Microsoft Word – один из самых популярных текстовых редакторов. Редактор обладает большими и постоянно растущими возможностями по обработке и оформлению текстов, со средним набором типов шрифтов, их размеров, возможностью расширения и с использованием графической информации. С помощью этого редактора можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ – от простой записки до оригинал – макета сложного издания.

Редактор разработан фирмой Microsoft и полностью использует преимущества пользовательского интерфейса ОС Windows. Существует множество версий данного редактора (MS Word 2000, MS Word 2002, MS Word 2003). Каждая новая версия является дальнейшим развитием предыдущей и сохраняет преемственность. Поэтому использование при работе новых версий MS Word обычно не вызывает у пользователей особых затруднений.

Любой текст, набранный в MS Word, называется документом. Каждый документ получает свое имя. Большие возможности MS Word имеет при работе со шрифтами. Возможно изменение начертания, размера, цвета и стиля шрифтов. Разнообразие шрифтов позволяет создавать документы разного типа: визитки, письма, брошюры, документацию, приглашения, объявления, вывески, книги и т.д. Доступна настройка всех параметров абзаца (отступ, межстрочный шаг, выравнивание).

MS Word позволяет создавать таблицы в тексте, которые можно видоизменять, а также проводить различные операции с ячейками таблицы. MS Word поддерживает работу с графикой. Под графикой подразумеваются рисованные картинки, фотографии, а также фигуры, создаваемые вручную. Имеется возможность разработки высокохудожественных надписей. Любой графический объект настраивается (яркость, контрастность, размер, цвет, положение и др.).

Использование MS Word позволяет выполнять многие операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить полноценные оригинал – макеты для последующего тиражирования в типографии. Имеется система готовых шаблонов и стилей оформления, функции автотекста и автокоррекции, форматная кисть, пользовательские панели инструментов, макроязык и др.

MS Word позволяет реализовать возможности новейших технологий связывания и встраивания объектов, которые дают возможность включать в документы текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях ОС Windows. Встроенные объекты можно редактировать средствами этих приложений.

Встроенный редактор формул позволяет осуществлять запись математических формул. Кроме всего перечисленного в MS Word имеется множество дополнительных функций, ускоряющих и облегчающих работу с текстами:

изменение масштаба просмотра документа;

создание колонтитулов и автоматическая нумерация страниц;

создание границ вокруг текста и страниц;

разработка своего стиля и использование его в дальнейшем для быстрого форматирования текста;

работа с макросами;

поддержка нескольких окон;

удобная справочная система;

проверка орфографии, грамматики и синтаксиса, поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;

проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов;

настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);

возможность предварительного просмотра документа перед печатью;

настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов бумаги;

вставка в текст специальных символов.

Редактор MS Word обладает отдельными недостатками. Имеются некоторые сложности с преобразованием файлов при переводе текстов, подготовленных с помощью более ранней версии в более позднюю и наоборот.

При подготовке крупных блоков сравнительно однородной текстовой информации (статьи, брошюры гуманитарной тематики) пользователю вполне достаточно применять основной набор операций (ввод, модификация текста, работа с фрагментами, поиск и замена). Эти операции быстрее выполняют более простые текстовые редакторы. Подготовленный в этих редакторах текстовый файл легко преобразуется в файл формата MS Word, а затем средствами этого редактора доводится до нужного вида, что может существенно экономить время.

Другим недостатком редактора является трудоемкость при вводе сложных математических выражений и формул.

Кроме того, он не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (атласы, альбомы, обложки), а также для редактирования высококачественных иллюстраций.

В зависимости от потребностей пользователя можно выбрать различные варианты этого редактора: минимальный, выборочный, стандартный, полный.

Р

Рис. 4.3.

ассмотрим возможности данного редактора на примере MS Word 2000,ярлык которого представлен на рисунке 4.3.

При работе в MS Word используется левая кнопка мыши, правая – в основном для вызова контекстного меню с дополнительными функциями. Большинство функций можно вызвать также с помощью специальных комбинаций «горячих» клавиш. Это позволяет экономить время, а работа с программой становится более эффективной. Все перемещения по столу мыши на экране повторяет курсор (указатель). Основная его форма – стрелка. В тексте курсор имеет форму вертикальной черты. Любая команда задается нажатием на кнопку. Кнопка имеет два состояния: включенное и выключенное. Под «нажатием» подразумевается наведение указателя на кнопку и одинарный щелчок левой кнопкой мыши.

Главное окно MS Word можно разделить на пять областей (рис. 4.4):

строка заголовка;

строка меню;

панели инструментов;

рабочая область;

строка состояния.

Строка заголовка помимо собственно заголовка содержит пиктограмму системного меню и кнопки управления окном.

Строка меню содержит команды основного меню. Все команды являются иерархическими. При выборе одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню (рис. 4.5).

Панели инструментов – удобное средство для быстрого выполнения команд и процедур. Для работы с панелями инструментов необходима мышь или аналогичное устройство позиционирования. Для того, чтобы выполнить команду или процедуру, представленную на панели инструментов соответствующей кнопкой, достаточно нажать мышью эту кнопку. Панели инструментов доступны в любой момент, поскольку они располагаются поверх окон документа.

Под строкой меню располагаются панели инструментов:Стандартная иФорматирование (рис. 4.6). Помимо этих двух панелей имеется большое число других панелей, показанных в таблице 4.1.

Таблица 4.1.
Панель инструментов	Состав, назначение	Примечание
Стандартная	Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением	Устанавливается по умолчанию
Форматирование	Элементы управления форматированием документа	Устанавливается по умолчанию
Visual Basic	Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web – сценариев	Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web – сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web – страниц
	Элементы управления для навигации в Web – структурах	В качестве Web – структур могут выступать World Wide Web, корпоративные сети Intranet
Web – компоненты	Комплект компонентов для создания элементов управления Web – страницей	Применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов, заявок и др.)
Word – Art	Элементы управления для создания художественных заголовков	Устанавливается по умолчанию
Автотекст	Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста	Одновременно предоставляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата
База данных	Элементы управления, характерные для работы с базами данных	В качестве базы данных могут выступать как таблицы MS Access, так и собственные таблицы MS Word
Буфер обмена	Средство управления буфером обмена	Буфер обмена в отличие от стандартного буфера обмена ОС Windows может содержать до 12 объектов
Настройка изображения	Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений	Позволяют настраивать яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта
Рамки	Элементы управления для создания фреймов	MS Word 2000 поддерживает два типа фреймов: фреймы в электронных документах и фреймы в печатных документах
Рецензирование	Элементы управления для редактирования и комментирования документов	Измененные данные сохраняются в документе на правах новых версий. Автор текста может просмотреть предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть
Рисование	Элементы управления и инструменты для выполнения простейших графических работ	Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов
Таблицы и границы	Элементы управления для создания таблиц	Предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах
Формы	Элементы управления для разработки стандартных форм	Позволяют создавать три типа форм: Web – формы, формы MS Word, печатные формы
Элементы управления	Компоненты ActiveX для создания элементов управления Web – страниц и Web – форм	Средства панели инструментов позволяют использовать около 150 готовых компонентов и установку дополнительных компонентов ActiveX

Строка состояния расположена в нижней части главного окна. В левой части строки состояния отображается информация о текущем документе (в соответствии с таблицей 4.2) и индикаторы режима работы.

Включение/выключение режимов работы осуществляется соответствующими командами (табл. 4.2).

Таблица 4.2.
Индикатор	Значение
Стр. 5	Порядковый номер видимой в окне страницы документа
Разд 1	Номер раздела, в котором находится видимая страница
	Номер видимой страницы/ общее число страниц в документе
На 19,1см	Расстояние от курсора ввода до верхнего края страницы
	Номер строки, в которой находится курсор
Кол 1	Номер позиции курсора в строке
	Индикатор режима записи макрокоманды
ИСПР	Индикатор режима редакторской правки
	Индикатор режима расширения маркировки
	Индикатор режима замены
УКРАИНСКИЙ	Индикатор языка

Рабочая область является основной для работы с документом, в которой могут быть одновременно открыты окна для нескольких документов.

