatkov. Na tej plošči izberite način Nova baza podatkov, določite ime datoteke, v kateri bo baza shranjena ali se strinjate s predlaganim imenom in kliknite na gumb Ustvari. Če želite v prihodnje ustvariti novo bazo podatkov, uporabite točko menija Datoteka – ustvari bazo podatkov. Na zaslonu se odpre nova (trenutno prazna) zbirka podatkov.

Izdelava tabel v bazi podatkov

Namizni način

mize – osnovni Accessov objekt. Brez tabele ne morete ustvariti ali delati v zbirki podatkov z obrazcem, poročilom ali katerim koli drugim predmetom.

Čarovnik za tabele ponuja določen nabor možnosti za sestavo tabel. Uporablja se lahko le, če se predlagana in zahtevana struktura tabele ujemata. Če ta plošča ni potrebna, jo lahko odstranite s pritiskom na Esc.

Oglejmo si možnosti za ustvarjanje tabel.

Kliknite na hrbtenico TABELE – Ustvari – Način tabele – OK.

Ustvarite naslednjo tabelo in najprej preimenujte imena polj. Če želite preimenovati imena polj, dvokliknite ime polja (Polje1, Polje2 itd.) in vnesite novo ime (Priimek, Mesto itd.) ali izberite stolpec, kliknite z desno tipko miške in izdajte ukaz Preimenujte stolpec.

PRIIMEK		LETO JE ROJENO.	NAROD
Ivanov	Kazan	1994	rus	m
Valeev	Kazan	1994	Tat	m
Petrov	Chelny	1992	rus	m
Sidorov	Elabuga	1994	rus	m
Galeeva	Kazan	1992	Tat	in
Gabdulina	Kazan	1993	Tat	in
Kirov	Chelny	1992	rus	in
Panaev	Elabuga	1994	rus	m
Zabirov	Kazan	1993	Tat	m

Kliknite na ikono Zapri, V REDU. Na vprašanje - odgovor ja. Dvokliknite ime ustvarjene tabele, si oglejte njeno vsebino in dodajte nov vnos:

Garayev

Kazan

1993

Tat

m

Način konstruktorja

Kliknite na hrbtenico TABELE – Ustvari – Konstruktor – OK.

Za vsako polje navedite ime in tip podatkov njihovega seznama tipov podatkov:

IME POLJA VRSTA PODATKOV

Besedilo priimka

Šola številk

Fakulteta za numeriko

Kliknite na ikono Zapri, strinjate se z imenom tabele, predlaganim za shranjevanje (ali podajte svoje), kliknite V REDU. Na vprašanje Želite zdaj ustvariti ključno polje?– odgovor ja. Dvokliknite na ime ustvarjene tabele, vnesite naslednje vnose:

Priimek	Šola	Fak - tet
Ivanov	5	4
Valeev	18	5
Petrov	5	4
Sidorov	5	5
Galeeva	18	5
Gabdulina	19	3
Kirov	3	3
Panaev	42	4
Zabirov	42	4

Zapri mizo. Ponovno odprite to tabelo in dodajte nov vnos:

Vzpostavitev relacije med tabelami

Vzpostavite povezavo med tabelo 1 in tabelo 2. To storite tako, da odprete bazo podatkov, kliknete na gumb Podatkovna shema(tretji gumb z desne v orodni vrstici). Če pogovorno okno Dodajanje tabele ne prikaže, kliknite na gumb Dodaj tabelo(desni klik na pogovorno okno). Dvakrat kliknite na želene tabele in nato kliknite na gumb Zapri. Na seznamu polj v Tabeli 1 postavite kazalec na FIELD1 (Priimek), kliknite in povlecite kazalec na polje Priimek v Tabeli2. Kliknite gumb Ustvari.

Če želite odstraniti razmerje med tabelami, kliknite na črto, ki povezuje tabele, kliknite Del.

Izdelava obrazca v bazi podatkov

Način čarovnika za obrazce

Kliknite hrbtenico zbirke podatkov Obrazci – Ustvari – Čarovnik za obrazce. Pred vami se odpre pogovorno okno. Na seznamu predlaganih tabel izberite tabelo 1. Z ikono >> premaknite vse Razpoložljiva polja deloma Izbrana polja. Pomaknite se naprej tako, da odgovorite na vprašanja in uporabite gumb Nadalje. Tako izberite postavitev obrazca v enem stolpcu, slog – Oblaki, nastavite ime obrazca, odprite obrazec za pregled ali vnos podatkov. Kliknite gumb pripravljena. Preglejte vse vnose v obrazec in zaprite obrazec.

Postavitev obrazca

Uporabnik lahko spremeni postavitev ustvarili obrazci.

Kliknite na hrbtenico oblike, na obrazcu in gumbu, ustvarjenem v čarovniku Konstruktor. Kliknite na Naslov obrazca, z miško povečajte naslovno okno obrazca, kliknite na gumb Izbiranje predmetov(zgoraj levo na levi orodni vrstici) in na gumbu Ahh(napis). Pojdi do okna Naslov obrazca, z miško povlecite okvir in vanj vpišite SHAPE 1 s klikom izberite predmet Vnesite, in delajte z njim: postavite napis v sredino, spremenite velikost pisave, barvo polja in napisa itd.

