لذلك قمت بإنشاء دفتر العملفي Excel مليئة بالبيانات. إنه منظم بشكل واضح، والمعلومات محدثة، والتنسيق تمامًا كما هو مقصود. لقد قررت طباعة نسخة ورقية من هذا الجدول وحدث كل شيء بشكل خاطئ.

لا تبدو جداول بيانات Excel دائمًا رائعة على الورق لأنها غير مصممة لتناسب الصفحة المطبوعة. وهي مصممة لتكون طويلة وواسعة حسب الحاجة. يعد هذا أمرًا رائعًا للتحرير والعرض على الشاشة، ولكنه قد يكون صعبًا عند طباعة المستندات لأن البيانات قد لا تتناسب دائمًا بشكل كامل مع شكل موحدورقة ورقية.

كل هذه الصعوبات لا تعني أنه من المستحيل فرضها جداول البيانات إكسلتبدو جيدة على الورق. انها في الواقع ليست صعبة على الإطلاق. ستساعدك الحيل الخمس التالية للطباعة في Excel على حل هذه المشكلة. يجب أن تعمل جميعها بنفس الطريقة في Excel 2007 و2010 و2013.

1. قم بمعاينة الصفحة قبل الطباعة

باستخدام أداة معاينة قبل الطباعة(معاينة) يمكنك أن ترى بالضبط كيف سيبدو الجدول صفحة مطبوعة. من حيث توفير الوقت والورق، معاينة قبل الطباعة(المعاينة) هي أداتك الرئيسية عند الطباعة. يمكنك أيضًا إجراء بعض التغييرات، مثل سحب حدود الطباعة بالماوس لجعلها أوسع أو أضيق. استخدم هذه الأداة بعد قيامك بضبط خيارات الطباعة والتخطيط للتأكد من أن جدولك يبدو بالطريقة التي تريدها.

2. قرر ما يجب طباعته

إذا كنت تحتاج فقط إلى جزء صغير من البيانات، فلا تطبع المصنف بأكمله - بل اطبع البيانات المحددة. يمكنك فقط طباعة الورقة الموجودة بداخلها هذه اللحظةعرض عن طريق تحديد في إعدادات الطباعة طباعة الأوراق النشطة(طباعة الأوراق النشطة)، أو حدد طباعة المصنف بأكمله(طباعة الكتاب بالكامل) لطباعة الملف بأكمله. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك طباعة جزء صغير من بياناتك عن طريق التمييز المنطقة المرغوبةوالاختيار اختيار الطباعة(اختيار الطباعة) في إعدادات الطباعة.

3. قم بزيادة المساحة المتاحة لديك إلى الحد الأقصى

أنت مقيد بحجم الورقة التي تطبع عليها، ولكن هناك طرق لتحقيق أقصى استفادة من مساحتها. حاول تغيير اتجاه الصفحة. الاتجاه الافتراضي جيد للبيانات حيث المزيد من الخطوطمن الأعمدة. إذا كان الجدول الخاص بك أوسع من طوله، فقم بتغيير اتجاه الصفحة إلى منظر جمالي(منظر جمالي). هل ما زلت بحاجة إلى مساحة أكبر؟ يمكنك تغيير عرض الحدود على طول حواف الصفحة. كلما كانت أصغر، زادت المساحة المتبقية للبيانات. أخيرًا، إذا لم تكن طاولتك كبيرة جدًا، فحاول اللعب بالأداة خيارات القياس المخصصة(قياس) لملاءمة جميع الصفوف أو جميع الأعمدة، أو المخاطرة بتركيب الجدول بأكمله على ورقة مطبوعة واحدة.

4. استخدم طباعة الرأس

إذا كان الجدول يمتد لأكثر من صفحة واحدة، فسيصبح من الصعب فهم البيانات المحددة التي تنتمي إليها، حيث يقوم برنامج Excel افتراضيًا بطباعة عناوين الأعمدة على الورقة الأولى فقط. فريق طباعة العناوين(رؤوس الطباعة) تسمح لك بطباعة عناوين الصفوف أو الأعمدة في كل صفحة، مما يجعل قراءة البيانات أسهل بكثير.

أنت تعرف بالفعل كيفية النشر خلايا اكسلالبيانات الرقمية وإجراء العمليات الحسابية وعرض النتائج في شكل رسوم بيانية. كل ما تبقى هو معرفة كيفية طباعة المستندات المستلمة. يغطي هذا الدرس العمليات التالية للمساعدة في إعداد أوراق Excel للطباعة:

اتجاه الصفحة؛

إعداد الحقول؛

إضافة الرؤوس والتذييلات؛

بالطبع، يمكن التعامل مع المشكلة بشكل مختلف قليلاً، ويتم تمثيل مبيعات المنتجات الفردية في ثلاث مجموعات، حيث يمثل كل عمود شهرًا معينًا، كما هو موضح في الجدول أدناه. يشبه هذا النوع من المخططات إلى حد كبير المخطط الشريطي لأنه يعرض سلسلة من البيانات التي يتم عرضها كأشرطة أفقية بدلاً من تمثيلها كأشرطة عمودية.

