В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.

Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.

клиентские правила

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .

На вкладке в разделе Правило

Нажмите кнопку ОК .

Правила и оповещения .

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.

Совет:

Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.

Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК .

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .

Совет:

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Когда вы уезжаете в путешествие, и вы не хотите, чтобы ваш отпуск прерывался электронными письмами Outlook, но вам все равно нужно иметь дело с этими письмами вовремя, теперь вам нужно пересылать свои входящие сообщения другим и позволять им помогать вам справляться с этим как можно быстрее. В этом руководстве вы найдете несколько способов автоматического пересылки сообщений электронной почты в Outlook.

Быстрое задание правила для автоматической пересылки всех входящих писем определенному получателю в Outlook

Вообще говоря, мы можем установить правило для автоматической пересылки писем указанным получателям, таким как ваша другая учетная запись электронной почты, ваш Gmail или ваши коллеги и т. Д. Но все, что мы знаем, потребует много времени, чтобы настроить собственное правило в Перспективы. Теперь мы представляем Kutools для Outlook (Автоматический) вперед которая может устанавливать правило автоматической переадресации только с несколькими кликами. Нажмите для бесплатной пробной версии 60-дня без ограничений!

Kutools for Outlook : 100 + Новые расширенные инструменты для Outlook.
Office Tab : Включить редактирование вкладок и просмотр в офисе , Just Like Chrome, Firefox, IE 8 / 9 / 10.
Классическое меню : Принесите старые меню и панели инструментов назад для Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019.

Автоматическая пересылка сообщений электронной почты с созданием правила в Outlook

1 , Пожалуйста, нажмите Главная > Правила > Правила и предупреждения менеджера , Смотрите скриншот:

2 , В Правила и предупреждения диалога под Правила электронной почты , нажмите Новое правило вариант.

3 , Затем Мастер правил диалоговое окно. Под Начать с пустого правила Выберите Применить правило для сообщений, которые я получаю , А затем нажмите Следующяя продолжать.

4 , Выбор любого условия позволяет пересылать конкретное письмо, соответствующее вашим требованиям. Но снимите все условия, правило будет применяться к каждому полученному вами сообщению. Когда вы отключили все условия, нажмите Следующяя затем появится окно подсказки, щелкните Да .

5 , Теперь в новом диалоговом окне «Мастер правил» выберите направлять его людям или публичной группе вариант В шаг 1 раздел и нажмите люди или общественная группа in Шаг 2 раздел. Смотрите скриншот:

6 . Когда Адрес правила щелкните по желаемому адресу, затем нажмите к (вы также можете дважды щелкнуть по адресу, чтобы выбрать его). Или вы можете напрямую ввести адрес электронной почты в к поле. Наконец нажмите OK .

7 , Теперь он возвращается к предыдущему окну, и вы можете видеть, что предыдущие люди или публичная группа были заменены указанным вами адресом электронной почты. Нажмите Следующяя для получения дополнительной информации.

8 , Когда появится диалоговое окно с исключениями, выберите любое исключение, которое вы хотите применить к этому правилу, и нажмите «Далее». Чаевые : Большинство пользователей исключают исключения.

9 , Теперь вы попадаете в последнее диалоговое окно «Мастер правил», введите имя для нового правила в Шаг 1 поле, проверить параметры в Шаг 2 и нажмите Конец кнопка. Смотрите скриншот:

10 , Теперь вы вернетесь в диалоговое окно «Правила и предупреждения», нажмите OK чтобы закрыть его.

Автоматическая пересылка сообщений электронной почты с помощью Kutools for Outlook

Вышеупомянутый метод правил устаревания является сложным и трудоемким для многих пользователей Outlook. Здесь с автоматическим вперед полезности Kutools for Outlook , вы можете легко форматировать все электронные письма при получении в Outlook.

1 , Включите эту утилиту, нажав Kutools > вперед > Менеджер автоперевозок , Смотрите скриншот:


Внимание : Если у вас нет правила автоматической переадресации, вы можете войти в диалогового окна, нажав Включить автоматическое переключение .

2 , В появлении Настройки автоматической пересылки диалогового окна, нажмите Новинки Кнопка.

3 . В Автопересылка диалоговое окно, (1) введите имя для нового прямого правила в Название правила коробка; (2) нажмите Получатели и укажите адрес электронной почты, который будет отправлен в открывшемся диалоговом окне; (3) проверить Все получающие электронные письма вариант; (4) И нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот выше:

4 , Когда он вернется в Настройки автоматической пересылки диалоговое окно, вы можете увидеть правило, которое вы только что создали, отображая внутри. Пожалуйста, нажмите OK чтобы завершить настройки.
Внимание : С Kutools for Outlook Автора Автоматическая пересылка утилита, вы можете не только автоматически перенаправить все электронные письма при получении, но также автоматически пересылать определенные электронные письма по специальным критериям, таким как адрес электронной почты , предмет , и т. д. в Outlook.

