1 голос

Доброго времени суток, уважаемые читатели. Представьте, вам нужно передать своему другу пачку файлов. К примеру, штук 10-15. Как он будет их скачивать, потом искать, собирать всю информацию.

Было бы неплохо, если бы для начала их можно было объединить в одну папку, вот только папки, как мы знаем, передать через интернет невозможно. Ему было бы легче искать ряд документов, относящихся к одному конкретному делу, но как этого добиться. Выход есть.

Сегодня мы поговорим о том, что такое архивация данных и для чего она нужна. На самом деле, есть множество причин создавать архивы с файлами. Обо всех полезных функциях этого занятия мы с вами сегодня и поговорим.

Терминология

Наверняка вы не раз уже натыкались на архивы и даже знаете какая программа помогает с ними работать. Я узнал о существовании этой штуке примерно тогда же, когда у меня появился мой первый компьютер. Признаюсь, я не слишком любознательный и меня совсем недавно заинтересовала тема зачем нужны архивы и архиваторы, раньше я действовал по наитию. Благо ситуация изменилась и теперь я очень часто пользуюсь этой возможностью.

Архив – это что-то вроде контейнера для нескольких файлов, который в конечном итоге сокращает его размер. Сейчас объясню все более подробно.

Преимущества

Преимущество архивов заключается в том, что совершенно не важно какого типа и размера документы вы собираетесь запаковать. Они станут единой папкой, которую без проблем можно передать другу через интернет. Вся разница в формате rar, именно он и отвечает за архивы.

Мой блог создан для новичков и мне не хочется грузить вас лишними терминами. В конце концов, лишь немногие знают как устроена лампочка, но это не мешает нам с вами ее активно использовать. Поэтому, давайте только об основном и важном.

Если я пользуюсь услугами , то обычно прошу скидывать , сам текст и картинки для публикации единым архивом. Это позволяет сократить время на поиски всех нужных файлов, относящихся к конкретной статье.

Еще одно преимущество архивов – они немного уменьшают конечный размер папки.

Виды архивов

Если архив запакован и находится в формате exe, то при его включении он сразу же автоматически и самостоятельно восстановится в виде папки, загрузится в том самом виде, в котором его запаковали на другом компьютере. Это называется самораспаковывающийся архив.

Если вы хотите передать своему другу объемный сайт или другую внушительную информацию, то ее можно разделить на несколько частей, разложить по флешкам или компакт-дискам и отдать, чтобы тот сам объединил информацию на своем компьютере. Это не займет много времени, а вам не придется искать носитель необходимого размера. Это называется многотомный архив.

Если у вас есть конфиденциальная информация и вы боитесь, что кто-то сможет случайно на нее наткнуться, то можно . В этом случае, папка откроется только после того, как будет введен секретный код.

Во всех остальных случаях, и их хранения я советую программу Roboform . Она сама создает сложные шифры, состоящие из 13-20 символов, которые невозможно предугадать и хранит их в надежном месте, до которого непросто добраться хакерам, а также эта программа сама автоматически вводит пароли, как только «видит» знакомый сайт или интерфейс, заходите ли вы с мобильного, планшета или другого гаджета. Очень удобно.

В принципе, вещь стоящая, но, когда дело касается архивов, вам придется самостоятельно записать и запомнить пароль, чтобы избежать нелегального вмешательства в вашу личную информацию с вашего же компьютера.

Технология

К сожалению, в операционных системах, типа windows 7 и выше не стоят по умолчанию программы для создания архивов. Вам придется скачать программу. Самая популярная из них – WinRAR и загрузить ее можно с официального сайта win-rar.ru .

Лицензия стоит 29 долларов для 1 компа, но существует скидочная система при приобретении нескольких утилит. Узнать подробности вы можете все там же, на официальном сайте. Программа переведена на русский и еще множество языков. Ее популярность не знает границ и используется по всему миру.

После установки она встроится в большинство стандартных функций. К примеру, открываю папку, выделяю несколько файлов и нажимаю правую кнопку мыши. Можно сразу создать архив с именем по умолчанию статьи.rar, а можно выбрать функцию add to archive. С первой опцией все вроде бы понятно, так что выберу вторую.

Можно самостоятельно задать название (цифра 1), выбрать место, куда сохранится новый архив (цифра 2), подобрать лучший размер (3), а также установить пароль на папку (цифра 4).

Как вы видите, после запаковки все файлы остаются в том же виде на вашем компьютере, но создается еще и дополнительный архив. В нем хранятся эти же файлы.