Линейки позволяют визуально оценить текущее положения курсора в тексте. Однако в MS Word линейки выполняют дополнительные функции. Горизонтальная линейка позволяет визуально изменять:

отступы абзацев;

поля на странице;

ширину колонок и столбцов таблиц;

позиции табуляции.

При перемещении курсора маркеры отступов и позиции табуляции на горизонтальной линейке отражают установки для того абзаца, в котором находится курсор. Вертикальная линейка отображается вдоль левого поля страницы. С ее помощью можно быстро регулировать верхние и нижние поля страницы, а также высоту строк в таблице. Можно по своему усмотрению отображать линейки на экране или удалить их, освободив тем самым больше места для документа.

Режимы просмотра документов

В левой части горизонтальной полосы прокрутки располагаются кнопки режима просмотра (рис. 4.7). MS Word поддерживает несколько режимов представления документов.

Вобычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а

к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т. п.). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более важное значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрее, что важно при работе на малопроизводительных компьютерах.

В режиме Web – документа экранное представление не совпадает с печатным. Это отображение характерно для электронных публикаций в World Wide Web. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным.

В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенным для печати.

В режиме структуры документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. При его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панельСтруктура , элементы управления которой позволяют править структуру документа.

Выбор одного из четырех вышеуказанных режимов представления документа выполняют с помощью командных кнопок, расположенных в левом нижнем углу окна приложения, или командами меню Вид .

Через меню Вид доступно также специальное представление (пятый режим)Схема документа, при котором окно приложения имеет две рабочие панели. На левой панели представляется структура документа, а на правой – сам документ. Этот режим, сочетающий достоинства режимов разметки и структуры, полезен при навигации по объемному документу.

Через меню Файл доступны еще два режима представления документа, используемые для предварительного просмотра. Для электронных документов используют команду Файл –Предварительный просмотр Web – страницы , а для печатных документов –Файл –Предварительный просмотр . В первом случае созданный документ отображается как Web – страница в окне браузера, зарегистрированного ОС в качестве принятого по умолчанию.

Впроцессе работы можно изменятьмасштаб изображения : увеличить изображение до 200% – для детальной работы или уменьшить – для просмотра общего вида страницы. Кроме этого любой из перечисленных выше режимов можно отобразитьВо весь экран (команда из менюВид ), что позволяет опытному пользователю максимально использовать экранную область.

Контекстное меню позволяет выполнять многие из команд, не обращаясь к строке меню, что ускоряет выполнение типовых операций.

Вызов контекстного меню осуществляется нажатием правой кнопкой мыши в окне документа или клавишами Shift+F10 на клавиатуре. Содержание меню определяется характером работы в MS Word. Например, если нажать правую кнопку мыши в тот момент, когда указатель расположен в пределах текста на экране появится контекстное меню (рис. 4.8).

Создание документа

Основные этапы создания документа показаны на рисунке 4.9.

В текстовом процессоре Word 2000 принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.

При создании документа на основе существующего документа открывают готовый документ Файл –Открыть , сохраняют его под новым именемФайл –Сохранить как , затем выделяют в нем все содержимоеПравка –Выделить все и удаляют его нажатием клавишиDELETE , после чего получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом. Командой Файл –Создать открывают диалоговое окноСоздание файла , включают переключательСоздать документ и выбирают шаблон (рис. 4.10). Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблонНовый документ на вкладкеОбщие .

Созданный документ приобретает имяДокумент1 , принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав командуФайл –Сохранить как . Диалоговое окноСохранение документа (рис.4.11) в текстовом процессоре MS Word 2000 предполагает сохранение не только в папкуМои документы , но и в другие папки.

В левой части окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать локацию сохраняемого файла.

Журнал – логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из папок, которой пользовались в последнее время, это удобное средство доступа.

Мои документы – традиционная папка для хранения авторских документов в ОС Windows.

Рабочий стол – не слишком удобное место для хранения документов. Однако, если документ будет использоваться очень часто и всегда должен быть «на виду», его можно сохранить здесь.

Избранное – особая логическая папка пользователя, предназначенная для хранения ярлыков Web – страниц. Ее нецелесообразно использовать для сохранения текстовых документов.

Web – папки – особые папки, хранящиеся в Web – структурах, например, в World Wide Web или в корпоративной сети Intranet. В общем случае при использовании Web – папок сохранение документа происходит не на локальном компьютере, а на удаленном Web – сервере.

Специальные средства ввода текста

Остановимся на особенностях текстового процессора MS Word 2000, позволяющих автоматизировать ввод текста.

Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z . Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства – команда:Правка –Отменить действие и кнопкаОтменить действие на панели инструментовСтандартная . Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопкеОтменить действие ).

После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка –Вернуть действие или кнопкаВернуть действие на панели инструментовСтандартная .

Буфер обмена. При компиляции документа путем использования фрагментов текста, взятых из разных первоисточников, удобно пользоваться буфером обмена. Необходимые элементы управления находятся на панели инструментов Буфер обмена (Вид –Панели инструментов –Буфер обмена ).

Панель инструментовБуфер обмена (рис. 4.12) имеет три ряда по четыре ячейки для хранения данных (очередной ряд открывается только при заполнении предыдущего). О содержании конкретной ячейки можно судить по всплывающей подсказке, отображаемой при наведении указателя мыши на ячейку. При переполнении буфера обмена ячейки сдвигаются вниз, очередной элемент поступает в последнюю ячейку, содержимое первой ячейки теряется.

Копилка представляет собой средство множественной вырезки и вставки. Фрагмент документа может быть помещен в копилку не иначе, как вырезанием. В копилку можно поместить отдельные фрагменты текста, графики, таблицы и другие объекты из различных мест документа. Объекты, помещенные в копилку, хранятся там в порядке поступления. Элементы отделены друг от друга символами абзаца. Чтобы поместить текст или рисунок в копилку их выделяют, а затем нажимают клавишиCTRL+F3 .

Содержимое копилки можно вставить в требуемое место документа как единое целое. В дальнейшем можно изменить в документе порядок следования элементов копилки.

Вставка содержимого копилки в документ может осуществляться с сохранением содержимого копилки или с её очисткой, если необходимость в ее содержимом отсутствует.

Для вставки содержимого копилки с ее одновременной очисткой используют клавиши CTRL+SHIFT+F3 .

Для вставки содержимого копилки без ее очистки, в меню Вставка выбирают командуАвтотекст , а затем - командуАвтотекст , затем в полеИмя элемента выбераютКопилка и нажимают кнопкуВставить .

Для просмотра содержимого копилки выберают команду Автотекст в менюВставка , а затем - командуАвтотекст , после чего из списка элементов автотекста выбераютКопилка . Содержимое копилки появится в полеОбразец .

Автотекст – это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Их принцип действия состоит в следующем.

Текстовый редактор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы (рис. 4.13). Если этот вариант подходит пользователю, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавишиENTER. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментовАвтотекст (Вид –Панели инструментов – Автотекст, рис. 4.14) .

Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окнеАвтозамена (Сервис – Автозамена – Автотекст) . Простейший способ наполнения словаря новым содержанием – выделить текст на экране, щелкнуть на кнопкеАвтотекст на панели инструментовАвтотекст, и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопкуДобавить .

Использование средства автозамены при вводе.

Последние версии текстового процессора MS Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средства Автозамена . Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным сочетанием других символов. Например, если в тексте часто встречается словосочетание «диалоговое окно», его можно заменить коротким сочетанием «.до ». Точка перед символами позволяет отличать их от двухбуквенных предлогов или союзов.

Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окнеСервис –Автозамена . Для этого надо установить флажокЗаменять при вводе , ввести заменяемую комбинацию в полеЗаменить , а замещающую комбинацию – в полеНа , после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопкеДобавить (рис. 4.15) .

Ввод специальных и произвольных символов . При вводе текста часто существует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующей клавиши в стандартной раскладке клавиатуры, а также символов, раскладка для которых неизвестна. Средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диалоговое окноСимвол (Вставка –Символ ). Данное окно имеет две вкладки:Символы иСпециальные символы .

