إدارة المحفوظات والسجلات

تدفق المستندات في المؤسسة هو حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال. من سمات تدفق المستندات حجمها، والذي يُفهم على أنه عدد المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي أنشأتها خلال فترة معينة. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك التسجيل التحكم في تنفيذ المستندات والبحث عنها أيضًا. إلى جانب تنظيم تدفق المستندات، يتضمن مفهوم تنظيم العمل مع المستندات تخزين المستندات واستخدامها في...

تدفق الوثيقة: المفهوم، الوظائف، المكونات. حجم تدفق المستندات وطرق تسجيله.

تدفق المستندات في المؤسسة هو حركة المستندات في المؤسسة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال.

تنقسم جميع وثائق المؤسسة إلى ثلاث تدفقات للمستندات:

المستندات الواردة (الواردة).

المستندات الصادرة (المرسلة) ؛

الوثائق الداخلية.

من سمات تدفق المستندات حجمها، والذي يشير إلى عدد المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي أنشأتها خلال فترة معينة. هذا المؤشر مهم، وينبغي استخدامه كمعيار عند اختيار الشكل التنظيمي للعمل المكتبي (التقليدي، الآلي)، وأيضا التأثير على هيكل خدمة العمل المكتبي وموظفيها.

من أهم الوظائف في تنظيم العمل مع المستندات هي المحاسبة الخاصة بها، والتي يتم ضمانها عن طريق التسجيل. تسجيل المستندات: تسجيل البيانات المحاسبية حول المستند في نموذج ثابت، وتسجيل حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك التسجيل التحكم في تنفيذ المستندات، وكذلك البحث عنها.

إلى جانب تنظيم تدفق المستندات، يتضمن مفهوم "تنظيم العمل مع المستندات" تخزين المستندات واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة. في هذه الحالة، يعني نظام تخزين المستندات مجموعة من الوسائل والأساليب والتقنيات لتسجيل وتنظيم المستندات بغرض العثور عليها واستخدامها في الأنشطة الحالية.

لتلخيص ما سبق، يمكننا التمييز بين عنصرين من مكونات العمل المكتبي (أو DOW):

توثيق الأنشطة؛

تنظيم العمل بالوثائق الرسمية.

هذه المكونات مترابطة، ولإنشاء نظام فعال لإدارة المكاتب في المنظمة، هناك حاجة إلى كليهما، ويعملان جنبًا إلى جنب.

في السلسلة التكنولوجية لمعالجة وحركة المستندات يمكن تمييز المراحل التالية:

الاستقبال والمعالجة الأولية للوثائق؛

المراجعة الأولية وتوزيع الوثائق؛

تسجيل؛

السيطرة على التنفيذ؛

المعلومات والعمل المرجعي.

تنفيذ المستندات وإرسالها.

يشير حجم تدفق المستندات إلى إجمالي عدد المستندات الواردة والصادرة والداخلية لفترة زمنية معينة.

يتم تنظيم المحاسبة لحجم تدفق المستندات لتحديد:

تحميل المنظمة (المؤسسة) وأقسامها وخدمات التوثيق الإدارية؛

احتياجات المنظمة (المؤسسة) في تكنولوجيا الكمبيوتر التنظيمية والإلكترونية.

عند تحديد حجم تدفق المستندات، يجب أن تؤخذ جميع المستندات بعين الاعتبار مرة واحدة. يتم إحصاء المستندات الواردة والصادرة والداخلية بشكل منفصل. يتم أخذ النسخ المكتوبة على الآلة الكاتبة والنسخ التي يتم إجراؤها عن طريق النسخ السريع في الاعتبار بشكل منفصل. يتم التعبير عن الحجم الإجمالي لتدفق المستندات ككسر، والبسط هو عدد المستندات الرئيسية، والمقام هو عدد النسخ.