Kliknite na naslov Podatkovno območje. Poudarjanje s ključem Vnesite predmetov podatkovnega področja, spremeniti prikaz polj podatkovnega področja, njihovo velikost itd. (ko je izbrano eno polje, se po delovnem polju hkrati premakneta dve polji z istim imenom). Polja postavite v naslednjem vrstnem redu:

Polje kode 1 (priimek)

Polje 2 (mesto) Polje 3 (letnica rojstva)

Polje 4 (Državljanstvo) Polje 5 (Spol)

Ustvarjanje poizvedb

Enostavna zahteva

Izberite zavihek Zahteve – Ustvari – Enostavna zahteva – OK. Pri uporabi menija Enostavna zahteva Določena polja tabele bodo prikazana na zaslonu. Na seznamu tabel izberite tabelo 1. Uporaba ikone > , premik iz dela Vsa razpoložljiva polja deloma Izbrana polja Koda in prva tri polja, nato se premikajte po dialogu in odgovarjajte na vprašanja. Ko je zahteva pripravljena, bodo na zaslonu prikazane vrednosti izbranih polj.

Ustvarjanje zahteve s pomočjo Konstruktorja.

Izberite zavihek Poizvedbe – Ustvari – Konstruktor – OK.

Dvakrat kliknite na želeno tabelo in kliknite na gumb Poizvedba. Dvokliknite imena polj, ki jih potrebujete za poizvedbo. IN beseda Izbirni pogoji določite pogoje za izbor zapisov. Za primerjavo uporabite operatorje,=,=,AND,ALI,BETWEEN…AND. Zaprite in shranite svojo zahtevo. Oglejte si rezultat poizvedbe tako, da dvokliknete njeno ime. Uporaba načina Konstruktor, ustvarite zahtevo za prikaz zapisov iz tabele 1 seznama moških, ki živijo v Kazanu in so rojeni po letu 1993.

Odstranitev

Če želite izbrisati tabelo, obrazec, poročilo itd., izberite predmet in podajte ukaz Uredi - Izreži.

Če želite izbrisati vnos, izberite vnos in pritisnite tipko Del ali uporabite ukaz Uredi - Izreži.

Dodajanje polj v tabelo

Dodajanje polj v tabelo, ustvarjeno v načinu tabele.

Odprite tabelo 1, postavite kazalec v polje, pred katerim želite postaviti novo polje, kliknite z desno miškino tipko, izberite Vstavi stolpec in vnesite svoje podatke.

Na konec tabele 1 dodajte dve polji: Višina in Teža, izpolnite polji v cm in kg. Če želite preimenovati polje, dvokliknite ime polja in vnesite novo ime.

Dodajanje polj v tabelo, ustvarjeno v načinu načrtovanja.

Odprite hrbtišče mize. Kliknite na ime tabele 2 in gumb Konstruktor ali odprite tabelo in kliknite skrajni levi gumb v orodni vrstici.

V tabelo 2 dodajte dve polji: izpit iz matematike in izpit iz fizike, za vsako polje določite vrsto podatkov. Zaprite način načrtovanja, odprite tabelo 2 in izpolnite nova polja po pettočkovnem sistemu.

Ustvarjanje poročil

Ustvarjanje poročil v načinu čarovnika za poročila

Kliknite na hrbtenico Poročila – Ustvari – Čarovnik za poročila – OK.

Izberite vsa polja v tabeli 1. Dodajte vsa polja v tabeli 2 razen polja Priimek. Nadaljujte z ustvarjanjem poročila v pogovornem načinu.

Ustvarite poizvedbe na tabelah 1 in 2:

1. 
   prikaz seznama ljudi, ki so opravili matematiko s 5, fiziko pa s 5 ali 4
2. 
   prikaz seznama ljudi, ki živijo v Kazanu, diplomirajo na isti šoli, študenti iste fakultete
3. 
   prikazuje seznam žensk, ki živijo v Kazanu
4. 
   prikaz seznama moških oseb, ki živijo v Kazanu, študentov iste fakultete, ki so matematiko opravili s 5 ali 4 ocenami.

1. vaja

Ustvarite kadrovsko bazo športnega oddelka

Baza naj bo sestavljena iz štirih tabel: "športnik", "Nadstropje", "šport", "Naslov". Ime baze podatkov - "Šport».

Navodila za izdelavo tabel se nahajajo pod tabelami.

Ime polja	Vrsta	Vsebina informacij
Tabela "Športnik"
Koda	števec	Ključno polje
Priimek	Besedilo	Priimek, ime, patronim športnika
datum	Številčno	Leto rojstva
Utež	Številčno	Teža športnika
Višina	Številčno	Višina športnika
CodeGender	Številčno	Povezava do tabele "Nadstropje"(čarovnik za zamenjavo)
CodeType	Številčno	Povezava do tabele "šport"(čarovnik za zamenjavo)
CodeTitle	Številčno	Povezava do tabele "Naslov"(čarovnik za zamenjavo)
Tabela "Spol"
Koda	števec	Ključno polje
Nadstropje	Besedilo	Spol športnika
Tabela "Šport"
Koda	števec	Ključno polje
Pogled	Besedilo	Vrsta športa
Tabela "Naslov"
Koda	števec	Ključno polje
Naslov	Besedilo	Športni naslov

Ustvarite prazno zbirko podatkov o športu. Tabele Spol, Šport in Naslov so ustvarjene s čarovnikom po spodnjih navodilih.