Вы можете открыть его и посмотреть всю информацию.

Эти простые действия помогут вам увеличить пространство на жестком диске, привести в порядок и организовать работу на компьютере.

Если вас интересуют и другие методы оптимизации и увеличения собственной продуктивности работы за компьютером, могу посоветовать курс Евгения Попова .

В нем собраны лучше советы и программы, которые помогут быстрее и качественнее совершать различные действия и быть профессионалом даже в мелочах. Мастерски выполнять работу и юзать самые популярные программы, как это делают специалисты. Что называется, использовать ноутбук на полную мощность.

Вот в принципе и все. Если вам понравилась эта статья, не забывайте подписываться на рассылку, чтобы узнавать больше интересной информации. До новых встреч и удачи в любых начинаниях.

Как вы думаете, почему зарплата американских архивистов и др. специалистов, имеющих отношение к управлению документами, не уступает уровню доходов юристов? Да, в США свои правила игры: закон суров. Порча или утеря документов ведет к поражению компании на многих фронтах: во время переговоров, проверок, судебных разбирательств и пр. Отсюда высокие требования к архивистам. Но в этом американцы не одиноки.

В последние годы в российском законодательстве в сфере сохранности документов произошло немало больших и малых переворотов. И тех, кто продолжает довольствоваться штучными коробками или завалами в комнате, которую по привычке зовут архивом, ждет отрезвляющее открытие: архивные документы - это не бумаги на пенсии, а живой массив, востребованный долгие годы (вплоть до 75 лет и постоянно!) после мнимой «смерти». И мы вам докажем, что в интересах вашей компании обеспечить им полный «пансионат».

Без исключений!
Сохранять архивные документы должны все

Архив – это необходимость. Требованиями главного архивного закона (см. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 4 октября 2014 года), который носит межотраслевой характер, повязаны все организации независимо от формы собственности. И поскольку ни одно юридически значимое действие не происходит без создания документов (включая электронные), под действие закона попадают все (см. ).

В отличие от государственных органов и органов местного самоуправления, где создание и поддержание архивного отдела является обязательным, архивный закон закрепляет за коммерческими организациями право выбора. Быть или не быть архиву решает руководство компании. Однако вместе с этим закон требует обеспечить сохранность архивных документов. На практике это означает, что архив (или архивохранилище) нужно не только иметь. Важно также знать, как им управлять на постоянной основе. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что в будущем документы станут верным другом компании, а не ее тайным врагом.

Обязанность хранить архивные документы не только косвенно вытекает из положений архивного закона, но и прямо следует из требований отдельных нормативных актов. На уровне отраслевого законодательства (например, бухгалтерского или кадрового дела) и законов, регламентирующих коммерческую деятельность (об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью), хранение архивных документов обязательно и столь же неизбежно, как ведение бухучета или составление устава фирмы. Это относится не только к организациям, но и к гражданам, ведущим предпринимательскую деятельность (ИП).

Всему свое время.
И лучше, когда это время по закону

Коробки и мешки, покачнувшиеся стеллажи и калейдоскоп папок на столе – привычное «украшение» офиса. Безликое? Отнюдь. Архив остается аморфной массой только до тех пор, пока вы не возьмете в руки архивные законы и настольное пособие каждого архивиста – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Каждому виду документов отпущен свой срок архивной жизни. Табели учета рабочего времени – 1 год, регистры бухгалтерского учета – 5 лет, личные карточки работников – 75 лет и т. д. (согласно Перечню 2010 года). «Личность» архива поистине масштабна! И для компании возраст каждого документа имеет значение. Если поспешить с уничтожением некоторых бумаг, то встречать трудовую, налоговую и архивную проверку придется с пустыми руками. А значит, и штрафы для вас уже не за горами.

Несмотря на то, что многие перечни находятся в открытом доступе, а в интернете уже созданы автоматизированные сервисы онлайн-проверки сроков хранения архивных документов , правильно определить «время» жизни может лишь опытный специалист. Те, кто не знаком с делопроизводственными особенностями документа, вряд ли разберутся в тонкостях этой работы. Зачастую компании игнорирует тот факт, что документ имеет несколько функций, и срок хранения необязательно определяется по самой очевидной. Например, первичные бухгалтерские документы по дебиторской задолженности. Типичная ошибка – определение сроков их хранения как первичной бухгалтерской документации, а не документов, содержащих информацию о задолженности. В результате: преждевременное уничтожение и судебные тяжбы. А следом – понимание того, что для защиты собственных интересов необходим не только юрист, но и архивист (штатный или по договору аутсорсинга), который сможет учесть позицию всех подразделений организации: юридического, бухгалтерского, клиентского и др.