يظهر مثال على هذا المخطط في الشكل أدناه. يوضح الرسم البياني مساحة القارات، ويتم تحديد تعبئة متدرجة بالإضافة إلى مساحة الرسم البياني، ولكل شريط من الأشرطة لون منفصل. يُستخدم هذا المخطط غالبًا في تحليل الاستبيان لتوضيح عدد الإجابات المطلوبة هذه المسألة. يُستخدم هذا النوع من الرسوم البيانية عند عرض القيم التي تكون عبارة عن بيانات مستمرة، مثل عدد الأصناف المباعة أو الإيرادات.

فرز البيانات؛

الترشيح؛

عرض عناوين الصفوف والأعمدة في جميع الصفحات؛

إخفاء الخلايا والأوراق.

ترقيم الصفحات.

لطباعة ورقة Excel بسرعة، ما عليك سوى النقر فوق الزر "طباعة" الموجود على شريط الأدوات القياسي. ومع ذلك، فإن نتيجة هذه العملية لن ترضيك على الأرجح. إنه جيد لإخراج المسودات، لكنه غير مناسب على الإطلاق لطباعة المستندات النهائية، والتي يجب أن تكون مصممة بشكل جيد ولا تتسامح مع وجود معلومات غير ضرورية. لذلك، قبل الختم النهائيتحتاج أوراق Excel إلى ضبط المقياس وهوامش الصفحة، وفرز بيانات الجدول، وتحديد نطاق الخلايا المراد طباعتها، وتحديد كيفية ترتيب الجداول والمخططات، وتنفيذ بعض العمليات الأخرى.

تخطيط الصفحة

بشكل عام، يشبه إعداد خيارات الطباعة في Excel عملية مشابهة في Word. لكن أوراق Excel لها تفاصيلها الخاصة. من الملائم أن يتم احتواء البيانات الجدولية للورقة على صفحة واحدة، لذلك يلزم ضبط مقياس الطباعة. عادة ما يتم عرض الأوراق العريضة اتجاه أفقيوالجداول الطويلة - في صورة. إذا كان في خيارات الكلماتيتم تعيين الصفحات، كقاعدة عامة، للمستند بأكمله مرة واحدة، ولكن في Excel يتم تكوينها بشكل منفصل لكل ورقة.

التمرين 1: اتجاه الصفحة وحجمها

فلنواصل العمل مع ملف Spreadsheet.x1s ونطبع بعض أوراقه. في هذا التمرين، ستقوم بالمرحلة الأولى من التحضير للطباعة - تحديد اتجاه الصفحة وحجم ورقة الإخراج.

افتح الملف Spreadsheet.xls.

قم بتوسيع ورقة الصيغة من خلال النقر على عمودها الفقري.

يختلف هذا النوع من المخططات عن الأنواع الأخرى لأنه لا يحتوي على محور فئة، مما يعني أن كلا المحورين يمثلان قيم البيانات. ولذلك، فهو مناسب تمامًا لتمثيل البيانات التي لها تبعيات، مثل الرسوم البيانية الوظيفية.

يمكن مقارنة مؤامرة الطبقة بـ خط الرسم البياني، ولكن على عكس ذلك، فإن المنطقة الموجودة أسفل خط البيانات مليئة بالألوان. يوجد أدناه مثال على رسم بياني متعدد المستويات يوضح مبيعات الإلكترونيات في الأرباع الفردية. في حالة الرسوم البيانية ذات الطبقات، لدينا مخططات ثنائية وثلاثية الأبعاد مع إمكانية القيم التراكمية. فيما يلي مثال لمؤامرة ثلاثية الأبعاد متعددة المستويات.

يحتوي الجدول الموجود في ورقة العمل هذه على أعمدة للأشهر الستة الأولى فقط. لنقم بتوسيع الجدول بحيث يحتوي على بيانات لجميع الأشهر الـ 12 من العام. سيسمح لك ذلك بتعلم كيفية طباعة جداول عريضة لا تتناسب مع الورقة بأكملها.

حدد الخلايا B1:G14 واضغط على Ctrl+C لنسخها إلى الحافظة.

حدد إدراج > الخلايا المنسوخة لتكرار الخلايا المحددة في الخطوة 3.

ويتميز هذا النوع من الرسوم البيانية بتخصيص محور منفصل لكل فئة. تحتوي هذه المحاور على نقطة مشتركة في منتصف الرسم البياني، والتي تمتد منها إلى الخارج. يمكن تقديم مثال على مخطط الرادار أدناه - يوضح الرسم البياني متوسط ​​درجات الحرارة الشهرية لمدة عام واحد.

لإنشاء هذا النوع من المخططات، يجب عليك استخدام على الأقلحلقتين. في الرسوم البيانية الموضحة أعلاه، تم استخدام الألوان المستخدمة للتمييز بين سلسلة البيانات الفردية، وفي هذا الرسم البياني، يمثل اللون المستخدم القيم. يعتمد عدد الألوان المعروضة في الرسم البياني على تعريف وحدة محور القيمة.