Opomba

1. 
   pritisni gumb Ustvari na orodni vrstici.
2. 
   Na področju opravil Ustvarjanje datoteke izberite v skupini Ustvarjanje povezava Nova baza podatkov.
3. 
   V pogovornem oknu mapa nova zbirka podatkov vnesite ime baze podatkov "šport".
4. 
   pritisni gumb Ustvari.

S čarovnikom ustvarite tabelo Spol.

Opomba

1. 
   Pojdite v okno zbirke podatkov.
2. 
   Izberite element Mize na seznamu Predmeti.
3. 
   pritisni gumb Ustvari na orodni vrstici.
4. 
   V oknu Nova miza izberite predmet Čarovnik za tabele in pritisnite tipko V redu.
5. 
   V pogovornem oknu Ustvarjanje tabel nastavite možnost Osebno.
6. 
   Na seznamu Vzorčne tabele izberite vzorec Vrste.
7. 
   Kliknite gumb z dvojno puščico, da prenesete vsa polja iz vzorca v izdelano tabelo.
8. 
   Pridi na seznam Polja nova tabela na igrišču Codetype in pritisnite gumb Preimenuj polje.
9. 
   Vnesite ime polja Koda in pritisnite V redu.
10. 
    Pridi na seznam Nova polja tabele na polju Vnesite ime in pritisnite gumb Preimenuj polje.
11. 
    Vnesite ime polja Nadstropje in pritisnite V redu.
12. 
    pritisni gumb Nadalje.
13. 
    Na terenu Nastavite ime vnesite ime za novo tabelo Nadstropje in pritisnite gumb Nadalje.
14. 
    Pozor! Tabele ne smejo biti povezane med seboj. Če torej čarovnik poroča o povezavah do drugih tabel, kliknite gumb Povezave in izberite ukaz, ki prekine te povezave.
15. 
    Nastavite možnost Spremenite strukturo tabele in pritisnite gumb pripravljena.
16. 
    V oblikovalcu mize stojite na polju Nadstropje in določite velikost polja 2 .

Ustvarite športno mizo s pomočjo čarovnika.

S čarovnikom ustvarite tabelo "Naslov".
Ustvarite tabelo Athlete v pogledu načrta.

Pri izdelavi tabele za polja CodeGender, CodeType, CodeTitle nastavite tip podatkov na Čarovnik za zamenjavo. Čarovnik za zamenjavo bo korak za korakom vzpostavil povezavo med poljem v tabeli Athlete in poljem v eni od tabel CodeGender, CodeType, CodeTitle. V fazi izbire Razpoložljiva polja v vseh treh primerih izberite samo polje Koda. Če je vse narejeno pravilno, bo podatkovni diagram (razmerje med tabelami) videti kot na sliki 1.

Vprašanje: Kakšna povezava bo v tem primeru vzpostavljena med tabelami?

V tabelo »Spol«, »Šport«, »Naziv« vnesite vnose z naslednjimi podatki:

Vrednost v polje Koda se vnese samodejno in se lahko razlikuje od podane, za vodilo uporabite svoje vrednosti.

V tabelo Športnik vnesite naslednje podatke:

Koda	Priimek	datum	Utež	Višina	CodeGender	CodeType	CodeTitle
1	Ivanov Ivan	1988	60	175	3	5	6
2	Petrov Petr	1987	75	180	3	5	5
3	Sidorova Olja	1990	55	168	4	8	4
4	Arkhipova Lena	1994	47	158	4	6	4
5	Prijava Sergej	1993	90	190	3	4	5
6	Fedorov Fedor	1989	75	182	3	4	6
7	Semenov Semjon	1992	56	178	3	8	6

Opomba

1. 
   Odprite okno zbirke podatkov.
2. 
   Izberite s seznama Predmeti predmet Tabela.
3. 
   pritisni gumb Odprto v orodni vrstici okna zbirke podatkov.
4. 
   V polja vnesite zahtevane podatke Priimek, datum, Utež, Višina.
5. 
   Vnesite podatke v polje CodeGender, pri čemer vzamemo vrednost polja Koda iz mize Nadstropje.
6. 
   Vnesite podatke v polje CodeType, pri čemer vzamemo vrednost polja Koda iz tabele »Šport«.
7. 
   Vnesite podatke v polje CodeTitle, pri čemer vzamemo vrednost polja Koda iz tabele "Naslov".

Naloga 2

V bazi podatkov poiščite športnike s priimkom Arkhipova.

Opomba

1. 
   Odprite okno zbirke podatkov.
2. 
   Izberite s seznama Predmeti predmet Tabela.
3. 
   
4. 
   Izberite polje (stolpec), ki ga želite iskati.
5. 
   pritisni gumb Najti na orodni vrstici.
6. 
   Vnesite v polje Vzorec pomen Arhipova(slika 2).
7. 
   Nastavi na polje Naključje možnost Od začetka igrišča.
8. 
   pritisni gumb Poišči naslednjega.

Poiščite vse mojstre športa v bazi podatkov.

Opomba

1. 
   Odprite okno zbirke podatkov.
2. 
   Izberite s seznama Predmeti predmet Tabela.
3. 
   Dvokliknite tabelo »Naslov«.
4. 
   Zapomnite si vrednost polja Koda za zapis, ki vsebuje vrednost Mojster športa v polju "Naslov".
5. 
   Zaprite tabelo »Naslov«.
6. 
   Dvakrat kliknite na tabelo Athlete.
7. 
   Kliknite na stolpec CodeTitle.
8. 
   pritisni gumb Najti na orodni vrstici.