بالإضافة إلى أعمال أخرى قد تهمك
23348.		ابحث عن تقديرات النقاط لمورد ما	247.5 كيلو بايت
	الفرضية التي يتم اختبارها هي أن نتيجة القياس Xk لا تحتوي على خطأ فادح. لاختبار الفرضية، لنقم بإنشاء القيم = 1504454؛ = 2772253؛ 4 للكشف عن الأخطاء الجسيمة، يتم استخدام معيار رومانوفسكي، والذي يتمثل في حقيقة أن الأخطاء تعتبر تلك القياسات التي يتم استيفاء عدم المساواة فيها: 5 بعد إزالة الأخطاء من العينة، يتم إجراء جميع الحسابات وفقًا للفقرات. تقييم الفاصل الزمني للتذكير...
23349.		تحديد متانة الآلة باستخدام المعيار الفني والاقتصادي الأمثل	44.5 كيلو بايت
	لثلاث قيم من التكلفة الأولية للآلة S Rub وقيمتين n n=n1 n=n2 البيانات الموضحة في الجدول، حدد المتانة المثلى للآلة. z1 = S t Rub h احسب الدالة z1t للمجال الزمني t = ساعة بخطوة 10 ساعات. n = 2 n = 2 n = 2 n=3 n=3 n=3 S1 S2 S3 S1 S2 S3 ساعة المتانة 320 450 1000 40 50 80 تكاليف الوحدة ساعة RUB 32625 4572222 10100 20600 32600 94600 إجراء تحليل...
23350.		التذبذبات الحرة في الدائرة R - L - C	2.98 ميجابايت
	الغرض من العمل: دراسة تأثير مقاومة الدائرة الكهربائية على طبيعة التذبذبات الحرة فيها ومعلمات التخميد. وتسمى الكمية تردد التذبذبات المخمده. عند  02 0، يمكن عمليًا حساب فترة التذبذبات المخمدة باستخدام الصيغة: في هذه الحالة، سيكون الخطأ في حساب الفترة أقل من 2. يوضح الشكل 2 رسمًا بيانيًا للتغير في شحنة المكثف بمرور الوقت، المعادلة 4، والتي يمكن من خلالها ملاحظة أن سعة التذبذبات المخمدة تتناقص بمرور الوقت وفقًا للقانون الأسي بمعدل محدد...
23351.		ظاهرة الرنين في سلسلة من الدوائر المتأرجحة	207.5 كيلو بايت
	2 بما أن المعادلة 2 يمكن كتابتها على النحو التالي: 3 حيث =R 2L هي قيمة تسمى معامل التخميد 02 = 1 LC التردد الطبيعي لتذبذبات الدائرة. عند معاملات التخميد المنخفضة 0، يمكننا أن نفترض أن تردد الرنين يساوي تقريبًا التردد الطبيعي للدائرة. من السهل جدًا التعبير عن معلمات منحنى الرنين من خلال قيمة عامل الجودة Q للدائرة.
23352.		دوائر التيار المتردد	182 كيلو بايت
	أساسيات النظرية كما هو معروف من الناحية النظرية، عندما يتم تطبيق جهد متناوب على دائرة RLC في الشكل 1، يظهر تيار متردد في الدائرة، منزاح في الطور بالنسبة للجهد. 1 يتم تحديد حجم سعة التيار بواسطة العلاقة: 1 أين هي مقاومة دائرة التيار المتردد.
23355.		دراسة حيود الضوء	358.5 كيلو بايت
	من خلال دراسة حيود إشعاع الليزر على الشق ومشبك الحيود، حدد الطول الموجي لإشعاع الليزر. يُلاحظ نمط الحيود على الشاشة: خطوط فاتحة وداكنة متناوبة موازية للشقوق. طول الشق أكبر بكثير من الطول الموجي للضوء، لذلك لا يوجد نمط حيود على طول الشق. يتم تحديد الإضاءة الناتجة لأي نقطة على الشاشة، والتي يشكل اتجاهها زاوية مع العمود الفقري n على سطح الشق، من خلال تداخل جميع الموجات الثانوية.

يجب تمييز تدفق المستندات كحركة عن حجم تدفق المستندات، والذي يتم التعبير عنه من خلال إجمالي عدد المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي تم إنشاؤها فيها خلال فترة معينة. في نطاق تدفق المستندات، من الضروري مراعاة جميع المستندات الواردة والصادرة والداخلية، بالإضافة إلى جميع النسخ التي يتم إجراؤها عن طريق الطباعة التشغيلية والمعدات المكتبية.

حجم تدفق الوثيقة- أحد المعايير الكمية الرئيسية، والتي لها أهمية حاسمة في حساب مستوى التوظيف والحاجة إلى وسائل تقنية لدعم عمليات التوثيق، وكذلك في تشكيل هيكل خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. بالإضافة إلى ذلك، فإن مؤشرات حجم تداول الوثائق تميز إلى حد ما حجم أنشطة المنظمة وحجم وطبيعة علاقاتها مع المنظمات الأخرى (المؤسسات والشركات). يتمثل واجب خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في تحليل حجم تدفق المستندات بانتظام من أجل تحسين تقنية تدفق المستندات وعبء العمل على العمال، فضلاً عن إمكانية تقليل المراسلات غير الضرورية واستخدام التقنيات الإلكترونية لتبادل معلومات محددة أنواع المعلومات.

تحتاج إلى استخدام البيانات الموجودة على أحجام تدفق المستندات بعناية تامة. يُشار غالبًا إلى حجم تدفق المستندات على أنه عدد المستندات المسجلة (مؤشر رسمي يعكس حجم تدفق المستندات) وعدد المستندات، بما في ذلك نسخها (مؤشر يحدد حجم عمل خدمة النسخ والبعثة ).

يتم حساب حجم تدفق المستندات على أساس سجلات المستندات في البعثة أو المكتب، أي في مجالات المعالجة الأولية والإرسال، وكذلك من نماذج التسجيل في خدمة إدارة المكاتب وفي الأقسام الهيكلية. نظرًا لأن التسجيل يتم ضمن مجموعات منفصلة من المستندات (الأوامر والبروتوكولات والمراسلات والتقارير ونداءات المواطنين وما إلى ذلك)، فيجب حساب حجم تدفق المستندات في مناطق التسجيل المحددة.

تتضمن المنهجية المقبولة عمومًا لحساب تدفق المستندات التعبير عن حجمها ككسر، يشير بسطه إلى عدد النسخ الأصلية، ومقامه إلى عدد النسخ. ومع ذلك، فإن النتيجة الناتجة ستكون غير صحيحة - يتم تجميع العديد من المستندات في عدة صفحات، والتي مع هذا النهج لن تنعكس في النتيجة الإجمالية. القاعدة الأساسية لحساب المستندات هي العد لمرة واحدة.