На вкладке Специальные символы присутствует список специальных символов, таких как «длинное» («полиграфическое») тире, «копирайт», «торговая марка» и других. Для вставки такого символа достаточно щелкнуть на кнопкеВставить .

Вместе с тем, для большинства специальных символов существуют клавиатурные комбинации, приведенные в списке. В том же окне имеются кнопкиАвтозамена иКлавиша , позволяющие либо выполнять ввод специальных символов обычными символами и автоматически производить замену, либо закрепить специальный символ за избранной комбинацией клавиш.

На вкладке Символы представлены элементы управления для ввода произвольных символов (рис. 4.16). Центральное положение в окне занимает таблица символов текущего набора.

Выбор шрифта выполняют в раскрывающемся списке Шрифт . Если шрифт относится к категории универсальных шрифтовUNICODE , то для него имеется и возможность выбора символьного набора в соответствующем раскрывающемся спискеНабор.

Если символ надо вставить только один раз, достаточно щелкнуть на командной кнопке Вставить . Если предполагается многократное использование данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш (кнопкаКлавиша ) или создать элемент для спискаАвтозамена с помощью одноименной кнопки.

Специальные средства редактирования текста

Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: вставки и замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст. В режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а режим замены – при редактировании стандартных форм и элементов (колонтитулов, реквизитных элементов в письмах, служебных записках, бланках).

Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором Замена . В режиме замены включен индикаторЗАМ в строке состояния окна программы. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладкеПравка диалогового окнаПараметры (Сервис – Параметры – Правка).

Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пунктСинонимы контекстного меню. Однако этот прием используют не для всех слов (преимущественно, для глаголов в неопределенной форме). Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки менюСервис – Язык – Тезаурус .

Окно Тезаурус имеет две панели (рис. 4.17). Его особенность состоит в том, что поиск синонима является двухуровневым. Заменяющий синоним можно выбирать как на левой панели, так и на правой. Замена производится щелчком на командной кнопкеЗаменить . Кроме синонимов в некоторых случаях тезаурус позволяет находить антонимы слов и связанные (как правило, однокоренные) слова.

Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания – автоматический и командный.

Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладкеПравописание диалогового окнаПараметры (Сервис – Параметры – Правописание ). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, – зеленым. Для того, чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пунктОрфография илиГрамматика . С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о характере ошибки, а так же предложенные варианты исправления предполагаемой ошибки.

Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить .

Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (право, экономика, финансы, вычислительная техника и др.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором словарного файла в раскрывающемся списке Вспомогательные словари на вкладкеСервис – Параметры – Правописание . Постепенно наполняясь конкретным содержанием, вспомогательные словари пользователя становятся мощным средством повышения производительности его труда.

Средства рецензирования текста

Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно. Новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различных версий.

Основным средством рецензирования является панель Рецензирование (Вид – Панели управления – Рецензирование ). На ней представлены четыре группы элементов управления (рис. 4.18), предназначенных для:

Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание . При ее использовании последнее слово текста выделяется заданным цветом. Открывается дополнительная панель для ввода текста примечания. Когда примечание создано, его можно просмотреть в форме всплывающей подсказки, если навести указатель мыши на выделенное слово. Вместе с текстом примечания отображаются сведения о том, кто его внес.

Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления . Все редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом (метод выделения можно задать на вкладкеИсправления диалогового окнаСервис – Параметры) . Прочие элементы управления данной панели позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать или отвергать их.

Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необходимость хранить его промежуточные версии. MS Word 2000 позволяет хранить несколько версий документа в одном файле. Это удобное средство отличается тем, что при сохранении нескольких версий (в отличие от нескольких копий) эффективно используется рабочее место на диске. При сохранении очередной версии не происходит повторного сохранения всего документа – сохраняются только отличия текущей версии от предшествующей. Для сохранения текущей версии используют соответствующую кнопку панели Рецензирование , а для загрузки одной из промежуточных версий – командуФайл –Версии .

Форматирование текста

Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

выбор и изменение гарнитуры шрифта;

управление размером шрифта;

управление начертанием и цветом шрифта;

управление методом выравнивания;

создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

управление параметрами абзаца.

Настройка шрифта. Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.

Особенность текстовых процессоров MS Word состоит в том, что они ориентированы на работу с многоязычными шрифтовыми наборами. Выбор других шрифтовых наборов действует только до ближайшего переключения раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую, украинскую), после чего происходит неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из шрифтов UNICODE .

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат – Шрифт ), которое имеет три вкладки:Шрифт, Интервал и Анимация (рис. 4.19).

На вкладке Шрифт выбирают:

гарнитуру шрифта;

его размер (измеряется в пунктах);

вариант начертания;

цвет символов;

наличие подчеркивания;

характер видоизменения.

При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times , а второй – шрифты семейства Arial . Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках – их рекомендуется применять для оформления основного текста.

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что ширина отдельных символов и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину.

Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также при вводе текстов, представляющих листинги программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier .

При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат типовой книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов (один пункт равен 1/72 дюйма). Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210х297 мм), выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер – 14 пунктов и т.д.

Интервал задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладке Формат – Шрифт – Интервал.

Эффекты анимации используют очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. Настройка метода выравнивания. MS Word поддерживают четыре вида выравнивания:

по левому краю;

по центру;

по правому краю;

по ширине.

Выбор вида выравнивания выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат – Абзац – Отступы и интервалы – Выравнивание (рис. 4.20).

Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

величина отступа слева (от левого поля);

величина отступа справа (от правого поля);

величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);

величина интервала перед абзацем и после него.

Для печатных документов величину отступа для основного текста, как правило, не задают (необходимое положение текста определяется шириной полей). Для Web – страниц величина абзацного отступа имеет большое значение. Это один из весьма немногих параметров форматирования, допускаемых для Web – документов, поэтому его используют очень широко.

Обычная практика назначения формата состоит в том, что для документов простой структуры (художественных) используют отступ первой строки (это особенно важно для текстов на русском и немецком языках), а для документов сложной структуры (технических) и документов на английском языке используют интервалы между абзацами. Промежуточное положение занимают документы, относящиеся к естественнонаучным и гуманитарным дисциплинам.

Средства создания маркированных и нумерованных списков. Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художественных документах и персональной переписке, но в служебных документах и, особенно, в Web – документах оно используется достаточно широко. В Web – документах оформление маркированных списков особо усиливают за счет применения специальных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с содержанием и оформлением документов.

Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окнеСписок , открываемом командойФормат – Список . Данное окно имеет три вкладки:Маркированный список, Нумерованный список и Многоуровневый список (рис. 4.21) В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

Для создания списка по команде служат кнопки Нумерация иМаркеры , представленные на панелиФорматирование . Как маркированный, так и нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопкиУвеличить отступ и Уменьшить отступ на панелиФорматирование.

Для списков с очень глубоким вложением уровней (более трех) можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изменить на вкладкеМногоуровневый диалогового окнаСписок .

Характерной особенностью процессора MS Word 2000, связанной с его ориентацией на создание Web – документов, является возможность использования графических маркеров. Для выбора графических маркеров служит командная кнопка Рисунок на вкладкеМаркированный диалогового окнаСписок . Она открывает диалоговое окноРисованный маркер , в котором можно выбрать желаемый маркер, в том числе и анимированный (на вкладкеФильмы).

Работа со стилями

Абзац – прстейший элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. В меню Формат – Абзац имеется немало различных элементов управления для настройки каждого абзаца отдельно путем использования стилей.

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

Особенностью текстовых процессоров MS Word является то, что они поддерживают два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили (стили символов). С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Наличие двух типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приемы форматирования.

Настройка стиля. Настройку стиля (рис. 4.22) выполняют в диалоговом окнеСтиль (Формат – Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в спискеСтили (при этом на панеляхАбзац иЗнаки отображаются образцы применения данного стиля).

Для изменения стиля служит командная кнопкаИзменить , открывающая диалоговое окноИзменение стиля . Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью кнопкиФормат .