9. Vnesite v polje Vzorec shranjeno vrednost polja Koda.

10. Nastavite na polje Naključje možnost Polja popolnoma.

V bazi podatkov poiščite športnika z višino 180.
Razvrsti bazo športnikov po višini.

Opomba

1. 
   Odprite okno zbirke podatkov.
2. 
   Izberite s seznama Predmeti predmet Tabela.
3. 
   Dvakrat kliknite na tabelo Athlete.
4. 
   Kliknite na stolpec Višina.
5. 
   pritisni gumb Razvrsti naraščajoče na orodni vrstici.
6. 
   Razvrstite bazo športnikov po teži.
7. 
   Iz baze podatkov izberite športnika z višino 182.

Opomba

Odstranite nameščeni filter.

Opomba

Iz baze podatkov izberite vse športnike, ki tehtajo 75 kg.

Opomba

1. 
   Odprite okno zbirke podatkov.
2. 
   Izberite s seznama Predmeti predmet Tabela.
3. 
   Dvakrat kliknite na tabelo Athlete.
4. 
   Z desno miškino tipko kliknite katero koli celico v polju Teža in vnesite vrednost 75 v polje Filter za.
5. 
   Pritisnite tipko Vnesite.
6. 
   

Opomba

1. 
   Odprite okno zbirke podatkov.
2. 
   Izberite s seznama Predmeti predmet Tabela.
3. 
   Dvakrat kliknite na tabelo Athlete.
4. 
   Desni klik in izberite ukaz Odstranite filter.
5. 
   Izberite iz baze športnikov 1987-1988. rojstvo.

Opomba

1. 
   Odprite okno zbirke podatkov.
2. 
   Izberite s seznama Predmeti predmet Tabela.
3. 
   Dvakrat kliknite na tabelo Athlete.
4. 
   Izberite v meniju Objave ekipa Filter, a potem - ukaz. Napredni filter.
5. 
   Izberite v prvem stolpcu v polju Polje pomen Datum.
6. 
   V celici Izbirni pogoj navedite vrednost >=1987.
7. 
   Izberite v drugem stolpcu v polju Polje pomen Datum.
8. 
   V celici Pogoj izbor označuje vrednost
   
9. 
   pritisni gumb Uporaba filtra na orodni vrstici.

Odstranite nameščeni filter.

Opomba

1. 
   Odprite okno zbirke podatkov.
2. 
   Izberite s seznama Predmeti predmet Tabela.
3. 
   Dvakrat kliknite na tabelo Athlete.
4. 
   Preklopite na okno naprednega filtra.
5. 
   Izberite ukaz v kontekstnem meniju RMB Počisti obrazec.
6. 
   pritisni gumb Uporaba filtra na orodni vrstici.

Naloga 3

Ustvarite poizvedbo, da iz baze podatkov izberete naslednje vrednosti: športnikov priimek, spol in leto rojstva.

Opomba

Ustvarite zahtevo za izbiro iz baze športnikov, ki imajo naziv mojster športa. Podatki morajo vsebovati naslednje podatke: priimek, letnica rojstva, čin, spol.

Spremenite težo vseh športnikov za 1 kg.

Opomba

1. 
   V oknu zbirke podatkov na seznamu Predmeti izberite predmet Zahteve.
2. 
   Ustvari zahtevo v načinu oblikovanja.
3. 
   V pogovornem oknu Dodajanje tabele izberite zavihek Mize.
4. 
   Dvakrat kliknite na tabelo Athlete.
5. 
   pritisni gumb Zapri.
6. 
   Dodajte polje Utež na linijo Polje v obrazcu zahteve.
7. 
   Vrsta zahteve Nadgradnja.
8. 
   Vnesite v celico Nadgradnja izražanje [Teža]+1.
9. 
   pritisni gumb Kosilo
10. 
    ja
11. 
    
12. 
    Vsem športnikom, ki imajo naziv začetnik, dodeli nov naziv kandidat za mojstra športa.

Opomba

1. 
   Odprta miza Naslov in si zapomnite vrednosti polja Koda za čin Začetnik in kandidat za mojstra športa.
2. 
   V oknu zbirke podatkov na seznamu Predmeti izberite predmet Zahteve.
3. 
   V oknu zbirke podatkov izberite ukaz Ustvari zahtevo v načinu oblikovanja.
4. 
   V pogovornem oknu Dodajanje tabele izberite zavihek Mize.
5. 
   Dvakrat kliknite na tabelo Athlete.
6. 
   pritisni gumb Zapri.
7. 
   Dodajte polje CodeTitle na linijo Polje v obrazcu zahteve.
8. 
   Kliknite puščico poleg gumba Vrsta zahteve v orodni vrstici in izberite ukaz Nadgradnja.
9. 
   Vnesite v celico Nadgradnja Kandidat za mojstra športa.
10. 
    Vnesite v celico Izbirni pogoj shranjena vrednost polja Koda za rang Novinec.
11. 
    pritisni gumb Kosilo v orodni vrstici za posodobitev vnosov.

1. 
   Posodobitev potrdite s klikom na gumb ja.
2. 
   Zaprite zahtevo in si oglejte rezultat v tabeli Športnik.

Zaradi zaprtja plavalnega odseka izbrišite vse plavalce iz baze.

