電子ビジネス通信の倫理。ビジネス通信のルール: 例

17.12.2023

ビジネス関係においてまともに見られようとする人は、常に電子メールのやり取りのルールを使用します。彼は、電子メールが受信者、彼が代表する会社の評判、ビジネスイメージを傷つけてはいけないことを覚えています。

電子通信を有能かつ簡潔に行う能力は、成功したマネージャーのイメージの重要な要素です。この事実は、彼の一般的な文化レベルとプロフェッショナリズムを証明しています。人が自分の考えをどのように定式化し、定式化するかをどのように知っているかに基づいて、人は自分自身や他人とどのように関係しているかを理解することができます。不注意に書かれた電子メールは、あなたの印象を簡単に悪くし、ビジネス上の評判を損なう可能性があります。

ビジネスメールのやり取りのルール

仕事用の電子メールアドレスは、仕事関連のタスクのみに使用してください。会社のサーバーからレターを送信すると、送信と受信の両方でサーバーに保存されます。あなたの雇用主はいつでもこれらの手紙を見て、あなたが実際に何をしているのかを理解することができます。オフィスにいる間は、電子メールは業務上の連絡にのみ使用してください。

メッセージの宛先が誰なのか、メッセージ内の情報が誰に役立つと思われるのかを理解してください。

手紙の宛先は誰ですか? パートナーに？クライアントに？同僚？マネージャーに？部下に？「宛先」フィールドには受取人を、「コピー」フィールドには利害関係者を記載する必要があります。特に監督者には、余分なコピーを決して送ってはいけません。手紙が第三者に関するものである場合、通常は「コピー」フィールドにも入力されます。

メッセージの目的は自分で決めてください。手紙を送ることで何を達成したいですか? 受信者はそれを読んだときに何をすべきでしょうか？どのような反応を期待していますか？受信者は、あなたが彼に何を望んでいるのかをすぐに理解する必要があります。手紙は誰から書けばいいですか?

それは具体的なケースによって異なります。

イベントに対するあなたの個人的な見解を示したい場合 - 最初から（私、私たち）。
メッセージにリクエストまたは指示が含まれている場合 - 2 番目から (あなた、あなた)。
あなたが外部の観察者として手紙を送る場合、受信者に第三者（彼、彼女、彼ら）からの特定の出来事や達成された事実について知らせたいと考えます。

「件名」フィールドには必ず記入してください。電子メールでのやり取りを受け取るほとんどの人は、まず件名フィールドに注目します。手紙に含まれる情報に基づいて、その手紙を読むかどうかが決定されます。情報を何も伝えないぎこちないフレーズが含まれていたり、フィールドが完全に空だったりすると、その人は手紙をまったく開かない可能性が高くなります。トピックを簡潔に、具体的に、そして有益に示します。
内容に従ってください：挨拶とアピール、本文、要約、署名、連絡先。電子ビジネス上のコミュニケーションエチケットを遵守する必要があります。

従来のコンテンツの特定の部分を省略しないでください。これは、あなたのプロフェッショナリズムを示すものです。

呼びかけや挨拶をすることで、宛先への敬意を表します。可能であれば、手紙の冒頭には個人的な挨拶と挨拶を使用します。対話者を名前で呼びます。これも敬意の要素です。カジュアルなメッセージにしたい場合は、アドレスの後にカンマを入れます。その重要性と形式を示したい場合は、感嘆符を使用します。

頻繁にコミュニケーションをとる同僚に対しても、このルールに従ってください。

簡潔さと明瞭さを維持してください。ビジネス通信では、最小限の単語と最大限の有用な情報を含める必要があります。自分の考えを具体的、簡潔、一貫して、わかりやすい方法で提示します。受け手が情報を認識しやすいように、短い文章を作成します。 1 つのトピックを 1 つの手紙でカバーします。

さまざまなトピックについて話す必要がある場合は、複数の手紙を送るほうがよいでしょう。これは、互いにまったく関連性のないさまざまなアイデアを含む 1 通の長いメッセージよりもはるかに優れています。

非公式なコミュニケーションをビジネス上の通信に変えないでください。メールで感情を表現する必要はありません。メッセージ内の特定の点を感情的に強調したい場合は、穏やかで正しく中立的なプレゼンテーションのトーンの背後に感情的な内容を隠すようにしてください。それは言語によってではなく、内容によって達成できるのです。
手紙の本文の構造を明確に保ちます。

通常、手紙は次の 3 つの部分に分かれています。

書く理由（理由、理由）。この部分はできるだけ短くしてください。
本質を一貫して開示する。
解決策、提案、結論、要求。

メッセージは見栄えが良く、理解しやすいものである必要があります。テキスト内に 5 ～ 6 行の段落を作成します。段落は空白行で区切ることをお勧めします。 1 つのフォントと色を使用します。必要な場合を除き、略語、顔文字、筆記体要素、または感嘆符を使用しないでください。

正しく書きましょう。文盲で書かれた手紙は、著者の教育の欠如を示しています。 タイプミスや間違いは、ビジネスの評判に悪影響を及ぼします。手紙を送る前に、もう一度よく読むことをお勧めします。多くのテキストエディターや電子メールプログラムには、句読点やスペルをチェックする機能があり、エラーが見つかった場合には修正オプションが提供されます。メールを書く際にはぜひこれらの機能を活用してください。

