Итак, Вы создали рабочую книгу в Excel полную данных. Она чётко организованна, информация актуальна, форматирование в точности, как было задумано. Вы решили напечатать бумажный вариант этой таблицы… и всё пошло кувырком.

Таблицы Excel не всегда здорово выглядят на бумаге, поскольку не созданы для того, чтобы подходить под формат печатной страницы. Они созданы быть длинными и широкими, насколько это потребуется. Это отлично для редактирования и просмотра на экране, но вызывает затруднения при печати документов, поскольку данные не всегда могут полностью уместиться в стандартный формат бумажного листа.

Все эти трудности вовсе не означают, что невозможно заставить таблицу Excel выглядеть хорошо на бумаге. На самом деле это совсем не трудно. Следующие 5 приемов для печати в Excel помогут Вам в решении этой проблемы. Все они должны одинаково работать в Excel 2007, 2010 и 2013.

1. Пользуйтесь предварительным просмотром страницы перед печатью

При помощи инструмента Print Preview (Предварительный просмотр) Вы можете в точности увидеть, как будет выглядеть таблица на печатной странице. С точки зрения экономии времени и бумаги, Print Preview (Предварительный просмотр) – это Ваш главный инструмент при печати. Вы можете даже вносить некоторые изменения, например, перетаскивать мышью границы печати, чтобы сделать их шире или уже. Воспользуйтесь этим инструментом после настройки параметров печати и компоновки, чтобы убедиться, что таблица выглядит так, как Вы этого хотите.

2. Решите, что должно быть напечатано

Если Вам нужна только небольшая часть данных, не стоит печатать всю рабочую книгу – напечатайте выбранные данные. Вы можете распечатать только тот лист, который в данный момент просматриваете, выбрав в настройках печати Print Active Sheets (Напечатать активные листы), или выбрать Print Entire Workbook (Напечатать всю книгу), чтобы распечатать весь файл. Кроме этого, Вы можете напечатать небольшой участок Ваших данных, выделив нужную область и выбрав Print Selection (Напечатать выделенный фрагмент) в настройках печати.

3. Максимизируйте доступную площадь

Вы ограничены размерами листа бумаги, на которой печатаете, но есть способы выжать максимум из его площади. Попробуйте изменить ориентацию страницы. Ориентация по умолчанию хороша для данных, где больше строк, чем столбцов. Если же Ваша таблица в ширину больше, чем в высоту, измените ориентацию страницы на landscape (альбомная). Всё ещё требуется больше места? Вы можете изменить ширину границ по краям страницы. Чем они меньше, тем больше места остаётся для данных. В конце концов, если Ваша таблица не слишком большая, попробуйте поиграть с инструментом Custom Scaling Options (Масштаб), чтобы вместить все строки или все столбцы, либо рискните полностью вписать таблицу на один печатный лист бумаги.

4. Используйте печать заголовков

Если таблица занимает больше одной страницы, то становится сложно понять, к чему относятся конкретные данные, поскольку Excel по умолчанию печатает заголовки столбцов только на 1-м листе. Команда Print Titles (Печатать заголовки) позволяет печатать заголовки строк или столбцов на каждой странице, что значительно упрощает чтение данных.

Вы уже умеете размещать в ячейках Excel числовые данные, выполнять расчеты и оформлять результаты в виде диаграмм. Осталось научиться распечатывать полученные документы. На занятии рассматриваются следующие операции, помогающие подготовить листы Excel к печати:

ориентация страницы;

Настройка полей;

Добавление колонтитулов;

Конечно, проблему можно немного подойти с другой стороны, а продажи отдельных продуктов представлены в виде трех групп, в которых каждый столбец будет представлять данный месяц, как показано в таблице ниже. Этот тип диаграммы очень похож на диаграмму столбцов, потому что он показывает серию данных, которые вместо представления в виде вертикальных столбцов показаны в виде горизонтальных баров.

Пример такой диаграммы показан на рисунке ниже. График показывает площадь континентов, градиентная заливка определяется в дополнение к области графика, и для каждого из баров определен отдельный цвет. Эта диаграмма наиболее часто используется при анализе анкет, чтобы проиллюстрировать количество ответов, заданных для данного вопроса. Графы этого типа используются при представлении значений, которые являются непрерывными данными, такими как количество проданных товаров или выручка.