Виды сообщений " предназначено для ввода и настройки автоматически отправляемых SMS-сообщений. (Это окно открывается через пункты Главного меню программы "Справочники" - "Виды SMS сообщений".)

В левой части этого окна находится таблица со списком "Мест запуска" (групп) сообщений. Ее содержимое пользователи программы редактировать не могут.

В правой части окна находится таблица с записями о видах сообщений, которую можно редактировать в определенных пределах. Можно изменять тексты сообщений и условия их отправки.

Окно "ВИДЫ СООБЩЕНИЙ". Щелкните чтобы увеличить.

Назначение кнопок в верхней части этого окна:

- Переключить признак "Невидимый режим " отправки сообщений. Если у сообщения включен этот признак, то оно отправляется без вывода на экран окна с текстом сообщения. То есть без участия оператора.
- Переключить признак "Не отправлять " выделенного сообщения. Этот признак предназначен для временного отключения вида сообщений. Если он включен то данный вид сообщений отправляться не будет.
-Кнопки для упорядочивания списка видов сообщений.

В настоящее время имеется три "Места запуска" сообщений:

• В конце рабочего дня
• В середине дня
• После начислении бонуса клиенту

Чтобы включить автоматическую отправку SMS-ок нужно в окне настройки программы на вкладке "Вид" указать время отправки сообщения.

Большинство рядовых пользователей работает с электронной почтой непосредственно на сайте. Предоставляемого им функционала вполне достаточно для создания и получения писем. Но что делать, если необходимо одно и то же письмо отправить большому числу людей, требуется отослать определенное послание в конкретное время, продолжать отправлять письма без участия человека, пока тот нежится на пляже в отпуске? В таких случаях на помощь приходят всевозможные программы и сервисы автоматической рассылки. Они различаются по функционалу, платности/бесплатности, особенностям работы и многим другим факторам, но то, что их объединяет, - для работы им не нужно постоянное присутствие человека. Рассылка писем может осуществляться круглые сутки с различным настраиваемым интервалом.

Зачем нужны рассылки?

Мнение, что основным и наиболее результативным маркетинговым инструментом является сайт, далеко от истины. Большая часть покупателей товара или услуги при однократном визите на веб-страницу еще не готова принять решение о совершении покупки. Причины могут быть различными, и не на последнем месте стоит банальная забывчивость. Клиенты просто не помнят, что видели что-то, что привлекло их внимание. Некоторым потенциальным покупателям приходится неоднократно напоминать о себе, пока они, наконец, не совершат покупку. И автоматическое письмо, направляемое по электронной почте, служит таким напоминанием.

Возможности и сервисов

Существует множество программ и сервисов автоматической рассылки корреспонденции, как платных, так и бесплатных. Их функционал не ограничивается только отправкой писем без участия человека, его возможности гораздо шире:

1. Перед массовой рассылкой эффективность писем можно протестировать на выбранной группе пользователей, изучив статистику отправки и доставки этих писем, активность клиентов после их получения.
2. Сервисы позволяют регулярно актуализировать список подписчиков, обрабатывая сервисные сообщения об ошибках доставки. Таким образом, ресурсы системы не тратятся на бесполезные действия по рассылке на несуществующие более адреса.
3. Статистические данные по переходам по ссылкам в письмах помогут оценить эффективность рекламной кампании.
4. Встроенная технология определения месторасположения подписчиков позволит подбирать письма для рассылки, исходя из географии.
5. База для осуществления рассылки писем может быть пополнена различными автоматическими способами, к примеру, сканированием сайтов в сети.

Настраиваются также автоматические ответы на письма. Это окажется полезным, например, при отъезде. Написавшему можно сообщить, что письмо получено, но ответ на него будет по возвращении через какое-то время. Если произошла смена адреса электронной почты, то получить отправляемые на старый адрес почту очень легко - достаточно настроить пересылку. Но как сообщать всем пишущим, что старый адрес более неактуален, и в следующий раз лучше писать сразу на другой? И в этом поможет автоматическое письмо.

Такие программы обычно имеют шаблоны типичных писем, которые легко можно модифицировать под себя. Благодаря всему этому автоматическая рассылка позволяет продвигать товары и услуги с минимальными затратами времени и средств на рекламу, обработку и анализ корреспонденции.

Что рассылать?

Наибольшей популярностью пользуются письма-приветствия (например, после регистрации на ресурсе) и благодарности (к примеру, за совершенный заказ или долговременное сотрудничество с компанией).

Приветствия являются наиболее читаемыми письмами. Люди привыкли видеть их, большинство их открывает в поисках какой-то полезной или интересной информации.

В письмах-благодарностях могут содержаться данные о заказе, способе доставки, различных акциях и скидках постоянным клиентом. Все это привлекает людей, и такие письма тоже, как правило, читаются или хотя бы вскользь проглядываются.