تقوم خدمة إدارة المكاتب بشكل دوري (ربع سنوي، سنوي) بتجميع ملخصات البيانات حول حجم تدفق المستندات، حيث يتم توفير تحليل لحجم تدفق المستندات، بالإضافة إلى البيانات الكمية. تتيح لنا هذه المعلومات تحديد أنماط معينة من النمو وحالة تدفق المستندات وتغييراتها. لقد ثبت أن كثافة تدفق المستندات تختلف بشكل كبير خلال عام أو ربع أو شهر أو أسبوع (الشكل 9). في بداية هذه الفترات الزمنية، يزيد عدد المستندات الواردة بشكل حاد، وفي النهاية - المرسلة. بالإضافة إلى التقلبات الموسمية، قد ترتبط التغييرات في حجم تدفق المستندات بنمو أو انكماش المنظمة، وزيادة أو نقصان النشاط التجاري، وأسباب أخرى مماثلة.

أرز. 9. ديناميكية حجم تدفق المستندات خلال العام

تسمح لك محاسبة تدفق المستندات بما يلي:

- تحديد حجم العمل في المنظمة ككل، وأقسامها الهيكلية وفناني الأداء الفرديين؛

- تحديد مدى امتثال طرق حركة بعض المستندات لمهام ووظائف الوحدات الهيكلية أو المسؤولين؛

- وضع تدابير لتحسين عمليات معالجة المستندات بشكل عام أو عملياتها الفردية؛

– تحديد الكمية المثلى من المعلومات اللازمة والكافية لعمل جهاز المراقبة؛

تمت الموافقة عليه بأمر من المؤسسة الفيدرالية الحكومية الوحدوية "البريد الروسي" -p "بشأن إدخال تغييرات وإضافات على الملحق رقم 2 للسياسة المحاسبية للمؤسسة للأغراض المحاسبية"

1. متطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة "نموذج رقم 1"

1.1. يتم إنتاج دفتر إيصالات نموذج رقم 1 على نوعين:

أ) مع كتلة من المعرفات البريدية المشفرة (يتم عمل نسخة من الإيصال بمعرف بريدي مشفر (الملحق رقم 1).

نموذج إيصال برقم (معرف) مكون من 14 حرفًا للرسالة البريدية، مطبوعًا في المكان المحدد؛

ورق مضاد.

نسخة من الإيصال مع رقم (معرف) مكون من 14 حرفًا للرسالة البريدية المطبوعة في المكان المحدد ومع معرف بريدي محظور مطبوع في المكان المحدد؛

نسختان من المعرفات البريدية؛

نسخة من الإيصال.

ب) بدون كتلة من المعرفات البريدية المشفرة (الملحق رقم 2).

نموذج الإيصال الأصلي رقم 1 يتضمن:

نموذج الاستلام

ورق مضاد.

نسخة من نموذج إيصال استلام رقم 1 تتضمن:

نسخة من الإيصال

نسخة من الإيصال.

1.2. تعتبر سلسلة الإيصال ورقمه من سماته الإلزامية ويتم طباعتها في أماكن مخصصة بطريقة مطبعية أثناء إنتاجها.

تتكون سلسلة الإيصالات من عنصرين:

الأول هو الرمز البريدي للمنشأة البريدية التي سيتم استخدام دفاتر إيصالاتها؛

والثاني هو شهر الطباعة، والذي تحدده قواعد تجميع المعرف البريدي للرمز الشريطي وفقًا لـ RTM 0001.01-99.

عند طلب نماذج التقارير الصارمة المعتمدة بأمر من المؤسسة -p، فإن القيمة "11" ستتوافق مع فبراير 2009.

عند طباعة سلسلة، يتم فصل عناصرها بواصلة. على سبيل المثال، 127000-03 . كلا العنصرين جزء من معرف البريد.

ملاحظة: في RTM 0001.01-99، يتم استخدام مصطلح "معرف الرمز الشريطي للمواد البريدية" أو "معرف الرمز الشريطي" في المستندات اللاحقة؛ وتم استبدال المصطلح بمصطلح "المعرف البريدي" أو "المعرف البريدي للرمز الشريطي".

يتكون رقم الإيصال من 6 أحرف.

عند إنتاج دفتر إيصالات نموذج رقم 1 مع كتلة من المعرفات البريدية المشفرة بالباركود تراعى الميزة التالية:

يتكون رقم الإيصال من 6 أحرف، مع الحرف الأول دائماً "0" (الصفر البادئ). ويتبع ذلك خمسة أحرف تتوافق مع رقم المادة البريدية.

0 00001 إلى 0 99999. (" 0 " هو صفر بادئ، والذي يجب أن يكون دائمًا الحرف الأول في رقم الإيصال). الأرقام الخمسة من رقم الإيصال التي تلي الصفر البادئ، هي رقم RPO الصادر . (لا يتم تضمين الصفر البادئ في رقم RPO الصادر).

عند إنتاج دفتر إيصالات نموذج رقم 1 بدون كتلة من المعرفات البريدية المرمزة بالباركود تراعى الميزة التالية:

يتكون رقم الإيصال من 6 أحرف ولكل سلسلة يمكن أن يكون في النطاق من 1 00000 قبل 999999 .