При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.

Создание стиля . Для создания стиля служит командная кнопкаСоздать в диалоговом окнеСтили и форматирование (Формат –Стили и форматирование ).

В окне Создание стиля следует:

ввести название нового стиля в поле Имя;

выбрать тип стиля (стиль абзаца или знаковый стиль);

выбрать стиль, на котором основан новый стиль;

указать стиль следующего абзаца;

приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат.

Важной чертой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком – то из существующих. Это позволяет, во – первых, сократить до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во – вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом.

Шаблоны

Совокупность стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом. Эти настройки можно использовать для подготовки новых документов, используя технологию работы с шаблонами. По своей сути, шаблоны – это заготовки будущих документов. Пример шаблона для письма показан на рисунке 4.23.

Шаблоны поставляются вместе с текстовым процессором и устанавливаются на компьютере вместе с ним. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, создают новый документ путем внесения изменения в содержание шаблона. При сохранении записывается созданный документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

Использование шаблона для создания документа . По командеФайл –Создать открывается диалоговое окноСоздание документа , в котором можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, содержавшихся в шаблоне.

Офисные программы - это приложения для создания, редактирования и вывода на печать электронных документов на персональном компьютере. Офисные приложения распространяются, как правило, набором - в составе пакета офисных программ. В настоящее время существует несколько офисных пакетов, как свободных, так и платных. Наиболее популярным программным обеспечением стал Microsoft Office - офисный пакет приложений для операционных систем Windows и некоторых других. Пакет поставляется в нескольких редакциях, отличающихся составом и ценой. Обязательными компонентами пакета являются текстовый редактор ворд и табличный процессор Excel.

Текстовый редактор ворд, Microsoft Word, MS Word или, просто, Word - это программа для создания, просмотра и редактирования файлов с текстовыми данными. Всем нам приходится набирать и редактировать текст, выводить его на печать. Лучший способ изучить Word - начать работать в приложении. Создавая новые документы мы выбираем гарнитуру и размер шрифта, межстрочный интервал, выравнивание абзацев и отступы. Оформляем текст нужными иллюстрациями в виде рисунков, фотографий, таблиц или диаграмм. Программа позволяет подготавливать полиграфические проекты любой сложности, от бюллетеней до журналов и книг.

Здесь не ставится грандиозная задача подробного обзора и скрупулезного изучения многочисленных функций Word. В этой теме приведены лишь некоторые интересные и полезные советы в виде небольших руководств - уроков, которые помогут начинающим в лучшем освоении этой обширной программы.

Рассмотрим сначала понятие шаблона документов в Word. Шаблон представляет собой уже частично подготовленный документ, в который остается внести нужные данные. Шаблон содержит набор определенных параметров: стилей, элементов автотекста. макросов, настроек клавиатуры. В шаблонах, также, могут сохраняться форматированные фрагменты текста, графика, рамки и другие элементы оформления. По умолчанию документы в Word 2007 и Word 2010 создаются на основе файла общего шаблона Normal.dotm. Это означает, что запускаясь ворд открывает файл шаблона Normal.dotm.

Теперь посмотрим как можно изменить шаблон "Обычный"- Normal.dotm. Многие работают в этом одном шаблоне разрабатывая различные документы и всякий раз заново редактируют каждый новый документ. Создание и применение шаблонов значительно упрощает и ускоряет производство соответствующих документов. Использование шаблонов - один из признаков квалифицированной работы в ворде.

Бывает и так, что настройки стандартного шаблона вдруг меняются и вместо привычного шрифта и его размера (Times New Roman, 12 пунктов), устанавливается какой-то другой, например, Calibri11.

Как вернуть настройки по умолчанию и как создать новый шаблон документа, и поговорим в уроке: шаблоны Word"а .

При создании текста в ворде, слова не вмещающиеся полностью в окончания строк, по умолчанию, целиком переносятся в начало следующих строк. Строки разной длины выглядят на странице не очень эстетично. Если выровнять такой текст по ширине, то есть одновременно по левому краю и по правому краю, между некоторыми словами увеличатся интервалы. Это тоже смотрится плохо. Чтобы корректно отформатировать окончания строк, надо расставить в словах переносы. Посмотрим как это сделать в уроке: переносы слов в Word"е .

При редактировании текста бывает, что вставка буквы в слово для исправления орфографической ошибки, например, приводит к замене. Вставляемая буква, как будто съедает последующую букву. Править текст, практически, становится невозможно. Как изменить настройки и правильно установить параметры замены и вставки читаем и смотрим урок: параметры ворда .

Случается, что работая в редакторе мы, в спешке, либо по рассеяности набираем целые абзацы забыв выключить или нечаянно нажав клавишу "Caps Lock". И получается, что все слова текста состоят из заглавных букв. Чтобы не перебивать весь фрагмент заново и быстро исправить такую досадную оплошность применяем специальное клавитурное сочетание. Как оперативно изменить регистр букв текста читаем и смотрим видеоурок: изменить регистр текста .

Как и другое программное обеспечение офисный пакет периодически получает от своего издателя обновления. Обновления - это дополнения для программ устраняющие неполадки, повышающие безопасность или производительность работы. По умолчанию MS Office 2007 и MS Office 2010 важные обновления получают автоматически.

Бывает так, что приложение Word 2007 не было закрыто перед установкой очередного обновления и последующей перезагрузкой компьютера. В этом случае мы можем получить ряд неполадок. Не работает мышь в редакторе. При попытке закрыть или сохранить документ приложение аварийно завершает сеанс. Практически в ворде становится невозможно работать. Переустановка программы, здесь, не поможет. Такое поведение Word 2007 является подтвержденной ошибкой продуктов Microsoft.

А решается все достаточно просто. Нужно удалить подраздел реестра HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Data.

Реестр - центральная база данных параметров и настроек системы Windows. Закроем все приложения MS Office и войдем в реестр. Для этого в окне "Выполнить" набираем в строке "Открыть:" слово "regedit" - реестр и подтверждаем "ОК".

В окне "Редактор реестра" последовательно открываем папки и находим подраздел HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Data. Выделяем его и в меню "Правка" выбираем команду "Удалить":

В диалоговом окне подтверждения нажимаем "Да". Закрываем редактор реестра.

Не забываем о том, что неправильное изменение параметров реестра может привести к серьезным проблемам. Поэтому при выполнении правки реестра нужно точно соблюдать инструкции. Для подстраховки не лишним будет создать резервную копию реестра. Тогда, при сбоях в работе системы реестр можно будет восстановить.

Для создания резервной копии раздела или подраздела реестра в окне "Редактор реестра" выделяем нужную папку и в меню "Файл" выбираем команду "Экспорт...":

В окне "Экспорт файла реестра" именуем файл и сохраняем его в выбранной директории. Это может быть папка жесткого диска или съемного носителя. Восстановить удаленную или измененную ветку реестра можно будет командой "Импорт..." в меню "Файл".

И еще несколько слов о поддержке. Microsoft продлила основную поддержку пакета Office 2007 еще на полгода - до 09.10.14 г. После этого, Office 2007 до 09.10.17 г. будет в стадии расширенной поддержки. В этой фазе офисный пакет получает обновления безопасности бесплатно, а всю другую поддержку платно. Своевременно переходим на новую версию - Office 2010.

Текстовый редактор Word – основа любого офисного пакета и, наверное, самая популярная программа не только в , но вообще среди всех компьютерных программ. Без знания этого приложения практически невозможно устроиться на работу связанную с созданием документов. Поэтому знакомство с компьютером, как правило, начинается с этой программы.

При написании реферата, эссе или курсовой работы студенты и школьники сегодня часто, практически всегда, используют ресурсы Интернета, а собранную информацию редактируют и оформляют с помощью ворд офис. Возможности программы очень велики, настолько, что и опытные пользователи используют в своей работе только необходимую им часть инструментов текстового редактора Word.