Сортировка данных;

Фильтрация;

Отображение заголовков строк и столбцов на всех страницах;

Скрытие ячеек и листов;

Разбиение на страницы.

Чтобы быстро распечатать лист Excel, достаточно щелкнуть на кнопке Печать (Print) панели инструментов Стандартная. Однако результат этой операции, скорее всего, не удовлетворит вас. Он хорош для вывода черновиков, но совершенно не подходит для печати чистовых документов, которые должны быть хорошо оформлены и не терпят присутствия излишней информации. Поэтому перед окончательной печатью листов Excel нужно настроить масштаб и поля страниц, отсортировать данные таблиц, выделить диапазон печатаемых ячеек, указать способ расположения таблиц и диаграмм и выполнить некоторые другие операции.

Компоновка страниц

В целом настройка параметров печати в Excel похожа на аналогичную операцию в Word. Но листы Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы - в портретной. Если в Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в Excel они настраиваются отдельно для каждого листа.

Упражнение 1. Ориентация и масштаб страницы

Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица.х1s и распечатаем некоторые из ее листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки к печати - настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа.

Откройте файл Электронная таблица.xls.

Разверните лист Формулы, щелкнув на его корешке.

Этот тип диаграммы отличается от других, поскольку в нем отсутствует ось категории, что означает, что обе оси представляют собой значения данных. Поэтому он хорошо подходит для представления данных, между которыми зависят зависимости, например, графиков функций.

Слойный график можно сравнить с линейным графиком, но в отличие от него область под линией данных заполняется цветом. Ниже приведен пример многоуровневого графика, показывающего продажи электроники в отдельных кварталах. В случае слоистых графов мы имеем две и трехмерные диаграммы с возможностью кумулятивных значений. Ниже приведен пример трехмерного многоуровневого графика.

В таблице этого листа есть столбцы только для первых шести месяцев. Давайте расширим таблицу так, чтобы в ней разместились данные для всех 12 месяцев года. Это позволит научиться печатать широкие таблицы, не помещающиеся на лист целиком.

Выделите ячейки B1:G14 и нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте их в буфер обмена.

Выберите команду Вставка > Скопированные ячейки (Insert > Copied Cells), чтобы дублировать ячейки, выделенные на шаге 3.

График такого рода характеризуется тем, что для каждой категории зарезервирована отдельная ось. Эти оси имеют общую точку в середине графика, из которого они выходят наружу. Пример радарной диаграммы может быть представлен ниже - график показывает среднемесячное значение температур в течение одного года.

Для построения этого типа диаграммы следует использовать по крайней мере две серии. На графиках, описанных выше, используемые цвета использовались для различения отдельных рядов данных, и на этом графике используемый цвет представляет значения. Количество цветов, отображаемых на графике, зависит от определения единицы оси значений.

В открывшемся окне диалога выберите положение переключателя Диапазон со сдвигом вправо (Shift Cells Right), а затем щелкните на кнопке ОК. Ячейки, выделенные на шаге 3, будут дублированы с добавлением новых столбцов.

Теперь следует скорректировать заголовки столбцов. Для этого щелкните на ячейке В1 и протащите маркер нижнего левого угла рамки вправо, чтобы рамка охватила диапазон В1:М1. Excel автоматически сгенерирует последовательность названий месяцев.

Ниже приведен пример пузырькового графика. Расположение пузыря по отношению к оси дает нам информацию об области страны и населения, а размер пузыря - это плотность населения. Эти графики чаще всего используются для визуализации данных фондового рынка. Фондовый рынок требует от 3 до 5 серий данных.

На приведенном ниже рисунке показан пример такой диаграммы, показывающий данные, не связанные с фондовой биржей, но более обыденный товар, который является дневной температурой в июле. На графике мы можем прочитать самую низкую, самую высокую температуру, зафиксированную в течение дня, и расчетное среднее значение.

В столбце G остались пустые ячейки. Чтобы заполнить их соответствующими формулами расчета прироста продаж, выделите группу F10:Fl4, скопируйте ее, щелкните на ячейке G10 правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить. Тенерь лист будет выглядеть так, как показано на рис. 12.1.

Рис. 12.1. Обновленный лист Формулы

Выберите команду Файл > Параметры страницы (File > Print Setup).