«А нам все равно!»
Архивная проверка не прощает равнодушия

Безразличие к архиву несовместимо с безопасностью бизнеса. Если вы относитесь к тем, кому «все равно», то включите в свой антикризисный план меры по спасению бюджета. Архивная проверка любит равнодушных. Но расплачиваться за «любовь» проверяющих вам придется рублем. Согласно ст. 27 закона «Об архивном деле», нарушение архивного законодательства (в частности, правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов) чревато административными штрафами и уголовной ответственностью. Так, за каждый испорченный или потерянный документ граждане заплатят от 100 до 300 руб., должностные лица – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Миф о том, что архивная проверка не постучит в двери коммерческой компании, до сих пор живуч среди бизнесменов (см. ). Основанием для проверки может стать жалоба бывшего сотрудника или недовольного контрагента. Но даже если вы добросовестный работодатель и честный партнер, не исключено, что в вашем архиве неожиданно объявятся «государственные» документы. И такое тоже возможно. Благодаря расширенному толкованию понятия Архивного фонда РФ, комиссия, проводящая экспертизу ценности документов, может обнаружить в вашем архиве документы, «имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение». А, следовательно, и спросить с вас по всей строгости.

Инспектор на пороге – архивист наготове?

Налоговая служба и трудовая инспекция – еще две веские причины осознанно подойти к управлению архива. Если опыт других компаний оказался для вас неубедительным, будьте готовы к жесткому «кнуту».

Вопросов у налоговых сотрудников обычно не много: где документы? И ответ на вопрос, почему их нет, влияет на то, как налоговая будет вас убеждать в необходимости навести в архиве порядок. В «чемодане» налоговых наказаний есть административные штрафы на все случаи жизни. И в последние годы наметилась тенденция к их ужесточению. Согласно поправкам, внесенным в НК РФ в 2010 году, непредставление документов карается штрафом в размере 200 руб. за каждый документ – как для юридических лиц, так и для ИП. Инспекторы также могут счесть, что вы отказываетесь сообщать сведения налоговому органу (5-20 тыс. руб.), препятствуете законной деятельности представителя органов госконтроля (от 0,5 до 10 тыс. руб.) или мешаете проведению (завершению) проверки (от 5 до 50 тыс. руб.).

С трудовыми инспекторами отношения еще более любопытные (см. ). В отличие от других проверяющих «трудовики» могут практически все. Личные карточки работников, приказы о приеме на работу, учредительные документы и копии др. документов, соответствующих цели поверки, подлежат передаче трудовым инспекторам – за любой временной период. При условии, что срок хранения запрашиваемых документов не истек. Так как документы по личному составу хранятся в архиве организации на протяжении не одного десятилетия, инспекторы вправе потребовать, например, личное дело работника, уволившегося 5 или 20 лет назад. Ваш архивист готов к такому повороту событий? На ответ «нет» трудовой инспектор может незамедлительно ответить статьей 19.7 КоАП «Непредставление сведений (информации)», предусматривающей штрафы от 100 руб. (для граждан) до 5 тыс. руб. (для юрлиц).

О ликвидации компании.
Мы в ответе за документы, которые приручили

До июня 2009 года руководство ликвидирующейся компании могло спать спокойно, даже не имея в архиве некоторые документы. С момента вступления в силу закона от 28 апреля 2009 года № 73-3-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» ситуация радикально изменилась. Впервые в российском законодательстве о банкротстве за отсутствие документов была введена персональная ответственность топ-лиц. Теперь ликвидация – процесс более болезненный, с точки зрения передачи документов. Если в архиве нет необходимых документов (а закон устанавливает, что является необходимостью), платить придется собственным имуществом в рамках так называемой субсидиарной ответственности (см. ).

В 2013 году спать спокойно перестали не только руководители. Поводом для беспокойства стал Федеральный закон от 28 июня 2013 года № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым операциям». Черным по белому в нем написано: «При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно». При этом в список лиц, которых можно привлечь к субсидиарной ответственности за необеспечение сохранности бухгалтерских документов, попали учредители, главные бухгалтеры, архивисты и даже экс-менеджеры.