手紙にどのような書類を含める必要があるかを考えてください。 テキスト自体に詳細な情報を含める必要はありません。別のファイルとして送信することをお勧めします。件名には、ファイルを添付したこと、その形式、内容を（簡潔に）記載してください。そうしないと、受信者がファイルをウイルスと間違える可能性があります。ファイルを送信する前に、ウイルス対策プログラムでファイルをチェックしてください。

連絡先と署名を残してください。 これはあなたの評判にプラスになるだけであり、あなたのプロフェッショナリズムを反映しています。最長 5 ～ 6 行までの長い署名を作成しないでください。会社名、氏名、役職を含める必要があります。原則として、Web サイトのアドレス、電話番号、電子メールアドレスも記載されます。

ビジネス上の連絡では不必要に追記を使用しないでください。その存在は、あなたが手紙の内容を十分に考えていないことを示しています。

開封確認は、どうしても必要な場合にのみ使用してください。原則として、これは外部の受信者と通信する場合にのみ、また応答が非常に重要な場合にのみ必要です。

また、「重要度高」フラグは必要な場合にのみ使用してください。レターに緊急に対処する必要がある非常に重要な情報が含まれている場合は、このボックスをオンにします。このおかげで、手紙は受信箱の中で目立ちます。ただし、この機能は乱用しないでください。煩わしくてイライラする可能性があります。

送る前に必ず手紙を読んでください。 すべてが明確、具体的、簡潔であるか、余分な部分や不適切な部分、文法上の誤りがないかを確認してください。受信者の詳細を正しく入力しましたか? プレゼンテーションのロジックと一貫性をチェックします。

受信したメールにはタイムリーに返信します。 手紙を読んだことを通知します。これは敬意を表し、良いマナーを示します。特定の時点で受け取った手紙に返信できない場合は、そのことを作成者に警告し、できるだけ早く返信することを約束してください。尋ねられた質問には一貫して答えてください。新しいメッセージとして返信を開始する必要はありません。

2 日以内に返信がない場合、受信者はあなたが手紙に注意を払わなかった、または手紙が紛失したと考えるでしょう。

通常、電子対話を開始した人は電子対話を終了する必要があります。ただし、特定の通信の詳細に基づいて、このルールが守られない場合もあります。
電子通信に関する上記のルールをすべて覚えておいてください。常にそれらに従い、慎重かつ合理的に行動してください。

そうすることで、一緒にいて楽しく快適に仕事ができる、プロフェッショナルで現代的で有能なマネージャーとして自分自身を示すことができます。

会社を代表して書くか、個人起業家として自分を代表して書くかに関係なく、ビジネス上のやり取りのない場所はありません。あるいは、そのルールにどう従うかということです。あなたの潜在的なビジネスパートナーや顧客は主に、あなたが彼らとどのようにコミュニケーションをとるかによってあなたを判断します。ビジネスレターは、いわばビジネスマンの「顔」です。それを失わないためには、この形式でのコミュニケーションの黄金律について知ることが重要です。

メールでの業務連絡のルール

電子メールが通常の郵便よりもはるかに頻繁に使用されるようになったので、私たちはオンラインでビジネス連絡を適切に行う方法に注目することにしました。ここでは、従えば、対話者の前で面目を失うことを防ぐための推奨事項をいくつか紹介します。

メールボックス名

新しいメッセージを開いたときに最初に目に留まるのは、メッセージの送信元アドレスです。多くの人はこの点の重要性を過小評価しており、個人の電子メールアカウントからビジネスレターを送信しています。電子メールアドレスに人間が判読できる形式で自分の名前のみが含まれている限り、これに問題はありません。しかし、「kissa1988」や「pupsik-26」などのさまざまなニックネームがある場合、そのようなメールボックスからメッセージを送信することはまったく受け入れられません。「可愛い人」や「可愛い人」からビジネスの提案を受けたときに人がどのような感情を抱くかを想像してみてください。

また、info@ や inbox@ などで始まる郵便アドレスは、ビジネス上の連絡では歓迎されません。単に真剣に受け止められておらず、メールが開かれない可能性も十分にあります。最善の選択肢は、メールボックスからビジネス通信を行うことです [メールで保護されています], ここで、name はあなたの姓名、company は会社の名前です。

受信者

電子メールのやり取りでは、直接の宛先に手紙を送信したり、他の受信者をコピーしたりすることができます。メッセージのコピー内の受信者は、メッセージに応答することは期待されていません。彼らは招待されたオブザーバーのようなものです。したがって、送信する前に、誰から返信を受け取りたいかを事前に決定し、受信者を正しく配置してください。ただし、可能であれば、電子メールの直接受信者として複数の人をリストしないでください。誰もがこの責任を別の宛先に「移す」ことを心の中で決定した場合、誰もあなたに答えないという状況が発生する可能性があります。

あなた自身がビジネスレターのコピーに遭遇した場合、すでに理解しているように、送信者はあなたの応答を待っていません。ただし、特にあなたに返信する必要がある場合は、そうすることもできますが、メッセージの冒頭で「邪魔をした」ことを謝罪するのが礼儀です。

手紙の書式設定

オフィシャルなビジネススタイル。ビジネス文書では、もちろんフォーマルなスタイルが使用されます。形容詞や不必要な資格や詳細が欠けています。具体性、明快さ、論理性のみ。ビジネスメッセージを書いた後、もう一度読んで、特別な意味を持たず、述べられている内容の本質を変えないフレーズをすべて削除すると便利です。そのような単語やフレーズがすべて削除されていることを確認した場合にのみ、ビジネスレターを書く際のこのルールが守られていると言えます。