في مربع الحوار الذي يفتح، حدد زر الاختيار Shift Cells Right، ثم انقر فوق OK. سيتم تكرار الخلايا المحددة في الخطوة 3 مع إضافة أعمدة جديدة.

أنت الآن بحاجة إلى ضبط عناوين الأعمدة. للقيام بذلك، انقر فوق الخلية B1 واسحب الزاوية اليسرى السفلية من الإطار إلى اليمين بحيث يغطي الإطار النطاق B1:M1. سيقوم Excel تلقائيًا بإنشاء سلسلة من أسماء الأشهر.

فيما يلي مثال للمخطط الفقاعي. موقع الفقاعة بالنسبة للمحور يعطينا معلومات عن مساحة الدولة وعدد السكان، وحجم الفقاعة هو الكثافة السكانية. تُستخدم هذه المخططات غالبًا لتصور بيانات سوق الأسهم. يتطلب سوق الأوراق المالية من 3 إلى 5 سلاسل من البيانات.

الشكل أدناه هو مثال على هذا الرسم البياني، ويظهر بيانات غير سوق الأسهم ولكن سلعة أكثر دنيوية، وهي درجة الحرارة اليومية في يوليو. على الرسم البياني يمكننا أن نقرأ الأدنى والأعلى درجة حرارة عالية، المسجلة خلال اليوم، ومتوسط ​​القيمة المحسوبة.

بقي في العمود G خلايا فارغة. لملئها بالصيغ المقابلة لحساب نمو المبيعات، حدد المجموعة F10:Fl4، انسخذلك، انقر على الخلية G10 انقر على اليمينالماوس وحدد لصق. ستبدو ورقة الظل كما هو موضح في الشكل. 12.1.

أرز. 12.1.ورقة الصيغة المحدثة

حدد ملف > إعداد الطباعة.

قم بتوسيع علامة تبويب الصفحة في مربع الحوار الذي يفتح، كما هو موضح في الشكل. 12.2.

أرز. 12.2.تحديد اتجاه الصفحة وحجمها

أرز. 12.3.الجدول بمقياس 100%

حدد موضع التبديل الأفقي.

لرؤية الموضع المتوقع للأرقام على الصفحة، انقر فوق زر معاينة الطباعة. إذا تم تحديدها مقاس معياريورق بحجم A4، اتضح أن جميع الأعمدة غير مناسبة للصفحة (الشكل 12.3).

اضغط على مفتاح Page Down وسترى أنه تم نقل الخلايا الموجودة في العمود الموجود في أقصى اليمين إلى الصفحة الثانية. انها ليست مريحة. يجب عليك تغيير المقياس بحيث يتناسب عرض أعمدة الجدول بالكامل مع صفحة واحدة.

لقد دخلت للتو الرسم البياني الأول الخاص بك. إذا كانت لديك مشكلة في تحديد نوع المخطط، يرجى الرجوع إلى الأيقونة: الرسوم البيانية المميزة. سيؤدي تحديد الرمز إلى عرض نافذة جديدة يقدم فيها البرنامج عدة خيارات لتصور البيانات المحددة. توجد هذه المخططات بشكل شائع في علامة التبويب "الرسوم البيانية المميزة"، وإذا لم تناسبك، أو إذا كنت تريد إنشاء مخطط خاص بك، فحدد علامة التبويب "جميع المخططات".

تم إدراج الرسم التخطيطي. تأثير لدينا عمل سابققد لا يبدو الأمر جيدًا بالنسبة لنا، لذا، من أجل الحصول على رسم بياني يلبي توقعاتنا، يمكننا استخدام عدد من الخيارات، والتي سيسمح لنا تحديدها بتخصيصها مظهروالمخطط التفصيلي.

ملحوظة

في الجدول الناتج البيانات الأعمدة H-Lكرر الأرقام الأعمدة ب-ز. إذا أردت، قم بتغيير القيم في بعض الخلايا. في تمارين هذا الدرس محددة القيم الرقميةالخلايا غير مهمة.

انقر فوق الزر "إعداد" الموجود على شريط الأدوات للعودة إلى مربع الحوار "إعداد الصفحة".

سيؤدي تحديد الرمز إلى قيام البرنامج بتقديم عدة تخطيطات لإنشاء رسم بياني. تتضمن التعديلات خيارات مثل عناوين المحاور أو وسيلة الإيضاح أو تسمية البيانات أو عنوان المخطط. مثل الكائنات الأخرى الموضوعة على الورقة، مثل الشكل أو الصورة، وفي حالة الرسوم البيانية، يمكنك تغيير موضعها أو حجمها. لتغيير خيارات المخطط، قم بتنشيط المخطط، عند تحديد المخطط، ستظهر علامات تبويب جديدة تجمع خيارات المخطط.

