Мы расскажем, как правильно создать архив индивидуальному предпринимателю или в только что созданном обществе с ограниченной ответственностью (ООО). Статья будет также полезна уже работающему ООО, в котором нет архива, но есть завалы документов.
Вы только что открыли свое дело - стали индивидуальным предпринимателем или учредителем ООО. В этот период перед вами встанут несколько важных вопросов:
Как правильно наладить работу с документами?
Как хранить документы, чтобы в считанные минуты найти необходимый?
Как не потерять документы?
Ответ на эти вопросы один: нужно наладить четкую работу двух важных служб - делопроизводства и архива.
Первым делом необходимо изучить устав (или положение) организации, разработать организационную структуру и штатное расписание (если организация работает давно, то последние два документа уже есть).
Структура создается (как правило, в виде схемы) исходя из направлений деятельности организации и, конечно, бюджета. Минимальная структура - это один работник (индивидуальный предприниматель или единственный участник - учредитель ООО). Он один во всех лицах: руководитель, главный бухгалтер, секретарь, архивист. Однако по договорам может нанимать соисполнителей.
Если в ООО штат небольшой (например, десять работников), то в штатное расписание могут входить:
Руководитель организации - 1 ед.;
Заместитель руководителя - 1 ед.;
Главный бухгалтер - 1 ед.;
Бухгалтер-кассир - 1 ед.;
Секретарь (он же делопроизводитель и архивист) - 1 ед.;
Сотрудники (по основному профилю организации) - 5 ед.
На первых порах, пока объем работы небольшой, секретарь успешно справляется с двумя направлениями: ведет делопроизводство и создает архив. Главное, навести порядок в документах. Для этого необходимо составить номенклатуру дел, в основе которой лежит штатное расписание организации.
НАШ СЛОВАРИК
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения .
Сроки хранения документов указывают, как правило, по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень 2010). Однако есть еще и ведомственные перечни.
Номенклатура дел составляется по установленной форме. Ответственность за ее составление возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярию и др.) организации.
Архивист (если архив в организации согласно структуре является самостоятельным подразделением) обычно помогает разработать номенклатуру дел.
Если организация небольшая или находится в стадии становления, функции делопроизводителя и архивиста выполняет один работник. Он же и разрабатывает номенклатуру дел.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации (в ИП такой бланк тоже должен быть), подписывается лицом-составителем (ответственным за службу делопроизводства) и утверждается руководителем организации. На грифе «Утверждаю» ставится подпись руководителя и указывается дата утверждения.
После утверждения номенклатуры дел издается приказ (по основной деятельности) об утверждении номенклатуры дел организации (Пример 1).
После утверждения номенклатуры дел и регистрации приказа все структурные подразделения (или работники) получают выписки с заголовками дел из соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе. Каждое структурное подразделение, получив выписку из общей (сводной) номенклатуры дел, должно завести папки для документов в строгом соответствии с индексами и заголовками дел номенклатуры.
Выписка из номенклатуры дел - это копия определенного раздела номенклатуры дел. Например, бухгалтерия получает выписку из номенклатуры дел, в которую входит полностью раздел № 3 («Бухгалтерия»). Сотрудники бухгалтерии, сверяясь с перечнем заголовков дел из выписки, могут правильно сформировать дела еще на этапе создания документа. Кроме того, в бухгалтерию в обязательном порядке направляются все копии приказов (по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу).
Номенклатура дел небольшой организации с перечнем документов, которые образуются практически в каждой организации, может выглядеть как в Примере 2.
Разработка номенклатуры дел - большая и трудоемкая работа. Поскольку цель этого подраздела - объяснить связь номенклатуры дел с формированием дел и их хранением в архиве, подробно рассматривать процесс создания номенклатуры дел мы не станем.
Итак, номенклатуру дел составили, утвердили и выписки из нее выдали сотрудникам. Раздавая выписки, работникам нужно объяснить, что следует завести папки-регистраторы типа «корона» в соответствии с названиями в номенклатуре дел и только в эти папки подшивать соответствующие заголовку документы.