Разверните в открывшемся окне диалога вкладку Страница (Page), показанную на рис. 12.2.

Рис. 12.2. Настройка ориентации страницы и масштаба

Рис. 12.3. Таблица в масштабе 100 %

Выберите положение переключателя альбомная (Landscape).

Чтобы увидеть предполагаемое размещение чисел на странице, щелкните на кнопке Просмотр (Print Preview). Если выбран стандартный размер бумаги 4юрмата А4, то окажется, что на страницу не влезают все столбцы (рис. 12.3).

Нажмите клавишу Page Down и вы увидите, что ячейки крайнего правого столбца перенесены на вторую страницу. Это неудобно. Следует изменить масштаб, чтобы все столбцы таблицы по ширине вписывались в одну страницу.

Вы только что ввели свой первый график. Если у вас возникли проблемы с указанием типа диаграммы, обратитесь к значку: Избранные диаграммы. Выбор значка отобразит новое окно, в котором программа представляет несколько вариантов визуализации выбранных данных. Они наиболее часто встречаются на вкладке «Избранные графики», если они вам не подходят, или если вы хотите создать собственную диаграмму, выберите вкладку «Все графики».

Диаграмма была вставлена. Эффект нашей предыдущей работы может показаться нам нехорошим, поэтому, чтобы получить график, который соответствует нашим ожиданиям, мы можем использовать ряд опций, выбор которых позволит нам настроить внешний вид и схему диаграммы.

Примечание

В полученной таблице данные столбцов H-L повторяют числа столбцов B-G. Если хотите, измените величины в некоторых ячейках. В упражнениях этого занятия конкретные числовые значения ячеек несущественны.

Щелкните на кнопке Страница (Setup) панели инструментов, чтобы вернуться в окно диалога Параметры страницы (Page Setup).

Выбор значка приведет к тому, что программа предложит несколько макетов для создания графика. Модификации включают такие параметры, как названия осей, легенда, метка данных или название диаграммы. Как и другие объекты, помещенные на листе, такие как форма или изображение, а в случае графиков можно изменить его положение или размер. Чтобы изменить параметры диаграммы, активируйте диаграмму, когда вы выберете график, появятся новые вкладки, на которых группируются параметры диаграммы.

Количество доступных опций зависит от типа объекта. Ниже приведен пример редактирования диаграммы. Чтобы изменить размер диаграммы, активируйте ее, а затем выберите один из элементов управления, доступных в углах объекта, но также по сторонам диаграммы, чтобы определить желаемый размер. Точный размер также доступен на вкладке «Форматирование» в разделе «Размер».

Раздел Масштаб (Scaling) этого окна диалога позволяет уменьшать или увеличивать печатаемые объекты. С помощью счетчика установить (Adjust To) можно выбрать любой масштаб, рассчитываемый в процентах от исходного размера страницы. (Не забудьте при этом выбрать соответствующее положение переключателя.) Можно поступить и по-другому. Excel умеет сам подгонять размер таблицы под площадь страницы.

Примечание

Счетчики, расположенные в строке Разместить..., позволяют указать инструменту автоматического масштабирования, какое число страниц должна занимать таблица по ширине и высоте.

Выберите положение переключателя Разместить... (Fit To) и оставьте в обоих счетчиках, соответствующих этому положению, числа 1.

Щелкните на кнопке ОК. Теперь вся таблица помещается на одну страницу. Если вы снова щелкнете на кнопке Страница, то увидите в счетчике установить величину 96%. Это тот масштаб, который был выбран программой Excel для печати листа Формулы. При необходимости можете скорректировать его.

Упражнение 2. Настройка полей

Поля формируют пустую рамку вокруг информативной области страницы. Уменьшая их, можно немного увеличить размер печатаемой таблицы.

1. Снова щелкните на кнопке Страница.

   В окне диалога Параметры страницы раскройте вкладку Поля (Margins), показанную на рис. 12.4.

Рис. 12.4. Настройка полей

Уменьшите значение счетчика левое (Left) до 1 см.

Точно так же, до 1 см, уменьшите значение счетчика правое (Right).

Таблица листа Формулы невелика по высоте. Давайте напечатаем ее посередине страницы. Для этого установите флажок вертикально (Vertically).

Щелкните на кнопке ОК.