Opomba

1. 
   Odprite tabelo »Šport« in si zapomnite vrednosti polj Koda za razdelek plavanje
2. 
   Ustvari zahtevo, ki vsebuje tabelo »Športnik«.
3. 
   V načinu načrtovanja poizvedbe v orodni vrstici kliknite puščico poleg gumba Vrsta prošnja in izberite ekipo Izbriši.
4. 
   Vlečno polje CodeType v obrazcu zahteve.
5. 
   Vnesite v celico Izbirni pogoj shranjena vrednost polja Koda iz tabele »Šport«.
6. 
   pritisni gumb Kosilo na orodni vrstici.
7. 
   Posodobitev potrdite s klikom na gumb ja

8. Zaprite zahtevo, poglejte rezultat v tabeli Športnik.
Izdelava poročila s pomočjo čarovnika

Čarovnik postavi podrobna vprašanja o virih zapisov, poljih, postavitvi, zahtevanih formatih in na podlagi odgovorov ustvari poročilo.

Če želite ustvariti poročilo, potrebujete:

Če želite v poročilo dodati polja iz več tabel ali poizvedb, ne kliknite gumbov Nadalje oz pripravljena po izbiri polj iz prve tabele ali poizvedbe v čarovniku za poročila .

Ponavljajte korake, potrebne za izbiro tabele ali poizvedbe in določanje polj, dokler niso v poročilo vključena vsa želena polja.

1. 
   izberite vrsto združevanja podatkov v poročilu in kliknite gumb Naslednji(slika 4);
2. 
   po potrebi v poročilo dodajte ravni združevanja in kliknite gumb Nadalje(slika 5);

izberite polja za razvrščanje zapisov;

1. 
   če morate povzeti polja, kliknite gumb Rezultati, sicer pritisnite gumb Nadalje. V oknu, ki se prikaže Rezultati izberite zahtevane skupne vrednosti za zahtevana polja (slika 6):

vsota- izračuna znesek za izbrano polje;

Povpr- izračuna povprečno vrednost za izbrano polje;

Min- izračuna minimalno vrednost za izbrano polje;

maks- izračuna največjo vrednost za izbrano polje;

Naloga 4

Ustvarite obrazec, ki vključuje vse podatke o športniku.

Ustvarite poročilo, ki vključuje vse podatke o športniku, razvrščene po športu in razvrščene po priimku.

Opomba

Samostojno delo

1. 
   Ustvarite svojo bazo podatkov, ki naj vsebuje tri tabele:

• 
  prva tabela mora imeti pet polj
• 
  druga in tretja tabela morata imeti po štiri polja

1. 
   Izpolnite vse tabele z zapisi (v vsaki tabeli 15 zapisov), tako da bodo tabele vsebovale različne podatke, povezane z istimi predmeti (npr. študenti v vaši skupini, seznam poslovnih partnerjev, seznam blaga v skladišču itd.)
2. 
   Vzpostavite relacije med tabelami.
3. 
   Ustvarite obrazec s prvo tabelo.
4. 
   Ustvarite obrazec, ki vključuje podatke iz prvih dveh tabel in dve polji iz tretje tabele.
5. 
   Na prvi tabeli ustvarite preprosto poročilo.
6. 
   Ustvarite poročilo o poljubnih dveh tabelah.
7. 
   Na prvi tabeli ustvarite preprosto poizvedbo.
8. 
   Ustvarite poizvedbo za prvi dve tabeli, poizvedba mora vsebovati tri izbirne pogoje in vsaj dva zapisa se morata ujemati s to poizvedbo.
9. 
   Ustvarite poizvedbo na drugi in tretji tabeli, poizvedba mora vsebovati tri izbirne pogoje in vsaj dva zapisa se morata ujemati s poizvedbo.

Kontrolna vprašanja

1. 
   Kaj je osnova relacijske baze podatkov?
2. 
   Kaj je oblika?
3. 
   Za kaj se uporabljajo poročila?
4. 
   Kaj je posnetek?
5. 
   Kaj je polje?
6. 
   Kaj je značilno za področje?
7. 
   Ali lahko zapis sestavljajo različne vrste podatkov?
8. 
   Ali lahko polje vsebuje različne vrste podatkov?
9. 
   Kateri tipi podatkov so uporabljeni v tabeli?
10. 
    Kateri načini ustvarjanja tabel obstajajo?
11. 
    V katerih primerih se pri ustvarjanju obrazca uporablja Konstruktor?
12. 
    Ali lahko ustvarite obrazec, poročilo ali poizvedbo s podatki iz več tabel?
13. 
    Kaj je ključno polje?
14. 
    Zakaj so vzpostavljene relacije med tabelami?
15. 
    Kaj je preprosta zahteva?
16. 
    V katerih primerih je potrebno ustvariti poizvedbo s Konstruktorjem?
17. 
    Ali lahko obrazec ali poizvedba vsebuje polja, ki jih ni v tabeli?
18. 
    Kako in na kakšen način lahko ustvarite izračunano polje?
19. 
    Katere vrste odnosov obstajajo med tabelami?
20. 
    Kako uporabljati funkcijo Filter?

stran 1

Zbirke podatkov Access v vašem računalniku vam pomagajo shranjevati in slediti skoraj vsem vrstam podatkov, kot so inventar, stiki ali poslovni procesi. Oglejmo si podrobnosti poti, ki jih lahko uporabite za ustvarjanje Accessove zbirke podatkov, dodajanje podatkov vanjo in nato raziščite naslednje korake pri nastavitvi in ​​uporabi vaše nove zbirke podatkov.