Возможности Word Office

Итак, что такое word (или ворд). Microsoft Word – это программа предназначенная для создания, редактирования и сохранения текстов. Здесь под словом редактирование понимается использование множества инструментов. С текстом можно делать что угодно. Можно задавать размер и цвета шрифта, текст можно разбивать на колонки, можно автоматически на все страницы вставлять , .

В отличие от печатной машинки ворд офис дает возможность вставлять прямо в текст таблицы (в том числе и из Excel), картинки, фотографии, и даже дает возможность создавать несложные рисунки. Можно набрать текст, а редактирование и оформление его отложить на другое время.

Встроенный маркер дает возможность подчеркивать, выделять важную информацию. Программа может автоматически исправлять грамматические ошибки и давать подсказки по стилистике написанных предложений. Если требуется выделить слова курсивом или жирным шрифтом, то и такая возможность здесь есть.

Есть возможность отправки готового документа по электронной почте непосредственно из окна Microsoft Word. Конечно, для этого нужно, чтобы компьютер был подключен к Интернету. Возможность масштабирования изображения понадобится для людей со слабым зрением. Кто имеет опыт работы с рукописями и впервые знакомится с этим приложением, удивятся ее возможностям, кажется что текстовый редактор Word от Microsoft может практически все.

Как запустить программу Word Office

Где же найти эту программу на ? Открыть программу на компьютере можно пройдя по следующему пути: меню пуск / все программы / Microsoft Office / Microsoft Office Word.

или щелкнув дважды левой кнопкой мыши по значку на рабочем столе компьютера, либо по значку документа.

А открыв окно программы можно увидеть, что изображение значков инструментов понятны пользователю и о их назначении можно легко догадаться. Поработав с этой программой, узнав весь ее богатые возможности понимаешь, почему Microsoft Word является наиболее популярным текстовым редактором.

Microsoft Word (часто - MS Word, WinWord или просто Word) - текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office.

Окно Word, как и все окна в Windows, начинается с заголовка, то есть подчиняется общему интерфейсу. Здесь программа пишет имя файла, которое мы загрузили. Если же вы только загрузили программу Microsoft Word, то имя нового файла будет Документ1, следующего Документ2 и так далее.

В правом верхнем углу кнопки управления окном : свернуть окно на панель задач, минимизировать и развернуть на полный экран, закрыть окно.

Ниже заголовка окна расположена строка выпадающих меню . Под строкой выпадающих меню находятся панели инструментов - Стандартная и Форматирование, а внизу находится еще одна панель - Рисование. Ее можно показывать, можно и убрать, чтобы не занимала место.

Ниже панелей расположена координатная линейка , которая помогает задавать поля и отступы, а с помощью вертикальной линейки слева можно выставить верхнее и нижнее поле.

В самом нижнем краю окна расположена строка состояния .

В нижней строке вордовского окна расположены пять мелких кнопок режима просмотра документа.

Первая кнопка - Обычный режим. Этот режим принимается по умолчанию и здесь достаточно высокая скорость работы.

Вторая кнопка - Веб-документ. Этот режим показывает текст примерно так, как он будет выглядеть в интернете, без вызова браузера - Microsoft Intrnet Explorer.

Третья кнопка - Разметка страницы. Самый точный из всех режимов Word, в то же время самый медленный, если в документе много графики.

Четвертая кнопка - Структура документа. Режим Структура позволяет упорядочить структуру документа.

Редактирование текста производится с помощью панели инструментов или контекстного меню. Для форматирования текста его необходимо выделить.

В текстовый редактор также можно вставить различные символы, диаграммы, таблицы, рисунки, а также объекты других документов, таких как Excel, Corel Draw и др.

Вставка объектов

Для вставки символа в документа необходимо выбрать Вставка – Символ.

Для вставки диаграммы , необходимо выбрать Вставка- Диаграмма

Вставка таблицы

Для вставки Таблицы , необходимо выбрать Вставка – Таблица. WORD представляет широкие возможности редактирования таблиц. Для объединений (разбиения) ячеек, необходимо выделить нужный диапазон ячеек (ячейку), щелкнуть правой кнопкой мыши по ней, и в контекстном меню выбрать Объединить ячейки (Разбить ячейки). Чтобы отредактировать границы таблицы, необходимо выделить ее, и в контекстном меню выбрать пункт Границы и заливка.

Для вставки объекта в документ WORD необходимо поставить курсор на место вставки, выбрать Вставка-Объект, из приведенного списка выбрать необходимый редактор, или объект их файла.

Структура документа. Стили

В MS WORD существуют широкие возможности работы со структурой документа. В частности работа со стилем документа. Стили документа применяются к однородным фрагментам, например, заголовкам, названиям рисунков и таблиц, основному тексту документа и т. п., применять одинаковое оформление.

Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к абзацам текста, таблицам, спискам и знакам (символам), чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу параметров форматирования.

Стиль абзаца определяет внешний вид абзаца, то есть параметры шрифта, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы.

Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.

Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание.

Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

В документе производится автоматическая нумерация страниц : сквозная по всему документу или отдельно для каждого раздела.

Вставка Нумерации страниц

Нумерация страниц может быть выполнена арабскими цифрами, строчными или прописными латинскими буквами, маленькими или обычными римскими цифрами. Помимо собственно порядкового номера, номер страницы может включать номер главы документа. При этом названия глав должны быть оформлены с использованием стилей типа Заголовок и автоматически пронумерованы.

Нумерация страниц в документе может начинаться с любого неотрицательного числа. Выполните команду Вставка/Номера страниц.

Документ WORD можно разбить на разделы . Раздел- часть документа, для которой можно устанавливать независимые от других частей параметры форматирования страницы, нумерацию различных элементов и колонтитулы. (Вставка-Разрыв страницы-Разрыв раздела со следующей страницы).

Вставка Колонтитула

По умолчанию колонтитул каждого раздела документа повторяет колонтитул предыдущего раздела (рис. 7.6). При этом кнопка Как в предыдущем панели инструментов Колонтитулы нажата.

Для создания независимого колонтитула отожмите кнопку панели инструментов Колонтитулы и введите другой текст. Эту процедуру надо повторить для каждого колонтитула каждого раздела.

Для быстрого перемещения по колонтитулам разделов можно использовать кнопки Переход к предыдущему и Переход к следующему панели инструментов Колонтитулы.

Вставка Оглавления

Можно создать оглавление с помощью встроенных в Microsoft Word форматов стилей заголовков и стилей уровней структуры.

Наиболее простым способом сборки оглавления является использование встроенных стилей заголовков типа Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.

Поставьте курсор в место вставки оглавления.

В счетчике Уровни укажите, сколько уровней заголовков использовать для создания оглавления.

В раскрывающемся списке Заполнитель можно выбрать тип заполнителя от текста пункта оглавления до номера страницы.

Перед созданием оглавления нужно пометить элементы текста, которые требуется включить в оглавление.

Выделите фрагмент текста.

Нажмите клавиши Alt + Shift + O.

В окне Определение элемента оглавления выберите уровень в счетчике Уровень и нажмите кнопку Пометить.

Пометьте таким образом все нужные фрагменты текста. По завершении добавления элементов нажмите кнопку Закрыть.

Выполненные действия вставляют в документ специальные метки - поля ТС, которые можно просмотреть в режиме отображения непечатаемых знаков.

Помеченные фрагменты можно использовать для сборки оглавления, как вместо стилей, так и наряду с ними. Для включения их в оглавление при сборке оглавления в окне Параметры оглавления установите флажок поля элементов оглавления.