Ширина области печати увеличилась. Если снова посмотреть на вкладку Страница окна диалога Параметры страницы, то можно заметить, что режим автоматической настройки размеров сразу же увеличил масштаб, подогнав таблицу под новый размер области печати.

Щелчком на кнопке Закрыть (Close) выйдите из режима предварительного просмотра.

Упражнение 3. Добавление колонтитулов

Колонтитулы позволяют добавлять в нижнюю и верхнюю часть страниц заголовки и описания, дублирующиеся на всех страницах. Если таблица длинная, в колонтитуле удобно разместить ее , номера страниц, файла документа и листа, на котором размещена таблица.

1. Выберите команду Вид > Колонтитулы (View > Header And Footer). Откроется вкладка Колонтитулы (Header/Footer) окна диалога Параметры страницы, показанная на рис. 12.5. В раскрывающихся списках Верхний колонтитул (Header) и Нижний колонтитул (Footer) можно выбрать один из стандартных вариантов оформления колонтитулов.

Рис. 12.5. Настройка колонтитулов

Раскройте список Верхний колонтитул и выберите пункт Формулы; Страница 1 (Формулы; Page 1). Этот вариант добавляет в верхнюю часть каждой страницы листа с исходными данными и порядковый номер страницы. В верхней части вкладки Колонтитулы появится пример оформления верхнего колонтитула.

Примечание

Если нужно, чтобы нумерация страниц начиналась не с единицы, введите номер для первой страницы в поле Номер первой страницы (First Page Number) вкладки Страница того же окна диалога.

Если стандартные схемы компоновки колонтитулов вас не устраивают, воспользуйтесь кнопками, расположенными в средней части окна диалога.

Чтобы настроить нижний колонтитул, щелкните на кнопке Создать нижний колонтитул (Custom Footer). Открывшееся окно диалога (рис. 12.6) имеет три списка и несколько кнопок. С помощью этих кнопок можно размещать различные объекты в списках, задающих содержимое левого края колонтитула, его центральной части и правого края.

Щелкните в списке Слева (Left Section).

Рис. 12.6. форматирование колонтитула

Щелкните в центральной части окна на четвертой справа кнопке. В списке появится ссылка &[Файл] (&), генерирующая названия файла документа.

Введите перед ней текст Имя файла:.

Щелкните в списке Справа (Right Section) и введите текст Время создания:.

Щелкните на кнопке с календарем, поместив в колонтитул ссылку на дату &[Дата] (&).

Нажмите клавишу Пробел и щелкните на кнопке с циферблатом часов, кото рая добавляет ссылку на время печати документа &[Время] (&).

Закройте окно диалога щелчком на кнопке ОК.

Примечание

Высота нижнего и верхнего колонтитулов настраивается на вкладке Поля окна диалога Параметры страницы.

Теперь в нижний колонтитул будет выводиться имя файла таблицы, а также дата и время печати файла с соответствующими подписями. Если вы хотите увидеть страницу с добавленными колонтитулами, выберите команду Файл > Предварительный просмотр (File > Print Preview).

Сортировка и фильтрация

Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их.

Упражнение 4. Сортировка данных

Сортировать данные приходится не только при печати документа. Размещение строк таблицы в порядке возрастания одного из параметров помогает искать нужные записи. Печать чистового варианта документа - подходящий момент для того, чтобы упорядочить данные, если они вводились в спешке и оказались расположенными не должным образом. Давайте рассортируем клиентов в верхней таблице листа в порядке увеличения продаж в апреле месяце.

Щелкните на любой ячейке столбца Апрель верхней таблицы.

Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) панели инструментов Стандартная. Расстановка строк поменяется так, что числа в столбце Апрель будут увеличиваться сверху вниз (рис. 12.7).

Рис. 12.7. Таблица упорядочена по возрастанию продаж в апреле

Сравните заголовки строк верхней таблицы с заголовками нижней и вы увидите, что переставлены строки целиком, а не только ячейки столбца Апрель. (Раньше порядок заголовков в двух таблицах совпадал.) Для сортировки таблицы по убыванию следует щелкнуть на кнопке Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Объемы продаж клиентам РИФ и Викинг в апреле совпадают (они равны 11000). Если таких совпадающих значений много, приходится дополнительно упорядочивать таблицу по второму признаку. Например, алфавитный список покупателей следует упорядочить сначала по столбцу с фамилиями, а затем по столбцу с именами, чтобы информация о людях с одинаковыми фамилиями располагалась по ал4)авиту имен. Чтобы дополнительно упорядочить таблицу по возрастанию, продаж в мае (при условии равенства продаж в апреле), выполните следующие действия.