كمية الخيارات المتاحةيعتمد على نوع الكائن. فيما يلي مثال لتحرير الرسم البياني. لتغيير حجم مخطط، قم بتنشيطه ثم حدد أحد عناصر التحكم المتوفرة في زوايا الكائن، ولكن أيضًا على جوانب المخطط لتحديد الحجم الذي تريده. الحجم الدقيقمتوفر أيضًا في علامة التبويب "التنسيق" ضمن "الحجم".

يتيح لك قسم Scaling في مربع الحوار هذا تصغير الكائنات المطبوعة أو تكبيرها. باستخدام عداد الضبط، يمكنك تحديد أي مقياس، ويتم حسابه كنسبة مئوية الحجم الأصليالصفحات. (تذكر أن تحدد موضع التبديل المناسب.) يمكنك القيام بذلك بشكل مختلف. يمكن لـ Excel ضبط حجم الجدول تلقائيًا ليناسب مساحة الصفحة.

ملحوظة

تسمح لك العدادات الموجودة في سطر المكان... بإخبار أداة القياس التلقائي بعدد الصفحات التي يجب أن يشغلها الجدول من حيث العرض والارتفاع.

حدد موضع مفتاح Fit To واترك الأرقام 1 في كلا العدادين المقابلة لهذا الموضع.

انقر فوق موافق. الآن يتم وضع الجدول بأكمله في صفحة واحدة. إذا نقرت على زر الصفحة مرة أخرى، سترى العداد مضبوطًا على 96%. وهذا هو المقياس الذي تم اختياره برنامج اكسللطباعة ورقة الصيغة. يمكنك تعديله إذا لزم الأمر.

التمرين 2: إعداد الحقول

تشكل الهوامش إطارًا فارغًا حول منطقة المعلومات بالصفحة. من خلال تقليلها، يمكنك زيادة حجم الجدول المطبوع قليلاً.

1. انقر فوق زر الصفحة مرة أخرى.

   في مربع الحوار "إعداد الصفحة"، قم بتوسيع علامة التبويب "الهوامش" الموضحة في الشكل. 12.4.

أرز. 12.4.إعداد الحقول

قم بتقليل قيمة العداد الأيسر إلى 1 سم.

بنفس الطريقة، إلى 1 سم، قم بتقليل قيمة العداد الأيمن (الأيمن).

جدول ورقة عمل الصيغة صغير الحجم. دعونا نطبعه في منتصف الصفحة. للقيام بذلك، حدد خانة الاختيار عموديًا.

انقر فوق موافق.

تمت زيادة عرض منطقة الطباعة. إذا نظرت مرة أخرى إلى علامة تبويب الصفحة في مربع الحوار "إعداد الصفحة"، فستلاحظ أن الوضع الإعدادات التلقائيةأدت الأحجام إلى زيادة الحجم على الفور، وضبط الطاولة لتناسبها حجم جديدمنطقة الطباعة.

انقر فوق الزر "إغلاق" للخروج من وضع المعاينة.

التمرين 3: إضافة الرؤوس والتذييلات

تسمح لك الرؤوس والتذييلات بإضافة تذييلات و الجزء العلويعناوين الصفحات وأوصافها المكررة في جميع الصفحات. إذا كان الجدول طويلا، فمن الملائم وضعه في التذييل وأرقام الصفحات وملف المستند والورقة التي يوجد عليها الجدول.

1. حدد عرض > الرأس والتذييل. سيتم فتح علامة التبويب "الرأس/التذييل" في مربع الحوار "إعدادات الصفحة"، كما هو موضح في الشكل. 12.5. في القوائم المنسدلة للرأس والتذييل، يمكنك تحديد أحد خيارات تصميم الرأس والتذييل القياسية.

أرز. 12.5.إعداد الرؤوس والتذييلات

قم بتوسيع قائمة الرؤوس وحدد الصيغ؛ الصفحة 1 (الصيغة؛ الصفحة 1). يضيف هذا الخيار ورقة بيانات المصدر إلى أعلى كل صفحة رقم سريالصفحات. سيظهر مثال لتصميم الرأس في أعلى علامة التبويب رأس وتذييل الصفحة.

ملحوظة

إذا كنت تريد أن يبدأ ترقيم الصفحات عند شيء آخر غير واحد، فأدخل رقم الصفحة الأولى في حقل رقم الصفحة الأولى في علامة تبويب الصفحة في نفس مربع الحوار.

إذا كانت تخطيطات الرأس والتذييل القياسية لا تناسبك، فاستخدم الأزرار الموجودة في الجزء الأوسط من نافذة الحوار.

لاقامة تذييل، انقر فوق الزر "إنشاء تذييل". تحتوي نافذة الحوار التي تفتح (الشكل 12.6) على ثلاث قوائم وعدة أزرار. باستخدام هذه الأزرار يمكنك وضعها كائنات مختلفةفي قوائم تحدد محتويات الحافة اليسرى للتذييل والجزء المركزي منه والحافة اليمنى.

انقر فوق القسم الأيسر في القائمة.