Упаковывая объекты в ZIP-архив, можно добиться не только экономии места на диске, но и обеспечить более удобную пересылку данных посредством интернета или заархивировать файлы для отправки по почте. Давайте узнаем, как упаковать объекты в указанный формат.
Создавать ZIP-архивы могут не только специализированные приложения для архивации – архиваторы, но с этой задачей также можно справиться при помощи встроенных инструментов операционной системы. Выясним, как создать сжатые папки подобного типа различными способами.
Начнем разбор вариантов решения поставленной задачи с самого популярного архиватора — , для которого основным форматом является RAR, но, тем не менее, умеющего создавать и ZIP.
Также следует обратить внимание на поле «Метод сжатия» . Здесь можно выбрать уровень упаковки данных. Для этого щелкните по наименованию данного поля. Представляется список из следующих методов:
Нужно знать, что чем более быстрый метод сжатия вы выберите, тем степень архивирования будет меньше, то есть, итоговый объект будет занимать большее дисковое пространство. Методы «Хороший» и «Максимальный» могут обеспечить более высокий уровень архивации, но потребуют и большего времени на выполнение процедуры. При выборе варианта «Без сжатия» данные просто упаковываются, но не сжимаются. Просто выберите тот вариант, который считаете нужным. Если вы хотите использовать метод «Обычный» , то можете вообще данное поле не трогать, так как он установлен по умолчанию.
По умолчанию созданный ZIP-архив сохранится в том же каталоге, в котором расположены исходные данные. Если вы желаете это изменить, тогда нажимайте «Обзор…» .
Можно также создать ZIP-папку и непосредственно через внутренний файловый менеджер WinRAR.
Следующим архиватором, который умеет создавать ZIP-архивы, является программа .
Как и в предыдущем способе, также можно действовать и через контекстное меню «Проводника» .
Следующий способ создания ZIP-архивов будет выполнен при помощи архиватора IZArc, который хотя и менее популярный, чем предыдущие, но тоже является надежной программой для архивации.
Также можете применить Ctrl+N или последовательно нажать по пунктам меню «Файл» и «Создать архив» .
Но возможность выполнения архивации в изучаемый формат без сжатия в IZArc отсутствует.
После того, как все необходимые параметры указаны, для запуска процедуры архивации нажимайте «OK» .
Как и в других программах, архивацию в формат ZIP при помощи IZArc можно делать, используя контекстное меню «Проводника» .
Можно в процедуре архивации через контекстное меню задать и сложные настройки.
Ещё одной программой, умеющей создавать ZIP-архивы, является Hamster ZIP Archiver, что, впрочем, видно даже из её названия.
Можно поступить и по-другому. Открыть директорию расположения файлов в «Проводнике» , выделить их и перетащить в окно ЗИП Архивер во вкладке «Создать» .
После того, как перетягиваемые элементы попадут в область оболочки программы, окно разделится на две части. Элементы следует перетягивать в половину, которая называется «Создать новый архив…» .
Обязательно проследите, чтобы в поле «Формат архива» было установлено значение «ZIP» . В обратном случае поменяйте его на указанное. Также можно изменить следующие параметры:
После того, как все параметры заданы, для возврата в предыдущее окно нажимайте на пиктограмму в виде стрелочки, направленной влево.
Наиболее простой алгоритм выполнения поставленной задачи с помощью указанной программы заключается в использовании контекстного меню «Проводника» .
Но возможен и вариант, когда пользователь, действуя через меню «Проводника» , при выполнении процедуры упаковки при помощи Hamster ZIP Archiver может задать и определенные настройки архивирования.
Создавать ZIP-папки можно также с помощью большинства современных файловых менеджеров, самым популярным из которых является .