Выберите команду Данные > Сортировка (Data > Sort). Откроется окно диалога, показанное на рис. 12.8. В разделе Сортировать по (Sort By) уже введено условие сортировки по возрастанию значений столбца Апрель, которое было назначено на шаге 2.

Рис. 12.8. Настройка условия сортировки

В раскрывающемся списке Затем по (Then By) выберите столбец Май.

Оставьте выбранным положение переключателя по возрастанию (Ascending).

Щелкните на кнопке ОК. Теперь строки клиентов Викинг и РИФ поменяются местами, поскольку числа 4000 и 12000 располагаются по возрастанию.

Примечание

Обратите внимание, что при сортировке номера строк не меняются, то есть перемещаются сами данные. Поэтому выполненную операцию сортировки нельзя отключить. Для возврата прежнего расположения строк можно лишь воспользоваться стандартной командой отмены операции. После сохранения файла вернуть прежний порядок строк невозможно.

Упражнение 5. Фильтрация

При печати больших таблиц бывает удобно урезать их путем фильтрации интересующих вас строк. Предположим, что вам понадобилась информация только по трем клиентам, которые в мае имели максимальные объемы сделок. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги.

Щелкните в любой ячейке верхней таблицы листа Формулы.

Выберите команду Данные > Фильтр > Автофильтр (Data > Filter > AutoFilter). В ячейках первой строки таблицы появятся кнопки раскрывающихся списков, обеспечивающих фильтрацию по любому из столбцов (рис. 12.9).

Щелкните на кнопке со стрелкой в ячейке F1 столбца Май.

Выберите в раскрывшемся списке пункт Первые 10... (Top 10...). Откроется окно диалога настройки условия фильтрации, показанное на рис. 12.10.

Фильтры типа Первые 10... позволяют выделить несколько строк с максимальными или минимальными значениями в одном из столбцов таблицы. Левый список окна диалога автофильтра позволяет указать, нужно ли фильтровать максимальные или минимальные значения параметра. Правый список задает единицы измерения (строки таблицы или процент от общего числа строк) для счетчика, расположенного посередине, который задает количество или процентную долю оставляемые строк таблицы.

Рис. 12.9 . Список автофильтра

Введите в счетчик окна диалога автофильтра число 3.

Щелкните на кнопке ОК.

В верхней таблице листа останутся только три строки, имеющие максимальные числа в столбце Май. Обратите внимание, что исчезнувшие строки 2 и 5 не пропали. Они просто скрыты с экрана, о чем говорит отсутствие номеров этих строк. Excel позволяет фильтровать данные сразу по нескольким столбцам. Давайте выделим тех клиентов, которые входили в тройку ведущих по объему сделок как в мае, так и в июне.

Щелкните на стрелке раскрывающегося списка ячейки G1 и выберите пункт Первые 10....

Введите в счетчик открывшегося окна диалога число 3 и щелкните на кнопке ОК. Теперь в таблице останутся только два клиента - Диалог и РИФ.

Рис. 12.10. Окно диалога автофильтра

Примечание

Для отмены фильтрации только по одному из столбцов раскройте список в его первой ячейке и выберите пункт Все (АН). Пункт Условие... (Custom...) этого же списка позволяет настраивать более сложные условия фильтрации. Другие пункты списка оставляют в таблице только те строки, в которых ячейка данного столбца содержит величину, выбранную в этом списке автофильтра.

Стрелки тех списков автофильтра, в которых назначена фильтрация, выделяются синим цветом, чтобы пользователь не забыл о назначенных условиях отображения строк.

Чтобы отменить фильтрацию, выберите команду Данные > Фильтр > Отобразить все (Data > Filter > Show All). На лист вернутся все пять исходных строк таблицы.

Чтобы отключить автофильтр, повторно выберите команду Данные > Фильтрация > Автофильтр (Data > Filter > AutoFilter).