Ужесточение ответственности в сфере обеспечения сохранности документов – мера неприятная, но действенная. Метод «кнута» заставляет организации всерьез задуматься о регламентации работы с документами на всех этапах их жизненного цикла: от поступления в архив и до уничтожения. Управляемый архив – это безопасный архив. Он готов к встрече с долгожданным инспектором и любым рабочим заданием, которое можно решить без лишней бумажной рутины. Если и эти аргументы звучат для вас неубедительно, наберитесь терпения – и время в дуэте с законом протрубит вам о том, что в условиях меняющегося рынка вы сильно отстали от главного состава.

Закрытые архивы — это отсутствие памяти, зияющее белое пятно вместо истории. А если нет истории, то нет и народа. В 1990-х годах архивы активно рассекречивались, белые пятна исчезали, мы узнавали о новых героях или даже святых. Сейчас все повернулось вспять, с каждым годом документы становятся все менее доступны. Кому и зачем нужны закрытые архивы?

Борьба за светлое прошлое

Исторический источник, который является базой для размышлений и сопоставлений, должен быть максимально доступным — это залог объективности выводов как отдельного ученого, так и исторической науки в целом. Однако ситуация, сложившаяся сейчас с доступностью источников, не может гарантировать положительного результата, если под положительным понимать объективность и беспристрастность, а не борьбу с «фальсификацией истории в ущерб интересам России». Четкая направленность в области идеологии — «к славному советскому прошлому» — порождает не только борцов c «мифами», которые с пеной у рта рассказывают о великолепии жизни в бывшем СССР, но и заставляет ограждать доступ к самим источникам верных сведений — к архивам.

Вообще-то даже опубликованных за двадцать пять лет сведений достаточно для того, чтобы канонизировать СССР как восточную деспотию, не всегда очевидные успехи которой стоили миллионов жизней своих граждан; и кроме горестного сочувствия, мы ничего не испытываем, говоря о той печальной эпохе. Но желание доказать недоказуемое — что жизнь в СССР была «хорошей» — движет нашими современниками, особенно теми, кто этой жизни по сути уже и не застал.

То обстоятельство, что не все жители страны были уничтожены войнами и своими же согражданами, не может быть доказательством хорошей жизни — ведь когда-то и народ Израиля выжил в египетском плену, но освобождение от этого плена было величайшим праздником и чудом. Так и избавление от 70-летнего ига под названием «шествие к коммунизму» стало в свое время великим событием; но историческая память стирается, пропаганда борется с «мифами», отмененное лишь в 1861 году рабство оказывается намного более важной генетической константой, нежели пятнадцать лет свободы после развала СССР.

Отсутствие светлого настоящего побуждает бороться уже не за светлое будущее (поборолись уже), а за светлое прошлое. Одним из методов такой борьбы следует признать ограничение доступа исследователей к архивным материалам.

Рассекреченные

Конечно, это невозможно сравнить с советской эпохой, на излете которой, в 1986 году, была принята «Инструкция государственных архивов о работе с секретными материалами», делавшая почти половину всех документов архивного фонда СССР секретными. «Перестройка» неминуемо отразилась и на режиме доступа к архивным документам — начались некоторые послабления, а в августе 1991 года и сам режим неожиданно рухнул. Правда, 14 января в 1992 года президент Б. Н. Ельцин подписывает указ «О защите государственных секретов РФ», а 2 апреля правительство РФ принимает постановление «Вопросы организации защиты государственных секретов РФ», — но причины у этого были совсем не архивными. Для архивной же отрасли освобождение наступило в том же году: 29 апреля 1992 года Коллегия по делам архивов при правительстве РФ принимает временное положение «О порядке доступа к архивным документами и правилах их использования».

Это была революция: государственные архивы становились общедоступными, причем не только для своих граждан, но и для иностранцев; для работы с документами не требовалось писем от организации — достаточно было личного заявления. Все документы, созданные по 1942 год включительно, объявлялись несекретными, для секретных документов объявлялся срок давности в 30 лет, 75 лет составлял срок давности на выдачу документов, составляющих личную тайну. Также была запущена процедура передачи ранее секретных документов из ведомственных архивов в государственные.

Даже приближение такой вольницы, особенно вкупе с распространенным в те годы мнением граждан о необходимости обнародования имен бывших сексотов, не на шутку встревожило КГБ СССР — в конце 1980-х и начале 1990-х в архивах этого ведомства было уничтожено подавляющее большинство дел агентов. Чутье не подвело чекистов — в Германии в 1991 году началась люстрация бывших сотрудников «министерства добра». Подобные попытки были и в России: в 1992 году Галина Старовойтова внесла в Верховный совет законопроект «О запрете на профессии для проводников политики тоталитарного режима», в котором предлагалось ввести профессиональные ограничения для бывших сотрудников аппарата КПСС, сотрудников и агентов КГБ, но принят закон тогда не был; в 1997 году Старовойтова заново подала этот закон, уже как депутат Государственной думы, — но время сильно изменилось, и на этот раз закон не принимается, а в 1998 году его инициатор будет убит у дверей своей квартиры.