أرز. 12.6.تنسيق الرأس

انقر فوق الزر الرابع من اليمين في الجزء الأوسط من النافذة. سيظهر الرابط &[ملف] (&) في القائمة، مما يؤدي إلى إنشاء أسماء ملفات المستندات.

أدخل اسم الملف النصي: أمامه.

انقر في قائمة القسم الأيمن وأدخل النص وقت الإنشاء:.

انقر على زر التقويم، مع وضع رابط للتاريخ &[التاريخ] (&) في التذييل.

اضغط على مفتاح المسافة وانقر فوق زر وجه الساعة، الذي يضيف مرجعًا إلى وقت طباعة المستند، &[الوقت] (&).

أغلق نافذة الحوار بالنقر فوق الزر "موافق".

ملحوظة

ارتفاع القاع و headerتم تكوينها في علامة التبويب الهوامش في مربع حوار إعداد الصفحة.

سيتم الآن عرض اسم ملف الجدول في التذييل، بالإضافة إلى تاريخ ووقت طباعة الملف مع التوقيعات المقابلة. إذا كنت تريد رؤية الصفحة التي تحتوي على الرؤوس والتذييلات المضافة، فحدد ملف > معاينة الطباعة.

الفرز والتصفية

يتيح لك الفرز ترتيب صفوف الجدول بترتيب تصاعدي أو تنازلي للبيانات في عمود واحد أو أكثر من الجدول. تتيح التصفية إمكانية الإزالة مؤقتًا من الجدول خطوط غير ضروريةدون محوها.

التمرين 4: فرز البيانات

يجب عليك فرز البيانات ليس فقط عند طباعة مستند. يساعد وضع صفوف الجدول بترتيب تصاعدي لأحد المعلمات في البحث السجلات اللازمة. إن طباعة النسخة النهائية من المستند هو الوقت المناسب لذلكلتنظيم البيانات إذا تم إدخالها على عجل وانتهى الأمر بعدم تحديد موقعها بشكل صحيح. دعونا فرز العملاء إلى أعلى الطاولة، أعلى الجدولورقة من أجل زيادة المبيعات في شهر أبريل.

انقر فوق أي خلية في عمود أبريل بالجدول العلوي.

انقر فوق الزر "فرز تصاعدي" الموجود على شريط الأدوات القياسي. سوف يتغير ترتيب الصفوف بحيث تزيد الأرقام الموجودة في عمود أبريل من أعلى إلى أسفل (الشكل 12.7).

أرز. 12.7.تم ترتيب الجدول حسب زيادة المبيعات في أبريل

قارن رؤوس صفوف الجدول العلوي مع رؤوس الجدول السفلي وسترى أنه تمت إعادة ترتيب الصفوف بأكملها، وليس فقط خلايا عمود أبريل. ( النظام سابقاالعناوين الموجودة في الجدولين هي نفسها.) لفرز الجدول بترتيب تنازلي، انقر فوق الزر فرز تنازلي.

حجم المبيعات لعملاء RIF وViking في أبريل هو نفسه (يعادل 11000). إذا كان هناك العديد من القيم المطابقة، فيجب عليك أيضًا ترتيب الجدول وفقًا للمعيار الثاني. على سبيل المثال، قائمة أبجديةيجب أن يتم فرز المشترين أولاً حسب عمود الاسم الأخير ثم حسب عمود الاسم الأول، بحيث يتم فرز المعلومات المتعلقة بالأشخاص الذين لديهم نفس اسم العائلة حسب الاسم الأول. لمزيد من ترتيب الجدول بترتيب تصاعدي لمبيعات شهر مايو (بافتراض أن مبيعات شهر أبريل متساوية)، اتبع الخطوات التالية:

حدد الأمر "بيانات" > "فرز". سيتم فتح مربع حوار كما هو موضح في الشكل. 12.8. في قسم "الفرز حسب"، تم بالفعل إدخال شرط الفرز للقيم التصاعدية لعمود أبريل، والذي تم تعيينه في الخطوة 2.

أرز. 12.8.تحديد شروط الفرز

من القائمة المنسدلة ثم حسب، حدد عمود مايو.

اترك موضع التبديل التصاعدي محددًا.

انقر فوق موافق. الآن سوف تقوم صفوف عملاء Viking و RIF بتبديل الأماكن، حيث يتم ترتيب الأرقام 4000 و 12000 بترتيب تصاعدي.

ملحوظة

يرجى ملاحظة أنه عند الفرز، لا تتغير أرقام الصفوف، أي أنه يتم نقل البيانات نفسها. ولذلك، لا يمكن تعطيل عملية الفرز التي تم تنفيذها. لإرجاع ترتيب الصف السابق، يمكنك فقط استخدام الأمر القياسيإلغاء العملية. بمجرد حفظ الملف، لن يكون من الممكن إرجاع ترتيب الصف السابق.