V tem članku

Izberite predlogo

Accessove predloge imajo vgrajene tabele, poizvedbe, obrazce in pripravljena poročila. Razpoložljive predloge so prva stvar, ki jo vidite, ko zaženete Access, dodatne možnosti pa lahko prenesete iz interneta.

V zavihku Dostop mapa izberite ekipo Ustvari.

Izberite predlogo namizne zbirke podatkov in vnesite ime v polje Ime datoteke. Baza podatkov (Če ne viditepredlogo, ki vam bo ustrezala, uporabaPoiščite predloge na internetupolje.)

Ime datoteke

Kliknite gumb Ustvari.

Odvisno od predloge, ki jo izberete, boste morda morali dokončati katerega od naslednjih korakov, preden začnete.

Če Access prikaže pogovorno okno Vhod s praznim seznamom uporabnikov:

1. Kliknite gumb nov uporabnik.

   Izpolni obrazec Informacije o uporabniku.

   Izberite uporabniško ime, ki ste ga pravkar vnesli, in kliknite vhod.

Če Access prikaže sporočilo Varnostno opozorilo v vrstici s sporočili in predlogo iz zaupanja vrednega vira kliknite Vključi vsebino. Če baza podatkov zahteva prijavo, se prijavite.

Dodatne informacije: .

Ustvarjanje baze podatkov iz nič

Če vam nobena od predlog ne ustreza, lahko začnete s prazno podatkovno bazo na vašem računalniku.

V Accessu izberite ukaz Ustvari, nato pa - postavka Prazna namizna zbirka podatkov.

V polje vnesite ime baze podatkov Ime datoteke.

Uporabite lahko privzeto lokacijo, navedeno pod poljem Ime datoteke, ali izberite drugo s klikom na ikono mape.

Kliknite gumb Ustvari.

Dodajanje tabel

V bazi podatkov so podatki shranjeni v več povezanih tabelah. Če želite ustvariti tabelo:

Ko prvič odprete zbirko podatkov, boste v pogledu podatkovnega lista videli prazno tabelo, v katero lahko dodate podatke. Če želite dodati še eno tabelo, pojdite na zavihek Ustvari > Tabela. Podatke lahko začnete vnašati v prazno polje (celico) ali vstavite podatke iz drugega vira, kot je Excelov delovni zvezek.

Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite njegovo glavo in vnesite novo ime.

Če želite dodati več polj, začnite vnašati v stolpec Kliknite za dodajanje.

Če želite premakniti stolpec, ga izberite s klikom na glavo in povlecite na želeno mesto. To operacijo lahko izvedete z več sosednjimi stolpci.

Kopiraj in prilepi podatke

Podatke lahko kopirate iz drugega programa, kot je Excel ali Word, in jih prilepite v Accessovo tabelo. Najbolje je, če so organizirani v stolpce. Če so podatki v urejevalniku besedil, kot je Word, ločite podatkovne stolpce s tabulatorji ali jih pred kopiranjem pretvorite v tabelo.

Če je treba podatke spremeniti, na primer polna imena razdeliti na imena in priimke, naredite to v izvornem programu.

Odprite vir in kopirajte podatke (CTRL+C).

Odprite Accessovo tabelo, v katero želite dodati podatke, v pogledu podatkovnega lista in prilepite podatke (CTRL+V).

Dvokliknite vsako glavo stolpca in vnesite smiselna imena.

Opomba: Glede na to, katere podatke vstavite v prvo vrstico stolpca, Access vsakemu polju dodeli vrsto podatkov. Prepričajte se, da so podatki v preostalih vrsticah iste vrste.

Uvozite ali povežite podatke

Podatke lahko uvozite iz drugih virov ali povežete podatke iz Accessa, ne da bi premaknili podatke, iz katerih so shranjeni. Povezovanje je lahko dobra možnost, če imate več uporabnikov, posodabljate podatke in želite zagotoviti, da vidite najnovejšo različico, ali če želite prihraniti prostor na disku. Lahko se povežete ali uvozite podatke za večino formatov. Izvedite več o uvažanju ali povezovanju podatkov iz druge Accessove zbirke podatkov.

Postopek se nekoliko razlikuje glede na vir podatkov, vendar se vedno začne s spodnjim postopkom.

Vklopljeno Zunanji podatki Kliknite gumb Format podatkov, ki ga boste uvažali ali povezovali. Če ne vidite želene oblike, kliknite gumb Dodatno.

Opomba:Če ga še vedno nimate, boste morda morali najprej izvoziti podatke v obliko datoteke, ki jo podpira Access (kot je datoteka z ločenim besedilom).

Sledite navodilom v pogovornem oknu članka " Zunanji podatki ».

Ko so povezani, so nekateri formati samo za branje. Sledijo zunanji viri, katerih podatke je mogoče uvoziti ali povezati.

Organizirajte svoje podatke s čarovnikom za analizo tabel

Čarovnik za analizo tabele vam pomaga hitro prepoznati odvečne podatke. Nato se lahko uporabi za ločevanje teh podatkov v ločene tabele. Access bo izvirno tabelo shranil kot varnostno kopijo.