Но, если объектов много, то в Total Commander существуют инструменты группового выделения. Например, если нужно упаковать файлы только с определенным расширением, то можно выполнить выделение по расширению. Для этого щелкните ЛКМ по любому из элементов, подлежащему архивации. Далее жмите «Выделение» и из раскрывшегося списка выбирайте «Выделить файлы/папки по расширению» . Также после щелчка по объекту можете применить комбинацию Alt+Num+ .
Все файлы, находящиеся в текущей папке, с тем же расширением, что и отмеченный объект, будут выделены.
Если вы хотите отрегулировать уровень архивации, то для этих целей щелкаете по кнопке «Настройка…» .
Если вы установите переключатель в позицию «Другое» , то в поле напротив неё сможете вручную вбить степень архивирования от 0 до 9 . Если вы укажете в данном поле 0 , то архивация будет выполняться без сжимания данных.
В этом же окне можно задать и некоторые дополнительные настройки:
После того, как настройки указаны, нажимайте «Применить» и «OK» .
Создать ZIP-папку можно также при помощи встроенных инструментов Windows, используя для этой цели контекстное меню «Проводника» . Рассмотрим, как это сделать на примере ОС Windows 7.
Таким образом мы выяснили, что ZIP-папку можно создать не только с помощью специализированного программного обеспечения, но и применив внутренние инструменты Windows. Правда, в этом случае вы не сможете настроить основные параметры. Если же вам необходимо сформировать объект с четко заданными параметрами, то тогда на помощь придет стороннее ПО. Какую именно программу выбрать, зависит исключительно от предпочтений самих пользователей, так как существенной разницы между различными архиваторами в вопросе создания ZIP-архивов нет.
Как создать архив WinRar?Часто необходимо работать с электронными архивами. Особенно тем, кто напрямую связан с Интернетом и почтой, это приходится делать почти ежедневно. Ведь если файл большой, вы просто не сможете его отправить по почте, а если и отправите, то получатель вашего файла будете долго его загружать, и наверняка слать в ваш адрес кучу «приятных» пожеланий. Ну, а если вы работаете с файлообменниками, то там просто не примут ваш файл без архивации. Лучше всего для этого использовать программу-архиватор WinRAR. Обязательно установите её себе на компьютер. На сегодняшний день это самая популярная и легкая в обращении программа. мы с вами уже научились. Теперь поговорим о том, как правильно и быстро упаковать информацию в архив.
Вот и вся премудрость. Раньше всё было намного сложнее. Приходилось заходить в программу и архивировать уже из неё. Сейчас все эти процедуры можно произвести не открывая самой программы архиватора.
Здравствуйте, дорогие друзья!
Архив представляет собой своеобразный безразмерный контейнер, куда вы можете складывать сколько угодно папок, файлов и даже прочих архивов. Сегодня я расскажу вам о том, как создать архив на компьютере.
С такой вещью как archive приходится сталкиваться практически каждому, кто работает с компьютером. К примеру, когда нужно отправить большое количество фотографий через файловый хостинг с сохранением конфиденциальности. И вообще есть большое количество ситуаций, когда необходимо создать архивный файл:
Для создания архивных файлов используются специальные программы, которые называются архиваторами. Основная их задача заключается в быстром, максимальном сжатии данных. Очень важно, чтобы во время сжатия не был потерян ни один байт информации. Иными словами, выбранный способ должен быть обратим, тогда распакованные данные будут иметь то же качество, что и до процедуры архивации.
Приложений-архиваторов существует огромное множество. Однако самыми популярными из них являются следующие:
Большинство подобных программных продуктов имеют в своём арсенале богатый набор самых разных фильтров и способов сжатия. Многие из них могут разбивать крупные объекты на несколько архивных томов и устанавливать пароли для открытия архивов. В некоторых приложениях имеются настроенные профили.
Программы-архиваторы не только помогают создать архивный документ, но и распаковать его. Об этом читайте в моей статье «».