В 1992-м, несмотря на сопротивление ведомств, начался процесс передачи дел из бывшего КГБ в государственные архивы, нарастал вал публикаций рассекреченных документов КПСС, активно вводились в научный оборот документы следственных дел репрессированных. 23 июня 1992 Б. Н. Ельцин подписывает указ «О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека», где уже все документы указанного свойства объявляются открытыми — до 1991 года включительно. Это была серьезнейшая мера для открытия документов не только времени Большого террора, но и последних десятилетий. Причем этот шаг был крайне важен для Ельцина во внешнеполитическом аспекте — как символ подлинных и необратимых демократических преобразований.

Еще до подписания указа, в том же году, была учреждена специальная комиссия по рассекречиванию документов КПСС, которая в 1992 году рассекретила большой комплекс партийных документов, притом обстоятельства времени позволили раскрыть наиболее скандальные и ранее недоступные. Таким образом, 1990-е годы стали «лихими» и для историков-архивистов.

Было бы, однако, неверно думать, что все население бывшего СССР ринулось разыскивать документы для обличения бывших гэпэушников и их детей — нет. Во-первых, мстительность не в характере русского человека, во-вторых, профессиональные историки, которые по своему призванию должны в прямом смысле ворошить прошлое, намного больше заинтересованы не в сведении счетов с мерзавцами, а в реконструкции истории страны или биографий своих героев. Именно по этим причинам те публикации, которые последовали, не были уж очень многочисленны, что объясняется и малым числом архивистов, и спецификой работы. Показательно, что публикации именно следственных материалов были единовременными, а полное издание одного из самых знаменитых процессов — «Академического дела» (1921-1931) — закончилось на втором томе.

Оттепель закончилась

Как часто бывает в России, хорошие законы не обеспечены подзаконными актами — так и процесс рассекречивания документов, которые перешагнули за 30-летний рубеж, не происходил автоматически, а механизм создан не был. То есть документы 1920-1930-х годов были доступны почти все, но послевоенные материалы партии и архивы МИДа и бывшего КГБ не были доступны в такой мере, а комиссии по рассекречиванию заведомо не были в силах справиться с объемами материалов.

В 1993 году начинается обратное движение — под воздействием спецслужб 21 июля принимается закон «О государственной тайне», следствием которого стала и трудность в снятии грифов секретности. Но поскольку тогда либеральные силы еще имели влияние, через год, 22 сентября 1994-го, президент Ельцин подписывает распоряжение о комиссии по рассекречиванию, которое не дало затормозить процесс. Однако в 1996 году и эта комиссия прекращает работу.

Именно с середины 1990-х годов начинается обратный отсчет: ведомственные архивы МИДа и бывшего КГБ не только перестают передаваться Росархиву, но и перестают рассекречиваться. После такой стагнации было сенсацией, что в 2007 году архивом Министерства обороны были рассекречены материалы, относящиеся ко времени Великой Отечественной войны, да и те не полностью.

Одновременно с середины 1990-х появляется новая тенденция: государство начинает относиться с небывалым пиететом к «тайне личной жизни» своих в основном давно умерших граждан — именно под таким предлогом перестают выдаваться как следственные дела, так и просто архивные документы ведомственных архивов. К счастью, Росархив не имел в те годы ведомственных привычек, и поступившие туда документы были доступны в значительно большей степени. Но до сих пор указы первого президента России остаются неисполненными — привычки народов меняются медленнее, чем названия стран.

Рассекречивание документов с той поры проходит по сложной процедуре, которая не позволяет уже снимать гриф с большого числа дел. Однако личный опыт дает основания сказать, что до начала «нулевых» государственные архивы были вполне благосклонны к исследователям советской истории. Несмотря на специфические трудности архивной работы, дела выдавались, а в случае необходимости проводилась процедура их рассекречивания, часто формальная (мы говорим о документах довоенного времени).

Но и этому пришел конец: с середины 2000-х доступ ко многим документам, оказывается вновь закрытым. Каким-то неизвестным образом все грифы «секретно» и «совершенно секретно», которые казались бессильными свидетелями былых времен, стали заново действовать. Окончательно черта была подведена в 2006 году: принимается закон «О персональных данных» (152-ФЗ от 27.07.2006), который ужесточал правила закона «Об архивном деле в РФ» (125-ФЗ от 22.10.2004), и он вступил в действие в январе 2007 года.