عند تجميع دفاتر الإيصالات، يتم ترتيب النماذج (الأصلية والنسخة) بترتيب تصاعدي لأرقام الإيصالات بكميات مناسبة للاستخدام، ولكن ليس أكثر من 50 إيصالًا أو 100 ورقة بما في ذلك النسخ. عند إنتاج الكتب، من الضروري التقيد الصارم بتفرد وتسلسل الأرقام لسلسلة معينة.

1.3. يتم استخدام دفاتر الاستلام نموذج رقم 1 بدون مجموعة من المعرفات البريدية المرمزة بالباركود عند قبول:

البريد الدولي المسجل؛

شحنات إي إم إس؛

إرسال دفعة من العناصر البريدية المسجلة عند الدفع نقدًا (إذا تم تطبيق SPI مسبقًا على العناصر من قبل العميل أو مرفق الخدمة البريدية)؛

البريد المسجل في حالة فشل PKT واستخدام ShPIs الجاهزة.

1.4. يتم إنتاج دفاتر الإيصالات على أساس الطلبات المقدمة من خدمة البريد الفيدرالية - فروع المؤسسة الفيدرالية الحكومية الوحدوية "البريد الروسي". ويجب أن يتوافق نموذج الإيصال مع العينات المرفقة. يتم اختيار مقاسات النماذج بحيث تتسع ورقة A4 (كثافة الورق 40-60 جم/م2، البياض 80%) على الأقل لنموذجين أصليين ونسخ منهما، مع مراعاة المساحة المطلوبة لتجليدهما في كتاب.

2. متطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة "نموذج رقم 5"،

"نموذج رقم 47"، "نموذج رقم س-2"

2.1. تصنع دفاتر الإيصالات على ورق بكثافة 40-60 جم/م2، ونسبة بياض لا تقل عن 80%.

2.2. عند تجميع دفاتر الإيصالات، يتم ترتيب النماذج (الأصلية والنسخة) بترتيب تصاعدي لأرقام الإيصالات بكميات مناسبة للاستخدام، ولكن ليس أكثر من 50 إيصالًا أو 100 ورقة بما في ذلك النسخ. عند إنتاج الكتب، من الضروري التقيد الصارم بتفرد وتسلسل الأرقام لسلسلة معينة.

2.3. إن سلسلة الإيصال ورقمه هي سماته الإلزامية، ويتم طباعتها أثناء الإنتاج في أماكن مخصصة على الإيصال وعلى نسخه.

2.4. تتكون سلسلة الإيصالات من عنصرين:

الأول هو الرمز البريدي للمنشأة البريدية التي من المفترض أن تستخدم فيها دفاتر إيصالات؛

والثاني هو شهر الطباعة، والذي يتم تحديده وفقًا لقواعد تجميع المعرف البريدي للرمز الشريطي وفقًا لـ RTM 0001.01-99. عند طلب نماذج التقارير الصارمة المعتمدة بأمر من المؤسسة -p، فإن القيمة "11" ستتوافق مع فبراير 2009.

عند طباعة سلسلة، يتم فصل عناصرها بواصلة. على سبيل المثال، 127000-03.

يمكن أن يتراوح رقم الإيصال لكل سلسلة من 000001 قبل 999999 .

بالنسبة لنموذج الاستلام رقم 5، فإن رقم الإيصال ليس هو رقم الحوالة البريدية. تتم الإشارة إلى رقم الحوالة البريدية في نموذج الاستلام يدويًا بعد الكلمات: "عند استلام الحوالة البريدية رقم ___"

2.5. نموذج كتاب إيصال رقم 5 (ملحق رقم 3)، نموذج رقم 47 (ملحق رقم 4)، نموذج رقم SP-2 (ملحق رقم 5) يتكون من نموذج أصلي ونموذج نسخة.

النموذج الأصلي يتضمن:

نموذج الاستلام

ورق مضاد.

يتضمن نموذج النسخ ما يلي:

نسخة من الإيصال

نسخة من الإيصال.

طلب

نموذج الإبلاغ الصارم

النموذج رقم 1 مع مجموعة من المعرفات البريدية المشفرة

https://pandia.ru/text/80/308/images/image002_120.jpg" محاذاة = "left" width = "378" height = "548 src = ">

طلب

لمتطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة

مع كتلة من المعرفات البريدية المشفرة

https://pandia.ru/text/80/308/images/image004_79.jpg" محاذاة = "left" width = "379" height = "548 src = ">

طلب

لمتطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة

نموذج رقم 1 بدون كتلة من المعرفات البريدية المشفرة

https://pandia.ru/text/80/308/images/image005_59.jpg" محاذاة = "يسار" العرض = "378" الارتفاع = "548">

طلب

لمتطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة

عينة من الوجه الخلفي لإيصال قبول المواد البريدية نموذج رقم 1

بدون كتلة من المعرفات البريدية المشفرة

https://pandia.ru/text/80/308/images/image006_50.jpg" محاذاة = "left" width = "378" height = "548 src = ">

طلب

لمتطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة

عينة من صفحة العنوان لدفتر الإيصالات

نموذج الإبلاغ الصارم نموذج رقم 5

https://pandia.ru/text/80/308/images/image008_37.jpg" محاذاة = "left" width = "378" height = "548 src = ">

طلب

لمتطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة

عينة من إيصال الاستلام

بقبول نموذج تحويل الأموال البريدي رقم 5

https://pandia.ru/text/80/308/images/image010_32.jpg" محاذاة = "left" width = "378" height = "548 src = ">