リテラシー。メッセージを間違いなく正確に書くことが重要であると言うのは、「雪だるまは雪で作られなければならない」と言うのと同じです。ただし、このルールを無視することはできません。読み書き能力はあらゆる通信の基礎です。スペルミスのあるビジネスレターを書いている人は、誰にも真剣に受け止められる可能性は低いです。

手紙の件名。それを書くことは必須です。受信者が一目見て手紙の内容をすぐに理解できるように、短く簡潔にするように努めてください。トピックは 1 つの単語で構成されていてはなりません。「情報」「質問」など – 間違ったビジネスレターのトピック。「X社からの提案」はまさにその通りです。レター内の情報が特に重要な場合は、特別な「重要」フラグをその情報に付けることができます。このフラグは、ほぼすべての電子メールサービスで利用できます。

フォント。まず第一に、メッセージのテキストが判読できる必要があります。したがって、フォント Arial または Times New Roman を使用し、中程度のサイズを選択してください (たとえば、mail.ru では、最適なフォントサイズは 3 です)。フォントや色を試しないでください。これはビジネス上のコミュニケーションでは不適切です。 Caps Lock、感嘆符、または特殊文字 (絵文字を含む) は使用しないでください。許可される唯一のことは、一部の語句を斜体または太字で強調表示することです。ただし、これは絶対に必要な場合にのみ使用するようにしてください。

読みやすくし、アイデアをよりよく伝えるために、レターの本文全体に小見出しを使用できます。しかし、それらの数は多すぎてはいけません - 3〜4個を超えてはいけません。

1 つの段落は 4 行を超えてはなりません。非常に長い段落を読むと、テキストがぼやけて主なアイデアが失われる可能性があります。

列挙とリストは特別なマーカーを使用して作成する必要があります。

企業テンプレート。あなたの企業スタイルに合わせてブランド化された電子メールテンプレートを開発できれば素晴らしいですね。すべてのビジネスメッセージはこのテンプレートのみを使用して送信します。これにより、他のメッセージより目立つことができ、ビジネスメッセージに必要な形式を維持できます。ただし、「ブランディング」をやりすぎないでください。過度の創造性は害をもたらすだけです。ただし、ここで話しているのはビジネスコミュニケーションであり、エンターテイメントではありません。受信者はコンピューターだけでなくモバイルデバイスでもメッセージを読むことができることも忘れないでください。したがって、テンプレートはさまざまな画面解像度に合わせて最適化する必要があります。

1 つのレターには 1 つのニュース項目のみを含める必要があります。したがって、受信者から期待される対象アクションは 1 つだけです。受信者に一度に複数の質問、提案、リクエストを 1 つのメッセージに含めることは、正しくないと考えられます。

次の部分に分割する必要があります。
- 導入;
- 主要部分;
- 結論。

導入部分では、メッセージの目的とメッセージを書いた理由を簡潔に述べます。主要部分は手紙の本質そのものです。結論として、上記の内容を要約する必要があります。結論、要求、指示、提案などを含めることができます。ビジネス上のやり取りで「追記」を使用することは非常に望ましくありません。また、格言、比喩、ことわざなども避けてください。

レターでグラフィック画像を送信する必要がある場合は、メッセージ自体のテキストにグラフィック画像を挿入せず、別のファイルとして添付してください。画像は、別のデバイスでは正しく表示されないか、受信者の電子メールプログラムインターフェイスで完全に無効になる場合があります。本文中では、必要に応じて「情報は添付ファイルにあります」と明記してください。このようなファイルが複数ある場合は、必ずその名前を書いてください。

単語の略語や略語を使用する場合は、受信者がその意味を 100% 理解できると確信する必要があります。一般に、安全策を講じ、そのようなものは使用しない方がよいでしょう。

感情の欠如。ビジネスレターには感情的なニュアンスが含まれていてはなりません。全然。たとえあなたが苦情を書いていて、本当に憤りを十分に示したい場合でも、あるいは逆に、取引が成功したことに対してパートナーに心から感謝している場合でも。メッセージは抑制的であり、やや冷酷なものでなければなりません。誰もが自分の個性を大切にしますが、ビジネス上のやり取りはそれを示す最良の方法ではありません。陽気な人も悲しい人も、用務員もCEOも、公式の手紙は同じであるべきです。

語彙の使用。ビジネス通信で文をリンクするには、次の安定した表現が使用されます。

そのため;
何に基づいて;
（何か）のおかげで;
に従って;
に基づく。
注意を払う;
検討中。
役に立ったもの。

等々。また、ビジネスレターでは、メッセージが書かれている業界で一般に受け入れられている略語や略語を使用することが許可されています。受信者が特定の略語を理解できるかどうか疑問がある場合は、フレーズを完全に書いた方がよいでしょう。

ごきげんよう。「こんにちは」という決まり文句は決して使用しないでください。これは、ビジネス上の連絡だけでなく、電子メール全般にとっても悪い形式であると言えるかもしれません。最適な挨拶は「こんにちは、名/ミドルネーム」です。ちなみに、メッセージの受信者を挨拶だけでなく本文中でも名前で呼ぶのが良いでしょう。個人的に知らない人に手紙を書く場合は、最初に受信者のアドレスをどこから入手したかを示す必要があります。