Odprite Accessovo zbirko podatkov s tabelo, ki jo želite analizirati.

Kliknite Delo z bazami podatkov > Analiza tabele.

Prvi dve strani čarovnika vsebujeta hitro vadnico s primeri. Če vidite potrditveno polje, ga izberite in dvakrat kliknite gumb Nazaj za ogled uvoda. Če ne želite več prikazovati uvodnih strani, počistite polje Pokaži strani z razlagami?

Nadaljnji ukrepi

Vaši naslednji koraki so odvisni od vaših ciljev. Morda boste želeli ustvariti poizvedbe, obrazce, poročila in makre. Pri tem vam bodo pomagali naslednji članki.

Aplikacijski program Microsoft Access 2007 namenjen ustvarjanju Baza podatkov. Access 2007 uporablja logično povezane tabele. DBMS Microsoft Access 2007 zagotavlja priročno in zanesljivo upravljanje podatkov, shranjenih v tabelah.

Bistvo ustvarjanja podatkovne baze v programu Microsoft Access 2007 je, da morate najprej ustvariti strukturo podatkovne baze (izdelati strukturo tabel in vzpostaviti relacije med njimi), nato pa izpolniti tabele nove podatkovne baze.

Poleg tega je priporočljivo ustvariti obrazci za vnos podatkov v tabele, zahteve za iskanje informacij v bazi podatkov in poročila za prikaz potrebnih informacij iz baze podatkov v priročni obliki na zaslonu, tiskanju ali datoteki.

Bazo lahko ustvarite ročno (nova prazna baza) ali na podlagi predlog. Predloge ne ustrezajo vedno zahtevani bazi podatkov, vendar lahko z njihovo pomočjo hitro ustvarite bazo podatkov, ki je blizu zahtevani, nato pa jo lahko spremenite in napolnite s svojimi podatki.

Ko zaženete aplikacijo Access 2007, boste videli novo začetno stran Getting Started with Microsoft Access 2007, prikazano na sliki 1. 1.

riž. 1. Nova domača stran

Ko ustvarite zbirko podatkov iz predlog, lahko izberete želeno predlogo na strani Uvod v Microsoft Access 2007 iz kategorij predlog ali iz predlog Microsoft Office Online. Ko v kategoriji Lokalne predloge izberete na primer predlogo Fakulteta, se vam na desni strani okna aplikacije pojavi opis baze podatkov. Spodaj je v besedilnem polju navedeno ime datoteke: Faculty.accdb in ikona mape, s katero lahko datoteko shranite v želeno mapo (privzeto je določena mapa Moji dokumenti).

Ime datoteke in imenik za shranjevanje datotek je mogoče spremeniti. Nato morate klikniti gumb Ustvari. Posledično se prikaže okno Fakultetne baze podatkov: baza podatkov (Access 2007) - Microsoft Access. V območju za urejanje bo prikazan seznam fakultet, ki ga je treba izpolniti. Če je navigacijsko podokno zaprto, ga morate odpreti s pritiskom na F11 ali klikom na gumb Odpri/zapri obrobo navigacijskega podokna.

Vsak uporabnik računalniških sistemov Windows ve, da standardni programski paket Microsoft Office katere koli različice vključuje edinstven urejevalnik Access. O tem, kakšen program je in kako delati z njim, bomo zdaj razpravljali. Seveda bodo tukaj podane le začetne osnove, saj bo opis absolutno vseh zmožnosti aplikacije zavzel več kot eno stran.

Kaj je Access?

Kaj je ta program? Access je celovit sistem za delo s katero koli vrsto, ki temelji na relacijskem modelu z možnostjo dinamične izmenjave podatkov z drugimi aplikacijami ali internetnimi publikacijami. Vključuje uporabo orodij za avtomatizacijo obdelave informacij katere koli vrste, ki so predstavljene v strukturirani obliki.

Poleg tega je Access tudi paket, ki zagotavlja podporo za kontrolnike ActiveX, kar bistveno razširi zmožnosti programa v smislu dejstva, da lahko uporablja ne samo tabelarične ali besedilne komponente, temveč tudi večpredstavnost in objekte na internetu. Povezave med njimi, vzpostavljene v aplikaciji, omogočajo natančno sledenje spremembam v katerem koli od njih s samodejnim prilagajanjem parametrov v drugih.

Glavna navodila za uporabo aplikacije

Ni presenetljivo, da se v večini primerov uporablja za popolno avtomatizacijo analize nekaterih procesov v računovodstvu, poslovanju ipd. Zahvaljujoč svoji univerzalni strukturi lahko program odpravi pojav tako imenovane redundance podatkov, ko je potrebno spremenite en parameter brez vnosa novega, temveč s popravkom starega in tako, da se njegova sprememba odraža v vseh povezanih bazah podatkov.

Na primer, podjetje uporablja Access za vodenje evidenc o dobaviteljih, strankah in dogodkih, v katere so vpleteni. Sprememba bančnih podatkov enega dobavitelja. Dovolj je, da jih spremenite, in samodejna prilagoditev bo vplivala na vse druge zbirke podatkov. Podatki bodo zamenjani, namesto da bi se poleg obstoječih vnesli novi. In ta sprememba bo vplivala na iste povezane dejavnosti. To pomeni, da je uporabnik v nekem smislu deležen popolne avtomatizacije.