Выбор печатаемых объектов

Кроме фильтров есть и другие способы уменьшить печатаемую область. Непосредственно перед печатью листа можно настроить режим печати заголовков столбцов, скрыть ненужные строки и столбцы, задать диапазон печатаемых ячеек и указать способ разбиения листа Excel на страницы.

Упражнение 6. Разбиение на страницы

При печати больших листов программа сама разбивает их на страницы. Однако такое автоматическое деление может вам не подойти. Лист Формулы фактически содержит две отдельные таблицы, которые при печати располагаются на одной странице. Давайте вставим линию разделения страниц, чтобы эти таблицы печатались на двух отдельных листах бумаги.

1. Выберите команду Вид > Разметка страницы (View > Page Break Preview). Excel переключится в другой режим просмотра, в котором синие линии показывают границы страниц.

   Чтобы иметь возможность ручной настройки страниц, следует отключить режим автоматического масштабирования таблицы. Для этого выберите команду Файл > Параметры страницы и на вкладке Страница открывшегося окна диалога выберите положение переключателя Установить. Затем щелкните на кнопке ОК.

   Щелкните на ячейке D7.

   Выберите команду Вставка > Разрыв страницы (Insert > Page Break). На листе появятся две новые линии деления на страницы. Одна слева от выделенной ячейки, а вторая - сверху. Теперь лист будет печататься на четырех страницах.

Рис. 12.11. Режим разметки страницы

Чтобы просмотреть полученный вариант деления на страницы, щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) панели инструментов Стандартная. Затем для перехода по страницам пользуйтесь клавишами Page Up и Page Down.

Щелчком на кнопке Закрыть вернитесь в режим разметки страницы.

В наши планы не входило деление на четыре страницы. Вертикальная синяя линия лишняя, ее нужно убрать.

Поместите указатель на границу столбцов С и D, чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку."

Нажмите кнопку мыши и перетащите линию раздела страниц влево за пределы листа. Подобным перетаскиванием границ можно не только убирать линии раздела, но и перемещать их по листу Excel, изменяя конфигурацию страниц.

Теперь лист разделен на две страницы по горизонтали, как показано на рис. 12.11. Чтобы оценить полученный вариант разбиения листа, снова воспользуйтесь режимом предварительного просмотра.

Примечание

Чтобы убрать все установленные разрывы страниц, щелкните в Пределах листа правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сброс разрывов страниц (Reset All Page Breaks).

С помощью команды Вид > Обычный (View > Normal) вернитесь в обычный режим.

Обратите внимание, что теперь в листе появились пунктирные линии между парами строк 6-7 и 14-15. Эти линии соответствуют настроенным границам страниц

Упражнение7. Скрытие строк и столбцов

Скрывать определенные ячейки можно не только с помощью фильтрации. Программа позволяет вручную указывать те столбцы и строки, которые временно нужно сделать невидимыми. Столбцы N и 0 листа Формулы содержат не слишком важную информацию, их не нужно печатать. Скрыв их, вы сможете немного увеличить масштаб печати. Необходимый результат достигается с помощью следующих операций.

Протащите указатель мыши по кнопкам столбцов N и 0, чтобы выделить эти столбцы.

Выберите команду Формат > Столбец > Скрыть (Format > Column > Hide).

Выделенные столбцы временно исчезнут. Подобным способом можно скрыть и ненужные строки.

Примечание

Чтобы вернуть скрытые столбцы или строки, выполните соответственно команды Формат > Столбец > Отобразить (Format > Column > Unhide) или Формат ^ Строка > Отобразить (Format » Row > Unhide).

Щелчком на кнопке Предварительный просмотр (Preview) панели инструментов выведите на экран предполагаемый вид первой страницы.

Щелкните на кнопке Страница. Затем па вкладке Страница открывшегося окна диалога подберите значение счетчика Установить так, чтобы по ширине столбцы листа занимали все пространство страницы. По всей видимости подходящим будет значение 115%.

Упражнение 8. Заголовки строк и столбцов

При печати листа на нескольких страницах заголовки столбцов или строк видны не на каждой из них. В нашем примере на второй странице нет названий месяцев. В такой ситуации полезно дублировать заголовки. Для этого выполните следующие шаги.

Выберите команду Файл > Параметры страницы.

Разверните вкладку Лист (Sheet).

