(файл-> создать копию, чтобы скопировать файл себе на Google Диск и иметь возможность редактирования).

Если результат формулы занимает больше одной ячейки

Сначала про важную особенность отображения результатов формул в Google Таблицах. Если ваша формула возвращает более одной ячейки, то весь этот массив отобразится сразу и займет столько ячеек и столбцов, сколько для него потребуется (в Excel для этого нужно было бы во все эти ячейки ввести формулу массива). На следующем примере посмотрим, как это работает.

SORT

Поможет отсортировать диапазон данных по одному или нескольким столбцам и сразу вывести результат.

Синтаксис функции:

=SORT(сортируемые данные; столбец_для_сортировки; по_возрастанию; [столбец_для_сортировки_2, по_возрастанию_2; ...])

Пример на скриншоте ниже, мы ввели формулу только в ячейку D2 и сортируем данные по первому столбцу (вместо ИСТИНА/ЛОЖЬ можно вводить TRUE/FALSE).

(здесь и далее - примеры для российских региональных настроек таблицы, рег. настройки меняются в меню файл > настройки таблицы)

Как в SORT добавить заголовки таблицы?

С помощью фигурных скобок {} создаем массив из двух элементов, шапки таблицы A1:B1 и функции SORT, элементы отделяем друг-от-друга с помощью точки с запятой.

Как объединить несколько диапазонов данных и отсортировать (и не только)?

Давайте рассмотрим, как можно объединять диапазоны для использования в функциях. Это касается не только SORT, этим приемом можно пользоваться в любых функциях, где это возможно, например в ВПР или ПОИСКПОЗ.

Кто читал предыдущий пример уже догадался, что делать: открываем фигурную скобку и собираем массивы для объединения, отделяя их друг-от-друга точкой с запятой и закрываем фигурную скобку.

Можно объединить массивы и не использовать их в формуле, а просто вывести на лист, скажем, собрав данные с нескольких листов вашей книги. Для вертикального объединения необходимо соблюсти только одинаковое кол-во столбцов во всех фрагментах (у нас везде по два столбца).

А на скриншоте ниже - пример горизонтального объединения, в нем вместо точки с запятой используется обратный слэш и нужно, чтобы кол-во строк во фрагментах совпадало, иначе вместо объединенного диапазона формула вернет ошибку.

(точка с запятой и обратный слэш - это разделители элементов массива в российских региональных настройках, если у вас не работают примеры, то через файл - настройки таблицы, убедитесь, что у вас стоят именно они)

Ну а теперь вернемся к горизонтальному массиву и вставим его в функцию SORT. Будем сортировать данные по первому столбцу, по убыванию.

Объединение можно использовать в любых функциях, главное - соблюдать одинаковое количество столбцов для вертикального или строк для горизонтального объединения.

FILTER

С помощью FILTER мы можем отфильтровать данные по одному или нескольким условиям и вывести результат на рабочий лист или использовать результат в другой функции, как диапазон данных.

Синтаксис функции:

FILTER(диапазон; условие_1; [условие_2; ...])

Одно условие

Пример, у нас есть таблица с продажами наших сотрудников, выведем из нее данные по одному работнику.

Введем в ячейку E3 вот такую формулу:

=FILTER(A3:C7;B3:B7=«Наталья Чистякова»)

Обратите внимание, синтаксис немного отличается от привычных формул, вроде СУММЕСЛИН, там диапазон условия и само условие отделялось бы при помощи точки с запятой.

Введенная в одну ячейку формула возвращает нам массив из 9-ти ячеек с данными, но после примеров с функцией SORT мы этому уже не удивляемся.

Помимо знака равенства (=) в условиях можно использовать еще >, >=, <> (не равно), <, <=. Для текстовых условий подходят только = и <>, а для чисел или дат можно использовать все эти знаки.