Текстовый редактор WORD для WINDOWS
На волне повального увлечения Windows в эту среду был
перенесён и широко известный текстовый процессор фирмы Microsoft - Word.
Оказавшись в новой среде, Word, сохранив мощь своего DOS-овского собрата
приобрёл и новые, характерные для Windows-приложений качества, которые
ещё более развились в Word версии 6.0 для Windows 3.1-3.11, версии 6.0 и
7.0 для Windows95 и последней локализованной для России версии Word 97
для Windows98. В частности, вместо загадочных комбинаций клавиш,
большинство команд доступно через Tool-Bar. Естественно, редактор
отвечает принципу WYSIWYG, и использует шрифты True-Type. Корме того,
Word поддерживает OLE, что делает его полноправным Windows-приложением,
полностью использующим возможности системы, и позволяющим сделать работу
над создаваемым документом наиболее удобной и естественной. Возможность
импорта многих графических форматов, редакторов формул, программ деловой
графики и возможность многоколонной вёрстки приближают Word к
DTP-системам. К несомненным плюсам можно отнести наличие Тезауруса и
системы проверки орфографии, делающими Word прекрасным текстовым
редактором. Встроенный язык Word Basic - делает редактор исключительно
гибким и удобным при обработке однотипных документов, и позволяет ему,
словно AutoCAD-у настраиваться на ту предметную область, в которой он
используется. Возможность вычислений в таблицах роднит Word с Exсel-ом
и ему подобными программами.

Компьютеры представляют собой устройства, которые позволяют
вести диалог с пользователем, форма этого диалога определяется
операционной системой. Операционная система – это программа, которая
автоматически загружается при включении компьютера и представляет
пользователю базовый набор команд, с помощью которых, можно запускать
другие программы, форматировать диски, копировать файлы и т.д. После
ситемы MS-DOS появляются дальнейшии расширенные операционные системы
Windows 3.1-3.11 и новая по идеалогии построения операционная система
Windows95. Она коренным образом изменилась и максимально приближена к
реальному миру, ориентирована на пользователя, который привык работать
за столом с реальными документами. С точки зрения пользователя
графическая оболочка Windows3+ и операционная система Windows95 имеют
много общего, также как и работающие в них программы из пакета Microsoft
Office в составе которого находится текстовый редактор Word.

Текстовые редактор – это программа обработки текста,
которая используется для создания новых документов (писем, отчетов,
бюллетеней) или изменения уже существующих. Современные текстовые
редакторы (в том числе и редактор Word) иногда называются текстовыми
процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций
обработки текста. Ранние текстовые редакторы для DOS подразделялись на
строчные и экранные, такие например, как EDLIN, MULTIEDIT и EDIT.

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать,
форматировать и оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С
помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и
диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и
грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими
другими возможностями, значительно облегчающими создание и
редактирование документов.Наиболее часто используемые функции:

при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически
делает переход на следующую строку;

если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции
автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки
орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой
линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

если пользоватся дефисами для выделения пунктов списка, употреблять
дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция
автоформатирования будет сама их корректировать;

для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и
табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные
средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко
превратить в диаграмму;

режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде,
в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить
сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

Программа предлагает также ряд функций, экономящих времяи усилия. Среди
них:

автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или
графики;

стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;

“мастера” – для создания профессионально оформленных документов.

В каждом персональном компьютере есть плата управления
монитором, или графический адаптер, который служит для вывода
изображения на экран монитора. Изображение на экране, состоит из
отдельных точек. Большинство адаптеров могут работать в двух режимах:
текстовом и графическом.

В текстовом режиме все символы имеют одинаковыразмер и не
могут быть выведены в произвольное место на экране. Изображение символов
находится во внутренней памяти самого адаптера. Блягодаря тому, что
позиции всех точек, из которых состоит символ, заранее известны и не
могут быть изменены, вывод текста на экран происходит быстро. Однако в
текстовом режиме невозможно осуществить принцип WYSIWG (What You See Is
What You Get – что вы видете, то и получаете), при котором страница
текста на экране выглядит точно так же, как на бумаге. Особенности
текстового режима:

число символов в стороке, как правило, равно 80, а число строк – 25;

число символов ограничено набором из 256 кодов ASCII;

на экране отображается один-единственный, строго фиксированный шрифт;

символ можно только подчеркнуть, но нельзя выделить курсивом или с
помощью полужирного начертания;

нельзя показать рисунки одновременно с текстом.

В графическом режиме адаптер не использует изображения
символов, хранящиеся в его памяти, а управляет каждой отдельной точкой
на экране. Любая цветная точка образуется смешиванием нескольких цветов
в различной пропорции (обычно трех: красного, зеленого и синего).
Изображение символа, состоящее из цветных точек, должно храниться и
воспроизводиться на экране самой программой, а не графическим адаптером.
На это требуется больше компьютерного времени, чем при работе в
текстовом режиме. Преимущество графического режима состоит в том, что
здесь нет ограничений, присущих текстовому режиму. Гарнитура, размер,
начертание шрифта отображаются на экране, причем рисунки можно видеть
одновременно с текстом. Таким образом, в графическом режиме экранное
представление документа совпадает с напечатанным.

В работе на компьютере можно выделить три основных этапа:
ввод информации, обработка, вывод результатов. При наборе текста (вводе
информации) используется клавиатура. Чтобы изменить содержание или
оформление текста (выполнить обработку), необходимо дать команду
процессору компьютера. Это можно сделать с помощью мыши. Эффект от своих
действий можно увидеть на экране монитора или после распечатки документа
на принтере (вывод результатов). Таким образом, мышь и калвиатура
являются устройствами ввода информации, процессор – устройством
обработки, монитор и принтер – устройствами вывода. Среда Windows
ориентирована на раблоту с мышью: многие команды здесь быстрее и удобнее
выполнить с помощью мыши, чем с помощью клавиатуры.

УСТАНОВКА WORD ДЛЯ WINDOWS

Программа обработки текстов Word для Windows поставляется
или на дискетах размером 3,5 дюйма (версия 6.0) или на компакт-диске в
составе пакета Microsoft Office (версия 7.0). Для использования Word
для Windows необходимо наличие:

компьютера с процессором не хуже 80286(80386) – для версии 6.0 и не хуже
80386(80486) – для версии 7.0;

устновленной версии Windows 3.1, Windows95 или версии Windows98;

мининального объема оперативной памяти 4Мб (лучше 8 и выше);

EGA, VGA или SVGA графического адаптера, совместимого с Windows 3.1 (VGA
или SVGA для Windows 3.11, Windows95, Windows98);

жесткого диска со свободным пространством от 6 до 28МБ для полной или
частичной установки Word для Windows;

дисковода для 3,5-дюймовых дискет (версия 6.0);

устройства для чтения компакт-дисков (версия 7.0).

Версия 7.0 существует в двух различных вариантах: как отдельный
программный продукт и в составе пакета Wicrosoft Office.

КОМПОНЕНТЫ РЕДАКТОРА WORD

Microsoft Word – с помощью этой опции устанавливаются все
программные файлы Word. Установка этого компонента обязательна. Если
отказаться от нее Word не будет работать.

Graph, Equation, WordArt – благодаря этой группе программ
возможно вставлять в документ различные диаграммы (Graph),
математические формулы (Equation – редактор формул) и текстовые эффекты
(WordArt). Эти программы устанавливаются в подкаталог MSAPPS в каталоге
WINDOWS, т.е. на тот диск, на котором установлена среда Windows. Это
особенно важно в том случае, когда основная часть пакета Word
устанавливается на другой диск. На обоих дисках должно быть достаточно
свободного места.

Средства проверки (Proofing Tools) – эти программы
предназначены для проверки орфографии, исправления опечаток и подбора
синонимов.

Конверты, фильтры и ODBC (Converters, Filters and Data
Access) – у документов, созданных в других текстовых редакторах, форматы
файлов отличаются от того формата, который использует редактор Word.
Чтобы Word мог работать с такими файлами, нужны специальные программы
преобразования форматов, или конвертеры. Word 6.0 «поймет» документ,
созданный в другой программе, только еслустановлен соответствующий
конвертер. Кроме того, Word может импортировать графику, созданную в
других программах, и экспортировать рисунки в формате других программ.
Это удобно для обмена между различными программами. Для преобразования
форматов рисунков применяются специальные программы – фильтры.

Справка и примеры (Online Help, Examples and Demos) –
справочная система Word занимает около 5МБ пространства на жестком
диске. Она содержит информацию о каждой команде и описывает шаги,
которые необходимо выполнить для получения требуемого результата. В
часности, она содержит информацию о WordBasic (встроенном языке
программирования для создания новых функций обработки текстов), описания
которого нет в печатной документации.