文字サイズ。これは芸術作品ではなく、「このテーマに関する」あなたの個人的な考えでもありません。メッセージは、その中のすべての情報を伝えるためにできるだけ短くする必要があります。手紙の本文が 1 つの「画面」に収まるのが最適です。長い手紙を読むのは疲れるし、面倒に感じる人も多いでしょう。

手紙への返信。受信したメッセージに返信するときは、[書き込み] ボタンではなく、必ず [返信] ボタンをクリックしてください。最初のオプションでは、通信履歴全体が自動的に応答に含まれます。これは正しいことです。背景となるストーリーを見ないと、人はあなたが誰なのか、そしてあなたが彼に何を望んでいるのかをすぐには思い出せないかもしれません。特に最後の通信から 5 日以上経過している場合はなおさらです。対話者のメッセージに応答する際に、遠慮なく相手の言葉を引用してください。そうすることで、彼はあなたが前に話した内容を思い出す機会が得られます。

必要に応じて常に相手に感謝しましょう。たとえば、「ウラジミール、手紙をありがとう」または「イリーナ・アレクセーヴナ、素早い返答をありがとう」と書くことができます。このようなニュアンスは、対話者への敬意を示し、電子コミュニケーションの雰囲気を和らげます。

対話者があなたに不満を表明したり、あからさまにあなたに対して失礼なメッセージを送ってきた場合は、たとえあなたがどんなに望んでいたとしても、同じように答えないように注意してください。状況はさまざまですが、常に礼儀正しく、自制心を持って対応します。

もちろん、返信は早ければ早いほど良いです。数時間以内にご返信いただければ幸いです。この期間が最適です。しかし、数日以内に返答があったとしましょう。心理学者は、人が電子メールへの返信を待つのに快適な時間は 48 時間、つまり 2 日間であると言っています。長く待たなければならない場合、それはすでに失礼または無知であると認識される可能性があります。メッセージで提起された質問に対して返答するまでにさらに時間がかかる場合は、手紙を受け取り、検討のために受け入れ、できるだけ早く返答することを必ず書いてください。こうすれば、送信者は少なくとも無視されているとは感じなくなります。

手紙の結論。「有益な協力を心から願っています」「ご回答いただきありがとうございます」など、操作の試みと受け取られる可能性のある文言は書かないでください。メールでのやり取りでは「敬意を表します」「心からのお願いです」などの言葉を添えて別れを告げるのがよいでしょう。確かに、このようなフレーズはありきたりですが、ビジネスコミュニケーションには最適です。署名には、氏名、役職、会社名を記入します。メール以外で連絡が取れる連絡先も残してください。

発送時期。もちろん、メールは受信したらすぐに読まなければならないというわけではありません。しかし、電子メールのビジネス倫理では、週末、休日、深夜または夜間に電子メールメッセージを送信することは不適切であると考えられています。標準的な労働時間を守るように努めてください。

そしてもちろん、「送信」ボタンをクリックする前に、受信者の名前と電子メールアドレスのスペルを注意深く確認してください。メッセージの全文をもう一度読み、タイプミスや間違った語句がないか確認してください。

ビジネス通信のルールと、手紙を使って良好な関係を築くためのいくつかの注意が必要な操作は、毎日電子メールが受信する通信で溢れかえっていて、計画に複数の通信やメッセージが含まれている人だけでなく、その発信者があなたである必要があることを知っておく必要があります。。ブナの魔法をマスターすることは、すべての現代女性にとって役立ちます。これは、少なくとも仕事を探すときに役立ちます。履歴書、カバーレター、リクエストに応じて自分自身に関する追加情報やテスト課題を送信したり、面接の時間を調整するためのメッセージを送信したりできます。

リテラシーはビジネスコミュニケーションとあなたの顔の基礎です

失読症のブロガーがインターネット上で人気を博しているという事実は、あなたの間違いや失言の言い訳にはなりません。学校時代にロシア語がうまくいかなかったという事実で自分を慰めないでください（さまざまな品詞で「うまくいかない」と書くためのルールを改善する時期が来ています）。できるだけ自分自身に要求を厳しくしましょう。ビジネス上のやり取りを行う場合、自分の専門分野の言葉を間違って書くことは特に不快です。対話者はあなたの能力を疑うかもしれません。

1. Web サイト gramota.ru をインターネットブラウザのブックマークに入れておきます。

2. 正確な定義を与えることができない言葉は使用しないでください (少なくとも Wikipedia を確認してください)。

3. 対話者にとってなじみのない、まれで特定の単語は混乱したり、誤解されたりする可能性があることに注意してください。対話者にあなたの専門用語を紹介する必要がある場合は、エチケットの規則に従って、使用されている用語と略語について説明してください。

4. 文章が長すぎないように注意してください。ビジネス通信のためではなく、小説を書くために複雑で華やかなデザインを残しましょう。

5. メッセージをレターの本文にすぐに入力するのではなく、最初にコンピューター上のファイルに入力することを強くお勧めします。まず、Word に組み込まれているスペルと句読点が役に立ちます。第二に、ビジネスレターをうっかり途中で送信してしまったり、ブラウザを閉じてしまうなどの理由で紛失してしまうという不快な状況をなくすことができます（Wordでテキストを入力するときは、「保存」アイコンをより頻繁にクリックする習慣を付け、自動設定をしてください） -設定で短い間隔で保存します)。タブレットやモバイルデバイスでの予測入力により、単語が予期しない修正を受ける可能性があることに注意してください。