Каждое приложение для архивации изначально создавалось для работы с файлами одного определённого формата, однако для того, чтобы иметь возможность успешно конкурировать на рынке с подобными продуктами, их наделили функциями для работы со всеми типами архивов. Поэтому для своих целей вы можете установить любой архиватор.
Итак, перейдем к действиям. Выделите то, что хотите поместить в archive, и кликните на него правой кнопочкой мышки.
Откроется контекстное меню, в котором вы увидите команды для архивации данных (их туда поместила программа-архиватор при установке на ПК). Делайте выбор из двух команд:
В первом случае вы сможете самостоятельно выбрать формат, уровень сжатия, создать пароль, назвать файл и прочее. Закончив всё это, нужно кликнуть «Ок» для начала процесса упаковки. По окончанию архивации в выбранной директории вы увидите ново созданный архивный документ.
Чтобы создать самораспаковывающийся archive, нужно просто поставить галочку в пункте ”Создать SFX-архив” в разделе общих настроек окна «Имя и параметры архива».
Подробнее о таких архивах читайте в статье про .
Если вам сложно дается компьютерная грамота, советую вам пройти курс «Гений компьютерщик ». Программа этого курса отличается своей простотой и понятностью для людей любого уровня знаний и возраста. Так что, если хотите быстро овладеть всеми компьютерными «премудростями» то «Гений компьютерщик» — именно то, что вам нужно!
С уважением! Абдуллин Руслан
Архивация файлов - это способ уменьшить размер файла для более удобного пользования. Это очень полезная функция на компьютере особенно когда на карте памяти не хватает места, или чтобы скинуть большие файлы через почту или другие загрузчики. На создание ZIP-архива требуется очень мало времени, и ничего сложного в этом нет, так что давайте обучимся вместе как создать и распаковать ZIP архив!
Для создания архивов, на компьютере должна быть установлена специальная программа под названием WinRAR. Это бесплатная программа, скачать которую можно на её официальном сайте - https://www.win-rar.ru. На большинстве компьютеров эта программа установлена, так что перед тем как скачивать - проверьте эту информацию.
И так, приступим!
1. Для создания архива, подготовляем все файлы, которые мы хотим поместить в архив. Создаем новую папку и перемещаем туда всё.
2. Папке с нужными файлами даем название, так будет называться наш архив. Желательно использовать латинские буквы.
3. Нажимаем правой клавишей мышки по нужной папке и ищем пункт «Добавить в архив…».
4. Перед нами открывается следующее окно:
В этом окне нужно поставить галочку возле надписи ZIP в строке «Формат архива». Так же мы можем поменять имя архива, если это нужно в строке «Имя архива». Затем нажимаем «ОК».
Архив создан! Его можно увидеть в той папке, где находились наши файлы.
Есть несколько способов, как можно распаковать архив, давайте рассмотрим несколько!
Вариант №1.
Находим нужный нам архив, и нажимаем на нем правой клавишей мыши. После чего мы видим дальнейшие возможности работы с архивом:
Извлечь файлы - этой функцией открывается новое окно с информацией о распаковке:
В строке «Путь для извлечения» следует выбрать, куда мы хотим извлечь файлы. Нажимаем «ОК», как только выберем все параметры распаковки.
Извлечь в текущую папку - при нажатии этой функции, все заархивированы файлы распакуются в текущую папку.
Извлечь в Чек-лист - эта функция создает в текущей папке, папку с названием архива, и в неё будут распаковываться все файлы.
Вариант №2.
Второй вариант будет с использованием программы WinRAR, для этого делаем следующую процедуру:
1. По нужному архиву нажимаем левой клавишей мыши два раза, тем самым открываем архив через WinRAR.
2. Теперь перед нами стоит выбор, распаковать все файлы или только часть. Если желаем все распаковать, сразу же нажимаем на функцию «Извлечь…» или «Мастер». Если только часть файлов нужно вытянуть, выделяем их и затем нажимаем те же «Извлечь…» или «Мастер».