Мастера, шаблоны и письма (Wizards, Templates and
Letters) – мастера и шаблоны позволяют экономить время при оформлении
типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать
письма, факсы, надписи на конвертах и т.п. Этот компонент занимает на
жестком диске около 3МБ.

Инструменты (Tools) – в эту группу входят программа
установки, позволяющая изменить конфигурацию MS Word,программа Dialog
Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о
текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов,
которая используется для создания макрокоманд (макросов).

Графика (Clip Art) – в графической библиотеке находится
более 50 рисунков, которые можно использовать для оформления документов.

НАЧАЛО РАБОТЫ

Любая программа в среде Windows представляется на
экране монитора в виде отдельного окна. Каждое окно имеет строку
заголовка и меню с набором команд. В окне могут присутствовать и другие
элементы: панели с кнопками (панели инструментов), полосы прокрутки,
диалоги и т.д. – все, что предусмотрел разработчик для удобства работы с
программой.

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

Прежде чем документ станет документом, его необходимо
напечатать. При компьютерной подготовке текстов эта процедура
осуществляется в несколько этапов. Сначала вводится текст,
отредактировать его (исправить ошибки и опечатки), выполнить
форматирование (указать размер, начертание и тип шрифта, выделить
заголовки, определить способ выравнивания строк и выделения абзацев,
вставить рисунки, расставить колонцифры и колонтитулы, определить
размеры страницы и т.д.), затем напечатать документ на принтере и
записать созданный документ на жесткий диск или дискетту (эта операция
называется записать в файл).

После запуска программы Word на экране появляется окно
самой программы, а в нем пустое окно документа, которому присваивается
имя Документ1. Мигающая вертикальную черту в верхнем левом углу окна
называют текстовой курсор. Регисторы переключаются с помощью клавиши
Shift. Раскладка клавиатуры на языки с помощью клавиш Ctrl + Shift или
Alt + Shift. На правой и нижней сторонах окна Word находятся так
называемые полосы прокрутки текста.

Весь непростой процесс редактирования документа
сводится к нескольким простым операциям: удаления, добавления,
копированияи перемещения. Можно удалать, добавлять, перемещать и
копировать отдельные символы, слова, строки, предложения, абзацы,
фрагменты текста, или даже весь документ как в пределах одного
документа, так и между несколькими документами.

Для перемещения или копирования участков текста с
помощью Word существует две различные техники: новая и элегантная
Drag-and-Drop, или «перетащить и оставить», которая особенно удобна для
перемещения текста на небольшие расстояния в пределах видимого текста, и
техника, использующая правую кнопку мыши. Последний способ применяется
при копировании или перемещения участков текста на большие расстояния.

Для перемещения или копирования участков текста может
применяться так называемый буфер обмена Windows. Буфер обмена – это
участок памяти, в который временно помещается вырезанный или
скопированный участок текста или графики. Содержимое буфера может быть
вставлено в эту же программу или в другую. При помещении в буфер нового
участка текста или графики, старое содержимое буфера обмена теряется.

Работая с Word для Windows, можно повторить или
отменить последнюю команду. Однако функции повтора и отмены применимы не
ко всем командам.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Текстовый редактор Word для Windows – мощное средство для
профессиональной подготовки документов, но эффективное использование
всего многообразия его функций. Редактор Word позволяет создавать
огромное количество специальных эффектов. Для придания тексту
читабельного вида обычно используют не больше трех шрифтов и
длятекстовых выделений, подписей,заголовков изменяют начертание или
кегль шрифта. Оформление документа должно соответствовать его
содержанию. Текст воспринимается лучше, если на страницеостается немного
свободного места, поля по краям страницы, свободное пространство между
колонками текста и перед заголовками. На удобчитаемость текста в большой
степени влияет также правильный выбор гарнитуры, начертания и размера
шрифта, расстояния между строками текста, отбивок,абзацных отступов и
т.д.

ТАБЛИЦЫ И ДИАГРАММЫ
С помощью Word для Windows можно создавать таблицы двумя
способами. Первый способ – это создание пустой таблицы с последующим
заполнением ячеек. Второй заключается в преобразовании существующего
текста в таблицу. В таблице можно изменять число и размеры столбцов и
строк, объединить ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Word позволяет представить данные не только в виде
таблицы, но и виде диаграммы. С точки зрения редактора Word диаграмма
является объектом, для работы с которым используется метод OLE. Создает
и обрабатывает этот объект программа Microsoft Graph.

ПРАВОПИСАНИЕ
Word для Windows дает возможность проверить правописание.
При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в
специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется
диалоговое окно, в котором можновыполнить необходимые исправления.

Повторяющиеся или типовые ошибки правописания можно
исправлять с помощью функции автокоррекции непосредственно при наборе
текста, а функция поиска и замены позволить внести изменения в написание
отдельных слов сразу во всем тексте или в выделенной области. Эта же
функция позволяет изменять установки форматирования текста и абзаца –
как по всему документу, так и в выделенной области.

Word имеет модуль разделения слов на слоги. Он
предназначен для правильного переноса слов.

В редакторе Word существует три вида словарей:
стандартный, исключений и специальный (пользовательский). С помощью
стандартного словаря можно проверять правописание документа, содержащего
текст на разных языках. Словарь исключений содержит слова, которые
стандартный словарь распознает как написанные правильно. Этот словарь
создается пользователем, и в него включают те слова, на которые вы
хотите остановиться при проверке орфографии. Если вы пишите статьи по
специальности, например химии или физике, возможно понадобится отдельный
словарь для терминов, так называемый словарь пользователя.

Программа предлагает варианты замены часто повторяемых в
документе слов, что позволяет сделать язык документа более ярким и
выразительным. Список синонимов находится в меню Сервис-Синонимы
(Tools-Thesaurus).

В меню Правка (Edit) находятся команды Найти (Find) и
Заменить (Replace) предназначенные для поиска и замены фрагментов
текста.

При работе с документами приходится часто повторять ввод
одних и тех же участков текста. В Word достаточно ввести их один раз, а
затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого
вставлять в любое место документа необходимое число раз.

Программа автокоррекции проверяет и исправляет типичные
ошибки после ввода отдельного слова. Для исправления Word использует
список типичных ошибок.

Проверка грамматики – эта функция существует только в
версии Word 7.0 для Windows95 и выше. Она позволяет проверить и
устранить грамматические и стилистические ошибки. Программа проверки
просматривает текст на наличие ошибок. Если ошибка найдена, она
открывает диалоговое окно Грамматика (Grammar).

Чтобы получить статистические сведения о количестве
символов, слов, строк, абзацев и страниц в документе, надо выполнить
команду меню Сервес-Статистика (Tools-Statistics). Также будут выведены
показатели – уровень образования, легкость чтения, число сложных фраз,
благозвучие.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Word позволяет экономить время при составлении типовых
документов, представляя набор стандартных бланков, или шаблонов. Если
стандартные шаблоны не устраивают, можно воспользоваться Мастером,
который создаст для вас бланк документа в соответствии с параметрами,
которые указываются в диалоговых окнах. Чтобы выбрать шаблон, вполняется
команда Файл-Создать (File-New).

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

При работе со сложными документами, содержащими большое
количество глав, разделов, а возможно и подчиненных документов, можно
воспользоваться мощным средством Word для Windows – создание структуры
документа. Структура – это иерархия документов, разделов и заголовков
различных уровней. Чтобы включить режим структуры, выполняется команда
Вид-Структура (View-Outlining).

МАКРОКОМАНДЫ

При работе с программой часто приходится выполнять
последовательность одних и тех же действий: открывать различные меню и
выполнять те или иные команды. Вместо того, чтобы каждый раз нажимать
одну и ту же последовательность клавиш, можно записать макрокоманду,
которая будет выполняться нажатием одной единственной клавиши. Для этого
выполняется команда Макрокоманда (Macro) из меню Сервес (Tools).