Автоматическое письмо может предлагать товары, сопутствующие тем, которые человек приобрел, или которыми интересовался. Письма позволят поздравить, к примеру, с днем рождения, сделав индивидуальное выгодное предложение.

Для работы со сложными проблемами клиентов, конечно же, уже понадобятся специалисты. Но более простые вопросы благодаря автоматическим письмам могут решаться в круглосуточном и ежедневном режиме тогда, когда они нужны пользователям.

Среди всего разнообразия программ и сервисов хорошо известна программа Outlook от Microsoft, поэтому способы создания рассылок, автоматических ответов и переправления определенных писем на другие адреса будут рассмотрены именно на ее примере.

Рассылка

Чтобы большой группе людей, нет необходимости каждый раз добавлять их в список адресатов вручную. Для этого можно создать список рассылки. На вкладке «главная» в программе необходимо выбрать пункт «создать группу контактов», затем указать имя для этой группы и добавить в нее участников. Список участников и название группы при необходимости редактируются или удаляются полностью. Один и тот же контакт может входить в сколь угодно большое число групп пользователей, которым будет выполняться автоматическая рассылка писем. Это позволяет экономить немало времени.

Автоматическое письмо: как сделать

Иногда бывает необходимость отправить автоматическое письмо в строго определенное время, причем в отсутствие самого отправителя у компьютера. Автоматическая отправка писем Outlook позволяет сделать и это. Следует написать обычное письмо, при необходимости вложить в него нужные файлы, указать адресата (адресатов) или список рассылки, а затем перейти к разделу меню «параметры». Далее в этом разделе выбирается пункт «задержка доставки», а затем - «не доставлять до». Потом настраиваются все необходимые параметры, в том числе дата и время отправки письма, наличие или отсутствие уведомлений о доставке и прочтении и т. д.

После указания всех нужных данных следует отправить письмо. Оно сохранится в папке отправленных писем, но реально уйдет получателю только в указанный день и час. Важно, чтобы в это время компьютер был включен, программа была на нем запущена, а также присутствовало интернет-соединение. Если же эти условия не были созданы в нужный момент, то автоматическая отправка писем произойдет в тот момент, когда они, наконец, будут выполнены. Это не очень удобно, однако тут ничего нельзя поделать.

Автоматическая пересылка писем Outlook

Переправляться от первого адресата к другим письма могут двумя способами - пересылкой и перенаправлением. Пересланные письма отличаются наличием в теме аббревиатуры FW, а получатель видит, с какого адреса письмо было отправлено изначально, а с какого потом переслано ему. Перенаправление для получателя никак не заметно, он видит письмо как отправленное первым отправителем.

Управление пересылкой

Можно настроить либо переправку абсолютно всех писем, либо создать правила, регламентирующие, что и когда должно пересылаться. При этом перенаправленные письма сохраняются в папке «Входящие». Программа анализирует присланное письмо, и если оно соответствует условиям, указанным в правилах, то выполняет заданное этим правилом действие. Это может быть не только автоматическая пересылка писем или ответ на них, но и перекладывание его в определенную папку, т. е. сортировка, удаление и т. д.

Чтобы создать правила обработки входящей корреспонденции, необходимо выбрать пункт «правила» на главной вкладке программы. Далее в меню «управление правилами и оповещениями» уже непосредственно настраиваются алгоритмы обработки получаемых писем.

Запрет пересылки

Некоторые письма не могут быть пересланы - это происходит, когда отправитель установил на посылаемую им корреспонденцию защиту, не позволяющую получателю делиться этой информацией с кем-либо еще. Такое ограничение снимается только отправителем, получатель не сможет этого сделать никаким способом.

Также в компаниях системный администратор может устанавливать собственные правила, ограничивающие или запрещающие полностью пересылку писем за пределы сети предприятия, а иногда и внутри нее. Это делается для защиты корпоративной информации.

Автоответы

При отсутствии адресата на месте из-за командировки, отпуска, болезни или по каким-то иным причинам могут быть настроены автоматические ответы на письма. Если почта располагается на корпоративном то также можно создать различные ответы на письма, приходящие от прочих сотрудников компании, и на получаемые извне.

Для включения этой функции в меню программы в разделе «файл» выбирается пункт «автоответы», где необходимо выбрать «отправлять автоответы». В этом разделе пишется сам текст писем, а также указывается период, в течение которого эти ответы будут отправляться. Если до окончания этого периода пользователь появится в сети, то ему будет предложено отключить функцию.

На период действия автоответов можно задать правила обработки почты, к примеру, на пересылку их другим сотрудникам компании, которые могут решать возникшие вопросы, и т. д.

В программе доступна подробная справка, а также помогающие избежать распространенных ошибок при работе с ней.