طلب

لمتطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة

عينة من صفحة العنوان لدفتر الإيصالات

نموذج التبليغ الصارم رقم 47

https://pandia.ru/text/80/308/images/image012_30.jpg" محاذاة = "left" width = "378" height = "548 src = ">

طلب

لمتطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة

نموذج من الوجه الخلفي لإيصال قبول الرسوم بمختلف أنواعها نموذج رقم 47

https://pandia.ru/text/80/308/images/image014_21.jpg" align = "left" width = "378" height = "548 src = ">

طلب

لمتطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة

عينة من صفحة العنوان لدفتر الإيصالات

نموذج الإبلاغ الصارم رقم SP-2

https://pandia.ru/text/80/308/images/image016_15.jpg" align = "left" width = "378" height = "548 src = ">

طلب

لمتطلبات نماذج الإبلاغ الصارمة

عينة من الوجه الخلفي لإيصال قبول الدفع مقابل الاشتراك (إعادة التوجيه)

للصحف والمجلات والكتب نموذج رقم س-2

https://pandia.ru/text/80/308/images/image018_12.jpg" محاذاة = "left" width = "378" height = "548 src = ">

متطلبات تصنيع SPIs، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الاتصالات في الاتحاد الروسي

بتاريخ 01/01/2001 العدد 15

1. قاعدة استخدام هيكل معرف الباركود:

معشق 2 من 5 الباركود

طول المعرف 14 حرفا

هيكل الكتلة:

يجب أن تضمن المواضع 7-8 في الهيكل المقترح تفرد المعرف في الشبكة البريدية لمدة ثماني سنوات على الأقل. الرقم التسلسلي لشهر طباعة معرف مؤسسات الاتصالات ذات الكميات الصغيرة من البريد المسجل (لا يزيد عن 99999 شهريًا) لا يعني ضرورة ربطه برقم شهر تقويمي محدد وهو في الواقع الرقم التسلسلي لشهر تقويمي مجموعة من المعرفات المطبوعة مسبقًا. يتم تزويد المؤسسات التي لديها كميات كبيرة من البريد، مثل تلك التي تتلقى بريدًا مجمعًا، برموز بريدية إضافية مضمنة في بنية المعرف لضمان تفرد العناصر. في مثل هذه الحالات، يتم تخصيص فهرس ونطاق أرقام للعميل الذي يقوم بتسليم البريد الدفعي بشكل دوري وإعداد الوثائق المصاحبة بشكل مستقل لضمان تفرد عناصر البريد على مدار الشهر. في هذه الحالة، يلتزم العميل بإدخال الرقم التسلسلي الفعلي للشهر في الموضع 7-8، بدءًا من 01.2000. قيمة يناير 2000 هي 01. إذا كان الرقم في الموضع 7-8 أقل من 10، فإن الرقم في الموضع 7-8 أقل من 10. إضافة الأصفار البادئة إلزامي.

2. قاعدة حساب رقم الشيك

يتم حساب رقم الشيك على النحو التالي:

1) يتم تحديد الحرف الموجود في أقصى اليمين في الموضع الفردي للتسلسل المشفر؛

2) يتم جمع كافة الرموز في المواضع الفردية وضرب النتيجة بالرقم 3؛

3) يتم تلخيص كافة الرموز في المواضع الزوجية؛

4) يتم تلخيص نتائج الخطوتين 2 و 3؛

5) يتم تحديد الحد الأدنى للرقم الذي يجب إضافته إلى نتيجة الخطوة 4 للحصول على مجموع مضاعف 10. هذا الرقم هو رقم التحقق. (إذا كانت نتيجة الخطوة 4 من مضاعفات 10، فإن رقم التحقق هو 0).

3. مثال لحساب رقم الشيك.

تسلسل مشفر (13 حرفًا):

4.أبعاد وتصميم معرف الباركود

1. يتم استخدام الرمز Interleaved 2 of 5 (EN 801) لطباعة الرمز الشريطي البريدي.

2. يجب أن تكون أبعاد بطاقة تعريف الباركود لا اقل 15 ملم عموديا و لا اقل 48 ملم أفقيًا (الشكل 1).

3. يجب أن لا تقل أبعاد الباركود عن 9 مم رأسياً و36 مم أفقياً على الأقل (الشكل 1).

4. يجب أن يتوافق النقش الموجود أسفل الرمز الشريطي مع القيمة المشفرة. يجب الفصل بين العناصر المكونة للنقش بمسافات: الرمز البريدي – المساحة – رقم الشهر – المساحة – رقم المادة البريدية – المسافة – رقم التحقق. يجب أن يكون رقم المادة البريدية الموجود في النقش بالخط العريض. يجب أن يتوافق النقش مع عرض الباركود (انظر الشكل 1). يجب أن لا يقل ارتفاع خط النقش عن 2 مم.

5. النقش الموجود فوق الرمز الشريطي "RUSSIA POST" مكتوب بأحرف كبيرة ومحاذي للحافة اليسرى للرمز الشريطي. ارتفاع النقش 1.5 ملم.

6. يجب أن يكون لملصق معرف الباركود خلفية بيضاء موحدة، ويجب أن تكون الخطوط والنقوش على الملصق باللون الأسود.

بالنسبة لـ RPOs الأخرى، يقتصر عدد SPIs على نسخة واحدة ويتم تطبيقه على مغلف الحزمة أو ملصق العنوان.