Два условия и работа с датой

Давайте усложним формулу и добавим в нее еще одно условие, по дате продаж, оставим все продажи начиная с 01.02.17

Так будет выглядеть формула, если вводить аргументы условия сразу в нее, обратите внимание на конвертацию текстовой записи даты при помощи ДАТАЗНАЧ:

=FILTER(A3:C7;B3:B7=«Наталья Чистякова»;A3:A7>=ДАТАЗНАЧ(«01.02.17»))

Или вот так, если ссылаться на ячейки с аргументами:

=FILTER(A3:C7;B3:B7=I6;A3:A7>=J6)

Интерактивный график при помощи FILTER и SPARKLINE

А знаете, как еще можно использовать функцию FILTER? Мы можем не выводить результат функции на рабочий лист, а использовать его как данные для другой функции, например, спарклайна. Спарклайн - это функция, которая строит график в ячейке на основе наших данных, у спарклайна существует много настроек, таких, как вид графика, цвет элементов, но сейчас мы не будем на них останавливаться и воспользуемся функцией без дополнительных настроек. Перейдем к примеру.

Выпадающий список. Наш график будет меняться в зависимости от выбранного сотрудника в выпадающем списке, список делаем так:

• выделяем ячейку Е2;
• меню Данные > Проверка данных;
• правила: Значение из диапазона и в диапазоне выбираем столбец с сотрудниками из исходных данных, не переживайте, что фамилии повторяются, в выпадающем списке останутся лишь уникальные значения;

Ячейка с выпадающим список станет условием для формулы FILTER, напишем ее.

И вставим эту формулу в функцию SPARKLINE, которая на основе полученных данных будет рисовать в ячейке график.

=sparkline(FILTER(C3:C7;B3:B7=E2))

Так это выглядит в динамике:

А вот как нарядно может выглядеть SPARKLINE с дополнительным настройками, в реальной работе, диаграмма выводит результаты деятельности за один день, зеленые столбцы - положительные значения, розовые - отрицательные.

IMPORTRANGE

Для переноса данных из одного файла в другой в Google Таблицах используется функция IMPORTRANGE.

В каких случаях она может пригодиться?

• Вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег.
• Вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра».
• Вы хотите собрать в одном месте таблицы из нескольких документов, чтобы обрабатывать или просматривать их.

Эта формула позволяет получить копию диапазона из другой Google Таблицы. Форматирование при этом не переносится - только данные (как быть с форматированием - мы расскажем чуть ниже).

Синтаксис формулы следующий:

IMPORTRANGE(spreadsheet key; range string)
IMPORTRANGE(ключ; диапазон)

spreadsheet_key (ключ) - последовательность символов атрибута «key=» (ключа) в ссылке на таблицу (после «spreadsheets/…/»).

Пример формулы с ключом:

=IMPORTRANGE(«abcd123abcd123»; «sheet1!A1:C10»)

Вместо ключа таблицы вы можете использовать полную ссылку на документ:

В вашем файле будет отображаться диапазон A1:CM500 с Листа1 из файла, который находится по соответствующей ссылке.

Если в исходном файле может меняться количество столбцов или строк, вводите во втором аргументе функции открытый диапазон (см. также подраздел «Диапазоны вида A2:A»), например:

Лист1!A1:CM (если будут добавляться строки)
Лист1!A1:1000 (если будут добавляться столбцы)

! Имейте в виду, что если вы загружаете открытый диапазон (например, A1:D), то вы не сможете вставить никакие данные вручную в столбцы A:D в файле, где находится формула IMPORTRANGE (то есть в конечном, куда загружаются данные). Они как бы “зарезервируются” под весь открытый диапазон - ведь его размерность неизвестна заранее.

Импорт форматирования из исходной таблицы

Как мы уже заметили, IMPORTRANGE загружает только данные, но не форматирование исходной таблицы. Как с этим быть? Заранее «подготовить почву», скопировав форматирование из исходного листа. Для этого зайдите на исходный лист и скопируйте его в вашу книгу:

После нажатия кнопки Копировать в… выберите книгу, в которую будете импортировать данные. Обычно нужная таблица есть на вкладке Недавние (если вы действительно недавно работали с ней).

После копирования листа выделите все данные (нажав на левый верхний угол):

И нажмите Delete . Все данные исчезнут, а форматирование останется. Теперь можно ввести функцию IMPORTRANGE и получить полное соответствие исходного листа - как в части данных, так и в части формата:

IMPORTRANGE как аргумент другой функции

IMPORTRANGE может быть аргументом другой функции, если диапазон, который вы импортируете, подходит на эту роль.

Рассмотрим простой пример - среднее значение по продажам из диапазона, находящегося в другом документе.