ГРАФИЧЕСКИЙ РЕДАКТОР
WORD

Большинство документов содержит различные иллюстрации:
фирменные знаки, диаграммы, графики, рисунки. С помощью Word для Windows
можно создавать такие объекты, так как Word содержит встроенный
графический редактор. С помощью этого редактора можно создавать рисунки
в тексте документа, используя функции рисования примитивов или
элементарных геометрических объектов: линий, прямоугольников, кругов и
т.д. Чтобы вставить рисунок в текст как объект, выполняеться команда
Вставка-Объект (Insert-Object).

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА И
СВЯЗЬ

Word для Windows предоставляет в распоряжение
пользователя Ассистент слияния – специальный модуль для подготовки
большого количества писем одного содержания, но разным адресатам.
Отправлять факсы можно непосредственно из Word для Windows. Для вызова
выбираеться команда меню Сервис-Слияние (Tools-Mail Merge).

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОПЕРАЦИЙ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ ДЛЯ
WORD97

В состав новой версии WORD97 включен широкий набор
средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач. Большинство
из них в том или ином виде было представлено и в предыдущих версиях
редактора, но теперь возможности автоматизации стали значительно шире. К
таким средствам относится:

автозамена, которая позволяет автоматически исправлять типичные ошибки
при вводе;

автозаполнение, спомощью которого можно автоматически продолжить ввод
слова или фрагмента текста после ввода нескольких первых букв. Теперь
редактор с самого начала имеет некоторую базу таких заготовок;

автоматическая проверка правописания теперь включает в себя проверку
орфографии и грамматики;

автореферат: в Word97 появилась возможность автоматического формирования
реферата документа. Редактор производит анализ текста и выделяет его
ключевые положения, на основании которых и составляется реферат;

автоматическое создание и предварительный просмотр стилей;

автоформат при вводе, предназначенный для автоматического форматирования
документа непосредственно при вводе или после его завершения. В версии
Word97 средства автоформата приобрели особенно много новых возможностей.

ПОМОЩНИК

Новое средство Microsoft Office 97 – Помощник,
предназначенный для того, чтобы автоматически давать советы и
предоставлять справочные сведения, которые могут понадобиться по ходу
выполнения задачи.

ТАБЛИЦЫ, ГРАНИЦЫ И
ЗАЛИВКА

В Word97 появились новые средства, упрощающие работу с
таблицами, границами и зиливкой:

с помощью мыши рисовать таблицы любой формы, отдельные ячейки могут
иметь любую ширину и высоту, можно объединять соседние ячейки;

ячейки таблицы можно выравнивать со всех сторон, текст внутри ячеек
можно расположить вертикально;

включено более 150 различных типов границ;

вокруг каждой страницы можно создать рамку, в редакторе имеется 160
типов графических границ страницы.

РИСОВАНИЕ

В редакторе новый набор графических средств для украшения
текстов, добавления объема, теней, текстурных и прозрачных заливок, а
также более 100 настраемых автофигур, 4 вида заливки и т.д.

WEB И
INTERNET

В редакторе сделана связь с WEB, установка с любым файлом
расположенным на внутреннем или внешнем Web-узле или файловом сервере.
Мастер Web-страницы позволяет автоматизировать процесс создания
Web-документов. Звуковое оформление, видеозапись, размещение рисунков на
Web-страницах, бегущая строка, использование кодов HTML с целью
упращения создания Web-страниц.

ПРОСМОТР ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ

В состав Word97 включены специальные средства, упращающие
просмотр электронных документов:

режим электронного документа;

схема документа позволяет быстро получить доступ к любой части
документа;

фон документа, используются различные виды фона и текстурная заливка;

анимация текста, добавление к тексту эффектов анимации;

переход по объектам.

СОВМЕСТНАЯ РАБОТА НЕСКОЛЬКИХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Появились новые возможности и средства, повышающие
производительность членов рабочих групп, совмнстно работающих над общим
документом. Создание версий, слияние документов, примечания и
всплывающие подсказки, панель рецензирования.

МНОГОЯЗЫКОВАЯ ПОДДЕРЖКА

Уже в Word95 было реализовано автоматическое изменения
шрифта и языка при переключении раскладки клавиатуры. В Word97 создание
и просмотр текстов на различных европейских языках, еще более
упрастилась. Кроме того, предусмотрена возможность просмотра документов,
созданных с помощью других локализованных (национальных) версий Word.

Расширенны средства редактирования Web-страниц и
редактирование сообщений электронной почты. Создание гиперссылок, доступ
к данным адресной книги, форматирование сообщений WordMail, шаблоны
WordMail.

63. Текстовый редактор Word. Элементы автоматизации при работе с большими документами и/или с большим количеством однотипных документов. Рассмотреть на примерах, предложенных преподавателем

64. Электронные таблицы Excel. Функции рабочего листа. Примеры логических функций. Рассмотреть на примерах.

Электронные таблицы Excel. Функции рабочего листа. Примеры логических функций. Рассмотреть на примерах.

В целом Microsoft Excel содержит более 320 функций рабочего листа (встроенных функций), обеспечивающих возможность выполнения самых разнообразных вычислений. Все они в соответствии с характером вычислений делятся на 11 групп:

математические функции;

текстовые функции;

логические функции;

информационные функции;

функции просмотра и ссылок;

функции даты и времени;

финансовые функции;

инженерные функции;

статистические функции;

DDE/внешние функции;

функции управления базами данных и списками.

65. Электронные таблицы Excel. Обобщение данных: фильтрация, консолидация, промежуточные итоги, сводные таблицы. Рассмотреть на примерах.

Электронные таблицы Excel. Обобщение данных: фильтрация, консолидация, промежуточные итоги, сводные таблицы. Рассмотреть на примерах.

Использование автофильтра позволяет легко и быстро найти для работы данные в диапазоне ячеек или столбце таблицы. С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить отбор по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно; точно так же необходимо выбрать один тип из двух, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе фильтра, заданного пользователем.

При консолидации данных объединяются значения из нескольких диапазонов данных. Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в корпоративный лист по расходам. Консолидировать данные в Microsoft Excel можно несколькими способами. Наиболее удобный метод заключается в создании формул, содержащих ссылки на ячейки в каждом диапазоне объединенных данных. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов.

Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога. Перед тем как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа. Если данные не организованы в виде списка или если требуется подвести один промежуточный итог, вместо автоматических промежуточных итогов можно использовать Автосумму

66. Электронные таблицы Excel. Ввод и форматирование данных. Расчеты по формулам. Рассмотреть на примерах.

Электронная таблица Excel состоит из 256 столбцов и 1048576 строк. B Excel таблицы называются рабочими листами. Рабочий лист (электронная таблица) – основной тип документа, используемый в Excel для хранения и обработки данных. По умолчанию листы нумеруются “Лист 1”, “Лист 2”, и т.п

Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке.

Для выхода из режима редактирования нужно нажать "Enter" или "Tab" ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;

Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем "Ctrl+Enter";

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем "F2";

Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем "Enter", либо зеленую галочку слева.

Выравнивание данных.По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа -- по правому (по горизонтали). По вертикали данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование":

67. Электронные таблицы Excel. Построение и форматирование диаграмм. Рассмотреть на примерах.

Электронная таблица Excel состоит из 256 столбцов и 16384 строк. B Excel таблицы называются рабочими листами. Рабочий лист (электронная таблица) – основной тип документа, используемый в Excel для хранения и обработки данных. По умолчанию листы нумеруются “Лист 1”, “Лист 2”, и т.п

Таблицы с числовыми данными недостаточно наглядны и дают мало представления о динамике процесса. Для графического представления данных в Microsoft Excel существуют специальные объекты - диаграммы, которые помогают сравнивать и анализировать данные, а также украшают документ. Кроме того, выбрав подходящий тип диаграммы, можно построить график функции одной или двух переменных. Создание источника данных для построения графика - достаточно трудоемкий и длительный процесс. Оперируя еще одним объектом Excel - таблицей подстановки, Вы значительно упростите эту задачу. Более того, построив график на основе таблицы подстановки и разместив его рядом с данными, Вы сможете наблюдать как изменение формулы подстановки влияет на результат.