4.30. عند التسجيل لـ RPO في PKT، يُحظر طباعة SPI على الطابعات النقطية.

4.31. موظف مكتب البريد الذي يتلقى RPO ملزم بالتأكد من هوية أرقام SPI على المادة البريدية وعلى جميع النماذج المملوءة لها (النموذج 116، النموذج 113en، النموذج 103، النموذج 2، النموذج 107 (إن وجد)) .

4.32. يتم تنظيم قبول أوامر RPO الدفعية من خلال إجراء إصدار المستندات المصاحبة عند قبول عناصر البريد الدفعي الداخلي.

4.33. يتم دفع إعادة توجيه طلب إعادة الإرسال (RPO) من قبل المرسل وفقًا لتعريفات الخدمات البريدية السارية في تاريخ الاستلام، ما لم ينص العقد على خلاف ذلك.

يتم الدفع مقابل إرسال البريد المسجل باستخدام الطوابع البريدية الحكومية.

يُسمح بقبول الرسائل المسجلة في المظاريف التي تحمل الحرفين "أ" و "د" (بما في ذلك تلك التي يزيد وزنها عن 20 جرامًا) بشرط تطبيق طوابع تصل إلى التعريفة الكاملة على المادة البريدية (ملحق رقم 6).

يتم الدفع مقابل المواد البريدية ذات القيمة المعلنة والطرود وبضائع EMS نقدًا أو عن طريق التحويل المصرفي.

يُسمح بالدفع مقابل إعادة توجيه الرسائل والطرود ذات القيمة المعلنة باستخدام الطوابع البريدية الحكومية.

يتم الدفع مقابل شحن MKPO عن طريق التحويل المصرفي.

يمكن أن يتم الدفع مقابل خدمات إعادة توجيه إخطارات تسليم أوامر الشراء (RPOs) نقدًا أو بالطوابع البريدية.

4.34. يجب لصق الطوابع البريدية على جانب العنوان أو ملصق العنوان الخاص بالعنصر الموجود في الزاوية اليمنى العليا.

يحظر لصق الطوابع البريدية فوق بعضها البعض أو على الجانب غير المعنون من الرسالة البريدية.

4.35. يجب إلغاء الطوابع البريدية الملصقة بختم بريد التقويم بحيث لا يمكن إعادة استخدامها.

إذا كان من المستحيل، بسبب خصوصيات تعبئة العنصر البريدي، الحصول على بصمة واضحة لختم التقويم البريدي على طوابع البريد، فيجب إلغاؤها عن طريق شطبها بالعرض باستخدام قلم. في هذه الحالة، يمكن تثبيت تاريخ الاستلام يدويًا أو عن طريق وضع ختم بريدي للتقويم على ورقة فارغة لا يزيد حجمها عن 50 × 50 مم، يتم لصقها على العنصر.

4.36. عند استلام RPO معبأ في صندوق من الورق المقوى المموج ويتم دفع رسوم البريد الخاصة به بالطوابع، يتم إلغاء الطوابع بواسطة ختم بريد التقويم دون إتلاف الصندوق. إذا كان من المستحيل الحصول على بصمة واضحة لختم التقويم البريدي أو كان هناك احتمال أن يتم المساس بسلامة العبوة عند إلغاء الطوابع البريدية، فيجب إلغاؤها عن طريق شطبها بالعرض باستخدام قلم. ضع طبعة ختم التقويم البريدي على ورقة فارغة لا يزيد حجمها عن 50 × 50 مم، ثم ألصقها على المادة البريدية.

ترسل المنظمة رسائل عبر مكتب البريد الروسي. يصدر لها مكتب البريد إيصالًا يتم فيه تخصيص ضريبة القيمة المضافة لبعض الخدمات (على سبيل المثال، الختم) (دون الإشارة إلى معدل الضريبة). يتم تخصيص مبلغ ضريبة القيمة المضافة للخدمة فقط، وليس للإيصال ككل.

هل الإيصال المحدد هو نموذج إبلاغ صارم؟ هل من القانوني خصم ضريبة القيمة المضافة على هذا الإيصال؟ هل من الممكن قبول المبلغ الإجمالي للإيصال (مع ضريبة القيمة المضافة المخصصة) كمصروفات للمنظمة؟

مبررات الموقف:

1. نموذج الإبلاغ الصارم

وفقًا للفقرة 32 من قواعد تقديم الخدمات البريدية، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 أبريل 2005 رقم 221 "عند الموافقة على قواعد تقديم الخدمات البريدية"، عند قبول بند بريدي مسجل أو أمر بريدي، يتم إصدار إيصال للمرسل. في هذه الحالة، يشير الإيصال إلى:

الاسم الأخير للمرسل إليه (اسم الكيان القانوني)؛

اسم المنشأة البريدية للوجهة،

رقم المادة البريدية (أمر بريدي).

حتى 1 ديسمبر 2008، عند قبول المواد البريدية، تم استخدام نموذج إبلاغ صارم خاص - النموذج رقم 1 "إيصال قبول المواد البريدية"، تمت الموافقة عليه بموجب الأمر رقم 124ن بتاريخ 29 ديسمبر 2000 (البند 2 من حكومة قرار الاتحاد الروسي رقم 359 بتاريخ 6 مايو 2008 "بشأن إجراءات إجراء الدفع النقدي و (أو) المدفوعات باستخدام بطاقات الدفع دون استخدام معدات تسجيل النقد" (المشار إليه فيما يلي بالقرار رقم 359).