Это исходный документ. Пусть данные будут добавляться и нам нужно среднее по продажам 2016 (то есть от ячейки D2 и до упора вниз).

Сначала импортируем этот диапазон:

А потом используем это как аргумент функции СРЗНАЧ (AVERAGE):


Получаем результат, который будет обновляться при добавлении новых строк в исходном файле в столбце D.

IMAGE: добавляем изображения в ячейки

Функция IMAGE позволяет добавлять в ячейки Google Таблиц изображения.

У функции следующий синтаксис:

IMAGE(URL, , , )

URL – единственный обязательный аргумент. Это ссылка на изображение. Ссылку можно указать напрямую в формуле, взяв в кавычки:

=IMAGE(“http://shagabutdinov.ru/wp-content/uploads/2015/12/Run-or-Die.jpg”)

Последний вариант удобнее в большинстве случаев. Так, если у вас есть список книг и ссылки на обложки, достаточно одной формулы, чтобы отобразить их все:

Аргумент mode может принимать четыре значения (если его пропустить, по умолчанию будет первое):

1. изображение растягивается до размеров ячейки с сохранением соотношения сторон;
2. изображение растягивается без сохранения соотношения сторон, целиком заполняя
3. изображение вставляется с оригинальным размером;
4. вы указываете размеры изображения в третьем и четвертом аргументам функции и . , , соответственно, нужны только при значении аргумента mode = 4. Они задаются в пикселях.

Посмотрим, как на практике выглядят изображения с четыремя разными значениями аргумента mode:

Четвертый режим может быть удобен, если вам нужно подбирать точный размер изображения в пикселях, меняя параметры height (высота) и width (ширина). Картинка будет сразу обновляться.
Обратите внимание, что при всех режимах, кроме второго, могут оставаться незаполненные области в ячейке, и их можно залить цветом:

GOOGLETRANSLATE и DETECTLANGUAGE: переводим текст в ячейках

В Google Таблицах есть занятная функция GOOGLETRANSLATE, позволяющая переводить текст прямо в ячейках:

Синтаксис функции следующий:

GOOGLETRANSLATE (text,, )

text – это текст, который нужно переводить. Можно взять текст в кавычки и записать прямо в формулу, но удобнее сослаться на ячейку, в которой текст записан.
– язык, с которого мы переводим;
– язык, на который мы переводим.

Второй и третий аргументы задаются двухзначным кодом: es, fr, en, ru. Их тоже можно указать в самой функции, но можно брать из ячейки, а язык исходного текста и вовсе можно автоматически определять.

А как быть, если мы хотим переводить на разные языки? И при этом не хотим каждый раз указывать язык исходника вручную?

Тут пригодится функция DETECTLANGUAGE. У нее единственный аргумент – текст, язык которого нужно определить:

Как и с любой другой функцией, прелесть здесь в автоматизации. Можно быстро поменять текст или язык; быстро перевести одну фразу на 10 языков и так далее. Конечно, мы понимаем, что это текст онлайн-переводчика – качество будет соответствующим.

Евгений Намоконов и Ренат Шагабутдинов, а еще мы ведем канал в телеграмме, где разбираем разные кейсы с Google Таблицами, если вам интересно - заглядывайте в гости, ссылку можно найти в моем профиле.

Сортировка данных - это полезная и довольно часто используемая операция . Ведь когда вы работаете с большими объемами информации в таблице, то организация данных в ней становится очень важной задачей. Сортировка данных в Google таблице помогает навести порядок в данных, выявить закономерности в них. Существуют различные приемы сортировки на листе Google таблицы или в выделенном диапазоне.

Мы рассмотрим, чем отличается сортировка таблицы от сортировки диапазона, как правильно описать критерии сортировки, как можно сортировать сразу по нескольким колонкам Google таблицы. Также мы остановимся на способах автоматической сортировки данных в случае их изменения.

В этой статье вы узнаете, как сортировать данные для удобства просмотра и организации содержимого таблицы.

• как сортируют данные в Google таблицах
• сортировка всего листа
• сортировка отдельного диапазона
• сортировка по нескольким столбцам одновременно
• автоматическая сортировка

Как сортировать данные в Google таблицах

В Google таблицах используют два типа сортировки:

1. Сортировка по столбцам
2. Сортировка диапазона.