6. 手紙を送る前に、何度も読み返してください。時間がなくなってきた場合 (ちなみに、ビジネス上のコミュニケーションにおける重要な基本ルールの 1 つは、締め切りを遅らせないことです。そのため、直前に書き始めない方がよいでしょう)、しばらくしてから入力したテキストをもう一度読みます。タイピング - 30分か1時間後に、他の用事に切り替えます。

有能なビジネス対応。重要な詳細

ビジネス上のやり取りを行ったり実行したりする際に細部に注意を払うことで敬意が表され、時間を節約できます

7. 手紙の「件名」欄の記入を怠らないようにしましょう 。初めてコールドメールを送信する場合、件名は目を引く、ユニークで興味をそそるものにすることができます。しかし、あなたの手紙がすでに期待されている場合、または受信者としばらくの間連絡している場合は、トピックを短く、明確かつ簡潔に述べるべきです。これにより、必要に応じて、郵便内で（あなたと受信者の両方にとって）手紙をすぐに見つけることができます。

8. 「Re:Re:Re:」の長いチェーンがゴミのような印象を与えます。対話者と新しいチェーンを開始することを恐れないでください。その問題に関連する以前のメッセージのみを引用してください（もちろん、たとえば、特定のプロジェクトの詳細について話し合っている場合は、それらのメッセージを「引っ張る」必要があります）、予算/価格/サービスパッケージなどについての合意 - この場合、見積もりは便利であり、ビジネスエチケットとして必須です)。

9. 受信メッセージに複数の質問が含まれている場合は、それぞれを個別に引用して答えてください。複数の質問を含むレターを送る場合は、番号を付けてテキストを段落に分割します。明確な構造を貫きます。

10. レターの本文で、メッセージのすべての添付ファイルについてコメントします。受信者が内容に関する情報をすぐに受け取れるように、添付するすべてのファイルに署名します。 .

11. 署名は非常に重要な詳細です ビジネスレター。電子メールサービスの設定では、通常、すべての手紙に自動署名を設定できます。よく書かれた署名は、名刺を印刷することと同じであり、優れた名刺です。署名には、姓名に加えて、役職、連絡先情報 (電話、スカイプ)、および会社のロゴを使用します。創造的に関連性のある（記憶に残り、その人が働いている人や会社と関連付けられている）名刺が最高であると考えられるのと同じように、署名も会社とのつながりを示したり、ビジネスへの愛を語ったりする「ひねりを加えた」ものにすることができます。あなたがやる。たとえば、マン・イワノフ・アンド・ファーバー出版社の従業員の中には、署名に「今読んでいます...」という追加文を使用している (出版社の新製品の名前を挿入している) 人もいます。食品業界の企業の代表者は、手紙の最後に「おいしい一日」などの願いを込めます。場合によっては、このようなビジネス通信のフォーマットについて経営陣と合意する必要があります。

12. ビジネス上の連絡のために、NameWoman は別のメールアドレスを作成することを強くお勧めします。会社名または会社の Web サイトのドメイン、あなたの名前 (省略形なしでフルネーム)、および姓を反映することをお勧めします。メール名に年齢や生年を示す数字を使用しないでください。メールのタイトルに自分の役職を表示することはまったく問題ありませんが、キャリアの階段を上がってもメールアドレスを変更しない予定であるため、これを避ける人もいます。

また、履歴書や同様のビジネスレターを送信する場合は、遊び心のある電子メールアドレスや過度に創造的な電子メールアドレスの使用も避けてください。特にあなたが大企業の重要なポジションの候補者である場合はそうです。

ビジネス対応のマナー

13. ビジネス対応のスタイルは無味乾燥である必要はありません。ただし、デザインの真剣さとある程度の厳密さは必須のルールです。軽蔑的な接尾辞、俗語、口語的な表現は避けてください。

14. 絵文字は落とし穴になる可能性があります。原則として、ビジネス上の知人の頭文字にこれらを含めるべきではありません。連絡が確立されている場合、笑顔の括弧はまだ許容されますが、やりすぎたり、手紙のそのような「かわいい装飾」の開始者になったりしないでください。ビジネス上の連絡を行う際（特に「下から」いる状況で）、悲しい絵文字や創造的なアニメーション絵文字を使用することは固く禁止されています。

15. 手紙の冒頭で、また必要に応じて本文全体で、必ず敬意を持った挨拶と名前、名、父称による呼びかけを行ってください。これはビジネス通信の倫理で要求されるだけでなく、あなたのメッセージに対する対話者の関心と忠誠心を高めることができます。受信者は宛先を指定された手紙に対して常に注意を払っているため、手紙を書こうとする人の名前と、その人が好む住所の種類（名前または名と父称で）を事前に調べてください。

ビジネス通信のルールによれば、通常の場合、返信は営業日以内、最大 2 日以内に送信する必要があります。長い週末や休暇の前の営業日の最後の時間に手紙を受け取った場合、緊急でない手紙に対して詳細な返信をする必要はありません。ただし、ビジネス通信のマナーによれば、手紙を受け取った旨の短い返信と、現在不在である旨のコメントを返信し、後日、または遅くともその期間までに詳細に返答することを伝えるのが合理的です。。回答するために第三者から入手する必要がある情報について明確にする必要がある場合、または十分な情報収集と資料の作成を行った上で、同様に回答してください。

次に、対話者からの応答レターが必要な場合は、3 営業日以内にリクエストを複製することができます。早急に返答が必要な場合は、最初の手紙にその旨を正確に書き（可能であれば理由も説明）、受領確認も求めてください。ちなみに、スパムフォルダーを定期的に (3 日ごと) 確認してください。

美しいビジネスレターがどのようなものであるかについてもう少し詳しく説明します。ビジネス通信の書式設定

手紙は読みやすく、理解しやすいものでなければなりません。短い文、最小限の分詞句と副詞句、つまり単純な構造がビジネス通信の基礎です。すべてのルールに従って完璧な手紙のサンプルを提示するのに他に何が役立ちますか?