التمرين 5: التصفية

عند طباعة جداول كبيرة، قد يكون من المناسب قصها عن طريق تصفية الصفوف التي تهمك. لنفترض أنك تحتاج فقط إلى معلومات عن ثلاثة عملاء كان لديهم الحد الأقصى لحجم المعاملات في شهر مايو. لتحديد الصفوف ذات الصلة باستخدام التصفية التلقائية، اتبع الخطوات التالية.

انقر داخل أي خلية في الجدول العلوي لورقة الصيغ.

حدد الأمر Data > Filter > AutoFilter (Data > Filter > AutoFilter). ستظهر أزرار القائمة المنسدلة في خلايا الصف الأول من الجدول، مما يوفر التصفية حسب أي من الأعمدة (الشكل 12.9).

انقر فوق زر السهم الموجود في الخلية F1 لعمود مايو.

حدد أعلى 10... من القائمة المنسدلة. سيتم فتح مربع حوار إعدادات حالة التصفية، كما هو موضح في الشكل. 12.10.

مرشحات مثل Top 10... تسمح لك بتحديد عدة صفوف ذات قيم قصوى أو دنيا في أحد أعمدة الجدول. تسمح لك القائمة اليسرى لنافذة حوار التصفية التلقائية بتحديد ما إذا كنت تريد تصفية الحد الأقصى أوالحد الأدنى لقيم المعلمات. تحدد القائمة اليمنى وحدات القياس (صفوف الجدول أو النسبة المئوية لإجمالي الصفوف) للعداد الموجود في المنتصف، والذي يحدد عدد أو نسبة صفوف الجدول اليسرى.

أرز.12.9 . قائمة التصفية التلقائية

أدخل الرقم 3 في عداد مربع حوار التصفية التلقائية.

انقر فوق موافق.

في الجدول العلوي للورقة، ستبقى ثلاثة صفوف فقط تحتوي على الحد الأقصى للأعداد في عمود مايو. لاحظ أن الأسطر 2 و5 التي اختفت ليست مفقودة. فهي ببساطة مخفية عن الشاشة، كما يتضح من عدم وجود أرقام الأسطر هذه. يتيح لك Excel تصفية البيانات حسب أعمدة متعددة في وقت واحد. دعونا نسلط الضوء على هؤلاء العملاء الذين كانوا من بين الثلاثة الأوائل من حيث حجم المعاملات في شهري مايو ويونيو.

انقر فوق سهم القائمة المنسدلة في الخلية G1 وحدد أعلى 10....

أدخل الرقم 3 في عداد مربع الحوار الذي يفتح وانقر فوق الزر "موافق". الآن سيبقى عميلان فقط في الجدول - Dialog وRIF.

أرز. 12.10.نافذة حوار التصفية التلقائية

ملحوظة

لإلغاء التصفية حسب عمود واحد فقط، قم بتوسيع القائمة في خليتها الأولى وحدد الكل (AN). يسمح لك عنصر الشرط... (مخصص...) الموجود في نفس القائمة بتكوين المزيد ظروف صعبةالترشيح. عناصر القائمة الأخرى تترك في الجدول فقط تلك الصفوف التي توجد بها الخلية من هذا العموديحتوي على القيمة المحددة في قائمة عوامل التصفية التلقائية هذه.

يتم تمييز أسهم قوائم التصفية التلقائية التي تم تعيين التصفية فيها باللون الأزرق حتى لا ينسى المستخدم الشروط المعينة لعرض الصفوف.

لإلغاء التصفية، حدد البيانات > عامل التصفية > إظهار الكل. سيتم إرجاع كافة الصفوف الخمسة الأصلية للجدول إلى ورقة العمل.

لتعطيل التصفية التلقائية، حدد الأمر Data > Filter > AutoFilter مرة أخرى.

تحديد الكائنات القابلة للطباعة

بالإضافة إلى المرشحات، هناك طرق أخرى لتقليل المساحة القابلة للطباعة. قبل طباعة ورقة العمل مباشرة، يمكنك ضبط وضع الطباعة لرؤوس الأعمدة، وإخفاء الصفوف والأعمدة غير الضرورية، وتعيين نطاق الخلايا المراد طباعتها، وتحديد كيفية تقسيم ورقة عمل Excel إلى صفحات.

التمرين 6: ترقيم الصفحات

عند الطباعة أوراق كبيرةالبرنامج نفسه يقسمها إلى صفحات. ومع ذلك، قد لا يكون هذا التقسيم التلقائي مناسبًا لك. تحتوي ورقة الصيغة في الواقع على جدولين منفصلين يظهران في نفس الصفحة عند طباعتهما. لنقم بإدخال سطر فاصل للصفحات بحيث تتم طباعة هذه الجداول على اثنين أوراق منفصلةورق.

1. حدد عرض > معاينة فاصل الصفحات. سيقوم Excel بالتبديل إلى وضع عرض مختلف تظهر فيه الخطوط الزرقاء حدود الصفحة.

   لتكون قادرة على الإعدادات اليدويةالصفحات، يجب عليك تعطيل وضع تغيير حجم الجدول التلقائي. للقيام بذلك، حدد الأمر File > Page Setup، وفي علامة التبويب Page في مربع الحوار الذي يفتح، حدد مفتاح Set. ثم انقر على زر موافق.