حاليا، لم تتم الموافقة على شكل الإيصال على المستوى التشريعي، وفقا لذلك، تستخدم مكاتب البريد الروسية نموذجا مطورا بشكل مستقل. في هذه الحالة، كقاعدة عامة، يجمع الإيصال بين تفاصيل الإيصال النقدي ومستند المحاسبة الأساسي.

وفي الوقت نفسه، وفقا للفقرة 3 من الفن. 2 القانون الاتحادي رقم 54-FZ المؤرخ 22 مايو 2003 "بشأن استخدام معدات تسجيل النقد عند إجراء المدفوعات النقدية و (أو) التسويات باستخدام بطاقات الدفع" (المشار إليها فيما بعد بالقانون رقم 54-FZ) من قبل المنظمات ورجال الأعمال الأفراد المستحقين وفقًا لتفاصيل أنشطتهم، يجوز لهم إجراء مدفوعات نقدية و (أو) مدفوعات باستخدام بطاقات الدفع دون استخدام معدات تسجيل النقد عند البيع بالقيمة الاسمية للطوابع البريدية الحكومية (طوابع البريد والعلامات الأخرى المطبقة على العناصر البريدية) التي تؤكد الدفع مقابل الخدمات البريدية.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمنظمات وأصحاب المشاريع الفردية، وفقًا للإجراء الذي تحدده حكومة الاتحاد الروسي، إجراء المدفوعات النقدية و (أو) المدفوعات باستخدام بطاقات الدفع دون استخدام معدات تسجيل النقد في حالة تقديم الخدمات إلى السكان، بشرط أن يصدروا نماذج الإبلاغ الصارمة المناسبة ( البند 2 من المادة 2 من القانون رقم 54-FZ).

وفقًا لتصنيف عموم روسيا للخدمات المقدمة للسكان OK 002-93 (OKUN)، الذي تم اعتماده وتقديمه بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي الصادر في 28 يونيو 1993 N 163، فإن الخدمات البريدية (الرمز - 031100) هي تصنيفها كخدمات للسكان. وبناء على ذلك، يمكن لمكاتب البريد، عند تقديم الخدمات للسكان، إجراء المدفوعات دون استخدام معدات تسجيل النقد، بشرط إصدار نموذج الإبلاغ الصارم المناسب.

وفقًا للفقرة 3 من اللوائح الخاصة بتنفيذ المدفوعات النقدية و (أو) التسويات باستخدام بطاقات الدفع دون استخدام معدات تسجيل النقد، المعتمدة بموجب القرار رقم 359 (المشار إليها فيما يلي باسم اللوائح)، من أجل الاعتراف بالوثيقة كنموذج إبلاغ صارم، يجب أن يحتوي على التفاصيل التالية، باستثناء الحالات المنصوص عليها في ص. 5-6 أحكام:

أ) اسم المستند والرقم المكون من ستة أرقام والسلسلة؛

ب) الاسم والشكل القانوني -

الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي - لرجل أعمال فردي؛

ج) موقع الهيئة التنفيذية الدائمة للكيان القانوني (في حالة عدم وجود هيئة تنفيذية دائمة للكيان القانوني - هيئة أخرى أو شخص آخر يحق له التصرف نيابة عن الكيان القانوني دون توكيل)؛

أو على أساس مستندات أخرى في الحالات المنصوص عليها في الفقرات. 3، 6-8 ملاعق كبيرة. 171 قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

لسوء الحظ، لم نتمكن من العثور على توضيحات من السلطات أو الممارسة القضائية حول إمكانية خصم ضريبة القيمة المضافة بناءً على إيصال بريدي.

وفي الوقت نفسه وجدنا توضيحات وممارسة قضائية بشأن مسألة خصم ضريبة القيمة المضافة على أساس المقبوضات النقدية.

في الوقت الحالي، تعتبر مسألة خصم ضريبة القيمة المضافة على أساس إيصال نقدي مثيرة للجدل.

وفقا للفقرة 7 من الفن. 168 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي عند بيع البضائع نقدًا من قبل المنظمات (المؤسسات) وأصحاب المشاريع الفردية في تجارة التجزئة والمطاعم العامة، فضلاً عن المنظمات الأخرى ورجال الأعمال الأفراد الذين يؤدون عملاً ويقدمون خدمات مدفوعة الأجر مباشرة إلى السكان والمتطلبات، الفقرات. 3 و 4 ملاعق كبيرة. 168 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، يعتبر إعداد مستندات الدفع وإصدار الفواتير مكتملًا إذا أصدر البائع للمشتري إيصالًا نقديًا أو مستندًا آخر من النموذج المحدد. أي أنه إذا قامت منظمة بشراء سلع (عمل، خدمات) من خلال شخص مسؤول، فلن يتم إصدار فاتورة للشخص المحدد. وبناءً على ذلك، يجب الإعلان عن الخصم على أساس إيصال نقدي (انظر، على سبيل المثال، قرارات منطقة موسكو FAS بتاريخ 23/08/2011 N F05-6832/11، منطقة FAS المركزية بتاريخ 08/05/2010 N A64 -3986/09، منطقة غرب سيبيريا FAS بتاريخ 20/07/2009 N Ф04-4134/2009).