Щелкните на кнопке в правой части поля сквозные строки (Rows To Repeat At Top), чтобы свернуть окно диалога и открыть доступ к ячейкам листа.

Щелчком на кнопке первой строки листа выделите ее.

Повторно щелкните на кнопке окна диалога, чтобы развернуть его до прежних размеров (рис. 12.12).

Рис. 12.12. Настройка автоповтора заголовков

Поле сквозные столбцы (Columns To Repeat At Left) вкладки Лист того же окна диалога дает возможность указать столбцы заголовков, которые должны повторяться в левой части каждой страницы. Флажки раздела Печать (Print) этой вкладки добавляют линии раздела ячеек, нумерацию ячеек, включают режимы черно-белой и черновой печати. В разделе Последовательность вывода страниц (Page Order) можно указать способ сортировки страниц при печати многостраничных таблиц.

Щелкните на кнопке ОК. Теперь названия месяцев будут выводиться на обеих страницах.

Упражнение 9. Задание диапазона ячеек

Чтобы распечатать только часть таблицы, не обязательно фильтровать ее или скрывать строки и столбцы. Можно просто указать диапазон тех ячеек, которые должны быть напечатаны. Обратите внимание, что на втором листе между заголовками столбцов и числами таблицы имеется большой пропуск. Давайте устраним его, исключив из диапазона печати пустые строки 7-9.

1. Выделите строки с 1 по 6.

   Нажмите клавишу Ctrl и протащите указатель по кнопкам строк 10-14, чтобы добавить их к имеющемуся выделению, как показано на рис. 12.13.

   Выберите команду Файл > Область печати > Задать (File > Print Area >Set Print Area). Теперь будут печататься только выделенные строки. Проверьте это в режиме предварительного просмотра.

Рис. 12.13. Задание диапазона печати

Примечание

Если после выполнения шага 3 вы раскроете вкладку Лист окна диалога Параметры страницы, то увидите в поле Выводить на печать диапазон (Print Area) ссылку 1:6;10:14, которая соответствует строкам, выделенным на шагах 1 и 2. То есть диапазон печати можно задавать и с помощью этого поля окна диалога Параметры страницы. Для сброса установленного диапазона печати достаточно выбрать команду Файл > Область печати > Убрать (File > Print Area > Clear Print Area).

Выполненные операции завершают настройку параметров печати листа Формулы. Но кроме таблицы нужно распечатать диаграмму, представляющую данные в графической форме. В следующем упражнении вы настроите параметры листа Диаграмма и распечатаете ее вместе с таблицей исходных данных.

Упражнение 10. Настройка диаграмм

Листы, целиком занятые диаграммами, имеют те же параметры печати, что и стандартные. Однако вкладка Лист окна диалога Параметры страницы для этих листов заменена вкладкой Диаграмма (Chart).

Щелкните на корешке листа Диаграмма.

Выберите команду Файл > Параметры страницы.

Раскройте вкладку Диаграмма, показанную на рис. 12.14.

Рис. 12.14. Параметры печати диаграммы

Чтобы диаграмма занимала весь лист целиком, выберите положение переключателя уместить на странице (Scale To Fit Page).

Примечание

Если диаграмма будет распечатываться на черно-белом принтере, установите флажок черно-белая (Print in black and white).

Щелкните на кнопке ОК.

Осталось только вывести листы на принтер. Для этого выполните следующие действия.

Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на корешке листа Формулы. Активным останется лист Диаграмма, но корешок Формулы станет белым, что указывает на выделенный статус листа. Теперь с помощью одной операции печати можно распечатать сразу два листа.

Выберите команду Файл > Печать (File > Print) или щелкните в режиме предварительного просмотра на кнопке Печать (Print) панели инструментов. Откроется окно диалога, показанное на рис. 12.15. Оно предлагает дополнительные способы задания диапазона печати.

Примечание

Чтобы выделить несколько смежных листов, щелкните на корешке первого из них, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на корешке последнего листа выделяемой группы.

Рис. 12.15. Печать листов

Убедитесь, что в разделе Печатать (Print Range) выбрано положение переключателя все (All).

Если вы хотите напечатать только некоторые страницы, выберите положение переключателя страницы (Page(s)) и введите необходимые номера в счетчики с (From) и по (То).

Выберите положение выделенные листы (Active Sheets) переключателя Вывести на печать (Print What).