Ныне же действующие правила Росархива предусматривают «ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, о его частной жизни» в 75 лет со дня создания документов. Это означает запрет выдачи практически всех архивных документов, поскольку все они содержат личные данные (например, год рождения или семейное положение).

Выданы не будут

Как же сейчас в действительности обстоит дело с доступностью архивных материалов бывшего СССР? Мы поведем речь о собственной работе историка-архивиста, не обладающего ничем, кроме научной квалификации; возможно, если бы мы имели в кармане книжечку синего или красного цвета, мир архивов был бы к нам приветливее.

Центральные архивы — ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ и т. д. — доступны и даже либеральны, хотя в РГАСПИ некоторые материалы Политбюро остаются закрытыми для историков без «допуска» (которого у нас нет и, вероятно, никогда не будет). Но чем архив удаленнее от центра — тем сложнее в нем будет исследователю. Например, в бывшем партархиве Ленинграда совсем недавно нам не были выданы несколько дел 1920-х годов, мы «подали на рассекречивание», но даже после этого с нескольких дел гриф не был снят — и это с учетом того обстоятельства, что в 1990-х годах они выдавались без всяких ограничений. Оказалось, что после 2005 года любое «грифованное» дело должно быть направлено на рассекречивание — процедуру длительную (по нашему опыту — в среднем полгода) и малопроизводительную — то есть 5-10 дел вы можете направить, но не 100. А поскольку для поиска нужных документов историк часто прибегает к сквозному просмотру порой сотен дел со стандартным названием «протоколы заседаний райкома/горкома/обкома партии» такого-то месяца такого-то года, работа эта ныне затруднена.

Другая сторона — отделы рукописей федеральных книгохранилищ — РГБ и РНБ, которые хотя номинально и составляют часть Архивного фонда РФ, в реальности действуют по своему произволу. В этом году (2012) мы, помня либеральное архивное законодательство, пытались получить доступ к документам по личному заявлению, и в результате в обоих местах с нами были проведены крайне унизительные беседы, исключающие дальнейшую работу без писем организаций (как происходило и в советском прошлом).

Но подобные трудности в отделах рукописей — сущая безделица по сравнению с работой в ведомственных архивах. Не подчиняясь правилам Росархива, они действуют по своим собственным, и в визитерах они не заинтересованы совсем. Они не выдают описи фондов, неизвестен полный состав их документов, все густо окутано «гос. тайной». Несколько лет назад мы послали письмо в центральный архив ФСБ с просьбой дать справку из конкретного следственного дела репрессированного «троцкиста» (дата и причина ареста, дата и формулировка приговора, сведения о реабилитации). Через некоторое время специальной почтой по адресу академического учреждения, которое имело милость в то время заказывать мне статьи для ежегодника РАН, поступило письмо с требованием ответить в течение нескольких дней: действительно ли я работаю для этой организации, а также было разъяснено, что даже для выдачи краткой справки по делу необходимо представить в ЦА ФСБ не только официальное письмо, но и приложить выписку из протокола Ученого совета организации, в котором утверждена тема научной работы «спрашивателя», в которой, в свою очередь, должно быть поименовано лицо, справка о котором будет затребована в архиве. Конечно, академическая организация попросила меня в будущем делать подобные запросы любым другим способом, но самостоятельно.

Как показывает личный опыт, даже несмотря на оговоренные законом 75 лет, скорее всего, никакие следственные дела 1920-1930-х годов вам выданы не будут ни в одном из архивов ФСБ, а если их и выдадут (речь о делах, не подпадающих под действие закона о защите персональных данных, то есть довоенных лет), то вы не сможете увидеть ни показаний третьих лиц, ни доносов, на основании которых был арестован ваш герой, одним словом, «ничего лишнего» — только анкета арестованного, приговор и максимум протокол допроса. Если вы ищете дело не одного репрессированного, а группы таких лиц, то этим вы тем более не обрадуете сотрудников — ведь в действительности всегда (именно так — всегда!) состояние архивных дел таково, что они попадают в категорию «дел, имеющих плохое физическое состояние», то есть все следственные дела, возраст которых более 75 лет, хотя бы в силу сохранности и качества бумаги тех лет, не подлежат выдаче. Иными словами, перспектив у вас не так много.