   انقر فوق الخلية D7.

   حدد إدراج > فاصل الصفحات. سيظهر سطرين جديدين لترقيم الصفحات في ورقة العمل. أحدهما على يسار الخلية المحددة والثاني في الأعلى. سيتم الآن طباعة الورقة على أربع صفحات.

أرز. 12.11.وضع تخطيط الصفحة

لعرض ترقيم الصفحات الناتج، انقر فوق الزر "معاينة الطباعة" الموجود على شريط الأدوات القياسي. ثم استخدم مفتاحي Page Up وPage Down للتنقل عبر الصفحات.

انقر فوق الزر "إغلاق" للعودة إلى وضع تخطيط الصفحة.

لم تتضمن خططنا قسمًا من أربع صفحات. الخط الأزرق العمودي زائد عن الحاجة ويجب إزالته.

ضع المؤشر فوق حدود العمودين C وD بحيث تصبح أيقونة المؤشر عبارة عن سهم برأسين."

انقر فوق زر الماوس واسحب الخط الفاصل للصفحة إلى اليسار خارج الورقة. من خلال سحب الحدود بهذه الطريقة، لا يمكنك إزالة الخطوط الفاصلة فحسب، بل يمكنك أيضًا تحريكها ورقة اكسلعن طريق تغيير تكوين الصفحة.

الآن يتم تقسيم الورقة إلى صفحتين أفقيا، كما هو مبين في الشكل. 12.11. لتقييم تقسيم الورقة الناتج، استخدم وضع المعاينة مرة أخرى.

ملحوظة

لمسح كل شيء بعيدا فواصل ثابتةالصفحات، انقر بزر الماوس الأيمن في حدود الورقة وحدد قائمة السياقأمر إعادة تعيين كافة فواصل الصفحات.

استخدم الأمر عرض > عادي للعودة إلى الوضع العادي.

يرجى ملاحظة أن الورقة لديها الآن خطوط منقطةبين أزواج الأسطر 6-7 و14-15. تتوافق هذه الأسطر مع حدود الصفحة التي تم تكوينها

التمرين 7. إخفاء الصفوف والأعمدة

يخفي خلايا محددةفمن الممكن ليس فقط من خلال التصفية. يتيح لك البرنامج تحديد تلك الأعمدة والصفوف يدويًا التي يجب جعلها غير مرئية مؤقتًا. لا يحتوي العمودان N و0 في ورقة الصيغة على عدد كبير جدًا معلومات مهمة، لا تحتاج إلى طباعتها. ومن خلال إخفائها، يمكنك تكبير الصورة قليلاً. يتم تحقيق النتيجة المطلوبة باستخدام العمليات التالية.

اسحب مؤشر الماوس فوق زري العمود N و0 لتحديد تلك الأعمدة.

حدد التنسيق > العمود > إخفاء.

سوف تختفي الأعمدة المحددة مؤقتًا. بطريقة مماثلة، يمكنك إخفاء الخطوط غير الضرورية.

ملحوظة

لكي ترجع الأعمدة المخفيةأو الصفوف، قم بتنفيذ الأوامر Format > Column > Unhide أو Format ^ Row > Unhide، على التوالي.

انقر فوق الزر "معاينة" الموجود على شريط الأدوات لعرض المظهر المتوقع للصفحة الأولى.

انقر فوق زر الصفحة. بعد ذلك، في علامة تبويب الصفحة في مربع الحوار الذي يتم فتحه، حدد قيمة عداد المجموعة بحيث يشغل عرض أعمدة الورقة مساحة الصفحة بالكامل. يبدو أن 115% ستكون مناسبة.

التمرين 8: عناوين الصفوف والأعمدة

عند طباعة ورقة عمل على صفحات متعددة، لا تكون عناوين الأعمدة أو الصفوف مرئية في جميع الصفحات. في مثالنا، لا توجد أسماء أشهر في الصفحة الثانية. في مثل هذه الحالة، من المفيد تكرار العناوين. لكي تفعل هذا، اتبع هذه الخطوات.

حدد ملف > إعداد الصفحة.

قم بتوسيع علامة التبويب "ورقة".

انقر فوق الزر الموجود على الجانب الأيمن من الحقل "الصفوف المراد تكرارها في الأعلى" لطي مربع الحوار وفتح الوصول إلى خلايا ورقة العمل.

انقر فوق الزر الموجود في الصف الأول من الورقة لتحديده.

انقر فوق زر مربع الحوار مرة أخرى لتوسيعه إلى حجمه السابق (الشكل 12.12).