Сейчас мы поговорим о каждом из них подробнее.

Итак, давайте отсортируем нашу таблицу по столбцу.

Сортировка листа

При этом способе сортировки будут упорядочены все данные, находящиеся на листе. Будьте внимательны, если на вашем листе расположены несколько таблиц!

Внимание! Перед сортировкой всей таблицы по столбцам обязательно закрепите заголовки столбцов - иначе они тоже будут отсортированы и окажутся посреди ваших данных!

Итак, для того, чтобы нам было удобно просматривать отсортированные данные, давайте сперва закрепим заголовки столбцов, чтобы они постоянно находились на виду и не скрывались при просмотре таблицы вниз.

Для этого установите курсор на любую ячейку заголовка таблицы и в меню выберите Просмотр - Закрепить и затем укажите необходимое количество строк.

Затем выберите, по какому столбцу мы будем сортировать нашу таблицу.

Нажав треугольник рядом с буквой столбца, вы можете выбрать 2 варианта сортировки - по возрастанию либо по убыванию. При этом будет отсортирована вся таблица.

Или же можно выбрать в меню Данные - Сортировать лист по столбцу… и затем - необходимую опцию сортировки.

Здесь важно отметить, что если вы выделили весь столбец, то вам будет доступна возможность сортировки диапазона данных (о чём мы будем говорить чуть ниже).

Но если вы выберете «Сортировать диапазон по столбцу …», то будет отсортирован только выделенный столбец, а остальные данные останутся неизменными. Таким образом вы нарушите структуру ваших данных, и в такой сортировке нет никакого смысла. Поэтому будьте внимательны!

Сортировка диапазона

Рассмотрим второй способ - сортировку диапазона.

Это будет полезно, если на вашем листе Google таблиц находится несколько небольших таблиц с данными, а сортировать нужно только одну из них.

Сортировка диапазона никак не повлияет на данные других таблиц, расположенных на листе.

Выделите при помощи мыши диапазон ячеек, который нужно упорядочить.

Затем у вас есть 2 варианта действий:

1. Нажимаем правую кнопку мыши и в появившемся меню выбираем «Сортировка диапазона».
2. В меню выбираем Данные - Сортировка диапазона.

Откроется дополнительное окно с настройками сортировки.

Здесь вы можете указать, что выделенный вами диапазон данных содержит заголовки столбцов. В нашем примере мы не выделяли заголовки столбцов, поэтому чекбокс оставляем пустым. То есть, сортировать будем весь выделенный диапазон. Если поставить эту отметку, то первая строка выделенного диапазона сортироваться не будет.

Также, нажав на значок раскрывающегося списка, вы можете выбрать, по какому столбцу будет производиться сортировка. Мы выбрали столбец В.

Здесь же по умолчанию указан порядок сортировки «по возрастанию» от, А до Я. При необходимости вы можете его изменить на противоположный - от Я до А.

Сортировка данных в Google таблице по нескольким столбцам

Если необходимо произвести сортировку по нескольким параметрам, то в настройках сортировки можно добавить ещё один или даже несколько столбцов.

Используйте для этого пункт «Добавить еще один столбец для сортировки» в настройках сортировки. Затем в выпадающем списке выберите нужный столбец.

По каждому столбцу можно выбрать порядок сортировки - восходящий либо нисходящий.

В результате сортировка будет производиться последовательно - сначала по первому столбцу, затем по второму и так далее (в нашем случае - сначала по B, затем по D).

Здесь в нашем примере мы отсортировали заказы сначала по покупателю, а затем - по товару. В результате мы видим заказы каждого покупателя, упорядоченные по товарам.

Автоматическая сортировка Google таблицы

Предположим, у нас имеется таблица с отсортированной и упорядоченной информацией. Но как быть, если в таблицу будут добавлены новые данные? Ведь они уже не будут упорядочены, и нам вновь придётся повторять сортировку?

1. Использование функции SORT.
2. Использование сводной таблицы.
3. Использование Google Scripts (здесь рассматривать не будем, поскольку доступно только разработчикам).

Для тех, кто не владеет навыками программирования, использование функции SORT будет наиболее простым решением.

Для этого создадим ещё один лист, который можем назвать «Сортировка». На этом листе мы будем размещать наши отсортированные данные.