وفي الوقت نفسه أحكام الفقرات. 3، 6-8 ملاعق كبيرة. 171 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي لا ينص على إجراء خاص لخصم مبالغ ضريبة القيمة المضافة عند شراء السلع (العمل والخدمات) نقدًا. اتضح أن خصم ضريبة القيمة المضافة عند شراء السلع (العمل والخدمات) نقدًا يجب أن يتم على أساس فاتورة (انظر على سبيل المثال خطابات وزارة المالية الروسية بتاريخ 08/03/2010 N 03 -07-11/335 بتاريخ 03/09/2010 ن 03-07-11/51).

في الحالة قيد النظر، يتم تقديم الخدمات البريدية إلى كيان قانوني بموجب الاتفاقية ذات الصلة. وبناء على ذلك، فإن أحكام الفقرة 7 من الفن. 168 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي لا تنطبق على الوضع قيد النظر، أي أن خصم ضريبة القيمة المضافة على النفقات البريدية يتم على أساس فاتورة.

وبالتالي، لا يحق للمنظمة خصم ضريبة القيمة المضافة على إيصال بريدي. في الوقت نفسه، نعتقد أن حقيقة الاعتراف بالإيصال كنموذج صارم لا يؤثر على طلب خصم ضريبة القيمة المضافة في الوضع قيد النظر.

دعونا نلاحظ أن المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 ديسمبر 2011 رقم 1137 "بشأن نماذج وقواعد ملء (الاحتفاظ) بالمستندات المستخدمة في حسابات ضريبة القيمة المضافة" ينص على إمكانية تسجيل نماذج الإبلاغ الصارمة في دفتر الشراء (البند 18 من القسم الثاني من الملحق رقم 4)، ولكن فقط فيما يتعلق بخدمات استئجار المباني السكنية أثناء رحلة عمل للموظفين وخدمات نقل الموظفين إلى مكان رحلة العمل والعودة، بما في ذلك خدمات توفير الفراش للاستخدام في القطارات.

3. ضريبة الدخل

حسب الفقرات. 25 بند 1 الفن. 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، لأغراض ضريبة الدخل، يتم تصنيف نفقات الخدمات البريدية على أنها نفقات أخرى مرتبطة بالإنتاج والمبيعات.

في هذه الحالة، يتم الاعتراف بالنفقات على أنها نفقات مبررة وموثقة (وفي الحالات المنصوص عليها في المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، الخسائر) التي يتكبدها (المتكبدة) من قبل دافعي الضرائب (البند 1 من المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي).

وفقًا لوزارة المالية الروسية، المعبر عنها في الرسالة رقم 03-03-06/2/77 بتاريخ 11 يوليو 2008، فإن الأدلة المستندية لنفقات دفع تكاليف الخدمات البريدية تشمل الإيصالات البريدية.

ومع ذلك، في الوضع قيد النظر، يتم تمييز ضريبة القيمة المضافة في الإيصال البريدي. ولذلك، تحتاج المنظمة إلى النظر في ما يلي.

وفقا للفقرة 19 من الفن. 270 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي، النفقات في شكل ضرائب مقدمة وفقًا لقانون الضرائب للاتحاد الروسي من قبل دافعي الضرائب إلى المشتري (المستحوذ) للسلع (العمل والخدمات وحقوق الملكية)، ما لم ينص على خلاف ذلك بموجب قانون الضرائب في الاتحاد الروسي، لا يتم تضمينها في النفقات التي تقلل الدخل لأغراض ضريبة الأرباح.

كقاعدة عامة، لا يتم تضمين مبالغ ضريبة القيمة المضافة المحملة على دافعي الضرائب عند شراء السلع (العمل والخدمات) وحقوق الملكية في النفقات المقبولة للخصم عند حساب ضريبة دخل الشركات (البند 1 من المادة 170 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) . في الفقرة 2 من الفن. يوفر 170 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي قائمة بالحالات التي يتم فيها أخذ مبالغ الضرائب المقدمة للمشتري عند شراء البضائع (العمل والخدمات) في الاعتبار في تكلفة هذه السلع (العمل والخدمات). القائمة المحددة مغلقة. يتم لفت انتباه دافعي الضرائب والسلطات الضريبية إلى هذا (خطاب بتاريخ 18 يناير 2007 N SAE-20-02/32). لا يتم تضمين عدم وجود مستندات لدى دافع الضرائب تؤكد حقه في تطبيق خصم ضريبة القيمة المضافة في القائمة المحددة. وبالتالي، لا توجد أسباب لإدراج هذه المبالغ من ضريبة القيمة المضافة في تكلفة السلع (العمل والخدمات) عند فرض ضرائب على الأرباح (خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 24 أبريل 2007 رقم 03-07-11/126).

وبالتالي، لا يحق للمنظمة أن تأخذ في الاعتبار كمصروفات عند تشكيل القاعدة الضريبية لضريبة دخل الشركات ضريبة القيمة المضافة المخصصة في الإيصال البريدي. وبناء على ذلك، عند تخصيص التكاليف البريدية لمنظمة ما كمصروفات ضريبة الدخل، من الضروري استبعاد مبلغ ضريبة القيمة المضافة من تكلفة الخدمات المشار إليها في الإيصال.

خبيرة في خدمة الاستشارات القانونية جارانت إيلينا خميلكوفا، أولغا موناكو