Но и здесь бывают счастливые эпизоды: в текущем году неожиданным было наше обращение в Петербургский архив ФСБ, где нам, конечно, не выдали на руки никаких дел, но, ограничиваясь мотивированным официальным письмом, предоставили не только нужные справки из конкретных дел, но и приложили копии некоторых документов. И хотя речь ведется о документах начала 1930-х годов, жертв политических репрессий, все равно этот результат стоит признать в настоящих исторических условиях удивительным.

Единственным ведомственным архивом, который хранит документы ХХ века и пока заинтересован в помощи исследователям, стоит признать Архив РАН, причем как в Москве, так и в Петербурге вам скорее помогут, чем станут мешать.

Как можно видеть, ситуация с открытостью архивов прямо отражает ситуацию с открытостью общества и открытости власти. И поскольку никаких послаблений не предвидится как со стороны общества, так и со стороны власти, то и в ситуации с доступностью архивных документов историков неприятные сюрпризы еще только ждут.

Теперь же давайте, поговорим более подробно, что такое архивы и архиваторы, которые позволяют получить все файлы в первозданном виде.

Вы уже знаете, что:

- Архиватор это программа, которая «запаковывает» файлы и папки в архив или напротив – «распаковывает».

- Архив – файл, в котором хранится один или несколько файлов, либо папок, чаще всего они уменьшены в размере. Архивирование позволяет сэкономить место на диске, а также быстрее передать заархивированную информацию посредством интернета.

- Самораспаковывающийся архив - архив, для открытия которого не нужен архиватор.

Для чего нужен архив?

Возможно и вы задаетесь этим вопросом - места на диске хватает, а скорость интернета позволяет отправить или загрузить даже весьма объёмный файл.

Однако не забывайте, что такое есть в наличие не у всех. И кроме того использование архивов имеет определённые преимущества. Наверное, самым важным преимуществом является возможность объединить большое количество файлов в один.

Как вы считаете - проще отправить один файл по электронной почте или отправлять несколько и по одному?

А для тех пользователей, которые пользуются трафиком за деньги, при такой отправке можно здорово сэкономить.

Какие файлы сжимаются, какие – нет?

• Текстовые файлы (в формате – txt, rtf, doc и т.д.), таблицы (Excel), различные базы данных, файлы программ exe (не установочные) – архивируются лучше всего. Их можно «ужать» в несколько раз. Они и распаковываются без ошибок легко.
• -Файлы с картинками jpg или gif, музыкальные - mp3 и wma, видеофайлы - avi, wmv сжать при помощи архиватора практически невозможно. Или совсем чуть-чуть.
• - Нет смысла архивировать и сам архив.

Какой архиватор выбрать?

Как я уже писала – в России наиболее распространён архиватор WinRAR (www.win-rar.ru). Он платный, цена для кого-то высокая (где-то 800 рублей). Но до оплаты сервис позволяет тестировать программу, то есть пользоваться ею бесплатно в течении 40дней.

Если же вы скачаете программу бесплатно, то всякий раз при её использовании, будет выскакивать окно с предложением купить программу. Нажимайте на крестик и продолжайте архивацию.

После установки WinRAR на рабочем столе компьютера, появится значок в виде стопки книг. Открыв программу (кликнув по значку), увидите, что она похожа на «Проводник» Windows с небольшим отличием.

В верхней части окна располагаются кнопки «Добавить в архив», «Извлечь из архива» и т.д. Основная часть окна содержит список файлов и папок – в архив можно добавлять и папки и новые файлы. Структура архива при этом не изменится.

Откроется окно. Необходимо придумать имя для созданного файла, указать степень сжатия. Выбирайте – «Наилучший». Какой лучше выбрать формат архива – RAR или ZIP? Лучше выбрать ZIP.

Данный формат более распространён в мире. Теперь нажимайте на «ОК». Немного придётся подождать, пока архиватор создаст архив.

Архив появится там же, где до архивации находились файлы и папки, которые вы архивировали. Создав архив и отправив по почте, можете удалить его, чтобы не занимал лишнее место.

Как извлечь файлы из архива

Повторим, чтобы лучше запомнить. Допустим, вы хотите распаковать архив, который находится у вас на диске. Запускаем WinRAR (помните, как это сделать, если он у вас в меню «Пуск»?).

Находим на диске нужный архив. Кликаем по нему. Откроется список файлов, которые находятся внутри него. Выбирайте те, что хотите извлечь, они при этом «подсветятся» синим цветом. Нажмите кнопку «Извлечь» (вторая слева в верхнем меню).