Наши данные будут расположены на листе «Данные».

Скопируем в строку, А листа «Сортировка» заголовки столбцов из листа «Данные».

В ячейке А2 листа «Сортировка» запишем формулу функции:

SORT ("Данные"!A2:G , 2 , 2 )

Здесь "Данные"!A2:G - это координаты диапазона, из которого будут взяты данные для сортировки.

Обратите внимание, что мы указываем только левую верхнюю ячейку и крайний правый столбец. Это дает нам возможность добавлять новые данные в нашу исходную таблицу, и при этом не менять формулу сортировки.

2 - порядковый номер столбца в указанном диапазоне, по которому мы будем производить сортировку. В нашем случае мы будем сортировать продажи по наименованию покупателя.

2 - порядок сортировки. 2 означает сортировку по возрастанию, от меньшего к большему. 1 означает сортировку по убыванию, от большего к меньшему.

В результате на листе «Сортировка» мы получили данные о продажах, отсортированные по покупателям.

Чтобы проверить возможности автоматической сортировки в Google таблицах, добавим в исходную таблицу на листе «Данные» ещё одну строку с данными о продажах.

Эта запись тут же автоматически появится в таблице на листе «Сортировка».

Для сортировки можно использовать также сводную таблицу. Она также не затрагивает существующие данные и размещается на отдельном листе.

Выделите при помощи мыши столбцы таблицы, которые вы хотите включить в сводную таблицу, а затем в меню нажмите Данные - Сводная таблица. Подробно о работе со сводными таблицами и их возможностях вы можете почитать в нашем материале .

Мы выпустили новую книгу «Контент-маркетинг в социальных сетях: Как засесть в голову подписчиков и влюбить их в свой бренд».

Подписаться

Решил написать статью, которая поможет в освоении простейших функций Гугл таблиц. Раньше меня переполняла ненависть ко всему, что связано с электронными таблицами, а сейчас работа в них кажется весьма удобной и функциональной. Сразу оговорюсь, в примере есть небольшой список запросов и абсолютно случайные значения. Для начала, так как таблицы зачастую содержат много данных в виде столбцов и строк, чтобы не запутаться расскажу как закрепить столбец или строчку в Google таблицах, которая будет навигационной.

Выделяем строчку:

1. Жмем «Вид»
2. Наводим «закрепить»
3. Жмем «1 строку» (или столбец, смотря что нужно)

В итоге получаем сопровождающую нас строчку, помогающую не запутаться в большой таблице.

Сортировка в Google таблицах

Обычной сортировкой никого не удивишь, поэтому расскажу про хитрую сортировку. Предположим, у нас есть столбец с ключевыми запросами. Но одна из услуг потеряла свою актуальность и нужно избавиться от соответствующих запросов. Но как же быть, если запросы разные их много и они вперемешку?

В Гугл таблице, да и в эксель тоже, вы можете изменить цвет ячейки, содержащей определенное стоп-слово. Дальше отсортируем таблицу по цвету и все ячейки для удаления выстроятся перед вами в рядочек. Предположим, мне нужно удалить все запросы со словом «суд» из столбца с запросами.

Инструкция:

1. Выделяем весь столбец, нажав на ячейку с буквой, в нашем случае «A».
2. Жмем правой кнопкой мышки по выделенному столбцу и выбираем «Условное форматирование.

Справа появляется небольшая менюшка, в которой мы можем создать правило.

В менюшке:

1. Жмем на поле под надписью «Форматирование ячеек» и ищем там строку «Текст содержит».
2. Вписываем стоп-слово в появившееся отверстие. Желательно без окончания, так как всякое случается в русском языке.
3. С помощью привычного меню выбираем цвет ячейки и что только пожелаем.
4. Нажимаем «Готово».

Теперь установим дополнение для нашей таблицы. Для этого в верхнем меню находим одноименную кнопку «Дополнения» ↣ «Установить дополнение». Вбиваем в поисковую строку «Sort by color» и устанавливаем расширение, как на рисунке:

Не настаиваю именно на этом дополнении, просто оно проверено и работает. Теперь в нашей коллекции появилось расширение, сортирующее значения по цвету ячейки.

Нажимаем «Дополнения» ↣ «Sort by color» и выбираем любое из списка. Вуаля. Можно удалять.