أرز. 12.12.ضبط عناوين التكرار التلقائي

يسمح لك حقل الأعمدة المراد تكرارها على اليسار في علامة التبويب "ورقة" في مربع الحوار نفسه بتحديد أعمدة العناوين التي يجب تكرارها على الجانب الأيسر من كل صفحة. تضيف خانات الاختيار الموجودة في قسم الطباعة في علامة التبويب هذه خطوط تقسيم الخلايا، وترقيم الخلايا، وتمكين أوضاع الطباعة بالأبيض والأسود والمسودة. في قسم ترتيب الصفحات، يمكنك تحديد كيفية فرز الصفحات عند طباعة جداول متعددة الصفحات.

انقر فوق موافق. الآن سيتم عرض أسماء الأشهر على كلا الصفحتين.

التمرين 9: تحديد نطاق الخلايا

لطباعة جزء فقط من الجدول، لا يتعين عليك تصفيته أو إخفاء الصفوف والأعمدة. يمكنك ببساطة تحديد نطاق الخلايا التي يجب طباعتها. لاحظ أنه توجد فجوة كبيرة في الورقة الثانية بين عناوين الأعمدة وأرقام الجدول. دعونا نزيلها باستبعادها من نطاق الطباعة خطوط فارغة 7-9.

1. حدد الأسطر من 1 إلى 6.

   انقر مفتاح السيطرةواسحب المؤشر فوق الأزرار الموجودة على الأسطر 10-14 لإضافتها إلى التحديد الموجود، كما هو موضح في الشكل. 12.13.

   حدد ملف الأمر > منطقة الطباعة > تعيين (ملف > منطقة الطباعة > تعيين منطقة الطباعة). الآن سيتم طباعة الأسطر المحددة فقط. التحقق من ذلك في وضع المعاينة.

أرز. 12.13.ضبط نطاق الطباعة

ملحوظة

إذا قمت، بعد إكمال الخطوة 3، بتوسيع علامة التبويب "ورقة" في مربع الحوار "إعداد الصفحة"، فسوف ترى في حقل "منطقة الطباعة" رابطًا 1:6;10:14، والذي يتوافق مع الأسطر المميزة في الخطوتين 1 و2. هو نطاق الطباعة الذي يمكنك أيضًا تعيينه باستخدام هذا الحقل في مربع الحوار "إعدادات الصفحة". لإعادة تعيين نطاق الطباعة المحدد، ما عليك سوى تحديد الأمر File > Print Area > Clear Print Area.

تُكمل العمليات المكتملة الإعدادات الخاصة بطباعة ورقة الصيغة. ولكن بالإضافة إلى الجدول، تحتاج إلى طباعة مخطط يمثل البيانات الموجودة فيه شكل رسومي. في التمرين التالي، ستقوم بتكوين إعدادات ورقة عمل المخطط وطباعتها مع جدول البيانات المصدر.

التمرين 10: تخصيص المخططات

تتمتع الأوراق التي تشغلها الرسوم التخطيطية بالكامل بنفس خيارات الطباعة المتوفرة في الخيارات القياسية. ومع ذلك، تم استبدال علامة التبويب "ورقة" في مربع الحوار "إعداد الصفحة" لهذه الأوراق بعلامة التبويب "مخطط".

انقر على العمود الفقري لورقة المخطط.

حدد ملف > إعداد الصفحة.

قم بتوسيع علامة التبويب "المخطط" الموضحة في الشكل. 12.14.

أرز. 12.14.خيارات طباعة الرسم البياني

لجعل الرسم التخطيطي يشغل الورقة بأكملها، حدد مفتاح التبديل Scale To Fit Page.

ملحوظة

إذا سيتم طباعة الرسم البياني على طابعة بالأبيض والأسود، حدد المربع بجوار الطباعة بالأبيض والأسود.

انقر فوق موافق.

كل ما تبقى هو إخراج الأوراق إلى الطابعة. لكي تفعل هذا، اتبع هذه الخطوات:

اضغط على مفتاح Ctrl، ثم انقر فوق ظهر ورقة الصيغة دون تحريره. ستظل ورقة المخطط نشطة، ولكن سيتحول عمود الصيغة إلى اللون الأبيض، مما يشير إلى الحالة المحددة للورقة. يمكنك الآن طباعة ورقتين في وقت واحد باستخدام عملية طباعة واحدة.

حدد ملف > طباعة أو انقر فوق الزر طباعة الموجود على شريط الأدوات في وضع المعاينة. سيتم فتح مربع حوار كما هو موضح في الشكل. 12.15. فإنه يوفر طرق إضافيةإعدادات نطاق الطباعة.

ملحوظة

لتحديد عدة أوراق متجاورة، انقر فوق العمود الفقري للورقة الأولى، ثم انقر فوق مفتاح التحولودون تحريره، انقر على العمود الفقري الورقة الأخيرةالمجموعة المخصصة.

أرز. 12.15.أوراق الطباعة

تأكد من تحديد زر الاختيار الكل في قسم نطاق الطباعة.

إذا كنت تريد طباعة بعض الصفحات فقط، فحدد موضع تبديل الصفحة (الصفحات) ثم أدخل الأرقام المطلوبةإلى عدادات من (من) وإلى (إلى).

حدد موضع "الأوراق النشطة" لمفتاح "طباعة ما".