Появится окно, в котором будет предложено место для «распаковки». Выбирав, нажать на «ОК». Файлы запишутся в указанную вами папку.

Бесплатный архиватор 7-Zip (www.7-Zip.org)

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров, должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника (п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552). А распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-Р лОб улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало фирмам независимо от форм собственности включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов.

Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию (разработать Положение об архиве фирмы). Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ лОб обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и в Федеральном законе от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ лОб акционерных обществах» (ст. 89). В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества.

Может ли фирма не создавать собственный архив?

Может. В пункте 2 статьи 13 Федерального закона лОб архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что фирмы вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Если фирма не создает собственного архива, она может передавать свои документы на хранение в государственный архив (п. 20 Положения об Архивном фонде Российской Федерации). В этом случае фирма заключает с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность.

Меры ответственности - предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями. А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы.

Если фирма ликвидируется, куда направляются на хранение ее документы?

При ликвидации фирмы документы передаются вышестоящей организации или правопреемнику. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производятся проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.

Какие документы относятся к документам по личному составу

Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов - приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры .

Но кроме этого к документам по личному составу относятся:

• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
• документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
• документы, подтверждающие вредные условия производства;
• списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
• формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в Перечне типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Можно ли хранить документы по личному составу вместе с другими документами фирмы?

Документы по личному составу в архиве должны храниться отдельно от других документов. Оптимальный вариант - создать для них специализированное хранилище. Если фирма не имеет такой возможности, надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. Это объясняется тем, что такие документы носят конфиденциальный характер и доступ к ним должен быть строго ограничен (см. главу лПоложение о защите персональных данных»).

Основные технические требования к архиву

Помещение архива должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Оно должно отвечать основным требованиям противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 75 см, а главные проходы (между рядами стеллажей) - 120 см (п. 4.4.2.2 Основных правил работы архивов организаций). Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

Подготовка дел к сдаче в архив

Подготовка документов для сдачи в архив включает в себя следующие процедуры:

• формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве (см. главу лФормирование и оформление дел»);
• экспертизу ценности документов и дел;
• описание дел, передаваемых в архив фирмы;
• передачу документов в архив фирмы.

Приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе будут проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.) и 5-летнего срока хранения (о командировках, отпусках, дежурствах и т. п.) разные номера, что облегчит их формирование в разные дела.

Экспертиза ценности документов и дел

Экспертиза ценности документов и дел - это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение (п. 2.1.1 Основных правил работы архивов организаций).

Экспертиза проводится в несколько этапов:

• при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;
• в процессе формирования дел;
• при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

При экспертизе обязательно просматривается каждое дело по всем входящим в него листам. Из дела удаляются дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

Составление описей

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).

Формы описей дел приведены в приложениях 1-4 к Основным правилам работы архивов организаций. Составляя описи, имейте в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы или на личные дела и карточки формы № Т-2. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

• каждое дело, которое вносится в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;
• заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;
• если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово лтоже».

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись. После составления опись подписывает составитель и визируют руководители тех структурных подразделений, документы которых включены в опись. Затем опись согласовывается с экспертной комиссией фирмы или, если фирма состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, с экспертно-прове-рочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и ее утверждает руководитель фирмы. В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) направляется один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.

Сколько экземпляров дел должно быть в архиве фирмы?

В архиве фирмы должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив передаются личные дела и личные карточки № Т-2 только уволенных сотрудников. Дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров.

Как работать с запросами в архив

Сотрудники, когда-либо работавшие в фирме, могут обращаться в архив с запросами о месте работы, стаже, занимаемой должности. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. АРХИВНАЯ СПРАВКА - это документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. АРХИВНАЯ КОПИЯ воспроизводит текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. АРХИВНАЯ ВЫПИСКА дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа (п. 8.2.1 Основных правил работы архивов организаций).

Если требуется архивная справка о полученной заявителем за требуемые годы зарплате, ее делает бухгалтер фирмы, которому сотрудник архива в случае необходимости представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Сопроводительное письмо к справке на бланке фирмы подписывает только руководитель фирмы или лицо, его замещающее. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью фирмы.

Можно ли выдавать сотрудникам по их запросам архивные документы по личному составу?

Порядок выдачи таких документов во временное пользование нужно закрепить или в Положении об архиве фирмы, или в Положении о работе с персональными данными. Например, сформулировать правила так: лДокументы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку работника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел».

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы	Описание программы	Объём программы
	Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;	26 Мб
	Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.	2,7 Мб