Поиск и удаление дублей в Google Таблицах

Зачастую дублирующиеся значения могут не слабо напрягать. Есть два способа поиска дубликатов. Первый очень прост.

В пустую ячейку вводим функцию =(UNIQUE (A2:A1000) и получаем список ячеек с уникальным содержимым:

Данный метод крайне чувствителен в регистру и пробелам!

Способ второй подразумевает установку очередного дополнения под названием .

*Вместо настроить у вас будет синяя кнопка +Бесплатно

Приложение достаточно мощное. Оно может искать дубли в определенном диапазоне либо сравнивать столбцы и сразу совершать с ними какие-либо действия:

• Скопировать/перенести дубли в отдельный столбец
• Скопировать/перенести дубли в отдельную таблицу
• Беспощадно удалить дубли
• Выделить их цветом

Мы остановимся на выделении цветом. Программа на английском языке, но с помощью Google переводчика и пары тестов точно разберетесь.

Итак, выделяем столбец, заходим в Дополнения ↣ Remove Duplicates ↣ Find duplicates or uniques.

Видим:

Тут мы можем указать интересующий диапазон вручную либо, предварительно выделив нужную область, диапазон установится автоматически. Поставить галочку рядом с Create a backup мы создадим копию изменяемой таблицы. Жмем «Далее».

Перед нами появляется выбор. Мы можем найти либо дубликаты, либо, наоборот, уникальные ячейки. Выбираем дубликаты и перед нами встает еще один выбор. Если выберем с 1st occurences , то мы найдем дубликаты, ВКЛЮЧАЯ первое их упоминание, грубо говоря, оригинал. Мы выберем просто поиск дубликатов, исключая первое упоминание, так как нам нужно оставить одну ячейку. Жмем нэкст.

Если мы выделяем диапазон «с лихвой», затрагивая при этом пустые колонки - обязательно поставьте галочку Skip empty cells. Вообще, данный шаг создан с целью исключить заглавные ячейки. У нас в примере заголовок есть, поэтому галочки оставляем. Нэкст!

Финальный слайд. Тут сильно останавливаться не будем, а сразу выберем Fill with color. Жмем Finish и видим количество найденных дубликатов в выбранном диапазоне.

Дополнение чувствительно к пробелам!

Теперь мы можем отсортировать по цвету наши дубли с помощью первого метода и оценить необходимость удаления.

Условное форматирование в Google таблицах

В нашем примере есть несколько столбцов, по которым можно как-то оценить эффективность запроса. К примеру, мы не хотим использовать запросы, частотность которых ниже 100. Мы можем выделить цветом все неподходящие ячейки.

1. Выделяем столбец со значениями
2. Правый клик ↣ условное форматирование
3. Формат ячеек: «Меньше»
4. В отверстие вводим нужное количество
5. Выбираем цвет/жирность/фон и жмем «Готово»

Теперь с помощью уже родного способа сортировки по цвету анализируем запросы с недостаточной частотностью и, если надо, удаляем.

С помощью того же принципа можно делать много всего с полученными списками. К примеру, с помощью форматирования ячеек с правилом «текст содержит» можно подсветить и отсортировать все геонезависимые запросы и убрать их. Ну и так далее. Дальше только фантазия и если она сильно разыграется, выберете в «Форматировании ячеек» значение «Ваша формула» и творите!

Диаграммы в Google таблицах

На сладенькое. Чтобы красиво все преподнести, воспользуйтесь интуитивно понятной функцией Google Таблиц - вставкой диаграммы. Разъяснения тут излишни, просто попробуйте!

Вывод

Вообще, большой любви к продуктам Google у меня не было и нет. Но за серию docs.google.com я им очень благодарен. Единожды сев и поковыряв эти продукты, прихожу к мысли, что жить уже не могу без таблиц и доков, нужно было только разобраться. Значимым плюсом является дополнения для Google таблиц, которые пополняются и ощутимо увеличивают возможности сервиса. Жаль, что немного однозначно полезных статей на эту тему. Постараюсь в обозримом будущем написать вторую часть, где будут разобраны схемы посложнее. Если в идеале, то получится запустить линейку полезных статей, посвященных теме как работать в Google таблицах, дополнениям, формулам и готовым решениям для повседневных задач.