16. 通信文の段落は 7 ～ 10 行以内にしてください。

17. ビジネスレターのテキストは、段落間の間隔が 1 つの段落の行間の間隔よりも広い場合に、よりよく認識され、よりすっきりと見えます。

19. 大文字で書かれた単語、さらにはフレーズや文章全体が、叫び、圧力、無礼であると認識されます。このスタイルはビジネス通信には不適切です。たとえ部下に不満を抱いている上司であっても、このようなことをしてはいけません。

ビジネス礼儀とネットワーキングテクニック

20. 対話者があなたの提案に同意したり、意見を反映したり、アドバイスを与えたり、コメントを残したり、質問したりできるようにしてください。これを行う最も簡単な方法は、手紙の中で「これについてどう思いますか?」、「質問があれば、お答えします」、「あなたの決定について書いてください」というフレーズを使用することです。

21. 受信者からの信号に注意してください。対話者の文体とあなたへの呼びかけ方に注意してください。鏡の心理法則を思い出してください。あなたの手紙が彼のスタイルを反映していれば素晴らしいです（もちろん、スペルを間違えてはいけません）。彼が個人情報について言及した場合は、それに注意してください。礼儀正しく正しく、喜び、同情、参加、休日のお祝いを表現してください。

22. 休日といえば。ビジネス上の連絡が公式の休日の前後で行われる場合は、過去または今後の休日について対話者に祝福を伝えます。重要な顧客や長期的なビジネス上のやり取りを続ける相手には、エチケットの規則に従って、別の手紙でお祝いを伝える必要があります。対話者の誕生日がいつかを知ると便利です。この情報は通常、ソーシャルネットワークから簡単に入手できます。

個人の顧客ベースと専門的な連絡先データベースを維持します。姓と名、役職と電話番号、ソーシャルネットワークや電子メール上のアカウントへのリンクに加えて、個人データを書き留め、ビジネス上の連絡ですでに交わしたプロジェクトや問題にマークを付けます。

23. ビジネス通信の倫理と基本的な礼儀正しさでは、「感謝の言葉を忘れないでください」と言われています。お祝い、アドバイス、説明、招待状、情報証明書、ビジネス特派員からの迅速な応答。

ミレナ・ジャスト

ビジネス界でまともに見えるように努めている人は常に使用します。そして彼は常に重要なことを覚えています - 電子メールは受信者、彼が代表者である会社の評判、またはビジネスイメージを傷つけるものであってはなりません。

ビジネス上の電子通信を正しく適切に実行する能力は、現代のマネージャーのイメージの主要な要素です。これは、一般的な文化レベルの兆候であると同時に、個人のプロフェッショナリズムの指標でもあります。人が自分の考えをどのように定式化し、形式化できるかに応じて、他人に対する、そして自分自身に対する個人的な態度を自信を持って判断できます。不注意に書かれた電子メールは、パートナーや同僚の目から見て、作成者のビジネス上の評判を簡単に台無しにする可能性があります。

メールでの業務連絡のルール

1. 職場の電子メールアドレスは、ビジネス目的のみに使用してください。勤務中に職場サーバーからレターを送信すると、送信メールと受信メールの両方が保存されます。雇用主はいつでもその手紙を読むことができます。ビジネス上のやり取りはオフィスの壁内でのみ行ってください。

2. メッセージが誰に宛てられたものなのか、メッセージに含まれる情報が誰に役立つのかを明確に理解します。あなたの手紙は誰に宛てられたものですか? クライアントに？パートナーに？同僚？部下に？上司に？「宛先」欄に宛先、「コピー」欄に希望者を記載します。特に上司に余分なコピーを送信しないでください。電子メール内で第三者について言及されている場合、通常は「コピー」列にもその旨が記載されます。

3. メッセージの目的を自分自身で明確にします。あなたは自分自身にどのような目標を設定していますか？あなたの手紙の読者が何を達成するよう努めていますか？どのような反応を期待しますか？受信者は、あなたのメッセージを読んで、あなたが彼に何を求めているのかをすぐに理解するはずです。 電子通信を行うためのルール:

イベントに個人的な視点をもたらしたい場合 - 一人称 (私たち、私) から
あなたのメッセージが問い合わせまたは指示の性質のものである場合 - 二人称（あなた、あなた）から
あなたが外部の観察者として手紙を書いていて、達成された事実や出来事について受取人に知らせたい場合、三人称（彼ら、彼女、彼）で。

4. 「件名」フィールドを空のままにしないでください。電子メールを受信したほとんどの人は、件名フィールドに注目して通信内容を検討し始めます。人は数秒で手紙を読むかどうかを決定するため、件名には手紙の内容を反映する必要があります。トピックは短く、具体的で有益なものである必要があります。