Enako velja na primer, ko se določena skupina blaga proda prek ustreznega oddelka podjetja, se postavke izdelkov samodejno odpišejo v bazi blaga, ki je na voljo v skladišču. Toda to so najpreprostejši primeri. Pravzaprav ima aplikacija veliko širše zmožnosti.

Struktura Microsoft Access

Kar zadeva enostavnost uporabe, je to doseženo zaradi prisotnosti osnovnih elementov, ki igrajo ključno vlogo pri analizi in obdelavi podatkov baze podatkov. Med glavnimi elementi so naslednji:

• tabela - element, ki shranjuje osnovne informacije v določeni obliki (številčni, besedilni, grafični itd.);
• poizvedba - sredstvo za dostop do povezanih elementov, drugih baz podatkov ali programov tretjih oseb;
• obrazec - predstavitev informacij ali podatkov v uporabniku prijazni obliki;
• poročilo - izpis obdelanih rezultatov;
• makro - izvedljiv element, ki vam omogoča izvajanje določenih dejanj, ko se zgodi dogodek, ustvarjanje zahteve, ustvarjanje poročila;
• modul - jezikovna orodja Visual Basic, ki vam omogočajo znatno razširitev zmogljivosti programa z ustvarjanjem postopkov in uporabo številnih funkcij.

Komunikacija z drugimi programi in zunanjimi bazami podatkov

Kot je že jasno, je Access program, ki omogoča ne le uporabo lastnih podatkov, ki jih vnese uporabnik, temveč jih tudi med seboj povezuje. Zmogljivosti aplikacije so takšne, da je mogoče podatke uvoziti iz drugih aplikacij (FoxPro, Paradox, Excel, Word itd.). Zaradi poenostavitve postopkov podatkov ni mogoče uvažati, ampak jih je mogoče povezati ne samo z navedenimi programi, ampak tudi z viri v omrežnem okolju ali na internetu.

Sam proces povezovanja poteka na podlagi poizvedb, podobno kot delujejo baze podatkov SQL (podpira jih tudi Access).

Ustvarjanje na podlagi predloge

V Accessu je tabela glavni element. Po videzu je ta komponenta zelo podobna Excelovim tabelam, vendar so Accessove zmogljivosti veliko širše, načela dela s takšnimi elementi pa imajo svoje posebnosti.

Lahko pa preprosto ustvarite lastno bazo podatkov, ko zaženete program. Po pojavu pozdravnega okna uporabniku ponudimo izbiro predlog, na podlagi katerih se ustvari bodoča struktura baze podatkov v obliki tabele. To je tako imenovan pogled Backstage. Tukaj lahko najdete vgrajene predloge, ki so uporabne za izvajanje določenih nalog, ali poiščete na uradnem Microsoftovem viru, če nobena od njih na seznamu ne ustreza potrebam uporabnika (čeprav je to malo verjetno).

Baza podatkov iz nič

Če uporabniku nič ne ustreza in želi sam ustvariti bazo podatkov, morate pri ustvarjanju nove datoteke v ustreznem meniju izbrati prazno bazo podatkov. Tu je treba upoštevati nekatere omejitve. Namizne zbirke podatkov na primer ne podpirajo spletnega objavljanja, spletne baze podatkov pa ne podpirajo nekaterih funkcij prejšnjih.

Ko ustvarite začetno tabelo, lahko nadaljujete z vnosom podatkov. Upoštevajte, da je podatke mogoče vnesti le v sosednje stolpce in vrstice. Prav tako med njimi ne smete dodajati praznih celic, kot to počnete v Excelu. Poleg tega je najpomembnejša zahteva, da mora vsak stolpec vsebovati samo eno vrsto podatkov, kar pomeni, da če je izvirna oblika datum in čas, informacije na podlagi eksponenta, vnesene v stolpec, ne bodo prepoznane. Torej, če je mogoče, morate načrtovati mizo s tega vidika. Za poenostavitev dela lahko uporabite tudi poseben način oblikovanja.

Nianse uvoza in povezovanja podatkov z drugimi viri

Kar zadeva uvoz podatkov, so zmožnosti programa praktično neomejene. Glavni pogoj je, da morajo biti uvoženi podatki razdeljeni v tabelarične vrste (kot tabele v Excelu ali Wordu). Če se uvoz izvaja na primer v besedilni različici iz Beležnice, lahko ustvarite podobno strukturo s tabulatorjem (tipka Tab).

Za lažje delo lahko uporabite SharePointove sezname in podatke povezav. To naredite s posebnim ukazom na zavihku Zunanji podatki, ki se nahaja v skupini za uvoz in povezovanje. Tukaj so na voljo že pripravljene rešitve (Excel, Word itd.). Pri izbiri morate le označiti lokacijo želene datoteke, kamor bo shranjena v aktualni bazi, in potrditi izbiro.

Zaključek

To je aplikacija Access. Program je zelo priljubljen med širokim krogom uporabnikov, saj so njegovi razvijalci poskušali čim bolj združiti zmogljivosti drugih programskih izdelkov te vrste. In to je tisto, kar je naredilo to aplikacijo zelo prilagodljivo pri nastavljanju in samodejni uporabi večine funkcij. Dodati je treba, da je Access zelo zmogljivo orodje za obdelavo podatkov, čeprav smo tukaj obravnavali le najosnovnejše informacije o aplikaciji.