5. 内容を明確にしてください: 住所と挨拶、本文、要約、署名、連絡先。どの文字にも次の内容が含まれている必要があります メールのエチケット。怠けたり、受け入れられたコンテンツのどの部分も省略したりしないでください。正しくフォーマットされた手紙は、あなたのプロフェッショナリズムの指標となります。

6. 受取人に呼びかけて挨拶することは、その人に対するあなたの敬意の表れです。可能であれば、各手紙は個人的なメッセージと挨拶で始めてください。礼儀正しさのしるしは、対話者を名前で呼ぶことです。メッセージに日常的な文字を加えたい場合は、アドレスの後にカンマを入力します。また、形式と重要性を強調したい場合は、たとえこの手紙が頻繁に連絡を取る同僚に宛てられたものであっても、感嘆符を使用してください。

7. 原則を遵守します: 短く明確 (KY)。ビジネスメールでのやり取りの主なルールの 1 つは、「最小限の単語と最大限の情報」です。自分の考えを具体的に（明確に）、一貫して、簡潔に、わかりやすい方法で提示します。文は短くすることで、受信者が必要な情報を伝えやすくなります。ここに一つ メールの黄金律– 分割、1 つのトピック – 1 つの手紙。無関係なアイデアがいくつか含まれた 1 つの大きなメッセージを送信するよりも、複数の電子メール (それぞれ 1 つのトピックを含む) を送信する方が効果的です。

8. 非公式なコミュニケーションをビジネス上の通信に変えないでください。メールには何の感情もありません！電子メールメッセージに記載されている点を感情的に強調したい場合は、感情的な内容を中立的で、外見的には穏やかで正しい表現のトーンの背後に隠す必要があります。それは言語ではなく内容によって達成されます。

9. 手紙の本文の明確な構造を厳守してください。ほとんどの場合、手紙は次の 3 つの部分で構成されます。

手紙を書いた理由（理由、根拠）。通常、この部分はできるだけ短くします
問題の本質を一貫して提示する
解決策、要望、提案、結論

10. メッセージの外観は非常に理解しやすいものである必要があります。テキストを段落に分割します。段落には 5 ～ 6 行以内にしてください。段落間は空行で区切った方がよいでしょう。テキストがより見やすくなるように、1 つの色と 1 つのフォントを選択します。絶対に必要な場合を除き、感嘆符、顔文字、略語、筆記体要素は使用しないことをお勧めします。

11. 正しく書きます。読み書きができないということは、著者が十分な教育を受けていないことを示しています。テキスト内のタイプミスやエラーによって、ビジネスの評判が失墜します。手紙を送る前に、 メールのエチケット手紙を注意深く読み直すことをお勧めします。多くの電子メールプログラムやテキストエディターは句読点やスペルをチェックでき、エラーが見つかった場合には修正オプションを提供します。このサービスはメールを作成するために必要です。

12. 添付ファイルにどのような文書を含める必要があるかを検討します。レターの本文には詳細な情報を含めず、別のファイルとして送信することをお勧めします。電子メールの件名には、挿入するファイルを必ず明記してください。そうしないと、受信者がそのファイルをウイルスとみなす可能性があります。すべてのファイルは、送信する前にウイルス対策ソフトウェアでスキャンする必要があります。

13. 必ず連絡先情報を書いて購読してください。そうすることで、あなたの良い面を見せ、プロフェッショナルとしての資質を示すことができます。署名は 5 ～ 6 行以内にしてください。会社名、氏名、役職で構成される必要があります。通常、外部受信者の場合は、電子メールアドレス、電話番号、会社の Web サイトのアドレスも示されます。

14. ビジネス文書で追伸が使用されることは非常にまれです。メッセージに追記を使用する場合、これは手紙の内容について十分に考えていないことを示しています。

15. 特別な場合にのみ開封確認が与えられます。通常、開封確認は外部受信者に対してのみ、受信者からの応答が期待される場合にのみ設定する必要があります。

16. 「重要性が高い」チェックボックスは、本当に必要な場合にのみ使用してください。メールに緊急を要する重要な情報が含まれている場合は、重要度を「高」に設定してください。これにより、受信トレイ内のメールが強調表示されます。ただし、この機能を不必要に乱用することはお勧めできません。

17. 手紙を送る前にもう一度読んでください。すべては簡潔、具体的、理解しやすいものになっていますか? 不適切な情報や文法上の誤りはありませんか? 受信者の詳細は正しいですか? プレゼンテーションの順序とロジックを確認します。

18. メールには速やかに返信してください。手紙の受信を通知することは、同僚やパートナーに対する敬意の表れであり、良いマナーの表れです。現時点で手紙に答えることができない場合は、著者に通知し、最初の機会にすぐに答えることを約束する必要があります。提示されたすべての質問に一貫して答えます。新しい手紙として返信を始めないでください。手紙に 48 時間以内に返信がない場合、受信者は手紙が無視されたか紛失したと考える可能性があります。

19. 通信を開始した人が電子対話を終了します。

20. 覚えておいてください メールでのやり取りのルール、むしろ彼らのコンプライアンスは現代のプロのマネージャーの指標です。

ビジネスレターは、差出人の名刺、そして会社のイメージや評判の一部である、一種の心理描写です。これらすべてを諦める可能性から身を守る方法については、私たちの記事に記載されています。

タチアナ・ニコラエワ

モスクワの交渉トレーニングセンターのビジネスエチケットの第一人者

メールでのやり取りのルールビジネスパーソンにとって、企業の「顔」をつかみ、パートナーとのコミュニケーションにそのイメージを反映させるためのツールです。販売業者が考慮する必要があるビジネス電子メール通信の主要なルールは何ですか? これは本当に大きな役割を果たしているので、詳しく見てみましょう。

ルール 1: メールの件名を指定する

忙しい人はこの基準に従って、どの手紙を最初に開封するかを決定します。さらに、この電子通信のルールにより、対話者は通信の流れの中から目的の手紙を見つけることができます。たとえば、同じプロセスの組織上のさまざまな側面を件名に反映した電子メールを受信すると便利です。

例：「参加者書類一式」、「展示会参加代金の請求書」、「展示会参加者へのメモ」、「展示パビリオンの配置図」など。展覧会」の場合、広範な通信の中で必要な手紙を見つけるのははるかに困難です。

ルール2. 挨拶と挨拶を忘れずに

ここから手紙を始めるべきです。これは次の形式で行うことをお勧めします。「こんにちは、受信者の名（父称）。」「Good day!」のボリュームのあるデザイン。使わないほうがいいですよ。「こんにちは、イワノフさん」という文言を示すのも誤りです。ビジネス環境では、人々は健康について話しません。手紙が複数の人に宛てられたものである場合は、「拝啓」という総称を使うことができます。または「同僚！」 Skypeで通信するときのように、質疑応答モードで集中的に通信する場合にのみ、連絡せずに行うことができます。

通信で使用してはいけないフレーズ

電子メールが組織にとって重要な潜在顧客獲得チャネルである場合は、次のようになります。 11のフレーズ「コマーシャル・ディレクター」誌の編集者は、早急に削除することを推奨しています。

ルール 3. 簡潔さは才能の姉妹であることを忘れないでください

レターの件名に説明と詳細が必要な場合は、必要なパラメータを示します。ただし、これに水を注ぎすぎないでください。理想的な選択肢は、電話での会話や詳細をすべて話し合う会議について受信者に同意する短い手紙です。

ルール 4. 文体 - ビジネス、口調 - 中立

台本がある対面でのコミュニケーションや電話での会話とは異なり、受信者はあなたの姿を見ていないだけでなく、あなたの声を聞いていません。顔の表情、イントネーション、その他の非言語シグナルで言葉を補うことはできません。したがって、ビジネスメールのやり取りではこのルールを厳密に遵守してください。たとえば、会話の中で、「他に何が必要ですか?」というフレーズを特定のイントネーションで発音すると、責任や行動のリスト全体を知りたいという欲求が表現されます。そして、書面では次のように読むことができます。良心を持て！」

したがって、さらなるアクションの準備ができている場合は、常にこの電子メール通信のルールを使用することをお勧めします。次のように書きます。「他にどのように役に立ちますか?」今後のプロセスに参加したくない場合は、その旨を正確に伝える必要があります。たとえば、次のようにします。「同僚の皆さん、別のプロジェクトでの私の多大な仕事量を考慮して、もし... していただければ幸いです。」そして、次のように希望を説明します。「このプロジェクトのこれ以上の作業から私を解放してください」、「私に説明してください」自分の仕事の計画を立てることができるように、あらゆる責任を負いました。」同時に、従属関係を考慮することが重要です。上司と連絡を取る場合は、この仕事の優先順位を確認してください。

ルール 5. テキスト内の絵文字の数を制限する

これはビジネスマン間の電子通信の基本的なルールです。会社によっては絵文字の使用を厳しく禁止しているところもあります。あなたの組織がそれらに該当しない場合は、これらのアイコンを使用してください。ただし、非常に注意してください。結局のところ、「絵文字」はビジネス環境で使用する必要がある感情の象徴です。手紙の中にアイコンが 1 つあるだけで、対話者にあなたの感情を理解させるのに十分です。電子メール通信に関するこのルールは、Skype および ICQ でのビジネス通信にも適用されます。

ルール6. 電子署名を忘れないでください

最初の手紙だけでなく、手紙の最後には、差出人の名前と役職、仕事上の連絡先、会社のロゴを含む署名がなければなりません。これは良い形態であり、企業文化の存在を示す指標です。

ルール 7. 手紙を送る前にもう一度読んでください。間違いやタイプミスを修正する

不注意はビジネスパーソンにとって最高の資質ではありません。

ルール 8. 通信には 24 時間以内に返信する

もっと時間が必要な場合は、24 時間以内にそれについて書く必要があります。送信後、手紙の受信者に連絡して、受信したかどうか、またいつ返信が来るかを確認することをお勧めします。

ルール 9. 添付ファイル付きメールの受信を確認する

正しく開くかどうかを確認してください。会社の幹部は、プロモーションのオファーやリンクを送信してはなりません (議論の対象でない限り) ことに注意してください。

このような手紙は、本文に適切な通知を記載して、営業マネージャーに代わって送信することをお勧めします。

ルール 10. 通信は開始した者と終了する

最後の手紙は通信の開始者によって送信されます。すべての問題がすでに話し合われている場合でも、効果的な協力と迅速な対応に対してパートナーに感謝の言葉を書きましょう。最後に、良い気分と生産的な一週間を祈ってください。ただし、受取人と長期にわたる親密な関係がある場合に限ります。それ以外の場合はすべて、「ご多幸をお祈り申し上げます」と記載する方がよいでしょう。